Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

Read the Space Monitor Dashboard

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Lees het Space Monitor-dashboard

Space monitor dashboard provides insight in the historical data that is gathered by motion and headcount (presence detection/occupancy and utilization) devices that send data to Workplace platform. The question it tries to answer is: “Which insight/trend is communicated through the data?”

Additionally, Opportunity simulator aims to simulate potential square meter reductions and savings based on the real usage or need of your organization.

Historical data means that the visualized data in the dashboard was gathered until yesterday.

“Summary” page

Expand
Image Removed
“Overview” page

geeft inzicht in de historische gegevens die worden verzameld door bewegings- en headcount (aanwezigheidsdetectie/bezetting en bezetting) apparaten die gegevens naar het Workplace platform sturen. De vraag die het probeert te beantwoorden is: "Welk inzicht/trend wordt gecommuniceerd via de gegevens?".

Daarnaast is Opportunity simulator erop gericht om potentiële vierkante meter reducties en besparingen te simuleren op basis van het werkelijke gebruik of de werkelijke behoefte van uw organisatie.

Historische gegevens betekent dat de gevisualiseerde gegevens in het dashboard tot gisteren zijn verzameld.

"Pagina "Samenvatting

Expand
Image Added

"Pagina "Overzicht

Expand

As soon as location filtering is set to floor level, floor plan will show up.

If Workplace is receiving data that is relevant for this dashboard, the location will be colored. Colors will range from red (lower occupancy measured, so getting “a bad grade”) over orange-yellow to green (higher occupancy measured, so getting “a better grade”). In summary: the greener the color, the more this locations is occupied.

  • red: 0-25% occupancy measured over the selected time frame

  • orange: 25-60% occupancy measured over the selected time frame

  • green: 60-100% occupancy measured over the selected time frame

Below example (floorplans) compare occupancy in 2 different months, where the one on the left got an average utilization of 33%, and the one on the right only 26%.

“Analysis – Occupancy” page

"Analyse - Bezetting" pagina

Expand

“Analysis – Utilization” page

This sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

"Analyse - Gebruik" pagina

Dit blad is verborgen als het niet van toepassing is/ expliciet moet worden ingeschakeld

Expand
Expand
Expand

Occupancy vs Utilization chart provides valuable insights into usage per room

Benchmarking

of Utilization spacesThis sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

van gebruiksruimten

Dit blad is verborgen als het niet van toepassing is/ expliciet moet worden ingeschakeld

 spaces with average occupancy but good utilization

Een kamer kan bijvoorbeeld 50% van een dag bezet zijn (4 van de 8 uur), maar als er maar 2 van de 4 stoelen worden gebruikt,

het wordt 50% gebruikt tegen 50% bezetting.


-> De echte prestatie is dan slechts 25% (een halve dag gebruikt voor de helft van de capaciteit).

Voorbeeld 2: Een vergadering van 8 uur voor 2 personen in een vergaderruimte met capaciteit = 10

Bezetting = 100%

Gebruik = 20%

Voorbeeld 3: gedurende 1 uur wordt een kamer (capaciteit 4) gebruikt door 8 personen (volgmethode = pointgrab)

Bezetting = 100%

Gebruik = 200%

Zie voor meer informatie Utilization and Occupancy Matrix

Expand
titleHow to interpret Occupancy vs UtilizationHoe bezettingsgraad vs. gebruik te interpreteren

Example Voorbeeld 1: occupancy bezettingsgraad (eg bijv. 50% occupied in 8h timebezet in 8 uur tijd) vs utilization bezettingsgraad (2 out of van de 4 chairsstoelen)

‪e.g. a room can be occupied 50% of a day (4 out of 8h) but when only 2 chairs are used out of 4,

‪ it is utilized 50% against 50% occupation.

‪
-> The real performance is then only 25% (half a day used for half the capacity).

‪Example 2: An 8h meeting for 2 people in a meeting room with capacity = 10

Occupancy = 100%

Utilization = 20%

‪

‪Example 3: during 1 h, a room (capacity 4) is used by 8 people (tracking method = pointgrab)

