Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Manage all (recurring) reservations

  • Learn what reservable objects are

  • Use the Reservation Calendar

Reservations

A reservable area, workplace, asset, or room can be reserved by using the reservations functionality in Workplace Management. You also can add equipment, catering and visitors if needed

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Alle (terugkerende) reserveringen beheren

  • Leer wat reserveerbare objecten zijn

  • Gebruik de reserveringskalender

Reserveringen

Een te reserveren ruimte, werkplek, bedrijfsmiddel of kamer kan worden gereserveerd met behulp van de reserveringsfunctionaliteit in Werkplekbeheer. Indien nodig kunt u ook apparatuur, catering en bezoekers toevoegen.

It`s also possible to limit the number of reservations of a “Workplace” per period. For example an end user can only reserve one workplace per day. An administrator can change this setting

Nieuwe reservering maken

Als hoofdgebruiker heb je meerdere opties om een nieuwe reservering te maken. Je kunt een van de vier opties gebruiken die hieronder worden uitgelegd:

  1. Klik op de knop 'Reservering+' op je startbord. Dezelfde instructies gelden als voor gewone gebruikers, met de toevoeging dat u het veld 'Aanvrager' kunt wijzigen, zodat u een reservering voor iemand anders kunt maken.

  2. Menuoptie 'Reserveringen' > 'Reserveringen' > klik op de knop 'Nieuwe reservering maken'.

    Image Added

  3. Menuoptie 'Reserveringen' > 'Reserveringskalender' > klik op het '+' symbool rechtsboven in je scherm

  4. Menuoptie 'Reserveringen' > 'Reserveringskalender' > gebruik de versleepoptie (zie screenshot)

    Image Added

Expand
titleCreate new reservation

Create new reservation

As key user you have multiple options to create a new reservation. You can use one of the four options explained below:

  1. Click the ‘Reservation+’ button on your startBoard. The same instructions apply as for regular users with the addition that you can change the ‘Requestor’ field which enables you to create a reservation for someone else.

  2. Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservations’ > click the button ‘Create new reservation’

    Image Removed

  3. Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservation calendar’ > click the '+' symbol on the top right on your screen

  4. Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservation calendar’ > use drag and release option (see screenshot)

    Image Removed

Info
Info

Het is ook mogelijk om het aantal reserveringen van een "workplace" per periode te beperken. Een eindgebruiker kan bijvoorbeeld maar één workplace per dag reserveren. Een beheerder kan deze instelling wijzigen.

Searching via the menu option “Reservations”

Enter a query to search for a reservation or leave it empty (it will show all reservations). Press the “Search” button to start the search. You can also use the advanced search option.

Image Removed

Searching using the “Reservation Calendar”

You can see the created reservations on the different time slots in the calendar. The initial view of the calendar is always the day-view. The options you have to change the view are explained in t

Double-clicking on a reservation to open it

Opties om te zoeken naar reserveringen

Als reserveringscoördinator kun je alle reserveringen in het systeem bekijken en wijzigen. Je kunt de reserveringen openen met:

Expand
titleOptions to search for reservations

Options to search for reservations

As a Reservation Coordinator, you can view and make changes to all reservations in the system. You can open the reservations using:

  • The Reservations menu option, that shows a list

  • The Reservation Calendar menu option, that returns a graphical view of the reservations

  • The Reservations dashboard menu option. See separate section in this article.

Image Removed
Info

  • De Reserveringen menuoptie, die een lijst toont

  • De Reserveringskalender menuoptie die een grafische weergave geeft van de reserveringen

  • De Dashboard reserveringen menuoptie. Zie de aparte sectie in dit artikel.

Image Added

Zoeken via de menuoptie "Reserveringen

Voer een zoekopdracht in om een reservering te zoeken of laat deze leeg (dan worden alle reserveringen weergegeven). Druk op de knop "Zoeken" om het zoeken te starten. U kunt ook de optie uitgebreid zoeken gebruiken.

Image Added

Zoeken met behulp van de "Reserveringskalender

Je kunt de gemaakte reserveringen zien op de verschillende tijdsloten in de kalender. De standaardweergave van de kalender is altijd de dagweergave. De opties die u hebt om de weergave te wijzigen, worden uitgelegd in t

Info

Dubbelklikken op een reservering om deze te openen.

Expand
titleModifying or cancelling a reservation

Modifying or cancelling a reservation

After opening the reservation, you will be able to modify the details of the reservation (by clicking the ‘Change’ button). For detail on modifying reservations see the end user article on reservations

Een reservering wijzigen of annuleren

Nadat je de reservering hebt geopend, kun je de details van de reservering wijzigen (door op de knop 'Wijzigen' te klikken). Zie het eindgebruikersartikel over reserveringen voor meer informatie over het wijzigen van reserveringen: Reservations (incl. recurring) .

Expand
titleReservation Calendar details

Reservation calendar

In the reservation calendar, you have an overview of the created reservations on the date and time of the different reservable objects. You can modify your view to see the reservations for one specific property or change from a daily, weekly, or monthly overview.  It is also possible to filter on a specific text or name.

