Difficulty: novice
Content
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Tell the difference between document categories and document folders.
Make use of the document management system.
Have you read: Uploading and viewing documents? The article below repeats some of the information from that article and goes into further depth.
Managing documents in Workplace
All document that are uploaded in, and created by the system are found in the DOCUMENTS module. When a document is created or uploaded this is done in a certain document category (allowing for all the benefits that categories have). It is also possible to store these documents in a specific document folder. These folders work the same as the document folders you have on your computer. By managing the access rights on document category level and or document folder level, we can make sure documents are available for the correct users.
Document folders and access
Document folders in Workplace are comparable to document folders that you use to store your documents in on your computer.
It is possible to upload a document without storing it in a folder. This is for example common when uploading a document to a request, reservation, or perhaps a work order. In this case the document is linked that specific object.
Where do I find document folders
Document folders are found in three places:
In the menu option DOCUMENTS > Documents > press the ‘Folder’ button in the document include.
In the context of an object, for example:
menu option PROPERTIES > Properties > open a property > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.
menu option ASSETS > Assets > open an asset > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.
Custom/ baseline specific pages or menu options
Creating or editing document folders
Navigate to a folder page (see steps in the section above).
Determine on what hierarchical level the folder should be created. The new folder is always a child of the folder you’ve selected. For example:
Select “Document” (Grey rectangle around the text) to create the folder at the highest level. See screenshot.
When you want to create a sub-folder, make sure to select the folder under which the new folder needs to be created. If you select ‘Logos’, the new folder will be created as a child of the ‘Logos’ folder
Press the plus icon on the top right.
Press New to create a new folder. Or Edit to edit the folder.
| Info |
|---|
When you want to ‘move’ an existing folder you can press ‘edit’ as described above. In the folder settings you can change the parent folder using the ‘Parent’ setting. |
Adding documents to folders
There are two ways to to add documents to folder:
Upload a document directly into a folder. This is described in the Uploading and viewing documents article.
Add a document to a folder after it was uploaded. For this there are two ways:
Navigate to the folder to where you to move the document > press ‘the assign document to folder’ button on the top right > look up the document
Open the document > press ‘Move to’ function button > search folder > select a folder using the checkbox > Ok . Note: by default this function button is hidden.
Select the folder you wish to set the access rights on;
Press the Edit icon on the top right (hidden behind/ next to the '+' symbol);
Press the Folder icon (top right) with the help text ‘Access to folder’;
This will set the access right on the folder level.
Document categories and access
Even though it is possible to upload documents without using the document folder system, it is not possible to upload documents without having access to document categories.
If no category is/ can be specified when uploading a document, Workplace decides the category.
When uploading a document to a request, the category will be set to ‘Request document’.
When uploading a document via DOCUMENT > Document, the default category could for example be ‘Document’. If a user is allowed to change the document category, a pulldown to change the category is available.
Workplace is using document categories to manage access rights to documents. It is likely that not all users should have access to all documents in the environment. By storing documents in explicit categories, access rights can be set on the objects within the document category.
Access to the document categories
A document category is created in the same way as any other category in Workplace. Please read /wiki/spaces/KB/pages/93913144 to see how to set up, edit, and delete a category.
| Info |
|---|
Acces rules for documents
|
To find the categories on documents:
Navigate to Documents in the navigation menu;
Click on Documents;
Click on the Folder icon (top right corner).
By adjusting the access rights to the content inside an explicit category, it is possible to control which user groups have access to the documents in this category. Again, please read /wiki/spaces/KB/pages/93913144 to learn more about how to configure this feature.
When uploading a document in the environment, it is (often) possible to change the category of the document.
Version control
When creating a document in Workplace, it receives a unique reference number and is created as version 1.0
It is possible to upload a new version of the same document. This is for example the preferred way for templates (as the link to other objects remains in tact)
To create a new version of an existing document:
open the document
press ‘Upload’ button
upload a new version of the document
| Info |
|---|
Raadpleeg Documenten uploaden en bekijken voor de basis. Het onderstaande artikel gaat dieper in op enkele details die relevant zijn voor beheerders. |
Documenten beheren in Workplace
Documenten worden via meerdere opties aangemaakt of geüpload:
Geüpload door een gebruiker vanuit een object (bijvoorbeeld een foto of PDF binnen een verzoek)
Door een gebruiker rechtstreeks in de documentmodule geüpload als een op zichzelf staand document
Automatisch gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bepaalde importlogbestanden of het factuurdocument dat automatisch wordt gegenereerd in uitgaande facturen)
Wanneer een document wordt gemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (waardoor alle voordelen die categorieën hebben). Workplace Management heeft standaard een vooraf gedefinieerde set categorieën. In de meeste gevallen wordt de categorie automatisch bepaald. Een document dat bijvoorbeeld wordt geüpload in het kader van een contract, krijgt automatisch de categorie 'Contractdocument'.
Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.
Algemeen documenten zoeken via navigatiemenu
Alle documenten die zijn geüpload in Workplace Management (hetzij binnen de context van een object, aangemaakt als een op zichzelf staand document of automatisch gegenereerd door het systeem), zijn te vinden in de module Documenten via het navigatiemenu:
Deze navigatiemenu-optie is alleen zichtbaar voor beheerders en gebruikers met de systeemgroep: 4. Documentbeheer (FMB-G067)
Documentenmappen gebruiken
Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken op dezelfde manier als de documentmappen op een computer.
Documentmappen zijn te vinden op twee plaatsen:
In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.
In de context van sommige soorten objecten, bijvoorbeeld:
Nagivation menu-optie Gebouwen > Gebouwen > open een gebouw > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in de documentenlijst.
Navigatiemenu optie ACTIVA > Activa > open een activum > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.
Documentmappen maken of bewerken
Documentmappen kunnen worden gemaakt en bewerkt door beheerders en gebruikers met de systeemgroep 1: documentmappen maken:
Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).
Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:
Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.
Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.
Druk op de plus pictogram rechtsboven.
Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.
| Info |
|---|
Als je een bestaande map wilt 'verplaatsen' kun je op 'bewerken' drukken zoals hierboven beschreven. In de mapinstellingen kun je de bovenliggende map wijzigen met de instelling 'Ouder'. |
Documenten toevoegen aan mappen
Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:
Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.
Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:
Navigeer naar de map waarnaar je het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op
Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.
Document versies
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Exercise
- Create a new document folder.
- Create a new document category.
- Store a document in both your new document folder and document category.
Search
livesearchBij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0
Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).
Een nieuwe versie van een bestaand document maken:
het document openen
druk op de knop 'Uploaden
een nieuwe versie van het document uploaden
Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, etcenz.
Workplace makes sure that the latest version (unless specified otherwise) is set as active version.
By deleting the latest version, Workplace automatically uses the newest version uploaded in the document.
Old version can be viewed in the ‘Versions’ tab.
Document settings on the environment
Below are the most commonly used settings on documents.
To access these settings:
press the Client settings button on your startBoard
Click on the Documents tab.
By hovering over the settings for a few seconds, the explanation of the settings are presented.
| title | The most commonly used settings on documents |
|---|
GENERAL
This setting specifies if a document should be converted to PDF after an upload. Note: If set to “Yes” the storage use will increase. It is set to “Yes” by default.
Markup
When “PDF = yes”. This setting specifies if for each page a high-resolution image should be generated for markup and contract abstraction. The storage usage will increase with 100-200 Kb for each document.
Hide thumbnail placeholder
When a document reference is shown as a thumbnail image, but no document has been selected, should a thumbnail placeholder be shown or not?
Version numbering
If you upload a new document version the version number is automatically increased. You can specify which numbering scheme should be used. If you upload a different file format to a document, the version numbering will reset.
Related documents
You can specify how you want to navigate the related documents in sub menus, such as projects, properties and contracts. If you typically have a small number of objects you can choose the list option. If you work with folders you can directly show the main folder. By default a search screen is shown.
Only inherit “none” access
Documents can inherit the access from the objects that they are linked to. The maximum of the access to the related objects is used. If this setting is turned on, the access is only inherited from the related objects if the maximum is “none”. If the maximum is “view” or “full”, the access is not inherited. In that case only the access rights related to the document itself are considered.
UPLOAD/DOWNLOAD
Specify category on upload
When uploading a document, the user has to specify which category the document should be uploaded to.
Default category on upload
When the setting is “Yes”, the default category (user dependent) will be used when uploading documents without a category. If the setting is on “No” it is mandatory to specify the category folder when uploading.
Drag and drop
You can specify if the drag and drop function for uploading documents must be activated. This uses a signed java applet. The value set here is the default value for
Maximum upload size MB
The maximum upload size a document is allowed to be in MB's.
zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.
Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.
De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.