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DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger

  1. Using this operator is only relevant for fields/ objects that have a hierarchy. For example: problem types have a hierarchical structure. When using the operator ‘=’ the results for the sub problem types are also includes. When using the operator '=(exact)' only the results of the selected problem type are includes in the search result.

Save filter values

When you often use the same filter values these can be saved for easy access. Created filters are only visible for the user that created it.

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titleLearn how to create your personal filter here

Use filter

  1. You can access you personal filter by clicking on the drop-down arrow to the right of the standard keyword search box.

  2. Click on the filter you want to use.

Create new filter

  1. Open the advanced search option by clicking on the drop-down arrow to the right of the standard keyword search box.

  2. In the advanced search screen set the desired filter values.

  3. Press “Save filter values“.

  4. Press the “Create new filter” button.

  5. Choose a name for your filter and press “Save and return“.

  6. Select the filter you just create by pressing somewhere in that line (don’t press the hyperlink in the ‘name’column).

  7. Press “Ok'.

Change/ update existing filter

  1. Open the advanced search option by clicking on the drop-down arrow to the right of the standard keyword search box.

  2. Press the “Use previously saved filter” button.

  3. Select the filter you want to change by pressing somewhere in that line (don’t press the hyperlink).

  4. Press “OK” so the current filter values are now displayed on the advanced search page.

  5. Update the filter values.

  6. Press “Save filter values“.

  7. Now instead of creating a new filter, select the already existing filter by pressing somewhere in that line (don’t press the hyperlink).

  8. Press “OK'.

Delete filter

  1. Open the advanced search option by clicking on the drop-down arrow to the right of the standard keyword search box.

  2. Press the “Use previously saved filter” button.

  3. Open the filter by clicking the hyperlink in the column ‘Name’.

  4. Press the 'Delete' function button on the top right.

Search results

After executing a search, you end up on a result page. The handy tips & tricks below apply for all result pages: e.g. standard search, advances search, report results, includes, and dashboards.

A hyperlink allows you to open an object. Hyperlinks can easily be recognized as they will often have a deviating color. Also, when hovering over it, it will get underlined.

Filter box

In some cases a filter box is available on the top right of the result page (see blue box in the screenshot). This can be used to quickly search the results.

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titleWhy is the filter box is not always available?

In the basis the filter in available on all list pages. However, under certain conditions the filter is not available:

  • On hierarchy pages

  • Script report

  • When the page contain subtotals

  • When the list page is build up server side

    • Most common case when this will happens is when more than 1000 results are returned.

Sorting and switching columns

  • You can press a column header to resort the results from A-Z or 1-9. Pressing it a second time will reverse the order.

  • By dragging- and dropping a column you can change the display order of the results.

Changes made will NOT be remember the next time you navigate to the page.

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Summary

Rw ui textbox macro

  • Standard search is used for quick keyword search.

  • Advanced search is used for searching specific fields. Operators are used to further specify the advanced search.

  • On the result page you have several options to resort the results and apply additional filtering.

Exercise

  •  Use the advanced search to find your own contact.
  •  Drag- and drop the columns to change the display order of the columns.
Search
Content

Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Use standard/ advanced search and properly use all filter operators.

  • Save filter values for easy access.

Info

Running a standard search, generally only open objects (this can be changed in your personal settings) are searched. When using advanced search, usually all objects are included (unless configured otherwise).

How to search on a search(view) page?

  1. Type a keyword.

  2. Click on ‘Search’ or press <enter>.

  3. You can also specify/ change the standard search to:

    1. include closed objects (only open = no);

    2. change the find method;

    3. change the search method.

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Advanced search

Advanced search is used to filter on specific fields. You can open the advanced search option by clicking on the drop-down arrow to the right of the standard keyword search box.

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An advanced filter page could for example look like this.

