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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create a reservation.

  • Add items to your reservation.

  • Look up your (recurring) reservations and adjust them.

  • Create a recurring reservation.

Reservations

A reservable area, workplace, asset, or room can be reserved by using the reservations functionality in Workplace Management

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Erstellen Sie eine Reservierung.

  • Fügen Sie Ihrer Reservierung Artikel hinzu.

  • Überprüfen Sie Ihre (wiederkehrenden) Reservierungen und passen Sie sie an.

  • Erstellen Sie eine wiederkehrende Reservierung.

Reservierungen

Ein reservierbarer Bereich, Arbeitsplatz, Asset oder Raum kann mit Hilfe der Reservierungsfunktionalität im Workplace Management reserviert werden.

Add items to a reservation

When you create a new reservation, you have different tabs for adding items to your reservation.

Available areas

On this tab you can select the desired room for your meeting. You will see a list of areas depending on your meeting settings (property, persons, and seating arrangement) and the room availability on the required time.

Expand
titleHow to make a reservation?

How to make a reservation?

Create a reservation

You can make a reservation by clicking on the ‘Reservation+’ button on your startBoard.

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  1. To create a reservation fill in the fields. The fields with an asterisk (*) are mandatory.
    - Requestor: For whom is the reservation? Your own name is filled in here. Key users can also create reservation on behalf of some one else. Fill in the name of that person here.
    - Type: the type determined the options available when making a reservation. For example, some types might not allow catering to be added to the reservation, where other types can only be used to reserve a company car. The details of the types are determined by the system administrator
    - Subject: subject of the meeting
    - Property: in what property does the reservation take place. This setting acts as a filter for the items (areas, equipment, etc.) that can be added to the reservation
    - From/ Until: start - and end time of the reservation
    - Persons: how many people will attent the meeting
    - Arrangement: choose a seating arrangement. This field acts as a filter for the areas that can be added to the reservation. You can leave this field empty if the seating arrangement does not matter or if you simply want to see all available areas

  2. Now press the button “Show availability”

  3. Depending on the input so far (type, property, etc.), the list of items that can be added to the reservation is shown/ updated

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  4. In the tabs on the bottom of the page, select the items (e.g. areas, catering, and visitors) you want to add to the reservation by clicking on the checkbox. Adding items to an reservation is explained in detail in the next section of this article.

  5. Click on the button “Next step”

  6. On this screen you can check if everything is correct. Several quick access options are available to change the reservation, e.g.:

    1. Add remarks

    2. Delete areas

    3. Duplicate catering items (for example to add ‘coffee’ a second time)

    4. Add/ delete visitor

  7. Click on ‘Previous step’ if you want to change the reservation, or press the “Confirm reservation” button to finalize the reservation.

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Expand
titleAdd items to a reservation
Info

Tip: you can change the settings on the reservation (for example the number of persons) and click 'Show availability' again to update the available items.

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Available equipment

In this section you can add equipment to your meeting. For example a beamer.

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Catering

If needed you can add catering items to the meeting. For example you can add coffee, lunch and bitterballen to the reservation.

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Visitors

Below an example of the “visitor” tab.

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If there (external) visitors, you can add them to the meeting by using this tab. You can select a visitor from the list or create a new visitor. When creating a new visitor, you need to fill in the details regarding the visitor.

Field name

Description

Name

The name of the visitor

Organization

The organization name of the visitor

Expected arrival time

The expected arrival time of the visitor

Expected end time

The expected end time of the visitor

Visits

The person whom the visitor is visiting

Description

Description of the visit, for example : training

Car

Yes or No

License plate

If Yes on the option car, you will be able to enter the license plate number of the car

Expand
titleReservation overview

Reservation overview

You can see an overview of your request by using the “My reservations' button on your startboard.

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In the next screen, you can choose for which period you want to see your reservations by adjusting the “Start time since” and “Start time until” and then press the “Search” button. Leave all fields empty to display ALL your reservations.

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The reservations will be listed as shown below.

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titleHow to cancel/change a reservation?

How to cancel/change a reservation?

