Introduction

Changing fields in bulk is an efficient way to adjust a large number of data entries. There are multiple reasons why one would want to make changes in bulk. One such reason could be to assign a new profile to users. This could be done manually, one by one. However, it can be a tedious process, having to update every user manually. It is more efficient to let Workplace do the same process in bulk to save ourselves from doing a lot of manually intensive and time-consuming work.

Changing data in bulk is a default feature in Workplace that can be initiated via a list page or a standard report. See chapters 2 and 3 of this article. If a standard report for the object does not exist in the environment, we must build a custom report before changing the data in bulk. An example is presented in chapter 4 of this article. In case you need to refresh your memory on how to create simple reports, please refer to the /wiki/spaces/KB/pages/149979235 article. Moreover, for objects that use a workflow process, a few additional steps must be undertaken before we can use this feature. Chapter 5 of this article presents a step-by-step procedure for building a report to change the data entries in bulk for objects that use workflows.

...

Update fields in bulk using the available menu options (Objects without a workflow).

Within the workplace environment, there are several pages allowing the user to update fields in bulk.

To identify which pages allow for changes in bulk:

1. It is only possible to make bulk changes from a list/hierarchy page (etc.).

   Image Removed

2. A selection box must be present in front of each instance.

   Image Removed

3. The “Update fields” button must be available for the user to carry out the update.

   Image Removed

Step-by-step on how to perform changes in bulk:

1. Select the instances that have to be updated by clicking on the “Selection box”;

2. Click on the “Update fields” Button;

   1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

3. Select the field that should be updated;

4. Select the value the field should be updated to;

5. Click OK to update.

In the example below, we will update the field “User type” with the help of the “Update fields” functionality.

1. Initially, the user type for testusr1 and testusr2 is “Requestor.

...

2. We start by selecting the two users by clicking on the selection boxes in front of each instance.

   1. When an instance has been selected, its row turns green.

3. When we select the instances that should be updated, we click the “Update fields” button.

   1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

      Image Removed

4. We select the field that we want to update as well as the new value of this field.

...

5. When clicking OK, the value of the “User type” field will be updated for these instances.

6. The user type has been updated from “Requestor” to “Full user.”

...

...

Update fields in bulk using a custom report (Objects without a workflow)

In the example below, we want to change the user profile for multiple users in the environment. No default report or list page view gives us an overview of all users and their respective user profiles. Thus, to be able to select and change this data in bulk, we must first build a custom report that can give us this overview. Subsequently, we can change the user profiles in bulk.

1. Navigate to reports via the navigation menu;

2. Click on New report;

3. Make sure that the report is based on the correct object. In our example, we need a report that originates from the “contact” object to be able to adjust the user profile field in bulk. This is because the “Default user profile” field is “Contact.UserProfileId”

   Image Removed

4. Our report (filter fields and page fields) can be seen below:

   Image Removed

5. A report must be able to multi-select the data entries. Multi-select must be turned on by the report’s list page.

   1. Open up the list page settings.

      Image Removed

   2. Select “Multi” by the selection field.

      Image Removed

6. After the report has been built, click on view to get an overview of the results.

7. On the result page, Select the instances that should be updated;

8. Click on“Selection”;

9. Click on “Update fields”;

   Image Removed

10. Select the field and value, and click OK.

    Image Removed

Enter and exit the correct mode in bulk

...

• To enter the correct mode in bulk:

1. Click on the gear symbol;

2. Click correct.

   1. The fields that are normally not editable can now be editable for all instances.

• To change a field in bulk:

1. Select the items;

2. Click on Update fields;

3. Select the field and value, and click Ok

• To exit the correct mode in bulk:

1. Click on the gear symbol;

2. Click correct.

   1. The fields that are usually not editable cannot be changed anymore.

...

Update the workflow status in bulk (including stop/ start workflow instructions).

The article Start/stopping workflow (and change status) goes over the core principles of how to stop a workflow process, change the status of the instance, and how to restart the workflow process. This method allows the admin to quickly make necessary changes to an existing instance without discarding the old one and generating an entirely new instance.

Step 1: Create a report from the object Workflowcase.

In this example, we show how to change the status of multiple requests from submitted to handled.

First and foremost, we have to create a report from the object Workflowcase. This will ensure that we can start and stop the workflow of the instances in question. The report must be able to filter objectNameId, which in this case will be set equal to “Request.”

To build a report from the WorkflowCase object:

1. Navigate to reports via the navigation menu;

2. Click on New report;

3. Click on Add filter;

4. Search for “Workflowcase”;

5. Select “ObjectNameId”;

6. Click on the magnifying glass icon for Workflowcase.objectNameId;

   Image Removed

7. Click on Set default;

   Image Removed

8. Select “Request” from the drop-down menu by the “Value” setting;

   Image Removed

9. Click on Save and return.

We now add a few more page and filter fields to the report to create a list of the requests that we would like to change. Open the expands below to get an insight into how our simple report is built up.

...

10. Ensure the “Multi” selection has been turned on for the report on the list page.

    Image Removed

Summary

Exercise

•  #1
•  #2

Search

...

Algemeen

Velden in bulk wijzigen is een efficiënte manier om een specifiek veld in een groot aantal objecten aan te passen met een nieuwe waarde. Voorbeelden van velden in bulk bijwerken kunnen zijn:

• De leverancier van een bepaalde lijst met bedrijfsmiddelen wijzigen in een nieuwe leverancier

• De manager van een bepaalde lijst met (werknemers)contacten wijzigen in een nieuwe manager

• Het eigenaarscontact van een lijst met gebouwen wijzigen in een nieuw eigenaarscontact

Deze voorbeelden kunnen handmatig worden gedaan, één voor één. Het kan echter een vervelend proces zijn om elk object handmatig bij te werken. Het is efficiënter om Workplace Management hetzelfde proces in bulk te laten uitvoeren, zodat we onszelf veel handmatig intensief en tijdrovend werk kunnen besparen.

Gegevens in bulk wijzigen is een standaardfunctie in Workplace Management die kan worden gestart via een lijstpagina of een standaardrapport als beheerdergebruiker.

Een veld in bulk bijwerken

Een veld in bulk bijwerken gebeurt altijd via een lijst van objecten. Deze lijst kan het resultaat zijn van het zoeken op een specifiek object (bijvoorbeeld door geavanceerd te zoeken op personen om een lijst te krijgen van alle personen met een bepaalde manager) of door vooraf gedefinieerde rapporten te gebruiken.

In de lijst zijn de volgende voorwaarden noodzakelijk:

• De rijen in de lijst hebben een meerkeuzeoptie ingeschakeld

• De optie 'Selectie' met de suboptie 'Velden bijwerken' is beschikbaar

...

Niet alle lijsten hebben de optie om velden te selecteren of bij te werken, omdat het niet relevant is of niet de bedoeling is om dit te doen met die specifieke lijst.

Om de bulkupdate daadwerkelijk uit te voeren:

1. Selecteer de objecten (rijen) die moeten worden bijgewerkt door op het 'Selectievakje' voor de relevante rijen te klikken (of selecteer alle rijen in één keer via de bovenste selectieknop);

2. Klik op de knop 'Velden bijwerken';

3. Selecteer het veld dat moet worden bijgewerkt; (deze pulldown van velden om uit te kiezen bevat alle velden die beschikbaar zijn voor het object en niet alleen de velden die op de specifieke pagina worden weergegeven)

4. Selecteer de waarde waarnaar het veld moet worden bijgewerkt;

5. Klik op 'Ok' om bij te werken.

...

Image Added