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Search operators explained

Expand
titleDepending of the field type, certain operators will be available. Expand this section to view the explanation on search methods/ operators

Method/ operator

Description

=

equal to

= (exact)

equal to, excluding child objects 1

<>

unequal to

<

smaller than

<=

smaller or equal to

>

larger than

>=

larger or equal to

Contains

searched field contains a specific word

Not contains

searched field not contains a specific word

Starts

text in searched field starts with…

Ends

tesearched field ends with…

Matches

exact match

Empty

the searched field should be empty (used for both text and date fields)

Not empty

the searched field should NOT be empty (used for both text and date fields)

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Verwenden Sie die standardmäßige/erweiterte Suche und setzen Sie alle Filteroperatoren richtig ein.

  • Speichern Sie Filterwerte für einen einfachen Zugriff.

Info

Bei der Standardsuche werden in der Regel nur offene Objekte durchsucht (dies kann in Ihren persönlichen Einstellungen geändert werden). Bei der erweiterten Suche werden in der Regel alle Objekte einbezogen (sofern nicht anders konfiguriert).

Wie kann man auf einer Such(ansichts)seite suchen?

  1. Geben Sie ein Schlüsselwort ein.

  2. Klicken Sie auf 'Suchen' oder drücken Sie <Enter>.

  3. Sie können auch die Standardsuche angeben/ändern in:

    1. geschlossene Objekte einschließen (nur offene = nein);

    2. die Suchmethode ändern;

    3. die Suchmethode ändern.

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Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche wird verwendet, um nach bestimmten Feldern zu filtern. Sie können die erweiterte Suche öffnen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Standard-Stichwortsuchfeld klicken.

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Eine erweiterte Filterseite könnte zum Beispiel so aussehen.

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Suchoperatoren erklärt

Expand
titleJe nach Feldtyp sind bestimmte Operatoren verfügbar. Erweitern Sie diesen Abschnitt, um eine Erklärung der Suchmethoden/Operatoren zu erhalten

Methode/Betreiber

Beschreibung

=

gleich

= (genau)

gleich, ohne untergeordnete Objekte 1

<>

ungleich

<

kleiner als

<=

kleiner oder gleich

>

größer als

>=

größer oder gleich

Enthält

das gesuchte Feld enthält ein bestimmtes Wort

Nicht enthalten

das gesuchte Feld enthält kein bestimmtes Wort

Startet

Text im gesuchten Feld beginnt mit...

Endet

tesearched field endet mit...

Streichhölzer

genaue Übereinstimmung

Leere

das gesuchte Feld sollte leer sein (wird sowohl für Text- als auch für Datumsfelder verwendet)

Nicht leer

das gesuchte Feld sollte NICHT leer sein (wird sowohl für Text- als auch für Datumsfelder verwendet)

  1. Die Verwendung dieses Operators ist nur für Felder/Objekte relevant, die eine Hierarchie aufweisen. Zum Beispiel: Problemtypen haben eine hierarchische Struktur. Bei Verwendung des Operators '=' werden auch die Ergebnisse für die Unterproblemtypen einbezogen. Bei Verwendung des Operators '=(genau)' werden nur die Ergebnisse des ausgewählten Problemtyps in das Suchergebnis aufgenommen.

Filterwerte speichern

Wenn Sie häufig dieselben Filterwerte verwenden, können Sie diese für einen einfachen Zugriff speichern. Erstellte Filter sind nur für den Benutzer sichtbar, der sie erstellt hat.

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titleHier erfahren Sie, wie Sie Ihren persönlichen Filter erstellen können

Filter verwenden

  1. Sie können auf Ihren persönlichen Filter zugreifen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Standard-Stichwortsuchfeld klicken.

  2. Klicken Sie auf den Filter, den Sie verwenden möchten.

Neuen Filter erstellen

  1. Öffnen Sie die erweiterte Suche, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Standard-Schlüsselwortsuchfeld klicken.

  2. Legen Sie im Bildschirm für die erweiterte Suche die gewünschten Filterwerte fest.

  3. Drücken Sie "Filterwerte speichern".

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Filter erstellen".