  1. Click on a reservation in your reservation overview to open it

  2. Click “Change”.

  3. Apply the changes you want to make (e.g. change time/date or add or remove items).

  4. When you are done, click ‘Submit’.

  5. To cancel a meeting press the button “Cancel”.

Info

Note: depending on the settings make by your administrator, you might not be able to change the reservation x hours before it starts. If a change is necessary, please contact a key-user (reservation coordinator).

Expand
titleMaking a recurring reservation

Making a recurring reservation

If you have the option to create recurring reservations, you will have the additional button “Create reservation schedule“. This button is available:

  • On the screen where you confirm a newly created reservation

  • When you open a reservation in the status ‘Confirmed’.

Let`s create a new reservation:

1. Press the “Reservation +” button on your startBoard

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2. Fill in the requested fields, Press the button “Show availability,” and add the items needed

3. Press “Next step.” In this screen you can confirm this single reservation, but also see the “Create reservation schedule” button.

4. Click on “Create reservation schedule” to create a recurring reservation.

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5. You will see a pop-up warning that the current reservation will be converted to a periodic reservation. Press ‘Ok’ to continue.

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Note

The initial reservation is used as a template for the reservation. This status of the initial reservation is therefore now changed back to 'Draft'.

6. After pressing OK, the recurring reservation is created. Now you can add the details of the recurring reservations:

  • The time of the reservation

  • The recurrence daily, weekly, monthly, and yearly.

  • The start date of the series

  • An end date or the total number of occurrences

A example of settings of a recurring schedule for a reservation every month on the second Wednesday from 10-12 am for the next 10 weeks

A example of settings of a recurring schedule for reservation every week on the Wednesday from 10-12 without an end date.

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7. If you are satisfied with the settings, press “Create/submit/update Reservations” to confirm the recurring reservation and create the reservations for this schedule.
Note: Depending on the settings, creating the reservations can take a while as authorizations and availablibiliy need to be checked for every reservation.

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titleChanging a recurring reservation

Changing a recurring reservation

As an end user you don`t have an overview of your recurring reservations. You only have a overview of all your reservations. Every occurrence of your recurring reservations is shown as a separate reservation.

1. Open a reservation that is a part of series

2. Now you can click on the recurring reservation, see screenshot marked in red.

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Preparations

3. Click ‘Change’ and ‘Ok’ when you see the popup

4. Now you can change the details of the schedule

5. You can also open the 'Reservation template' by clicking on the hyperlink. On the reservation template you can add/ delete item, etc. After making the desired changed, click ‘Save and return’ to navigate back to the reservation schedule

Changing the reservations

6. In the include ‘Open generated reservations’ select the reservations you want to update

7. Click on ‘Change selected reservations’ > in the list you now see that the status of these reservations changes to “Change”. Only reservations with the status 'Change' can be changed in the next step.

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8. Click on 'Create / submit / update

Button

Description

Create / submit / update Reservations

If you changed the details of the recurring reservation, for example the end date or number of occurrences changed. Use this button to created/ submit the changes and generate the new reservations.

Change selected reservations

Select the reservations you want to change en click this button to change the status of the selected reservation to ‘Change’. Only reseravations with the status ; Changes are update/ changed.

Cancel selected reservations

Cancel the selected reservation.

Back

Go back to the previous screen without saving,

Save and return

Save your changes and go back to the previous screen.

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Info

  • To change to name of the reservation, you need to change the name of the reservation template! Not the name of the recurring reservation.

Summary

Rw ui textbox macro

  • To create a reservation use the reservation button on your startBoard

  • It is possible to add items to your reservation

  • To create a recurring reservation, use the “Create reservation schedule” while creating a reservation

  • (Recurring) reservations can be cancelled.

Search

Wie kann man reservieren?

Wie kann man reservieren?

Eine Reservierung erstellen

Sie können eine Reservierung vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Reservierung+" auf Ihrem StartBoard klicken.