Occupancy = 100%

Utilization = 200%

For more information, see Utilization & Occupancy Matrix

Expand
titleSelect a space to see its rating and corresponding opportunity

Color

Rating

green

 best practice utilization spaces

red

 under performant utilization spaces

blue

 occasionally used spaces with good utilization

yellow

 frequently used but over dimensioned spaces

grey

Expand
titleSelecteer een ruimte om de waardering en bijbehorende kans te zien

Kleur

Beoordeling

groen

best practice gebruiksruimten

rood

onder performante gebruiksruimten

blauw

af en toe gebruikte ruimtes met goede bezettingsgraad

geel

vaak gebruikte maar overgedimensioneerde ruimtes

grijs

ruimtes met gemiddelde bezetting maar goede bezetting

color
Expand
titleExamples per rating and corresponding opportunity

legend text

Voorbeelden per classificatie en bijbehorende kans

legendatekst

kleur

analytics

examplevoorbeeld

ratingbeoordeling

opportunitiesmogelijkheden

greengroen

Utilization Gebruik > 30%
Occupancy > 60%

A meeting room that is booked several times a day and that is properly sized to accommodate the number of participants

best practice utilization spaces

= good usage of spaces, no major opportunities seen

red

Utilization < 30%
Occupancy < 40%

Unpopular spaces that are rarely used and never have many participants

under performant utilization spaces

= opportunity to make these rooms more popular, or to reconsider their usage as collaboration spaces

why are these spaces so unpopular ?

  • overall comfort ?  (temperature, humidity, CO2, noise, light ...)

    • amenities

    Bezetting > 60%

    Een vergaderruimte die meerdere keren per dag wordt geboekt en die de juiste afmetingen heeft voor het aantal deelnemers

    best practice gebruiksruimten

    = goed gebruik van ruimtes, geen grote kansen gezien

    rood

    Gebruik < 30%
    Bezetting < 40%

    Onpopulaire ruimtes die zelden worden gebruikt en nooit veel deelnemers hebben

    onder performante gebruiksruimten

    = kans om deze ruimtes populairder te maken of om het gebruik ervan als samenwerkingsruimtes te heroverwegen

    waarom zijn deze ruimtes zo impopulair?

    • algemeen comfort ? (temperatuur, vochtigheid, CO2, geluid, licht ...)

    • voorzieningen ? (projector, whiteboard, ...)look

    • & feel uitstraling ? (furnishinginrichting, colorskleuren, odor geur ...)

    • location locatie ? (farout corner, decentralized on floor plan uithoek, gedecentraliseerd op plattegrond ...)

    • hick-ups (construction works storingen (bouwwerkzaamheden ...)

    blueblauw

    Utilization Gebruik > 30%
    Occupancy Bezetting < 30%

    A boardroom that is only used for quarterly events, but that requires the room size to accommodate the participants

    occasionally used spaces with good utilization

    = savings opportunity, considering permanent allocation versus renting of spaces

    do you need to have these spaces permanently allocated in your facility?
    consider renting spaces on an occasional basis

    yellow

    Utilization < 30%
    Occupancy > 40%

    A meeting room that is often or permanently occupied by an individual, using the room as a closed workspace rather than a collaboration space

    frequently used but over dimensioned spaces

    = opportunity to optimize room capacities across your location mix 

    challenge your mix of collaboration spaces and workspaces

    grey

    Utilization > 30%
    30% < Occupancy < 60%

     

    spaces with average occupancy but good utilization

    = savings opportunity to reallocate a number of spaces

    you probably have too many of this type of utilization spaces
    consider reallocation some of these spaces

    “Reservations vs Occupancy” page

    This sheet is hidden when not applicable/needs to be explicitly enabled

    ‪This sheet shows more information on reservations over the last 6 months, and takes into account reservations on Rooms and Workplaces made on all touch points.

    Expand
    Image Removed

    “Scope & capacities” page

    Expand
    Image Removed
    “Data Comparison” page

    Een directiekamer die alleen wordt gebruikt voor kwartaalevenementen, maar waarvoor de ruimte nodig is om de deelnemers te herbergen

    af en toe gebruikte ruimtes met goede bezettingsgraad

    = besparingskans, rekening houdend met permanente toewijzing versus huur van ruimtes

    moeten deze ruimtes permanent worden toegewezen in uw faciliteit?
    overweeg om ruimtes op incidentele basis te huren

    geel

    Gebruik < 30%
    Bezetting > 40%

    Een vergaderruimte die vaak of permanent bezet is door een individu, die de ruimte gebruikt als een gesloten werkruimte in plaats van een samenwerkingsruimte

    vaak gebruikte maar overgedimensioneerde ruimtes

    = mogelijkheid om zaalcapaciteit te optimaliseren voor uw locatiemix

    je mix van samenwerkingsruimtes en werkplekken op de proef stellen

    grijs

    Gebruik > 30%
    30% < Bezetting < 60%

     

    ruimtes met gemiddelde bezetting maar goede bezetting

    = besparingsmogelijkheid om een aantal ruimtes opnieuw toe te wijzen

    je hebt waarschijnlijk te veel van dit soort gebruiksruimtes
    overweeg herbestemming van sommige van deze ruimtes

    "Reserveringen vs Bezetting" pagina

    Dit blad is verborgen als het niet van toepassing is/ expliciet moet worden ingeschakeld

    Dit blad toont meer informatie over reserveringen in de afgelopen 6 maanden en houdt rekening met reserveringen voor kamers en Workplaces die via alle contactpunten zijn gemaakt.

