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Besucher

Creating a Visitor in Workplace

Create a visitor

1. You can create a new visitor in the visitor by clicking the “Visitor +' button on your startBoard. You will be presented with the following screen:

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2. On this page you can fill out the different details regarding the visitor. The fields marked with an * are mandatory. The other ones are optional.

Field details regarding the visitor

3. After filling in the fields, you have three options:

• Submit the visitor: If you forget to submit the visitor, it will not show up in your “My Visitors” overview, and the visitor will be automatically deleted within 24 hours.

• Delete the visitor.

• Cancel the creation of the visitor.
  

Add a co-visitor

If the visitor is bringing company, you can add these extra visitors using the “Add co-visitor” button at the bottom of your screen.

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Edit/Cancel a visitor

1. You can view registered visitors on your startBoard via the include “My Expected Visitors”. Alternatively, use the “My visitors” button.

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2. Open the visitor you want to edit by clicking the reference.
3. Make changes, then click on “Save and return”. Note: not all fields can be changed once the visitor is submitted. If you want to change a non-editable field, you can ask a key-user or simply cancel this visitor and create a new one.
4. To cancel the visit, press the “Cancel visitor” button.

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Print badge

The print visitor badges functionality is only available for key users. Usually the reception/ front-desk employee are chosen as key users for the Visitor module.

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Recurring Visitor

Create recurring visitor

If there is someone who frequently visits the company/ office. You can create a recurring visitor. If you don`t see this option, ask your Workplace application manager to add it to your user account.

1. Fill in the details as with a normal visitor.

2. However, instead of clicking “Submit, click the “Create recurring visitor” button.

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3. A popup window now appears that you will create a recurring visitor.

4. Press “OK” to proceed.

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5. Enter the schedule details of the recurring visitor.

SCHEDULE

• Expected arrival time: start date and time of first occurrence

• Expected end time: end date and time of first occurrence

• Cycle/ Day/ Day in month: the combination of these settings determines when the occurrences are scheduled

GENERATE UNTIL

• End date: when is the last date for which a visitor should be created

• Maximum number: how many visitors need to be created

Note: when ‘End date’ and 'Maximum number' are both left empty, only one visitor is created. When both settings are filled in, whatever comes first determines the number of visitors that will be generated.

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6. Click on ‘Create visitors’ to generate the visitors based on the schedule settings

A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every month on the second Wednesday for the next 6 months

A example of settings of a recurring schedule for someone who visits every week on the Wednesday for the next 6 months

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Cancel/edit a recurring visitor

You can`t edit a recurring visitor or delete them in a batch. Once the visitors are created, you can edit every visitor the same as you would a regular visitor.

Summary

Einen Besucher am Workplace schaffen

Einen Besucher am Workplace schaffen Einen Besucher erstellen Sie können einen neuen Besucher im Besucher anlegen, indem Sie auf die Schaltfläche "Besucher +" auf Ihrem StartBoard klicken. Es wird der folgende Bildschirm angezeigt: Image Added 2. Auf dieser Seite können Sie die verschiedenen Angaben zum Besucher ausfüllen. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Die anderen sind optional. Feldangaben zum Besucher Name Hier tragen Sie den Namen des Besuchers ein. Organisation Der Name der Organisation des Besuchers. Besuche Wer wird den Besucher besuchen / wer wird ihn empfangen? Der Besucher wird nur in der Übersicht "Meine Besucher" dieser Person angezeigt Beschreibung Geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Besuchs ein. Eigentum Welches Grundstück/Gebäude wird besichtigt? Voraussichtliche Ankunftszeit Geben Sie die voraussichtliche Ankunftszeit des Besuchers ein. Voraussichtliche Endzeit Geben Sie die voraussichtliche Endzeit des Besuchs an. Auto Vermerken Sie hier, ob der Besucher mit oder ohne Auto anreist. Nummernschild Geben Sie hier das Kfz-Kennzeichen ein. 3. Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, haben Sie drei Möglichkeiten: Übermitteln des Besuchers: Wenn Sie vergessen, den Besucher zu übermitteln, erscheint er nicht in Ihrer Übersicht "Meine Besucher", und der Besucher wird innerhalb von 24 Stunden automatisch gelöscht. Löschen Sie den Besucher. Abbrechen der Erstellung des Besuchers. Info Wussten Sie das? Bei der Erstellung eines Besuchers wird nur die erwartet Zeiten eingestellt werden können. Nur key users (z.B. Rezeption) können die aktuell Ankunfts- und Abfahrtszeit. Der Status eines Besuchers wird automatisch gesetzt, basierend auf den Zeiten und Daten des Besuchers. Wenn z. B. die Ankunftszeit festgelegt ist, ändert sich der Status in "Angekommen". Einen Mitbesucher hinzufügen Wenn der Besucher ein Unternehmen mitbringt, können Sie diese zusätzlichen Besucher über die Schaltfläche "Mitbesucher hinzufügen" am unteren Rand Ihres Bildschirms hinzufügen. Image Added Einen Besucher bearbeiten/abbestellen 1. Sie können die registrierten Besucher auf Ihrem startBoard über das Include "Meine erwarteten Besucher" einsehen. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche "Meine Besucher" verwenden. Image Added 2. Öffnen Sie den Besucher, den Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf den Verweis klicken. 3. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie dann auf "Speichern und zurück". Hinweis: Nicht alle Felder können geändert werden, sobald der Besucher übermittelt wurde. Wenn Sie ein nicht editierbares Feld ändern möchten, können Sie einen Key-User fragen oder diesen Besucher einfach abbrechen und einen neuen erstellen. 4. Um den Besuch abzubrechen, drücken Sie auf die Schaltfläche "Besucher abbrechen". Image Added

