Waar kan ik workflow e-mails vinden?
- Lango: Language and translation manager
Moeilijkheidsgraad: beginner
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Vertel waar workflow e-mails zich bevinden
Om te zien wat voor e-mails er worden verzonden
Hoe worden e-mails geconfigureerd in een workflow?
Wanneer een workflow wordt uitgevoerd voor een object, wordt een workflow geconfigureerd om e-mails te versturen op specifieke momenten. E-mails kunnen worden verzonden wanneer:
Een taak uitvoeren - in dit geval gaat de workflow door een connector
Bijvoorbeeld: het afhandelen van een aanvraag, een bevestiging voor een kamerreservering, het versturen van een werkorder naar een externe leverancier.
Van een status - in dit geval een trigger die bepaalt wanneer de e-mail wordt verzonden
Bijvoorbeeld: er wordt een herinneringse-mail gestuurd naar de aanvrager van een ticket als de workflow al 1 week de status 'Goed te keuren' heeft.
Het is gebruikelijk om een '@' te zetten in de naam van de connector waaraan een e-mail is gekoppeld. Zo kun je in de grafische weergave van de workflow direct zien aan welke connectors een e-mail is gekoppeld.
Waar bevinden workflow e-mails zich?
Het sjabloon van de e-mail die wordt verzonden, is te vinden in de workflow. Er zijn meerdere manieren om naar de workflow te navigeren. De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat je de juiste workflow (versie) opent, wordt hieronder beschreven
1. Open een instantiepagina (een reservering/aanvraag/etc.)
2. Open de workflow-case
3. Open nu de workflowdefinitie via het tabblad workflowcase door op het tandradsymbool rechtsboven te drukken.
Op het tabblad workflow staat rechtsboven een functie met drie tandwielen. Als u hierop drukt, wordt de workflowpagina geopend.
Een workflow kan verschillende versies hebben die tegelijkertijd actief zijn. Daarom raden we aan om deze methode te gebruiken.
Als er bijvoorbeeld twee verschillende soorten aanvragen zijn voor faciliteit en ICT, kunnen beide verschillende versies van dezelfde workflow draaien. Er kunnen verschillende versies worden uitgevoerd, afhankelijk van de categorie die in het object wordt gebruikt.
4. Op de workflow definitie pagina worden alle workflow configuraties en instellingen bepaald.
5. Om de e-mailsjablonen te bekijken die van toepassing zijn op deze workflow, druk je op de knop met het enveloppictogram boven aan de pagina.
6. Je zou nu een overzicht moeten hebben dat er als volgt uitziet
7. In dit overzicht kunnen de geconfigureerde e-mails worden geopend door op de hyperlink in de onderwerpkolom te drukken.
8. Onderaan de pagina staat het document dat als sjabloon is gebruikt. Afhankelijk van de e-mail die je opent, is de gebruikte sjabloon in Word- of HTML-indeling. Dit zijn de twee meest gebruikte indelingen voor e-mailsjablonen.
Een e-mailsjabloon wijzigen
Het sjabloon van de e-mail kan op een paar manieren worden gewijzigd:
Als u een bestaande sjabloon wilt wijzigen, uploadt u een nieuwe versie onder het bestaande D-nummer.
Gebruik de functie Toevoegen om een nieuw document te gebruiken dat al in het systeem staat.
Bij het toepassen van een nieuw document kun je de sleep-en neerzetfunctie of de functie selecteer bestand gebruiken om het document te uploaden.
Let op! Vermijd dubbele documenten in Axxerion.
Als het document al in het systeem staat onder een D-nummer en het document wordt opnieuw geüpload, dus NIET onder hetzelfde D-nummer, dan wordt er een nieuw D-nummer aangemaakt. Nu staan er twee dezelfde documenten in het systeem.
Versies van het document kunnen altijd worden verwisseld.
E-mailsjablonen kunnen op twee manieren in een workflowbericht worden gebruikt:
Als de hoofdtekst van een e-mail. Selecteer de opmaak HTML. Het document (DOCX) wordt geconverteerd naar een HTML-indeling.
Als bijlage. Selecteer het formaat DOCX of PDF. Het document wordt als bijlage in de e-mail verzonden.
Samenvatting
Zoek op