    Expand
    Image Added

    image-20240315-104801.pngImage Added

    "Reikwijdte en capaciteiten" pagina

    Expand
    Image Added

    "Pagina "Gegevensvergelijking

    Expand

    See how occupancy trends evolve over time per space/ room category  

    Good to know

    Goed om te weten

    Het Space Monitor dashboard takes into account following data:

    • Business hours only, configured in Studio > Default Regional Settings (allowing for 1h margins both in the mornings and the evenings)

    • Weekends are excluded

    • 12 months of hourly sensor data

    • 6 months of 15 min reservation data

    Move scenario

    I've installed sensors in location X, but we're moving.

    A relocation project can entail several use cases (should the old data still be available in the old location, after the move? Or should the old data move too and be available on the new location?).

    The actual use case must be very clear. The more information is available, the better.

    Possible move scenarios:

    Expand
    titleMoving from one building to another

    We consider this a new project and will setup new dashboards for this project. You will have an "old" dashboard for the pre-move period and a new dashboard post-move.

    Expand
    titleA renovation project inside the building
    A renovation project inside the building probably comes with a new/updated floorplan that must be uploaded in Workplace. The dashboards will show data based on the new floorplan structure. This means there will be a discrepancy between the "old" and the "new" dashboard data, so you cannot compare historical data with new data. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the

    -dashboard houdt rekening met de volgende gegevens:

    • Alleen kantooruren, geconfigureerd in Studio > Standaard regionale instellingen (zodat er zowel 's ochtends als 's avonds 1 uur marge is)

    • Weekenden zijn uitgesloten

    • 12 maanden sensorgegevens per uur

    • 6 maanden van 15 min reserveringsgegevens

    Verplaatsingsscenario

    Ik heb sensoren geïnstalleerd op locatie X, maar we gaan verhuizen.

    Een verhuisproject kan verschillende use cases met zich meebrengen (moeten de oude gegevens na de verhuizing nog beschikbaar zijn op de oude locatie? Of moeten de oude gegevens meeverhuizen en beschikbaar zijn op de nieuwe locatie?)

    De werkelijke use case moet heel duidelijk zijn. Hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter.

    Mogelijke verhuisscenario's:

    Expand
    titleVerhuizen van het ene gebouw naar het andere

    We beschouwen dit als een nieuw project en zullen nieuwe dashboards instellen voor dit project. Je krijgt een "oud" dashboard voor de periode vóór de verhuizing en een nieuw dashboard na de verhuizing.

    Expand
    titleEen renovatieproject in het gebouw

    Een renovatieproject in het gebouw gaat waarschijnlijk gepaard met een nieuwe/bijgewerkte plattegrond die moet worden geüpload in Workplace. De dashboards zullen gegevens tonen op basis van de nieuwe plattegrondstructuur. Dit betekent dat er een discrepantie zal zijn tussen de "oude" en de "nieuwe" dashboardgegevens, zodat je historische gegevens niet kunt vergelijken met nieuwe gegevens. We raden u aan een nieuw project op te zetten om de wijzigingen te bespreken met het Spacewell Dashboard team.

    A reorganization of rooms or workplaces (on the same floorplan), this can be setup at the level of the IWMS and/or Workplace - resp. impacting locations and/or sensor devices. For example, in IWMS you can move a room in the master location data, which will be reflected in Workplace, but the location tree will change in the navigation window of the dashboards.  This introduces a "breakpoint" in the analysis based on historical data. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the
    Expand
    titleA reorganization of rooms or workplaces (on the same floorplan)
    Een reorganisatie van kamers of werkplekken (op dezelfde plattegrond)

    Een reorganisatie van kamers of werkplekken (op dezelfde plattegrond), dit kan worden ingesteld op het niveau van het IWMS en/of Workplace - resp. met gevolgen voor locaties en/of sensorapparaten. In IWMS kunt u bijvoorbeeld een ruimte verplaatsen in de master locatiedata, wat wordt weerspiegeld in Workplace, maar de locatieboom zal veranderen in het navigatievenster van de dashboards. Dit introduceert een "breekpunt" in de analyse op basis van historische gegevens. We stellen voor om een nieuw project op te zetten om de wijzigingen te bespreken met het Spacewell Dashboard team.