Image Removed

  • If you click on a reservation it will open it and you will be able to edit the details.

  • Another way to create a reservation is to select a time slot in the row of the area you want to reserve. (See screenshot below:the red box is the selected time slot, a reservation will be created for that period.) This is also possible in the weekly and monthly view. But beware of the the selected period if you use this other than on the daily view , you can adjust it the time period in the reservation creation view.

Image Removed

Colors of a reservation

The status of a reservation determines the color of the reservation in the calendar.

  • Light yellow: Reservation that has not yet been submitted (status ‘Draft’)

  • Orange: Reservation that is submitted, but not yet approved (status ‘Requested’ or ‘Change’)

  • Green:  Approved reservation

Also:

  • Cancelled reservation are hidden in the calendar

    • A small red line indicates that catering is added to the reservation (see screenshot)

    Note: no line is available to identify other reservable items such as visitors and equipment

    Reserveringskalender

    In de reserveringskalender hebt u een overzicht van de gemaakte reserveringen op de datum en tijd van de verschillende reserveerbare objecten. U kunt uw weergave aanpassen om de reserveringen voor één specifiek object te zien of om te wisselen van een dagelijks, wekelijks of maandelijks overzicht. Het is ook mogelijk om te filteren op een specifieke tekst of naam.

    Image Added

    • Als je op een reservering klikt, wordt deze geopend en kun je de details bewerken.

    • Een andere manier om een reservering te maken is door een tijdslot te selecteren in de rij van het gebied dat je wilt reserveren. (Zie onderstaande schermafbeelding: het rode vakje is het geselecteerde tijdslot, er wordt een reservering gemaakt voor die periode). Dit is ook mogelijk in de week- en maandweergave. Maar pas op met de geselecteerde periode als je deze anders gebruikt dan in de dagelijkse weergave, je kunt de periode aanpassen in de weergave voor het maken van reserveringen.

    Image Added

    Kleuren van een reservering

    De status van een reservering bepaalt de kleur van de reservering in de agenda.

    • Lichtgeel: Reservering die nog niet is ingediend (status 'Concept')

    • Oranje: Reservering die is ingediend, maar nog niet is goedgekeurd (status 'Aangevraagd' of 'Wijziging')

    • Groen: Goedgekeurde reservering

    Ook:

    • Geannuleerde reserveringen worden verborgen in de kalender

    • Een kleine rode lijn geeft aan dat catering is toegevoegd aan de reservering (zie schermafbeelding)

      • Opmerking: er is geen regel beschikbaar om andere reserveerbare items zoals bezoekers en apparatuur te identificeren.

    Expand
    titleRecurring Reservations

    Recurring reservations

    Search for these via the menuoption ‘Recurring reservations’. In this module, you will find all recurring reservations in the systems and can modify/cancel them.  Use the standard of advanced search functionality to find them.

    Image Removed

    Changing a recurring reservation

    The instructions for changing recurring reservations are found in the end user article on Reservations (incl. recurring). Again with the addition that you, as a key user, can also change other peoples recurring reservations

    Terugkerende reserveringen

    Zoek deze via de menuoptie 'Terugkerende reserveringen'. In deze module vind je alle terugkerende reserveringen in de systemen en kun je ze wijzigen/annuleren. Gebruik de standaard of geavanceerde zoekfunctionaliteit om ze te vinden.

    Image Added

    Een terugkerende reservering wijzigen

    De instructies voor het wijzigen van terugkerende reserveringen vindt u in het eindgebruikersartikel op Reservations (incl. recurring). Opnieuw met de toevoeging dat je als hoofdgebruiker ook terugkerende reserveringen van anderen kunt wijzigen.

    If you have large numbers of items that need to be created or that you want to make reservable, please contact you Spacewell consultant to discuss the possibility to import the items
    Expand
    titleReservable objects
    Reservable objects

    Te reserveren objecten

    Info

    • ‘Reservable objects’ are all areas, assets, and catalog items that can be added to a reservation.

    • Catering items are found under Object type ‘Catalog Item’.

    To open and change settings on a reservable object

    1. Use the menu option “Reservable objects” in the menu under “Reservations”.

    2. Optionally select an object type and click ‘Search’.

    3. You will see a list of the reservable, open an object to edit one.

    4. You can change the settings of a reservable object. Hover over the options with your mouse, to view the help text that explains what that option does.

    5. After making a change, press “Save and return” to save your changes.

    Note

    Only objects with setting ‘' Reservable = yes' are found in the reservable objects menu option. When you open a reservable items and change this setting to 'no’ it can no longer be found via this menu option.

    Image Removed

    Manually creating new reservable objects

    The method for creating a reservable object is the same for all object types. To make an asset, area, or catalog item (no longer) reservable follow these steps:

    1. Find the item via the menuoption:

      1. ASSETS: Assets > Asset >search

      2. PROPERTIES: Properties > Properties > open property > ‘Areas’ tab

      3. CATALOG ITEMS: Assets > Catalog > use keyword search to find your catering item, or use Advanced search > “Category = Reservable items” > OK.
        Note: only catalog items with category ‘Reservable items’ can be made reservable.

