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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll:

  • Be able to create catalog items and learn what they are used for.

  • Distinguish between the different catalog item categories.

Catalog items

Catalog items are used in various processes in Workplace. The most common use of catalog items is reservable/ catering items (Reservation module) and orderable items (Purchase orders).

Since catalog items are used for multiple processes, a category must be selected when creating a new catalog item. This category can also be used when you only want to search for all energy meters.

  • Reservable items

  • Orderable items

  • Workorder items

  • Energy (add meter types)

  • Rent component (used for rental contracts)

Info

Depending on the category you choose, other fields and tabs will be available on the catalog item.

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When you navigate to ASSETS > Catalog, you can search for all catalog items of all the above categories.

  • When you use the standard keyword search and click ‘search, a list of catalog items is returned. The column 'Category’ helps you quickly see what type of items it is.

    • When using the advanced search, you can specify a category on the top right of the page

    Lernziele

    Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie:

    • In der Lage sein, Katalogartikel zu erstellen und zu erfahren, wofür sie verwendet werden.

    • Unterscheiden Sie zwischen den verschiedenen Kategorien von Katalogartikeln.

    Katalogartikel

    Katalogpositionen werden in verschiedenen Prozessen im Workplace verwendet. Die häufigste Verwendung von Katalogartikeln sind reservierbare Artikel bzw. Catering-Artikel (Modul Reservierung) und bestellbare Artikel (Bestellungen).

    Da Katalogpositionen für mehrere Prozesse verwendet werden, muss bei der Erstellung einer neuen Katalogposition eine Kategorie ausgewählt werden. Diese Kategorie kann auch verwendet werden, wenn Sie nur nach allen Energiezählern suchen möchten.

    • Reservierbare Artikel

    • Bestellbare Artikel

    • Arbeitsauftragspositionen

    • Energie (Zählertypen hinzufügen)

    • Mietkomponente (wird für Mietverträge verwendet)

    Info

    Je nach der von Ihnen gewählten Kategorie sind weitere Felder und Registerkarten für die Katalogposition verfügbar.

    Image Added

    Wenn Sie zu ASSETS > Katalog navigieren, können Sie nach allen Katalogartikeln aller oben genannten Kategorien suchen.

    • Wenn Sie die standardmäßige Stichwortsuche verwenden und auf "Suchen" klicken, erhalten Sie eine Liste der Katalogartikel. In der Spalte "Kategorie" können Sie schnell erkennen, um welche Art von Artikeln es sich handelt.

    • Wenn Sie die erweiterte Suche verwenden, können Sie oben rechts auf der Seite eine Kategorie angeben.

    Reservable items

    Used for

    Reservable items are used in the Reservation module. After creating the item, don’t forget to change the setting to ‘Reservable = yes.' Reservable items made reservable can be found in the menu option RESERVATIONS > Reservable objects.

    Create a new Reservable item.

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Reservable items”;

    4. Fill in the fields. The name and type (“Consumable” in the example below) are mandatory;

    5. Set “Reservable = yes.” The tab ‘Reservation settings’ now becomes visible at the top of the page, indicating that the items are now reservable. By default, the items are now reservable for everyone, in all locations, at all times;

    6. Navigate to the ‘Reservation settings’ to view/ change the reservation settings. Hover over the fields to view the help text;

    7. Press “Save and return” to finalize the catalog item;

    8. You can also find the reservable items via RESERVATIONS > Reservable objects.

    More details on reservable items are found in the key-user article on Reservation
    Expand
    titleReservable items
    Reservierbare Artikel

    Reservierbare Artikel

    Verwendet für

    Reservierbare Artikel werden im Reservierungsmodul verwendet. Vergessen Sie nicht, nach dem Erstellen des Objekts die Einstellung 'Reservierbar = ja' zu ändern. Reservierbare Objekte, die reservierbar gemacht wurden, finden Sie unter dem Menüpunkt RESERVIERUNGEN > Reservierbare Objekte.

    Erstellen Sie einen neuen reservierbaren Artikel.

    1. Navigieren Sie im Navigationsmenü zu ASSETS > Katalog;

    2. Drücken Sie "Neuen Katalogartikel erstellen";

    3. Wählen Sie die Option "Reservierbare Artikel";

    4. Füllen Sie die Felder aus. Der Name und der Typ ("Verbrauchsmaterial" im Beispiel unten) sind obligatorisch;

    5. Setzen Sie "Reservierbar = ja". Die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" wird nun oben auf der Seite sichtbar und zeigt an, dass die Artikel nun reservierbar sind. Standardmäßig sind die Artikel nun für jeden, an jedem Ort und zu jeder Zeit reservierbar;

    6. Navigieren Sie zu den "Reservierungseinstellungen", um die Reservierungseinstellungen anzuzeigen/zu ändern. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Felder, um den Hilfetext anzuzeigen;

    7. Drücken Sie "Speichern und zurück", um die Katalogposition abzuschließen;

    8. Sie können die reservierbaren Objekte auch über RESERVIERUNGEN > Reservierbare Objekte finden.

    Weitere Einzelheiten zu reservierbaren Artikeln finden Sie im Artikel über Reservierung für Schlüsselbenutzer: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/191266862/Reservations+incl.+recurring+for+Key-user#Reservable-objects

    Orderable items

    Used for

    Orderable items are used in the Purchasing and Inventory modules.

