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DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger

  • Open one of the specific objects by using the hyperlink.

  • After selecting one or more items: use a specific function.

  • After selecting one or more items: delete/archive data.

  • Export the data to Excel, PDF or CSV by using the export function.

    • Rearrange data by pressing column headers
    Content

    Inhalt

    Table of Contents
    minLevel1
    maxLevel1

    Learning Objectives

    After reading this article you will:

    • Use a report

    • Know what the most commonly used export options are.

    • Be able to export (a selection) of data to different formats.

    Info

    Please note that most option shown here are only available for Workplace Management key-users.

    Opening a report

    Image Removed

    When you want to use a report go to the report module and choose one of the following options:

    • Use the reports option: This is an overview of all the reports that are in the system.

    • Use the folders option: Here the reports are categorized per object.

    Let’s say in this case a report of all requests for a specific location is necessary.

    1. Select the menuoption ‘Folders' under 'Reports’.

    2. Open the folder ‘Requests’

    3. Use the filterbox on the top right to search for ‘location’

    4. Open report “Open requests per location” by clicking on the magnifying glass.

    Image Removed5. The filter page of the report will now show. On this page filters can be used to narrow down the results.

    6. When you have set the filters press:

    • “Search” to get results or,

    • “Count“, to get an indication of the number of results that the report will find,

    • “Back”, to close the report and navigate back to the previous page.

    Image Removed
    Info

    For some reports no filter page is shown. A report can also be configured to skip the filters and directly go to the result page.

    Expand
    titleHow to make use of the report results

    How to make use of the report results

    After applying the filtering, the results are shown. Typically a filter box on the top right of the page is shown that can be used to further specify the results.

    image-20240117-080228.pngImage Removed

    Info

    it is not possible to influence whether the filter box is shown. In the basis the filter in available on all list pages. However, under certain conditions the filter is not available, for example:

    • On hierarchy pages

    • Script report

    • When the page contain subtotals

    • When there are more than 1000 results

    Expand

    When the result page is shown depending on what kind of report is used and what kind of filters are filled in, it is possible that the results are shown collapsed. The expand function button can be clicked to expand the results and show the full list.

    Image Removed

    Using the results

    On a result page the following functions can be used (if they are made available):

    Image Removed

    Lernziele

    Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie:

    • Verwenden Sie einen Bericht

    • Sie kennen die gebräuchlichsten Exportoptionen.

    • In der Lage sein, (eine Auswahl) von Daten in verschiedene Formate zu exportieren.

    Info

    Bitte beachten Sie, dass die meisten der hier gezeigten Optionen nur für Workplace Management-Key-User verfügbar sind.

    Öffnen eines Berichts

    Image Added

    Wenn Sie einen Bericht verwenden möchten, rufen Sie das Berichtsmodul auf und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Verwenden Sie die Option Berichte: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle im System vorhandenen Berichte.

    • Verwenden Sie die Option "Ordner": Hier werden die Berichte nach Objekten kategorisiert.

    Nehmen wir an, in diesem Fall ist ein Bericht über alle Anfragen für einen bestimmten Ort erforderlich.

    1. Wählen Sie die Menüoption "Ordner" unter "Berichte".

    2. Öffnen Sie den Ordner 'Requests'.

    3. Verwenden Sie die Filterbox oben rechts, um nach 'Ort' zu suchen

    4. Öffnen Sie den Bericht "Offene Anfragen pro Standort", indem Sie auf die Lupe klicken.

    Image Added


    5. Die Filterseite des Berichts wird nun angezeigt. Auf dieser Seite können Filter verwendet werden, um die Ergebnisse einzugrenzen.

    6. Wenn Sie die Filter eingestellt haben, drücken Sie:

    • "Suchen", um Ergebnisse zu erhalten oder,

    • "Count", um die Anzahl der Ergebnisse zu ermitteln, die der Bericht finden wird,

    • "Zurück", um den Bericht zu schließen und zur vorherigen Seite zurückzukehren.