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  1. Um eine Reservierung zu erstellen, füllen Sie die Felder aus. Die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
    - Antragsteller: Für wen ist die Reservierung? Hier wird Ihr eigener Name eingetragen. key users können auch eine Reservierung im Namen einer anderen Person vornehmen. Geben Sie hier den Namen dieser Person an.
    - Art: Der Typ bestimmt die bei der Reservierung verfügbaren Optionen. Bei einigen Typen kann beispielsweise kein Catering zur Reservierung hinzugefügt werden, während andere Typen nur für die Reservierung eines Firmenwagens verwendet werden können. Die Details der Typen werden vom Systemadministrator festgelegt
    - Thema: Thema des Treffens
    - Eigentum: In welchem Objekt findet die Reservierung statt. Diese Einstellung dient als Filter für die Elemente (Bereiche, Ausrüstung usw.), die der Reservierung hinzugefügt werden können
    - Von/ bis: Start- und Endzeit der Reservierung
    - PersonenWie viele Personen werden an der Sitzung teilnehmen?
    - Arrangement: Wählen Sie eine Sitzordnung. Dieses Feld dient als Filter für die Bereiche, die der Reservierung hinzugefügt werden können. Sie können dieses Feld leer lassen, wenn die Sitzordnung keine Rolle spielt oder wenn Sie einfach alle verfügbaren Bereiche sehen möchten

  2. Drücken Sie nun die Schaltfläche "Verfügbarkeit anzeigen".

  3. Je nach den bisherigen Eingaben (Art, Eigenschaft usw.) wird die Liste der Elemente, die der Reservierung hinzugefügt werden können, angezeigt/aktualisiert

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  4. Wählen Sie auf den Registerkarten unten auf der Seite die Elemente (z. B. Bereiche, Catering und Besucher) aus, die Sie der Reservierung hinzufügen möchten, indem Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen klicken. Das Hinzufügen von Elementen zu einer Reservierung wird im nächsten Abschnitt dieses Artikels ausführlich erklärt.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt"

  6. Auf diesem Bildschirm können Sie überprüfen, ob alles korrekt ist. Es sind mehrere Schnellzugriffsoptionen verfügbar, um die Reservierung zu ändern, z. B:

    1. Bemerkungen hinzufügen

    2. Bereiche löschen

    3. Duplizieren von Verpflegungsartikeln (z. B. um "Kaffee" ein zweites Mal hinzuzufügen)

    4. Besucher hinzufügen/löschen

  7. Klicken Sie auf 'Vorheriger Schritt', wenn Sie die Reservierung ändern möchten, oder drücken Sie die "Bestätigen Sie die Reservierung", um die Reservierung abzuschließen.

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titlePositionen zu einer Reservierung hinzufügen

Positionen zu einer Reservierung hinzufügen

Wenn Sie eine neue Reservierung erstellen, stehen Ihnen verschiedene Registerkarten zur Verfügung, um Ihrer Reservierung Elemente hinzuzufügen.

Verfügbare Flächen

Auf dieser Registerkarte können Sie den gewünschten Raum für Ihre Besprechung auswählen. Abhängig von Ihren Meeting-Einstellungen (Objekt, Personen und Sitzordnung) und der Raumverfügbarkeit zum gewünschten Zeitpunkt wird Ihnen eine Liste von Räumen angezeigt.

Info

Tipp: Sie können die Einstellungen der Reservierung ändern (z. B. die Anzahl der Personen) und erneut auf "Verfügbarkeit anzeigen" klicken, um die verfügbaren Artikel zu aktualisieren.

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Verfügbare Ausrüstung

In diesem Bereich können Sie Ihrem Meeting Geräte hinzufügen. Zum Beispiel einen Beamer.

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Verpflegung

Bei Bedarf können Sie der Sitzung Verpflegungsartikel hinzufügen. Zum Beispiel können Sie Kaffee, Mittagessen und Bitterballen zur Reservierung hinzufügen.

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Besucher

Nachstehend ein Beispiel für die Registerkarte "Besucher".

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Wenn es (externe) Besucher gibt, können Sie diese über diese Registerkarte zur Besprechung hinzufügen. Sie können einen Besucher aus der Liste auswählen oder einen neuen Besucher anlegen. Wenn Sie einen neuen Besucher anlegen, müssen Sie die Details zu diesem Besucher eingeben.

