Wie Sie die Ergebnisse des Berichts nutzen können

Nach Anwendung der Filterung werden die Ergebnisse angezeigt. In der Regel wird oben rechts auf der Seite ein Filterfeld angezeigt, mit dem die Ergebnisse weiter spezifiziert werden können.

Erweitern Sie

Wenn die Ergebnisseite angezeigt wird, ist es möglich, dass die Ergebnisse eingeklappt angezeigt werden, je nachdem, welche Art von Bericht verwendet wird und welche Art von Filtern eingegeben wurden. Die Schaltfläche "Erweitern" kann angeklickt werden, um die Ergebnisse zu erweitern und die vollständige Liste anzuzeigen.

Verwendung der Ergebnisse

Auf einer Ergebnisseite können die folgenden Funktionen verwendet werden (sofern sie zur Verfügung gestellt werden):

1. Öffnen Sie eines der spezifischen Objekte, indem Sie den Hyperlink verwenden.

2. Nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente: eine bestimmte Funktion verwenden.

3. Nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente: Daten löschen/archivieren.

4. Exportieren Sie die Daten mit Hilfe der Exportfunktion in Excel, PDF oder CSV.

5. Ordnen Sie Daten neu an, indem Sie auf die Spaltenüberschriften drücken.

Optionen für den Export

Je nach Art der Seite und Ihren Zugriffsrechten sind bestimmte Exportoptionen verfügbar. Nachstehend finden Sie eine Liste der am häufigsten verwendeten Exportoptionen.

Exportieren von Daten aus einer Instanzseite

Jede einzigartige Erscheinung eines Objekts wird als Instanz bezeichnet. Eine Instanzseite ist eine Seite eines bestimmten Objekts, die geöffnet wird. Auf einer Instanzseite ist es möglich, die Seite selbst herunterzuladen oder zu drucken. Wenn der Benutzer die Rechte zum Herunterladen der Seite hat, wird oben rechts eine Pfeilfunktion angezeigt.

Für einige Seiten gibt es eine spezielle Vorlage, die nur die in der eingestellten Vorlage definierten Daten exportiert. Wenn keine solche Vorlage existiert, wird die Systemvorgabe verwendet. Dies bedeutet im Grunde, dass alle Daten ohne ein (gut aussehendes) Layout exportiert/ausgelagert werden.

Das Exportieren von Daten erfolgt durch Drücken der Schaltfläche Export. Wenn es mehr als ein Format gibt, in das die Seite exportiert werden kann, wird die Exportfunktion angezeigt. Dies wird im nächsten Kapitel näher erläutert.

Exportieren von Daten aus einer Ergebnisliste

Nach Abschluss Ihrer Suche werden die Ergebnisse in einer Liste (Seite) angezeigt. Diese Ergebnisse können dann in eine Reihe von Formaten exportiert werden, z. B. Word, Excel und PDF. Welche Formate verfügbar sind, kann von Seite zu Seite unterschiedlich sein.

Sie können Daten wie folgt exportieren:

• Drücken Sie die Schaltfläche "Export".

• Wählen Sie eine Exportoption

Unterschied zwischen einem Bericht und einem Include

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist eine Darstellung von Daten aus dem System. Berichte sind eine Sammlung von Objekten, die bestimmte Auswahlkriterien erfüllen und logisch gruppiert sind. Berichte sind dynamisch, d.h. die Liste der angezeigten Objekte kann sich im Laufe der Zeit ändern. Ein guter Bericht verwandelt Daten in Informationen.

Wo kann ich Berichte finden?

• Berichte sind im Modul Berichte im Navigationsmenü zu finden. In diesem Modul können alle in dieser Umgebung verfügbaren Berichte über eine Suchmaske abgefragt werden. Pro Modul sind mehrere Standardberichte verfügbar.

• Im Modul Berichte ist auch eine Menüoption "Ordner" verfügbar. Hier werden die Berichte nach Ordnern sortiert. Siehe Bildschirmfoto unten.

Das Modul Berichte wird für alle Berichte verwendet, aber auch andere Module können so konfiguriert werden, dass sie Berichte enthalten. Technisch gesehen sind die Standard- und die erweiterte Suchseite auch Berichte, aber die Verwendung dieser Seiten ist einfacher. Diese Seiten ermöglichen es, die Suche nach Daten in einem bestimmten Modul zu vereinfachen, so dass nicht immer ein Bericht erforderlich ist. Die häufigste Verwendung von Berichten ist jedoch auf dem StartBoard als Include.

Was ist ein Include?

In der Basis ist ein Include ein Bericht, der auf einem StartBoard oder einer Instanzseite angezeigt wird. Der große Unterschied zwischen einem Bericht und einem Include ist, dass ein Include keine Suchmaske hat. Ein Include ist immer so konfiguriert, dass es die relevanten Daten anzeigt, ohne dass der Benutzer die Möglichkeit hat, die Filterwerte zu ändern. Dies wird durch die Initialisierung der Filterwerte archiviert. Ein Include, das die zukünftige Reservierung eines Benutzers anzeigt, enthält z.B. die folgenden (versteckten) Initialisierungsfilter:

• der Antragsteller der Reservierung ist der eingeloggte Benutzer;

• der Starttermin der Reservierung ist größer oder gleich dem heutigen Tag".

Wo finde ich Includes

Außer auf Ihrem StartBoard können Includes auch auf Instanzseiten und Registerkarten im gesamten System angezeigt werden. Ein paar Beispiele sind:

• Beim Öffnen einer Organisation ist die Registerkarte Personen verfügbar, die ein Include mit den mit der Organisation verbundenen Personen anzeigt.

• In einem Eigenschaftsobjekt wird eine Registerkarte für verwandte Objekte angezeigt, auf der eine Liste von Anforderungen oder anderen Objekten, die mit der Eigenschaft verknüpft sind, zu sehen ist.