    Image Added
    Info

    Bei einigen Berichten wird keine Filterseite angezeigt. Ein Bericht kann auch so konfiguriert werden, dass die Filter übersprungen werden und direkt die Ergebnisseite angezeigt wird.

    Expand
    titleWie Sie die Ergebnisse des Berichts nutzen können

    Wie Sie die Ergebnisse des Berichts nutzen können

    Nach Anwendung der Filterung werden die Ergebnisse angezeigt. In der Regel wird oben rechts auf der Seite ein Filterfeld angezeigt, mit dem die Ergebnisse weiter spezifiziert werden können.

    image-20240117-080228.pngImage Added

    Info

    ist es nicht möglich zu beeinflussen, ob die Filterbox angezeigt wird. In der Basis ist der Filter auf allen Listenseiten verfügbar. Allerdings, unter bestimmten Bedingungen ist der Filter nicht verfügbarzum Beispiel:

    • Auf Hierarchieseiten

    • Skript-Bericht

    • Wenn die Seite Zwischensummen enthält

    • Wenn es mehr als 1000 Ergebnisse gibt

    Erweitern Sie

    Wenn die Ergebnisseite angezeigt wird, ist es möglich, dass die Ergebnisse eingeklappt angezeigt werden, je nachdem, welche Art von Bericht verwendet wird und welche Art von Filtern eingegeben wurden. Die Schaltfläche "Erweitern" kann angeklickt werden, um die Ergebnisse zu erweitern und die vollständige Liste anzuzeigen.

    Image Added

    Verwendung der Ergebnisse

    Auf einer Ergebnisseite können die folgenden Funktionen verwendet werden (sofern sie zur Verfügung gestellt werden):

    Image Added

    1. Öffnen Sie eines der spezifischen Objekte, indem Sie den Hyperlink verwenden.

    2. Nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente: eine bestimmte Funktion verwenden.

    3. Nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente: Daten löschen/archivieren.

    4. Exportieren Sie die Daten mit Hilfe der Exportfunktion in Excel, PDF oder CSV.

    5. Ordnen Sie Daten neu an, indem Sie auf die Spaltenüberschriften drücken.

    Exporting data from an instance page

    Every unique appearance of an object is called an instance. An instance page is a page of a specific object that is opened. When on an instance page it is possible to download or print the page itself. If the user has the rights to download the page, an arrow function on the top right will be shown.

    For some pages a specific template exist that only exports the data defined in the set template. If no such template exists, the system default is used. This basically means that all data is exported/ dumped without a (good looking) layout.

    Exporting data is done by pressing the export button. If there is more than one format to which the page can be exported, the Export function is shown. This is further explained in the next chapter.

    Image Removed

    Exporting data from a result list

    After finishing your search, the results will be shown on a list (page). These results can than be exported to a variety of formats, such as Word, Excel, and PDF. What formats are available can differ per page.

    You can export data as by:

    • Pressing the ‘export’ button

    • Select an export option

    Image Removed

    Expand
    titleOptionen für den Export options

    Optionen für den Export

    options

    Depending on the type of page and your access rights, certain export options will be available. Below you’ll find a list of the most commonly used export options.

    List export function

    Description

    PDF list

    The result list is exported as a PDF

    Linked PDF’s

    The result list is exported as a PDF + all documents that are linked to the objects will also be exported

    Export CSV

    The result list is exported as a CSV

    Export to Excel

    The result list is exported as an Excel

    Export Word

    The result list is exported as a Word-document

    Expand
    titleDifference between een report and include

    Difference between een report and include

    What is a report

    A report is a representation of data from the system. Reports are a collection of objects that meet certain selection criteria, grouped logically. Reports are dynamic, so the list of objects that are displayed can change over time. A good report turns data into information.

    Where can I find reports?

    • Reports can be found in the Reports module in the navigation menu. In this module, all reports available in this environment can be queried via e search screen. Per module several standard reports are available.

    • In the Reports module, a ‘Folders’ menu option is also available. Here reports are resorted into folder. See screenshot below.