Name des Feldes

Beschreibung

Name

Der Name des Besuchers

Organisation

Der Name der Organisation des Besuchers

Voraussichtliche Ankunftszeit

Die voraussichtliche Ankunftszeit des Besuchers

Voraussichtliche Endzeit

Die voraussichtliche Endzeit des Besuchers

Besuche

Die Person, die der Besucher besucht

Beschreibung

Beschreibung des Besuchs, zum Beispiel: Ausbildung

Auto

Ja oder Nein

Nummernschild

Wenn Sie die Option Auto bejahen, können Sie das Nummernschild des Fahrzeugs eingeben

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titleÜbersicht über die Reservierung

Übersicht über die Reservierung

Einen Überblick über Ihre Anfrage erhalten Sie über die Schaltfläche "Meine Reservierungen" auf Ihrem Startboard.

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Auf dem nächsten Bildschirm können Sie auswählen, für welchen Zeitraum Sie Ihre Reservierungen sehen möchten, indem Sie die Felder "Startzeit seit" und "Startzeit bis" einstellen und dann auf die Schaltfläche "Suchen" klicken. Lassen Sie alle Felder leer, um ALLE Ihre Reservierungen anzuzeigen.

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Die Reservierungen werden wie unten dargestellt aufgelistet.

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titleWie kann man eine Reservierung stornieren/ändern?

Wie kann man eine Reservierung stornieren/ändern?

  1. Klicken Sie auf eine Reservierung in Ihrer Reservierungsübersicht, um sie zu öffnen

  2. Klicken Sie auf "Ändern".

  3. Wenden Sie die gewünschten Änderungen an (z. B. Zeit/Datum ändern oder Elemente hinzufügen oder entfernen).

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Absenden".

  5. Um eine Besprechung abzubrechen, drücken Sie die Taste "Abbrechen".

Info

Hinweis: Je nach den Einstellungen Ihres Administrators kann es sein, dass Sie die Reservierung x Stunden vor ihrem Beginn nicht mehr ändern können. Wenn eine Änderung erforderlich ist, wenden Sie sich bitte an einen Key-User (Reservierungskoordinator).

Expand
titleEine wiederkehrende Reservierung vornehmen

Eine wiederkehrende Reservierung vornehmen

Wenn Sie die Möglichkeit haben, wiederkehrende Reservierungen zu erstellen, steht Ihnen die zusätzliche Schaltfläche "Reservierungsplan erstellen" zur Verfügung. Diese Schaltfläche ist verfügbar:

  • Auf dem Bildschirm, auf dem Sie eine neu erstellte Reservierung bestätigen

  • Wenn Sie eine Reservierung mit dem Status "Bestätigt" öffnen.

Lassen Sie uns eine neue Reservierung anlegen:

1. Drücken Sie die Taste "Reservierung +" auf Ihrem startBoard

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2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, drücken Sie die Schaltfläche "Verfügbarkeit anzeigen" und fügen Sie die benötigten Artikel hinzu

3. Drücken Sie "Nächster Schritt". Auf diesem Bildschirm können Sie diese einzelne Reservierung bestätigen, sehen aber auch die Schaltfläche "Reservierungsplan erstellen".

4. Klicken Sie auf "Reservierungsplan erstellen", um eine wiederkehrende Reservierung zu erstellen.

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5. Sie erhalten eine Pop-up-Warnung, dass die aktuelle Reservierung in eine periodische Reservierung umgewandelt wird. Drücken Sie "Ok", um fortzufahren.

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Note

Die ursprüngliche Reservierung wird als Vorlage für die Reservierung verwendet. Der Status der ursprünglichen Reservierung wird daher jetzt wieder auf "Entwurf" geändert.

6. Nachdem Sie auf OK gedrückt haben, wird die wiederkehrende Reservierung erstellt. Jetzt können Sie die Details der wiederkehrenden Reservierungen hinzufügen:

  • Der Zeitpunkt der Reservierung

  • Die Wiederholung täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich.

