DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter/ novicebeginner/ expert/ legendlegende

Wat is een checklist?

A checklist is a list of all the things you need to do, information that you want to find out, or things you need to take somewhere, which you make to ensure that you do not forget anything. For example you can make a checklist for a maintenance run for a property or asset like an elevator.

When you want to use templates the process always consist out of two steps:

1. Create a checklist template; the sections and questions are defined here

2. Apply this checklist to a: Property, Area, Asset, or Workorder
   

How to create a checklist template

You can create and generate checklists templates related to properties, areas, or assets using the checklist functionality. These can be made when you need them or can be linked to maintenance schedules. Before you can create a checklist, you need a checklist template.

Create a Template

1. To create  a checklist template, use the “Checklist templates” menuoption under the module header “Maintenance.”

Image Removed

2. It will open the next screen. In this case, we don`t have any template yet and have to create a new one by clicking “New.”

Image Removed

3. In the next screen, we can enter details about the checklist and create questions, give the template a relevant name, and add a short description for the checklist.

4. It`s possible to have different versions for your checklist,

• by using the “New” button in the include “Checklist versions. This will create a new empty version.

• by using the copy icon on the top right of the module. You will make a copy (new version) of your existing version where you can add or edit questions.
  

  Image Removed

5. You must also define if the template concerns a Property, Area, or Asset. This choice will determine for which type of object the template is available. A template created for a Property can only be used by a Property and not by an Asset.

6. After filling in the requested details, like in the screenshot, it`s time to add the questions to the template. To do this, press the button “Questions.”

Image Removed

Create a section

A checklist consist of at least one section. Section are used to sort your question. Each sections contains one or more questions.

Image Removed

8. In the following screen, you can give the section a name and a short description. By pressing the “Create question” button, you will get to the next screen, where you can create a question for your checklist template.

Image Removed

Create a question
9. In this screen, you can create your question. The question will be added to the section you are working in. Depending on the kind of question, you can adjust the answer type. For example, if the question is regarding a date, choose as answer type “Date.”

• Enter your question in the question box

• There is the option to make a question mandatory or not ( Required ‘yes/no’).

• Add text to the clarification box to clarify the question.

• Also, it`s possible to add a comments field and a field to upload pictures.
  

  Image Removed

10. Click ‘Save and return when you are done with this question.

11. You now return to the section you just created. Here you have two options:

• You can add more question by clicking the ‘Question’ button

• If you’re done with questions in this section. Click ‘Save and return’ to navigate back to the overview page. On this page you can create another section.

12. If you want to preview and check your checklist, press the preview button. You will see how the checklist looks like and you can answer the questions.

Move question to other section

You can move a question from one section to another:

1. Go to the questions overview by using the “Questions” button in the checklist view

2. Select the question you want to move

3. Press the small arrow at the end of the row of the “Section field” (this one: '>')

4. Press the three dots

5. Select the section you want the question to be and press the button “Ok”

Generate a checklist based on a template

For a specific object

Users can generate the checklists from a list of available templates via the tab “Checklists” on a property, area, or asset.

For example for a property follow to steps to navigate to the part where you can generate a checklist based on a template:

1. Use the “Properties” option in the menu under “Properties.”

2. Search for the property for which you want to generate a checklist

3. Select the ‘Checklist’ tab. This might be hidden under the “Related Objects” tab.

For details review the end user article on checklists Checklists.

Link checklist to preventive workorder (via maintenance schedule)

Checklists can be added to a preventive work order template within a maintenance schedule via the Checklists tab. The checklist(s) that are linked to the maintenance schedule will than be applied to all work orders that are generated from this maintanance schedule.

1. Click on “Maintenance schedules” under the “Maintenance” in the navigationMenu.

2. Search for your maintenance schedule and open it or create a new schedule

3. After opening the maintenance schedule > click on the button “Work order Template”

Image Removed

4. In this screen,you will see four different tabs. Select the the tab “Checklists”

Image Removed

5. Press the button “Add checklists”

Image Removed

6. Select the checklist(s) you want to use and press the button “Add selected checklists to work order.”

Image Removed

Summary

SearchEen checklist is een lijst met alle dingen die je moet doen, informatie die je wilt opzoeken of dingen die je ergens mee naartoe moet nemen, die je maakt om ervoor te zorgen dat je niets vergeet. Je kunt bijvoorbeeld een checklist maken voor het onderhoud van een gebouw of bedrijfsmiddel, zoals een lift.

Als je sjablonen wilt gebruiken, bestaat het proces altijd uit twee stappen:

