DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Tell where workflow emails are located
To see what kind of emails are sent
How are emails configured in a workflow?
When a workflow is running for an object a workflow configured to send emails on specific moments. Emails can be send when:
Executing a task - in this case the workflow passes through a connector
For example: handling a request, a confirmation for a room reservation, sending a work order to an external supplier.
From a status - in this case a trigger determined when the email is send
For example: a reminder email is send to the requester of a ticket when the workflow has been in the status ‘To be approved’ for 1 week now.
| Info |
|---|
It is common practice to put a '@' in the name of the connector to which an email is linked. By doing so, you can directly see from the graphical view of the workflow in which connectors an email is linked. |
Where are workflow emails located?
The template of the email that is send can be found on the workflow. There a multiple ways to navigate to the workflow. Probably the easiest way to make sure you’re opening the correct workflow (version) is described below
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Vertel waar workflow e-mails zich bevinden
Om te zien wat voor e-mails er worden verzonden
Hoe worden e-mails geconfigureerd in een workflow?
Wanneer een workflow wordt uitgevoerd voor een object, wordt een workflow geconfigureerd om e-mails te versturen op specifieke momenten. E-mails kunnen worden verzonden wanneer:
Een taak uitvoeren - in dit geval gaat de workflow door een connector
Bijvoorbeeld: het afhandelen van een aanvraag, een bevestiging voor een kamerreservering, het versturen van een werkorder naar een externe leverancier.
Van een status - in dit geval een trigger die bepaalt wanneer de e-mail wordt verzonden
Bijvoorbeeld: er wordt een herinneringse-mail gestuurd naar de aanvrager van een ticket als de workflow al 1 week de status 'Goed te keuren' heeft.
| Info |
|---|
Het is gebruikelijk om een '@' te zetten in de naam van de connector waaraan een e-mail is gekoppeld. Zo kun je in de grafische weergave van de workflow direct zien aan welke connectors een e-mail is gekoppeld. |
Waar bevinden workflow e-mails zich?
Het sjabloon van de e-mail die wordt verzonden, is te vinden in de workflow. Er zijn meerdere manieren om naar de workflow te navigeren. De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat je de juiste workflow (versie) opent, wordt hieronder beschreven
1. Open een instantiepagina (een reservering/aanvraag/etc.)
2. Open the de workflow-case
3. Now open the workflow definition via the workflow case tab by pressing the interlocking gear symbol on the top rightOpen nu de workflowdefinitie via het tabblad workflowcase door op het tandradsymbool rechtsboven te drukken.
| Info |
|---|
A workflow can have different versions running at the same time. That why we suggest using this method. For example, when there are two different types of request for facility and ICT, both can have different version of the same workflow running. Different versions can run depending on what kind of category is used in the object. |
4. On the workflow definition page all workflow configuration and setting are determined.
5. To view the email templates applicable for this workflow, press the envelop icon button on the top of the page.
6. You should now have an overview that looks like this
7. In this overview the configured emails can be opened by pressing on the hyperlink in the subject column.
8. On the bottom of the page the document that is used as the template is found. Depending on the email you choose opened, the used template will be in Word or HTML format. These are the two most commonly used formats for email templates.
Changing an email template
Changing the template of the email can be done in a couple of ways:
To change in the existing template, upload a new version under the existing D-number.
Using a new document that is already in the system, use the Add function.
When applying a new document,you can use the drag and drop functionality or select file function to upload the document.
| Note |
|---|
Pay attention! Avoid duplicate documents in Axxerion. When the document is already in the system under a D-number and the document is uploaded again, so NOT under the same D-number, a new D-number will be created. Now two of the same documents are in the system. Versions of the document can always be swapped. |
Email templates can be used in a workflow message in two ways:
As the body of an email. Select the format HTML. The document (DOCX) is converted to an HTML format.
As an attachment. Select the format DOCX or PDF. The document is sent as an attachment in the email.
| Info |
|---|
When an email template uses Parameters, this must be indicated by setting the Template option to: Yes. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Een workflow kan verschillende versies hebben die tegelijkertijd actief zijn. Daarom raden we aan om deze methode te gebruiken. Als er bijvoorbeeld twee verschillende soorten aanvragen zijn voor faciliteit en ICT, kunnen beide verschillende versies van dezelfde workflow draaien. Er kunnen verschillende versies worden uitgevoerd, afhankelijk van de categorie die in het object wordt gebruikt. |
4. Op de workflow definitie pagina worden alle workflow configuraties en instellingen bepaald.
5. Om de e-mailsjablonen te bekijken die van toepassing zijn op deze workflow, druk je op de knop met het enveloppictogram boven aan de pagina.
6. Je zou nu een overzicht moeten hebben dat er als volgt uitziet
7. In dit overzicht kunnen de geconfigureerde e-mails worden geopend door op de hyperlink in de onderwerpkolom te drukken.
8. Onderaan de pagina staat het document dat als sjabloon is gebruikt. Afhankelijk van de e-mail die je opent, is de gebruikte sjabloon in Word- of HTML-indeling. Dit zijn de twee meest gebruikte indelingen voor e-mailsjablonen.
Een e-mailsjabloon wijzigen
Het sjabloon van de e-mail kan op een paar manieren worden gewijzigd:
Als u een bestaande sjabloon wilt wijzigen, uploadt u een nieuwe versie onder het bestaande D-nummer.
Gebruik de functie Toevoegen om een nieuw document te gebruiken dat al in het systeem staat.
Bij het toepassen van een nieuw document kun je de sleep-en neerzetfunctie of de functie selecteer bestand gebruiken om het document te uploaden.
| Note |
|---|
Let op! Vermijd dubbele documenten in Axxerion. Als het document al in het systeem staat onder een D-nummer en het document wordt opnieuw geüpload, dus NIET onder hetzelfde D-nummer, dan wordt er een nieuw D-nummer aangemaakt. Nu staan er twee dezelfde documenten in het systeem. Versies van het document kunnen altijd worden verwisseld. |
E-mailsjablonen kunnen op twee manieren in een workflowbericht worden gebruikt:
Als de hoofdtekst van een e-mail. Selecteer de opmaak HTML. Het document (DOCX) wordt geconverteerd naar een HTML-indeling.
Als bijlage. Selecteer het formaat DOCX of PDF. Het document wordt als bijlage in de e-mail verzonden.
| Info |
|---|
Wanneer een e-mailsjabloon Parameters gebruikt, moet dit worden aangegeven door de optie Sjabloon in te stellen op: Ja. |
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Zoek op
| Live Search |
|---|