Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Sergio Karijodinomo

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Install Room Finder Add-in

    • Start using the Room Finder Add-in

    Leerdoelen

    Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

    • Roomfinder invoegtoepassing installeren

    • De invoegtoepassing Kamervinder gebruiken

    Room Finder is an add-in to Outlook and can be set up using een invoegtoepassing voor Outlook en kan worden ingesteld met Workplace SSO (see zie How to set up Workplace SSO).

    It only works after Het werkt alleen nadat Exchange Sync has been configuredis geconfigureerd.

    ‪Prerequisites

    Vereisten

    Room Finder only works when following products are installedwerkt alleen als de volgende producten zijn geïnstalleerd:

    • IWMS

    • Workplace tenant, where users are set-up

    • Exchange Sync should be configured and activated for the tenant

    • Configuration in Azure as described in Exchange Sync & Outlook

      • The respective rooms must be mapped to a

      Werkplekhuurder, waar gebruikers zijn ingesteld

    • Exchange Sync moet worden geconfigureerd en geactiveerd voor de huurder

      • Configuratie in Azure zoals beschreven in Exchange Sync and Outlook

      • De respectieve kamers moeten worden toegewezen aan een mailbox in Exchange

      • Exchange Sync configuration includes a mapping between -configuratie bevat een mapping tussen Exchange Rooms and en IWMS Reservable Roomsreserveerbare kamers

    Note

    In Exchange , definiëren we define the de mapping/scope of which van welke outlook rooms are treated by Exchange. This might mean that not all rooms used are available worden behandeld door Exchange. Dit kan betekenen dat niet alle gebruikte rooms beschikbaar zijn in Exchange.

    Room Finder , on the other hand, being a Workplace touch point, shows ALL Workplace rooms.Mind this gap between functionalities when setting up daarentegen is een Workplace touchpoint en toont ALLE Workplace kamers.

    Houd rekening met dit verschil in functionaliteit bij het instellen van Room Finder.

    Configuration

    Configuratie

    In IWMS:

    • ‪Set up Master data

    • ‪Create Reservable objects

    In Workplace:

    • ‪Implentation Consultant to request “Basic username” and “Basic password” from the Stamgegevens instellen

    • Objecten met reservering maken

    Op de werkplek:

    • Implentation Consultant vraagt "Basic username" en "Basic password" op bij het Exchange sync (Integration) team: it's the account that Workplace uses to connect to Exchange sync for the specific tenant.‪Make sure to fill out the Studio Config on Exchange Interface (see dit is het account dat Workplace gebruikt om verbinding te maken met Exchange sync voor de specifieke tenant.

    • Zorg ervoor dat u de Studio Config op Exchange Interface invult (zie Setup Studio settings)

    Install Room Finder

    Roomfinder installeren

    Expand
    title‪1. In Outlook, select File, then Manage Add-ins

    Expand
    title2. This will open the managed Add-ins for Outlook (possibly in web browser): select Spacewell Room Finder
    Expand
    title3. Open an appointment or meeting in Outlook
    Expand
    title4. ‪Select the Room Finder Add-in from Spacewell
    Expand
    title5. ‪Log in with your Workplace credentials (only first time login; SSO supported)
    Expand
    title‪6. Select relevant location and floor
    Use Room Finder

    Roomfinder gebruiken

    Expand
    title1. Open an appointment or meeting in Outlook, select the right time for your meeting
    Expand
    title2. Add Required participants to the reservation

    Adding participants to your reservation will indicate the required capacity to the Door deelnemers aan je reservering toe te voegen, wordt de vereiste capaciteit doorgegeven aan de Room Finder Add-in.
    For example, when inviting 2 people to the reservation, the capacity search will be “3” (including the Reservation Responsible user), probably suggesting meeting rooms that have “capacity 4”Als u bijvoorbeeld 2 mensen uitnodigt voor de reservering, zal de zoekopdracht voor capaciteit "3" zijn (inclusief de gebruiker die verantwoordelijk is voor de reservering), wat waarschijnlijk vergaderruimtes met "capaciteit 4" zal suggereren.

    Expand
    title3. Select the Room Finder Add-in from Spacewell
    Expand
    title4. Room Finder opens on the right side of the screen as floor plan or in list view

    Room Finder will highlight rooms most suitable for your search, meaning depending on number of participants and availability known in the reservation system for that momentDe zoekfunctie toont de kamers die het meest geschikt zijn voor je zoekopdracht, dat wil zeggen afhankelijk van het aantal deelnemers en de beschikbaarheid die op dat moment bekend is in het reserveringssysteem.

    Expand
    title5. Select the room in Room Finder

    The De Room Mail Box from Exchange will be added to the Required + Location field of your appointment /meetingvan Exchange wordt toegevoegd aan het veld Verplicht + Locatie van je afspraak/vergadering.

    Good to know

    Exchange differentiates between rooms and workplaces:

    • When workplace reservations are synchronized from Workplace to Outlook, the user’s resource status remains “Available”. In other words: A workplace reservation in Outlook won’t set the user status as “Busy” for the entire duration of the reservation

    • Booking a room is seen as "going into a meeting", meaning user status will be set to Busy in Outlook

    FAQ

    Can this be pushed by central IT or does everyone needs to install individually?  

    Because it's an official outlook add-in, it needs to be added by an administrator. You can read how here 

    Are email addresses cached in Workplace or fetched in real-time?

    Emails are stored in the Workplace cache, since all APIs work with cached values only. Caching emails is performed on a daily basis for all Workplace tenants which have configured Exchange Interface.

    Search

    Goed om te weten

    Exchange maakt onderscheid tussen kamers en werkplekken:

    • Wanneer werkplekreserveringen worden gesynchroniseerd van Workplace naar Outlook, blijft de resource-status van de gebruiker "Beschikbaar". Met andere woorden: Een werkplekreservering in Outlook zet de gebruikersstatus niet op "Bezet" voor de gehele duur van de reservering.

    • Het boeken van een kamer wordt gezien als "naar een vergadering gaan", wat betekent dat de gebruikersstatus in Outlook wordt ingesteld op Bezig

    FAQ

    Kan dit worden gepusht door centrale IT of moet iedereen dit individueel installeren? 

    Omdat het een officiële outlook-add-in is, moet deze worden toegevoegd door een beheerder. Je kunt lezen hoe hier

    Worden e-mailadressen in de cache van Workplace opgeslagen of in real-time opgehaald?

    E-mails worden opgeslagen in de Workplace cache, omdat alle API's alleen werken met waarden in de cache. Het cachen van e-mails wordt dagelijks uitgevoerd voor alle Workplace tenants die Exchange Interface hebben geconfigureerd.

    Zoek op

    Live Search