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title Abzeichen drucken
Abzeichen drucken Die Funktion zum Drucken von Besucherausweisen ist nur für Key-User verfügbar. In der Regel werden die Mitarbeiter an der Rezeption/am Empfang als Schlüsselbenutzer für das Besuchermodul ausgewählt. Image Added

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title Wiederkehrender Besucher
Wiederkehrender Besucher Wiederkehrende Besucher anlegen Wenn es jemanden gibt, der das Unternehmen/Büro häufig besucht. Sie können einen wiederkehrenden Besucher anlegen. Wenn Sie diese Option nicht sehen, bitten Sie Ihren Workplace-Anwendungsmanager, sie Ihrem Benutzerkonto hinzuzufügen. Füllen Sie die Angaben wie bei einem normalen Besucher aus. Klicken Sie jedoch nicht auf "Abschicken", sondern auf die Schaltfläche "Wiederkehrenden Besucher erstellen". Image Added 3. Es erscheint nun ein Popup-Fenster, in dem Sie einen wiederkehrenden Besucher anlegen werden. 4. Drücken Sie "OK", um fortzufahren. Image Added 5. Geben Sie die Zeitplandetails des wiederkehrenden Besuchers ein. SCHEDULE Voraussichtliche Ankunftszeit: Datum und Uhrzeit des ersten Auftretens Erwartete Endzeit: Enddatum und Uhrzeit des ersten Auftretens Zyklus/Tag/Tag im Monat: Die Kombination dieser Einstellungen bestimmt, wann die Ereignisse geplant werden. GENERATE UNTIL Enddatum: wann ist das letzte Datum, für das ein Besucher angelegt werden soll Maximale Anzahl: wie viele Besucher müssen erstellt werden Hinweis: Wenn "Enddatum" und "Maximale Anzahl" beide leer bleiben, wird nur ein Besucher erstellt. Wenn beide Einstellungen ausgefüllt sind, bestimmt die zuerst eingegebene Zahl die Anzahl der Besucher, die erzeugt werden. Image Added 6. Klicken Sie auf "Besucher erstellen", um die Besucher auf der Grundlage der Zeitplaneinstellungen zu erstellen Ein Beispiel für die Einstellung eines wiederkehrenden Zeitplans für jemanden, der in den nächsten 6 Monaten jeden Monat am zweiten Mittwoch kommt Ein Beispiel für die Einstellungen eines wiederkehrenden Zeitplans für jemanden, der in den nächsten 6 Monaten jede Woche am Mittwoch kommt Image Added Image Added Stornieren/Bearbeiten eines wiederkehrenden Besuchers Sie können einen wiederkehrenden Besucher nicht bearbeiten oder in einem Stapel löschen. Sobald die Besucher erstellt sind, können Sie jeden Besucher genauso bearbeiten wie einen regulären Besucher.

Zusammenfassung

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