1. Maak een sjabloon voor een checklist; de secties en vragen worden hier gedefinieerd

2. Pas deze controlelijst toe op een: Eigendom, Gebied, Activa of Werkorder
   

Expand
title Een sjabloon voor een checklist maken
Een sjabloon voor een checklist maken Je kunt checklistsjablonen maken en genereren voor eigenschappen, gebieden of bedrijfsmiddelen met behulp van de checklistfunctionaliteit. Deze kunnen worden gemaakt wanneer je ze nodig hebt of kunnen worden gekoppeld aan onderhoudsschema's. Voordat je een checklist kunt maken, heb je een checklist sjabloon nodig. Een sjabloon maken Om een checklist-sjabloon te maken, gebruik je de menuoptie "Checklist-sjablonen" onder de modulekop "Onderhoud". Image Added 2. Het volgende scherm wordt geopend. In dit geval hebben we nog geen sjabloon en moeten we een nieuwe maken door op "Nieuw" te klikken. Image Added 3. In het volgende scherm kunnen we details over de checklist invoeren en vragen maken, de sjabloon een relevante naam geven en een korte beschrijving voor de checklist toevoegen. 4. Het is mogelijk om verschillende versies voor je checklist te hebben, met de knop "Nieuw" onder "Checklistversies". Hierdoor wordt een nieuwe lege versie gemaakt. door het pictogram Kopiëren rechtsboven in de module te gebruiken. Je maakt dan een kopie (nieuwe versie) van je bestaande versie waarin je vragen kunt toevoegen of bewerken. Image Added Info Houd er rekening mee dat er maar één versie actief is. Je kunt de versie selecteren in het veld "Actieve versie". 5. U moet ook definiëren of de sjabloon betreft een eigenschap, gebied of object. Deze keuze bepaalt voor welk objecttype de sjabloon beschikbaar is. Een sjabloon gemaakt voor een Property kan alleen gebruikt worden door een Property en niet door een Asset. 6. Na het invullen van de gevraagde gegevens, zoals in de schermafbeelding, is het tijd om de vragen toe te voegen aan de sjabloon. Druk hiervoor op de knop "Vragen". Image Added Een sectie maken Een checklist bestaat uit minstens één sectie. Secties worden gebruikt om je vraag te sorteren. Elke sectie bevat een of meer vragen. 7. Klik op de knop "Sectie maken". Er wordt een nieuw scherm geopend. Image Added 8. In het volgende scherm kun je de sectie een naam en een korte beschrijving geven. Door op de knop "Vraag maken" te drukken, kom je in het volgende scherm, waar je een vraag voor je checklist-sjabloon kunt maken. Image Added Een vraag maken 9. In dit scherm kun je je vraag maken. De vraag wordt toegevoegd aan de sectie waarin je werkt. Afhankelijk van het soort vraag kun je het antwoordtype aanpassen. Als de vraag bijvoorbeeld over een datum gaat, kies je als antwoordtype "Datum". Voer je vraag in het vragenvak in Er is de optie om een vraag verplicht te maken of niet (vereist 'ja/nee'). Voeg tekst toe aan het verduidelijkingsvak om de vraag te verduidelijken. Het is ook mogelijk om een commentaarveld en een veld om afbeeldingen te uploaden toe te voegen. Image Added 10. Klik op 'Opslaan en teruggaan' als je klaar bent met deze vraag. 11. U keert nu terug naar de sectie die u zojuist hebt gemaakt. Hier heb je twee opties: Je kunt meer vragen toevoegen door op de knop 'Vraag' te klikken Als je klaar bent met de vragen in dit gedeelte. Klik op 'Opslaan en terugkeren' om terug te gaan naar de overzichtspagina. Op deze pagina kun je een andere sectie maken. 12. Als je je checklist wilt bekijken en controleren, druk je op de knop Voorbeeld. Je ziet dan hoe de checklist eruitziet en je kunt de vragen beantwoorden. Verplaats vraag naar andere sectie Je kunt een vraag van de ene sectie naar de andere verplaatsen: Ga naar het vragenoverzicht met de knop "Vragen" in de checklistweergave Selecteer de vraag die u wilt verplaatsen Druk op de kleine pijl aan het einde van de rij van het "Sectieveld" (deze: '>') Druk op de drie puntjes Selecteer de sectie waar je de vraag wilt hebben en druk op de knop "Ok". Info Een checklist sjabloon is altijd gerelateerd aan een type object (verplicht veld op de checklist sjabloon). Dit bepaalt de keuze van beschikbare checklist sjablonen bij het genereren van de checklist van een object. EigendomBij het genereren van controlelijsten voor een woning kunnen alle (en alleen de) sjablonen van het type 'Woning' worden gekozen. GebiedBij het genereren van controlelijsten voor een gebied kunnen alle (en alleen de) sjablonen van het type 'Gebied' worden gekozen. ActivaDe beschikbare checklist-sjablonen worden verder gespecificeerd via Productgroepen. Je kunt verschillende Productgroepen definiëren. Dit is bijvoorbeeld om te voorkomen dat je een checklist kunt kiezen die betrekking heeft op een liftinspectie voor een auto.

Expand
title Controlelijst koppelen aan preventieve werkorder (via onderhoudsschema)
Controlelijst koppelen aan preventieve werkorder (via onderhoudsschema) Controlelijsten kunnen worden toegevoegd aan een sjabloon voor preventieve werkorders binnen een onderhoudsschema via het tabblad Controlelijsten. De controlelijst(en) die aan het onderhoudsschema zijn gekoppeld, worden dan toegepast op alle werkorders die uit dit onderhoudsschema worden gegenereerd. Klik op "Onderhoudschema's" onder "Onderhoud" in het navigatiemenu. Zoek uw onderhoudsschema en open het of maak een nieuw schema Na het openen van het onderhoudsschema > klik op de knop "Werkordersjabloon". Image Added 4. In dit scherm zie je vier verschillende tabbladen. Selecteer de tab "Checklists". Image Added 5. Druk op de knop "Checklists toevoegen". Image Added 6. Selecteer de controlelijst(en) die je wilt gebruiken en druk op de knop "Geselecteerde controlelijsten toevoegen aan werkorder". Image Added

Samenvatting

Zoek op