  • Das Startdatum der Serie

  • ein Enddatum oder die Gesamtzahl der Vorkommnisse

Ein Beispiel für die Einstellung eines wiederkehrenden Zeitplans für eine Reservierung jeden Monat am zweiten Mittwoch von 10-12 Uhr für die nächsten 10 Wochen

Ein Beispiel für die Einstellung eines wiederkehrenden Zeitplans für eine Reservierung jede Woche am Mittwoch von 10-12 Uhr ohne Enddatum.

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7. Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, drücken Sie auf "Reservierungen erstellen/übermitteln/aktualisieren", um die wiederkehrende Reservierung zu bestätigen und die Reservierungen für diesen Zeitplan zu erstellen.
Hinweis: Je nach Einstellung kann das Anlegen der Reservierungen einige Zeit in Anspruch nehmen, da für jede Reservierung die Berechtigungen und die Verfügbarkeit geprüft werden müssen.

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titleÄndern einer wiederkehrenden Reservierung

Ändern einer wiederkehrenden Reservierung

Als Endbenutzer haben Sie keinen Überblick über Ihre wiederkehrenden Reservierungen. Sie haben nur einen Überblick über alle Ihre Reservierungen. Jedes Vorkommen Ihrer wiederkehrenden Reservierungen wird als separate Reservierung angezeigt.

1. Öffnen Sie eine Reservierung, die Teil einer Serie ist

2. Jetzt können Sie auf die wiederkehrende Reservierung klicken, siehe rot markierter Screenshot.

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Vorbereitungen

3. Klicken Sie auf "Ändern" und "Ok", wenn Sie das Popup sehen

4. Jetzt können Sie die Details des Zeitplans ändern

5. Sie können auch die "Reservierungsvorlage" öffnen, indem Sie auf den Hyperlink klicken. In der Reservierungsvorlage können Sie Artikel hinzufügen/löschen usw. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern und zurück", um zum Reservierungsplan zurückzukehren.

Ändern der Reservierungen

6. Wählen Sie im Include "Offene generierte Reservierungen" die Reservierungen aus, die Sie aktualisieren möchten

7. Klicken Sie auf "Ausgewählte Reservierungen ändern" > in der Liste sehen Sie nun, dass der Status dieser Reservierungen auf "Ändern" wechselt. Nur Reservierungen mit dem Status "Ändern" können im nächsten Schritt geändert werden.

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8. Klicken Sie auf "Erstellen / Übermitteln / Aktualisieren

Schaltfläche

Beschreibung

Reservierungen erstellen / übermitteln / aktualisieren

Wenn Sie die Details der wiederkehrenden Reservierung geändert haben, z. B. das Enddatum oder die Anzahl der Wiederholungen. Verwenden Sie diese Schaltfläche, um die Änderungen zu erstellen/übermitteln und die neuen Reservierungen zu generieren.

Ausgewählte Reservierungen ändern

Wählen Sie die Reservierungen aus, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Status der ausgewählten Reservierung auf "Ändern" zu ändern. Nur Reservierungen mit dem Status ; Änderungen werden aktualisiert/geändert.

Ausgewählte Reservierungen stornieren

Stornieren Sie die ausgewählte Reservierung.

Zurück

Zum vorherigen Bildschirm zurückkehren, ohne zu speichern,

Speichern und zurückkehren

Speichern Sie Ihre Änderungen und kehren Sie zum vorherigen Bildschirm zurück.

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Info

  • Um den Namen der Reservierung zu ändern, müssen Sie den Namen der Reservierungsvorlage ändern! Nicht den Namen der wiederkehrenden Reservierung.

Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Um eine Reservierung zu erstellen, verwenden Sie die Reservierungsschaltfläche auf Ihrem startBoard

  • Es ist möglich, Artikel zu Ihrer Reservierung hinzuzufügen

  • Um eine wiederkehrende Reservierung zu erstellen, verwenden Sie beim Erstellen einer Reservierung die Funktion "Reservierungsplan erstellen".

  • (Wiederkehrende) Reservierungen können storniert werden.

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