    Create a new orderable item

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Orderable items”;

    4. Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

    5. Press “Save and return” to finalize the catalog item.

    Prices tab

    You can fill in the item’s price details on the prices tab. The page is divided into a PURCHASING and SALES section.

    Image Removed

    Alternative tab

    On the alternative tab, you can add alternative catalog items. Users can consult this tab, but there is no functionality behind this
    Expand
    titleOrderable items

    Field name

    Description

    Name

    The name of your catalog item

    Model

    The model/type of your item

    Description

    Here you can enter a short description of the catalog item

    Manufacturer

    The name of the manufacturer

    Supplier

    The name of the supplier

    Purchase price

    The purchase price of the catalog item

    Sell price

    The sell price of the catalog item

    VAT

    Yes/No if VAT is applied in the settings

    Bestellbare Artikel

    Bestellbare Artikel

    Verwendet für

    Bestellbare Positionen werden in den Bereichen Einkauf und Bestandsaufnahme Module.

    Einen neuen bestellbaren Artikel erstellen

    1. Navigieren Sie im Navigationsmenü zu VERMÖGEN > Katalogartikel;

    2. Drücken Sie "Neuen Katalogartikel erstellen";

    3. Wählen Sie die Option "Bestellbare Artikel";

    4. Füllen Sie die Felder aus. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder;

    5. Drücken Sie "Speichern und zurück", um die Katalogposition abzuschließen.

    Name des Feldes

    Beschreibung

    Name

    Der Name Ihrer Katalogposition

    Modell

    Das Modell/die Art Ihres Artikels

    Beschreibung

    Hier können Sie eine kurze Beschreibung der Katalogposition eingeben

    Hersteller

    Der Name des Herstellers

    Anbieter

    Der Name des Lieferanten

    Anschaffungspreis

    Der Kaufpreis des Katalogartikels

    Verkaufspreis

    Der Verkaufspreis des Katalogartikels

    MEHRWERTSTEUER

    Ja/Nein, wenn die Mehrwertsteuer in den Einstellungen angewendet wird

    Registerkarte Preise

    Auf der Registerkarte Preise können Sie die Preisangaben für den Artikel eingeben. Die Seite ist in die Bereiche EINKAUF und VERKAUF unterteilt.

    Image Added

    Alternative Registerkarte

    Auf der Registerkarte "Alternativen" können Sie alternative Katalogpositionen hinzufügen. Benutzer können diese Registerkarte konsultieren, aber es gibt keine Funktionalität dahinter.

    Linking an orderable item to an asset

    An orderable catalog item can be linked to an asset. There are two approaches to this.

    Create a new asset from a catalog item

    After creating your orderable catalog item:

    1. Open the Catalog item;

    2. Navigate to the ‘Asset’ tab;

    3. Click ‘New’;

    4. Select the category in which you want to create the Asset;

    5. Click ‘Create’;

    6. A couple of fields, such as ‘Name’ and 'Original value' are copied from the catalog item to the asset;

    7. Fill in the field on the asset (see instructions in the previous chapter of this article);

    8. Click ‘Save & return“ to return the ‘Asset’ tab on the catalog item. As you can see, the newly created asset is automatically linked.

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    Link an existing catalog item to an asset.

    1. Open an Asset (menu option ASSETS > Assets);

    2. In the field ‘Catalog,’ start typing to find the catalog item you want to link or use the search functionality by clicking the '….'

    3. Note: no fields are copied from the catalog item to the asset in this case.

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    Unlink assets from the catalog item

    To unlink the asset from the catalog item, open the asset and click the ‘x' behind the 'Catalog’ field
    Expand
    titleLink an orderable item to an asset
    Verknüpfung eines bestellbaren Artikels mit einer Anlage

    Verknüpfung einer bestellbaren Position mit einer Anlage

    Eine bestellbare Katalogposition kann mit einem Asset verknüpft werden. Hierfür gibt es zwei Ansätze.

    Ein neues Asset aus einer Katalogposition erstellen

    Nachdem Sie Ihre bestellbare Katalogposition erstellt haben:

    1. Öffnen Sie die Katalogposition;

    2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Asset";

    3. Klicken Sie auf "Neu";

    4. Wählen Sie die Kategorie, in der Sie das Asset erstellen möchten;

    5. Klicken Sie auf "Erstellen";

    6. Einige Felder, wie z. B. "Name" und "Originalwert", werden aus der Katalogposition in das Asset kopiert;

    7. Füllen Sie das Feld der Anlage aus (siehe Anweisungen im vorherigen Kapitel dieses Artikels);

    8. Klicken Sie auf "Speichern & zurück", um zur Registerkarte "Asset" der Katalogposition zurückzukehren. Wie Sie sehen können, wird das neu erstellte Asset automatisch verknüpft.

    Image Added

    Verknüpfen Sie eine vorhandene Katalogposition mit einem Asset.