    Image Removed

    The Reports module is used for all reports, but other modules can also be configured to contain reports. Technically, standard- and advance search pages are also reports, but the usage of them are more easy. These pages allow searching data in a specific module to become more easy so that a report is not always necessary. But one most common usages of reports are on the startBoard as an include.

    What is an include

    In the basis, an include is a report that is shown on a startBoard or instance page. The big difference between a report and an include is that an includes does not have a search screen. An include is always configured in such a way that it displays the relevant data without the user having the option to change the filter values. This is archived by initializing the filter values. An include that displays the future reservation of a user will for example contain the following (hidden) initialization filters:

    • the requestor of the reservation is the user that is logged in;

    • reservation start date is larger or equal to today'.

    Image Removed

    Where can I find includes

    Besides on your startBoard, includes can also be shown on an instance pages and tabs throughout the system. A couple of examples are:

    • When opening an organization, the person tab is available that will show an include with the persons linked to the organization.

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    • In a property object a related object tab is displayed where an include of requests or other objects that are attached to the property are shown.

    Image Removed

    Summary

    Rw ui textbox macro

    • Reports can be found and used in the “Report” module in the navigation menu.

    • A filter page can be filled in to narrow down the data that is shown.

    • The result page can be used to export data, open objects or use a specific function on a lot of data at the same time.

    • Result lists can be exported to different formats such as Excel, CSV, or PDF.

    • By selecting one or more rows, only those rows are exported.

    Exercise

    •  Go the the Report menu option and see the difference between opening the report using the magnifying glass and pressing pressing the colored hyperlink.
    •  Open an asset and export the page.
    •  Now also export a list of assets.

    Search

    Je nach Art der Seite und Ihren Zugriffsrechten sind bestimmte Exportoptionen verfügbar. Nachstehend finden Sie eine Liste der am häufigsten verwendeten Exportoptionen.

    Exportfunktion für Listen

    Beschreibung

    PDF-Liste

    Die Ergebnisliste wird als PDF-Datei exportiert.

    Verknüpfte PDFs

    Die Ergebnisliste wird als PDF exportiert + alle Dokumente, die mit den Objekten verknüpft sind, werden ebenfalls exportiert

    CSV exportieren

    Die Ergebnisliste wird als CSV-Datei exportiert.

    Nach Excel exportieren

    Die Ergebnisliste wird als Excel-Datei exportiert

    Wort exportieren

    Die Ergebnisliste wird als Word-Dokument exportiert

    Exportieren von Daten aus einer Instanzseite

    Jede einzigartige Erscheinung eines Objekts wird als Instanz bezeichnet. Eine Instanzseite ist eine Seite eines bestimmten Objekts, die geöffnet wird. Auf einer Instanzseite ist es möglich, die Seite selbst herunterzuladen oder zu drucken. Wenn der Benutzer die Rechte zum Herunterladen der Seite hat, wird oben rechts eine Pfeilfunktion angezeigt.

    Für einige Seiten gibt es eine spezielle Vorlage, die nur die in der eingestellten Vorlage definierten Daten exportiert. Wenn keine solche Vorlage existiert, wird die Systemvorgabe verwendet. Dies bedeutet im Grunde, dass alle Daten ohne ein (gut aussehendes) Layout exportiert/ausgelagert werden.

    Das Exportieren von Daten erfolgt durch Drücken der Schaltfläche Export. Wenn es mehr als ein Format gibt, in das die Seite exportiert werden kann, wird die Exportfunktion angezeigt. Dies wird im nächsten Kapitel näher erläutert.

    Image Added

    Exportieren von Daten aus einer Ergebnisliste

    Nach Abschluss Ihrer Suche werden die Ergebnisse in einer Liste (Seite) angezeigt. Diese Ergebnisse können dann in eine Reihe von Formaten exportiert werden, z. B. Word, Excel und PDF. Welche Formate verfügbar sind, kann von Seite zu Seite unterschiedlich sein.

    Sie können Daten wie folgt exportieren:

    • Drücken Sie die Schaltfläche "Export".