  5. Wählen Sie einen Namen für Ihren Filter und drücken Sie "Speichern und zurück".

  6. Wählen Sie den soeben erstellten Filter aus, indem Sie irgendwo in dieser Zeile drücken (nicht auf den Hyperlink in der Spalte "Name").

  7. Drücken Sie "Ok".

Vorhandenen Filter ändern/aktualisieren

  1. Öffnen Sie die erweiterte Suche, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Standard-Schlüsselwortsuchfeld klicken.

  2. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Zuvor gespeicherten Filter verwenden".

  3. Wählen Sie den Filter, den Sie ändern möchten, indem Sie irgendwo in dieser Zeile drücken (nicht auf den Hyperlink).

  4. Drücken Sie "OK", damit die aktuellen Filterwerte auf der Seite für die erweiterte Suche angezeigt werden.

  5. Aktualisieren Sie die Filterwerte.

  6. Drücken Sie "Filterwerte speichern".

  7. Anstatt einen neuen Filter zu erstellen, wählen Sie nun den bereits vorhandenen Filter aus, indem Sie irgendwo in dieser Zeile drücken (nicht auf den Hyperlink).

  8. Drücken Sie "OK".

Filter löschen

  1. Öffnen Sie die erweiterte Suche, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Standard-Schlüsselwortsuchfeld klicken.

  2. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Zuvor gespeicherten Filter verwenden".

  3. Öffnen Sie den Filter, indem Sie auf den Hyperlink in der Spalte "Name" klicken.

  4. Drücken Sie die Funktionstaste "Löschen" oben rechts.

Suchergebnisse

Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, gelangen Sie auf eine Ergebnisseite. Die praktische Tipps & Tricks gelten für alle Ergebnisseiten: z. B. Standardsuche, erweiterte Suche, Berichtsergebnisse, Includes und Dashboards.

Mit einem Hyperlink können Sie ein Objekt öffnen. Hyperlinks sind leicht zu erkennen, da sie oft eine abweichende Farbe haben. Außerdem wird er unterstrichen, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Filterbox

In einigen Fällen steht oben rechts auf der Ergebnisseite ein Filterfeld zur Verfügung (siehe blaues Feld auf dem Screenshot). Damit können Sie die Ergebnisse schnell durchsuchen.

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titleWarum ist die Filterbox nicht immer verfügbar?

In der Basis ist der Filter auf allen Listenseiten verfügbar. Unter bestimmten Bedingungen ist der Filter jedoch nicht verfügbar:

  • Auf Hierarchieseiten

  • Skript-Bericht

  • Wenn die Seite Zwischensummen enthält

  • Wenn die Listenseite serverseitig aufgebaut wird

    • Am häufigsten geschieht dies, wenn mehr als 1000 Ergebnisse zurückgegeben werden.

Sortieren und Umschalten von Spalten

  • Sie können eine Spaltenüberschrift drücken, um die Ergebnisse von A-Z oder 1-9 zu sortieren. Wenn Sie ein zweites Mal drücken, wird die Reihenfolge umgekehrt.

  • Durch Ziehen und Ablegen einer Spalte können Sie die Reihenfolge der Anzeige der Ergebnisse ändern.

Die vorgenommenen Änderungen werden NICHT gespeichert, wenn Sie das nächste Mal auf die Seite gehen.

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Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Die Standardsuche wird für die schnelle Stichwortsuche verwendet.

  • Die erweiterte Suche wird für die Suche in bestimmten Feldern verwendet. Mit Operatoren kann die erweiterte Suche weiter spezifiziert werden.

  • Auf der Ergebnisseite haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Ergebnisse neu zu sortieren und zusätzliche Filter anzuwenden.

Übung

  •  Verwenden Sie die erweiterte Suche, um Ihren eigenen Kontakt zu finden.
  •  Durch Ziehen und Ablegen der Spalten können Sie die Anzeigereihenfolge der Spalten ändern.

Suche

Live Search