    2. After you’ve opened the item > set ‘Reservable = yes’

    3. The tab ‘Reservation settings' now appears and the item is now reservable. You can open the tab and make additional settings if you like.

    4. You can now find the item you made reservable via the menu option: Reservations > reservable objects

    Info

    • Reserveerbare objecten' zijn alle gebieden, bedrijfsmiddelen en catalogusitems die kunnen worden toegevoegd aan een reservering.

    • Cateringitems zijn te vinden onder Objecttype 'Catalogusitem'.

    Om instellingen op een reserveerbaar object te openen en te wijzigen

    1. Gebruik de menuoptie "Te reserveren objecten" in het menu onder "Reserveringen".

    2. Selecteer optioneel een objecttype en klik op 'Zoeken'.

    3. Je ziet een lijst met reserveerbare objecten, open een object om er een te bewerken.

    4. U kunt de instellingen van een reserveerbaar object wijzigen. Beweeg met je muis over de opties om de helptekst te bekijken die uitlegt wat die optie doet.

    5. Nadat je een wijziging hebt aangebracht, druk je op "Opslaan en terugkeren" om je wijzigingen op te slaan.

    Note

    Alleen objecten met de instelling '' Reserveerbaar = ja' worden gevonden in de menuoptie Reserveerbare objecten. Wanneer je een reserveerbaar object opent en deze instelling wijzigt naar 'nee', kan het niet langer gevonden worden via deze menuoptie.

    Image Added

    Handmatig nieuwe reserveerbare objecten maken

    De methode voor het maken van een reserveerbaar object is hetzelfde voor alle objecttypes. Volg deze stappen om een object, gebied of catalogusitem (niet langer) reserveerbaar te maken:

    1. Zoek het item via de menuoptie:

      1. ACTIVA: Activa > Activa >zoeken

      2. EIGENSCHAPPEN: Eigenschappen > Eigenschappen > open eigenschap > tabblad 'Gebieden

      3. CATALOGUSARTIKELEN: Activa > Catalogus > gebruik trefwoord zoeken om je catering item te vinden, of gebruik Geavanceerd zoeken > "Categorie = Reserveerbare items" > OK.
        Opmerking: alleen catalogusitems met de categorie 'Reserveerbare items' kunnen reserveerbaar worden gemaakt.

    2. Nadat je het item hebt geopend > stel 'Reserveerbaar = ja' in

    3. Het tabblad 'Reserveringsinstellingen' verschijnt nu en het item is nu te reserveren. Je kunt het tabblad openen en extra instellingen maken als je dat wilt.

    4. Je kunt het item dat je reserveerbaar hebt gemaakt nu terugvinden via de menuoptie: Reserveringen > reserveerbare objecten

    Info

    Als u grote aantallen items hebt die moeten worden aangemaakt of die u wilt reserveren, neem dan contact op met uw Spacewell consultant om de mogelijkheid te bespreken om de items te importeren.

    Expand
    titleReservations dashboard

    Reservations dashboard

    Assuming you have the required access rights, you have the menu option “Reservation dashboard”, when opening this, you’ll be presented with this overview page:

    Image RemovedEach button leads you to a overview page of the indicated topic

    Dashboard reserveringen

    Ervan uitgaande dat je de vereiste toegangsrechten hebt, heb je de menuoptie "Reserveringsdashboard". Als je deze opent, krijg je deze overzichtspagina te zien:

    Image Added

    Elke knop leidt je naar een overzichtspagina van het aangegeven onderwerp:

    Reservation types

    While creating a reservation one of the mandatory fields is “Type”. System administrators (not for key users!) are able to created new, and edit existing, reservation types under the menuoption: Reservations > Reservation types.

    Instructions on adding new reservations types are found in the reservation implementation article Reservations SBR.

    Expand
    titleReservation Types
    		Image Removed
    Summary

    Soorten reserveringen

    Bij het maken van een reservering is "Type" een van de verplichte velden. Systeembeheerders (niet voor hoofdgebruikers!) kunnen nieuwe reserveringstypen maken en bestaande reserveringstypen bewerken via de menuoptie: Reserveringen > Reserveringstypen.

    Instructies voor het toevoegen van nieuwe reserveringssoorten vindt u in het artikel over reserveringsimplementatie Reservations module activation.

    		Image Added

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Key users can manage reservations for other users

    • There are multiple ways to create a new reservation, including the possibility drag a reservation in the calendar view.

    • The setting of a reservable object can be edited

    Search

    • Sleutelgebruikers kunnen reserveringen voor andere gebruikers beheren

    • Er zijn meerdere manieren om een nieuwe reservering te maken, waaronder de mogelijkheid om een reservering in de kalenderweergave te slepen.

    • De instelling van een reserveerbaar object kan worden bewerkt

    Zoek op

    Live Search