    • Wählen Sie eine Exportoption

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    Expand
    titleUnterschied zwischen einem Bericht und einem Include

    Unterschied zwischen einem Bericht und einem Include

    Was ist ein Bericht?

    Ein Bericht ist eine Darstellung von Daten aus dem System. Berichte sind eine Sammlung von Objekten, die bestimmte Auswahlkriterien erfüllen und logisch gruppiert sind. Berichte sind dynamisch, d.h. die Liste der angezeigten Objekte kann sich im Laufe der Zeit ändern. Ein guter Bericht verwandelt Daten in Informationen.

    Wo kann ich Berichte finden?

    • Berichte sind im Modul Berichte im Navigationsmenü zu finden. In diesem Modul können alle in dieser Umgebung verfügbaren Berichte über eine Suchmaske abgefragt werden. Pro Modul sind mehrere Standardberichte verfügbar.

    • Im Modul Berichte ist auch eine Menüoption "Ordner" verfügbar. Hier werden die Berichte nach Ordnern sortiert. Siehe Bildschirmfoto unten.

    Image Added

    Das Modul Berichte wird für alle Berichte verwendet, aber auch andere Module können so konfiguriert werden, dass sie Berichte enthalten. Technisch gesehen sind die Standard- und die erweiterte Suchseite auch Berichte, aber die Verwendung dieser Seiten ist einfacher. Diese Seiten ermöglichen es, die Suche nach Daten in einem bestimmten Modul zu vereinfachen, so dass nicht immer ein Bericht erforderlich ist. Die häufigste Verwendung von Berichten ist jedoch auf dem StartBoard als Include.

    Was ist ein Include?

    In der Basis ist ein Include ein Bericht, der auf einem StartBoard oder einer Instanzseite angezeigt wird. Der große Unterschied zwischen einem Bericht und einem Include ist, dass ein Include keine Suchmaske hat. Ein Include ist immer so konfiguriert, dass es die relevanten Daten anzeigt, ohne dass der Benutzer die Möglichkeit hat, die Filterwerte zu ändern. Dies wird durch die Initialisierung der Filterwerte archiviert. Ein Include, das die zukünftige Reservierung eines Benutzers anzeigt, enthält z.B. die folgenden (versteckten) Initialisierungsfilter:

    • der Antragsteller der Reservierung ist der eingeloggte Benutzer;

    • der Starttermin der Reservierung ist größer oder gleich dem heutigen Tag".

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    Wo finde ich Includes

    Außer auf Ihrem StartBoard können Includes auch auf Instanzseiten und Registerkarten im gesamten System angezeigt werden. Ein paar Beispiele sind:

    • Beim Öffnen einer Organisation ist die Registerkarte Personen verfügbar, die ein Include mit den mit der Organisation verbundenen Personen anzeigt.

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    • In einem Eigenschaftsobjekt wird eine Registerkarte für verwandte Objekte angezeigt, auf der eine Liste von Anforderungen oder anderen Objekten, die mit der Eigenschaft verknüpft sind, zu sehen ist.

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    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • Berichte können im Modul "Bericht" im Navigationsmenü gefunden und verwendet werden.

    • Eine Filterseite kann ausgefüllt werden, um die angezeigten Daten einzugrenzen.

    • Die Ergebnisseite kann verwendet werden, um Daten zu exportieren, Objekte zu öffnen oder eine bestimmte Funktion auf eine große Anzahl von Daten gleichzeitig anzuwenden.

    • Die Ergebnislisten können in verschiedene Formate wie Excel, CSV oder PDF exportiert werden.

    • Wenn Sie eine oder mehrere Zeilen auswählen, werden nur diese Zeilen exportiert.

    Übung

    •  Gehen Sie auf die Menüoption Bericht und sehen Sie den Unterschied zwischen dem Öffnen des Berichts mit der Lupe und dem Drücken des farbigen Hyperlinks.
    •  Öffnen Sie ein Asset und exportieren Sie die Seite.
    •  Exportieren Sie jetzt auch eine Liste von Assets.

    Suche

    Live Search