Difficulty: novice
Content
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Tell the difference between the regime of the environment and a property regime.
Create and link regimes
When a general regime is configured, this regime will be used in all applicable places and processes. An environment can have no or one general regime. If no regime is linked, no restrictions are applied.
It is optional to set deviating regimes for one or more properties. Reason for setting a deviating regime on a property could have to do with time zones, but also simply because a property has extended opening times.
| Info |
|---|
|
Configure the general regime for the environment
...
Press the ‘Module settings’ button on your startBoard.
...
Click on the Regime tab.
...
Note that no regime is yet created. The regimes the tab will look like this.
...
To create a regime
Click ‘Link general regime’;
Click ’Create regime';
...
Choose a name.
...
Set the Time zone.
If you leave this empty the time zone of the environment is used (client settings> Interface tab > field ‘Time zone’ ). We strongly recommend to always set a time zone.
...
By default a workweek availability from 7Am to 6PM is created. You can find this in the ‘Availability’ tab.
...
To add/change the availability, click add availability to configure the regime. You now have several options:
Leave the default availability as is;
Delete the default availability by selecting the availability > Selection > Delete selected objects
Add an availability for every day of the week, or select ‘work day’ in the ‘Day’ column if the opening hours are the same for all days.
...
Press ‘Add non-available days’ to configure holidays.
...
After configuring the regime click ‘Save and return’.
...
You now return to the list with available regimes > select the regime you just created
Click ‘Ok’ > you will now return to the ‘Regimes’ tab of the module settings and will see that the regime is linked as the general regime
Remember: an environment can have no or one general regime. it is not possible to have more than one general regime.
...
How to set a regime on a property
Some properties might have a deviating regime. For example: when dealing with properties in different time zones or simply when one property is open longer than the other properties. To set a regime on a property follow these steps:
Navigate to Properties in the navigation menu.
Click on Properties.
Open the property.
Open the Regimes tab (under the ‘Setup’ tab).
Press Assign regime.
Select the the regime you want to link. If the regime does not yet exist follow the steps to create a new regime and then link the regime.
Creating a new regime
Navigate to the ‘Regime’ tab of the property OR press the ‘Module settings’ button on your startBoard > ‘Regime’ tab.
Press the ‘Regime’ button.
When on the property regime tab, tress ‘Create regime’.
Press “add availability” to configure the regime.
Name: change the name of the regime if you want.
Time Zone: Set the specific time zone of the regime. If you leave this empty the time zone of the environment is used (Setup > Interface tab > field ‘Time zone’ ).
You now have two options:
Add an availability for every day of the week.
Select ‘work day’ in the ‘Day’ column if the opening hours are the same for all days.
Press ‘Add non-available days’ to configure holidays.
The regime is now finished, press ‘save and return’ > navigate back to the 'regimes tab of the property.
How to set a regime on an area/ workplace
Some areas might be reserve at deviating times compared to the fall back regime or even the property,. In this case a specific regime can be linked to the area/ workplace. The steps are the same as for linking a regime to a property.
Navigate to Properties in the navigation menu;
Click on Properties;
Open a property;
Open the ‘Areas’ tab;
Open the area/ workplace;
Navigate to the ‘Reservation settings’ tab;
Note: if the reservations tab is missing, the area is not reservable. To make the area reservable set ‘reservable = yes’.
Click on ‘Availability’
Press ‘Link regime’;
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Exercise
- Create a new regime
- Create a dummy property and link your regime to it
Search
...
Algemeen
Een regime in Workplace Management is een object waarin beschikbare en niet-beschikbare uren en dagen kunnen worden geregistreerd. Het gebruik van regimes heeft meerdere doelen:
Registreer de beschikbaarheid van een gebouw voor het reserveren van ruimtes (bijv. vergaderruimtes alleen te reserveren tussen 08:00 en 17:00)
Bereken de SLA-tijden die worden gebruikt in een verzoek, gebaseerd op de werkuren (als een verzoek binnen 8 werkuren moet worden afgehandeld, worden de uren tijdens onbeschikbaarheid niet meegerekend bij het berekenen van de geplande afhandelingsdatum).
De reserveringskalender naar wens visualiseren (dagweergave en beschikbare/onbeschikbare uren)
Regimes creëren en beheren
Regimes kunnen worden gemaakt via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes'. Via de knop 'Regimes beheren' kunnen alle reeds bestaande regimes worden gevonden en kunnen nieuwe regimes worden toegevoegd:
...
Bij het aanmaken van een nieuw regime kan een naam en tijdzone worden opgegeven. Als de tijdzone leeg wordt gelaten, wordt automatisch de tijdzone van de clientomgeving gebruikt ('Client instellingen' → 'Interface' tab → 'Tijdzone' ). Via de knop 'Beschikbaarheid toevoegen' kan de beschikbaarheid worden toegevoegd. Selecteer een willekeurige dag van de week (maandag - zondag) om de beschikbaarheid voor die dag te registreren, selecteer 'Werkdag' (dat geldt voor maandag - vrijdag) of selecteer 'Weekend' (zaterdag en zondag) en geef aan van en tot wanneer de beschikbaarheid geldt.
Bijvoorbeeld:
Beschikbaar: Werkdag 08:00 - 17:00
Beschikbaar: Zaterdag 09:00 - 12:00
...
Via de knop 'Niet-beschikbare datum toevoegen' kunnen specifieke data worden toegevoegd als niet-beschikbare dagen. De begindatum en -tijd en de einddatum en -tijd kunnen worden opgegeven op welke dag(en) het object waaraan het regime is gekoppeld niet beschikbaar is.
...
Regimes worden als volgt toegepast voor een reserveerbare:
Aan de reservabele is een regime gekoppeld → het aan de reservabele gekoppelde regime is van toepassing
Aan het te reserveren goed is geen regime verbonden, maar aan het eigendom waar het te reserveren goed zich bevindt, is wel een regime verbonden → het eigendomsregime is van toepassing
Er is geen regime gekoppeld aan de voorbehouden en eigendommen → het algemene regime is van toepassing
Regimes aan objecten koppelen
Via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Algemeen regime' opnemen kan een algemeen regime gekoppeld worden. Het algemene regime wordt standaard toegepast op alle plaatsen en processen die van toepassing zijn. Als er geen algemeen regime is gekoppeld, worden er standaard geen beschikbaarheidsbeperkingen toegepast.
...
Naast het algemene regime kunnen regimes ook gekoppeld worden aan Gebouwen en Reserveren (Gebieden, Activa en Catering). Als aan het gebouw of het te reserveren object een specifiek regime is gekoppeld, dan is dat regime van toepassing. Als er geen specifiek regime is gekoppeld aan het gebouw of het te reserveren object, dan is het algemene regime van toepassing. Redenen voor het gebruik van verschillende regimes kunnen zijn dat verschillende gebouwen verschillende werktijden (openingstijden) kunnen hebben of dat catering-items alleen tijdens de lunchpauze kunnen worden gereserveerd.
Een regime koppelen aan een gebouw kan via het tabblad 'Details' → 'Regime' → 'Regime gekoppeld aan object' overzicht. Het koppelen van een regime aan een reserveerbaar object kan via het tabblad 'Reserveringsinstellingen' → 'Gekoppelde regimes'.
...
Als regimes aan specifieke objecten zijn gekoppeld, kunnen deze worden gevonden via de objecten zelf of via een algemeen overzicht via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Regimes gekoppeld aan specifieke objecten' opnemen:
...