    If sensors are being moved from one location to another, the Space Monitor dashboard will show no data on the old location, since it no longer has an active sensor associated. We suggest to set up a new project to discuss the changes with the
    Expand
    titleMoving sensors from one location to another
    Sensoren van de ene locatie naar de andere verplaatsen

    Als sensoren worden verplaatst van de ene locatie naar de andere, zal het Space Monitor dashboard geen gegevens tonen over de oude locatie, omdat er geen actieve sensor meer aan gekoppeld is. We stellen voor om een nieuw project op te zetten om de wijzigingen te bespreken met het Spacewell Dashboard team.

    A move of individual workplaces (eg in case of employees changing desks) is even more difficult, since our solution is not built to track people. The dashboard visualises data and analytics at the level of locations, there is no PII in our system (although implicitly a workplace may be associated to a certain employee within the company). We suggest to set up a new project to discuss the changes with the
    Expand
    titleA move of individual workplaces
    Een beweging van individuele workplaces

    Een verplaatsing van individuele werkplekken (bijvoorbeeld in het geval van werknemers die van bureau veranderen) is nog moeilijker, omdat onze oplossing niet is gebouwd om mensen te volgen. Het dashboard visualiseert gegevens en analyses op het niveau van locaties, er is geen PII in ons systeem (hoewel een werkplek impliciet kan worden gekoppeld aan een bepaalde werknemer binnen het bedrijf). We stellen voor om een nieuw project op te zetten om de wijzigingen te bespreken met het Spacewell Dashboard team.

    Expand
    titleMoving any location to another part in the building

    Moving any location to another part in the building (another floor, another zone, …) will introduce a breakpoint in the analysis. It will most probably also include a new/updated floorplan, see above.

    When it comes to timeslot recalculation:

    • We cannot recalculate timeslots for specific locations, only for the whole environment

    • Taking into account the actual and full configuration, including zones ...

    • No dependency on the floorplan

    • Needed in case a sensor migrated in the past from one location to another (say A to B)

    • When recalculating from T0 we loose the data from location A, only taking data from location B

    • Recalculation applies the actual config retroactively until a specified T0 back in time

    • Recalculates all data (timeslots)

    • When following input parameters are available to the Cobundu team, the job takes about 10-15 minutes

    Input needed:

    • TO (start date for recalculation – until present)

    • Sign off that current config is accurate

    Info

    When moving sensor devices, it is important to trigger the sensor after re-installation. If the sensor is not triggered at the new location, no data will show in behalf of that location in the dashboard.

    Conclusion

    • If you are planning a move for a floor where sensors are installed, please reach out to your Spacewell Account Manager.

    • Concerns in terms of floor plan changes, configuration impact, analysis breakpoints and privacy need to be addressed.

    More information

    Frequently Asked Questions on Dashboards

    Check out FAQ on Dashboards

    How to navigate the Dashboards

    See How to use dashboards

    Search
    Verplaatsen van een locatie naar een ander deel van het gebouw

    Het verplaatsen van een locatie naar een ander deel van het gebouw (een andere verdieping, een andere zone, ...) zal een breekpunt introduceren in de analyse. Het zal hoogstwaarschijnlijk ook een nieuwe/bijgewerkte plattegrond bevatten, zie hierboven.

    Als het gaat om het herberekenen van timeslots:

    • We kunnen geen timeslots herberekenen voor specifieke locaties, alleen voor de hele omgeving

    • Rekening houdend met de actuele en volledige configuratie, inclusief zones ...

    • Geen afhankelijkheid van de plattegrond

    • Nodig als een sensor in het verleden van de ene locatie naar de andere is gemigreerd (bijvoorbeeld van A naar B)

    • Bij het herberekenen vanaf T0 verliezen we de gegevens van locatie A en nemen we alleen de gegevens van locatie B mee.

    • Herberekening past de actuele configuratie met terugwerkende kracht toe tot een opgegeven T0 terug in de tijd

    • Herberekent alle gegevens (timeslots)

    • Als het Cobundu-team beschikt over de volgende invoerparameters, duurt de taak ongeveer 10-15 minuten

    Input nodig:

    • TO (begindatum voor herberekening - tot heden)

    • Teken af dat de huidige configuratie correct is

    Info

    Bij het verplaatsen van sensorapparaten is het belangrijk om de sensor te triggeren na herinstallatie. Als de sensor niet wordt geactiveerd op de nieuwe locatie, worden er geen gegevens weergegeven voor die locatie op het dashboard.

    Conclusie

    • Als u een verhuizing plant voor een vloer waarop sensoren zijn geïnstalleerd, neem dan contact op met uw Spacewell Account Manager.

    • Er moet aandacht worden besteed aan wijzigingen in de plattegrond, de invloed van configuraties, analysepunten en privacy.

    Meer informatie

    Veelgestelde vragen over dashboards

    Bekijk FAQ on Dashboards

    Hoe door de dashboards navigeren

    Zie How to use dashboards

    Zoek op

    Live Search