On a daily basis reports are used for analyses and problem detection. This article will go over the most frequently consulted reports in an environment:

• E-mail log

• System access

• License use

To access one of these reports, press the Reports button on your startBoard or press the Reports menu option in the navigation menu.

Email log (REP-031)

The Email Log can also be found as a button on the startBoard for System admins. The Email Log is used to check outgoing emails from the system. Any email that has been sent from Workplace can be found in the Email Log.

The Email Log report shows the status of the email, whether or not it has been sent out, and basic info like the From, To and Subject:

...

Logboek e-mail

Workplace Management kan automatische e-mails versturen (vanuit een workflow) of handmatige e-mails (een gebruiker een nieuw wachtwoord sturen). Alle e-mails die vanuit Workplace Management worden verstuurd, zijn terug te vinden via het 'E-mail logboek'. In dit overzicht kan de beheerder zien welke e-mails er in een bepaalde periode zijn verstuurd, naar wie de e-mail is verstuurd en of het versturen van een e-mail is mislukt.

Het e-maillog kan worden gevonden op het startbord van de beheerder:

...

Op basis van het Onderwerp en het Bericht is het ook mogelijk om te achterhalen van welke workflow/connector de e-mail afkomstig is (meer over workflow e-mails in /wiki/spaces/KB/pages/25034763).

...

Alleen e-mails die worden verzonden krijgen een message-ID header,

...

Failed

If sending the email failed, you can press the ‘failed’ hyperlink for more information.

System Access (REP-353)

The System Access report is used to check logins within a time span. Say we want to know who logged in the training environment 15-11-22, this is the result we get:

...

In the report results we see:

• Logged in: The date and time the user has logged in.

• User: who tried to login/logged in.

• IP: from which IP address was the login attempted.

• Status: shows the current status of the login attempt.

  • Login: user is currently logged in.

  • Logout: user logged out using the logout button.

  • Wrong password: wrong password was entered by the user.

  • Timeout: session timed out (timeout time is a client setting).

    • Note: when a user closes the application by closing the browser tab (instead of using a logout button) the session status initially remains ‘Login’. After the timeout time has elapsed, the status of this login attempt changes to ‘timeout’.

• Switched via: indicates whether the user itself logged in (column is empty), or a system administrator switched to this user.

License use (REP-427)

The license use report is used to check all total/used licenses in the current environment.

...

A report similar to this is also available in the settings page as an include. See the License Types article to gain more insight into the different license types.

Summary

Search

...

dit is een unieke referentie voor e-mails wereldwijd en kan worden gebruikt om een e-mail terug te vinden op de e-mailserver van de klant. Een message-ID header wordt niet aangemaakt als het verzenden van de e-mail mislukt is.

Als het e-maillogboek de status 'verzonden' toont, is de e-mail succesvol afgeleverd bij de e-mailserver van de ontvanger. Dit betekent niet dat de e-mail ook door de ontvanger is ontvangen, want het is mogelijk dat de e-mail in het spamfilter terecht is gekomen of via de ontvangende e-mailserver de beoogde ontvanger niet bereikt vanwege andere beperkingen of restricties die in die e-mailclient zijn ingesteld.

Als het e-maillogboek de status 'mislukt' toont, kun je op de hyperlink 'mislukt' drukken voor meer informatie.