    1. Öffnen Sie ein Asset (Menüpunkt ASSETS > Assets);

    2. Beginnen Sie im Feld "Katalog" mit der Eingabe, um den Katalogartikel zu finden, den Sie verlinken möchten, oder verwenden Sie die Suchfunktion, indem Sie auf "...." klicken.

    3. Hinweis: In diesem Fall werden keine Felder aus der Katalogposition in das Asset kopiert.

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    Die Verknüpfung von Assets mit dem Katalogobjekt aufheben

    Um die Verknüpfung des Assets mit dem Katalogobjekt aufzuheben, öffnen Sie das Asset und klicken Sie auf das "x" hinter dem Feld "Katalog".

    Expand
    titleWorkorder itemsArbeitsauftragspositionen

    Workorder items

    Used for

    Workorder items add cost to a work order via the ‘cost’ tab (see screenshot below). Catalog items are typically created for a standard fee, often occurring on a workorder.

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    Creating a workorder item

    Before adding a catalog item to a work order, the item must be created in the Catalog module.

    1. In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

    2. Press “Create new catalogitem”;

    3. Select the option “Workorder items”;

    4. Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

    5. Press “Save and return” to finalize the catalog item.

    More information on workorder is in these articles:

  • Corrective work orders

    • Preventive work orders (maintenance

    Arbeitsauftragspositionen

    Verwendet für

    Arbeitsauftragspositionen fügen einem Arbeitsauftrag über die Registerkarte "Kosten" Kosten hinzu (siehe Screenshot unten). Katalogpositionen werden in der Regel für eine Standardgebühr erstellt, die oft in einem Arbeitsauftrag vorkommt.

    Image Added

    Erstellen einer Arbeitsauftragsposition

    Bevor Sie eine Katalogposition zu einem Arbeitsauftrag hinzufügen können, muss die Position im Katalogmodul erstellt werden.

    1. Navigieren Sie im Navigationsmenü zu ASSETS > Katalogartikel;

    2. Drücken Sie "Neuen Katalogartikel erstellen";

    3. Wählen Sie die Option "Arbeitsauftragspositionen";

    4. Füllen Sie die Felder aus. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder;

    5. Drücken Sie "Speichern und zurück", um die Katalogposition abzuschließen.


    Weitere Informationen über Arbeitsaufträge finden Sie in diesen Artikeln:

    Expand
    titleEnergy (add energy metersEnergie (Energiezähler hinzufügen)
    Energy (add meter type

    Energie (Zählertyp hinzufügen)

    Used for

    A meter type must be selected when creating a utility meter

    Verwendet für

    Beim Anlegen eines Verbrauchszählers (GJ, kWh, m3) on a property. Examples of meter types are water, electricity, and CO2 meters.

    Creating a meter type

  • In the navigation menu, navigate to ASSETS > Catalog items;

  • Press “Create new catalogitem”;

  • Select the option “Energy”;

  • Fill in the fields. The fields marked with an asterisk are mandatory;

  • Press “Save and return” to finalize meter type;

  • The meter type can now be selected when configuring a new or existing meter;

    • In the ‘Meters’ tab, you can see what meters are linked to this meter type

    für ein Grundstück muss ein Zählertyp ausgewählt werden. Beispiele für Zählertypen sind Wasser-, Strom- und CO2-Zähler.

    Erstellen eines Zählertyps

    1. Navigieren Sie im Navigationsmenü zu VERMÖGEN > Katalogartikel;

    2. Drücken Sie "Neuen Katalogartikel erstellen";

    3. Wählen Sie die Option "Energie";

    4. Füllen Sie die Felder aus. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder;

    5. Drücken Sie "Speichern und zurück", um den Zählertyp endgültig festzulegen;

    6. Der Zählertyp kann nun bei der Konfiguration eines neuen oder bestehenden Zählers ausgewählt werden;

    7. Auf der Registerkarte "Zähler" können Sie sehen, welche Zähler mit diesem Zählertyp verknüpft sind.

    Rent component (used for rental contracts)

    Creating and managing catalog items of the “Rent component” category is yet to be described.

    Expand
    titleRent component (used for rental contracts)
    Summary
    Mietkomponente (wird für Mietverträge verwendet)

    Mietkomponente (wird für Mietverträge verwendet)

    Das Erstellen und Verwalten von Katalogartikeln der Kategorie "Komponente mieten" muss noch beschrieben werden.

    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • The category of the catalog item determines how the page looks and for what process/ module the catalog item is used.

    • Catalog items can be linked to assets.

    Exercise

    •  Create a catalog item for the categories you have access to.
    •  Link one of the catalog items you created to an asset.

    Search

    • Die Kategorie der Katalogposition bestimmt, wie die Seite aussieht und für welchen Prozess/Modul die Katalogposition verwendet wird.

    • Katalogartikel können mit Assets verknüpft werden.

    Übung

    •  Erstellen Sie eine Katalogposition für die Kategorien, auf die Sie Zugriff haben.
    •  Verknüpfen Sie eine der von Ihnen erstellten Katalogpositionen mit einem Asset.

    Suche

    Live Search