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DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • create folders

  • Upload new documents

  • Keep documents up-to-date with the latest versions.

Document management

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Document management is a system or process that captures, tracks, and stores electronic documents.
In Workplace Management, users can upload documents outside of the context of a specific object (for example upload a document with a Request).

Depending on your access rights, you:

  • Cannot see the document module;

  • Have access to the navigation menu option "Documents" in order to search/ upload/ manage documents, and/ or;

  • Can create new document folders in the Document module and in the context an object (Property, contract, etc).

Expand
titleThe document management module

The document management module

For each document, new versions can be uploaded, old versions can be checked, and a log is available to see which users have downloaded or uploaded the document. To use the module, navigate to “Documents” in the navigation menu on the left side of the screen.

After opening the module, you will see the following screen , where you can search and upload documents. Note: when you drag- and drop a document here, it will NOT be placed in a folder.

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When you click on the 'Folders' button, the folder tree opens

You will see the screen below, with on the left side, your folder tree, and on the right, the documents in the selected folder. The documents can be sorted in six different ways. Click on one of these headers to resort the document list

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Ordner erstellen

  • Neue Dokumente hochladen

  • Halten Sie die Dokumente mit den neuesten Versionen auf dem neuesten Stand.

Verwaltung von Dokumenten

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Bei der Dokumentenverwaltung handelt es sich um ein System oder einen Prozess zur Erfassung, Verfolgung und Speicherung elektronischer Dokumente.
Im Workplace Management können Benutzer Dokumente außerhalb des Kontextes eines bestimmten Objekts hochladen (z.B. ein Dokument mit einem Antrag).

Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie:

  • Das Dokumentenmodul kann nicht angezeigt werden;

  • Zugang zum Navigationsmenüpunkt "Dokumente" haben, um Dokumente zu suchen/ hochzuladen/ zu verwalten, und/oder;

  • Sie können neue Dokumentenordner im Dokumentenmodul und im Kontext eines Objekts (Eigenschaft, Vertrag, etc.) erstellen.

Expand
titleDas Modul zur Dokumentenverwaltung

Das Modul zur Dokumentenverwaltung

Für jedes Dokument können neue Versionen hochgeladen werden, alte Versionen können überprüft werden, und ein Protokoll ist verfügbar, um zu sehen, welche Benutzer das Dokument herunter- oder hochgeladen haben. Um das Modul zu nutzen, navigieren Sie zu "Dokumente" im Navigationsmenü auf der linken Seite des Bildschirms.

Nachdem Sie das Modul geöffnet haben, sehen Sie den folgenden Bildschirm, auf dem Sie Dokumente suchen und hochladen können. Hinweis: Wenn Sie ein Dokument hierher ziehen und ablegen, wird es NICHT in einem Ordner abgelegt.

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Wenn Sie auf die Schaltfläche "Ordner" klicken, öffnet sich die Ordnerstruktur

Auf der linken Seite sehen Sie Ihren Ordnerbaum und auf der rechten Seite die Dokumente im ausgewählten Ordner. Die Dokumente können auf sechs verschiedene Arten sortiert werden. Klicken Sie auf eine dieser Überschriften, um die Dokumentenliste neu zu sortieren.

Create a new folder

Follow the next steps to create a new folder.

Click the “Folders” button in the “Document management module.”
Expand
titleCreate a new folder
1
Einen neuen Ordner erstellen

Einen neuen Ordner erstellen

Folgen Sie den nächsten Schritten, um einen neuen Ordner zu erstellen.

1

  1. Klicken Sie im Modul "Dokumentenverwaltung" auf die Schaltfläche "Ordner".

2

Optional: select the folder of which the new folder needs to be a child of. If the screenshot to the right, the newly created folder would be part ‘test folder 1’. If no specific folder is selected, the new folder is created on the highest possible hierarchical levelWählen Sie den Ordner aus, dessen Unterordner der neue Ordner sein soll. In der Abbildung rechts wäre der neu erstellte Ordner ein Teil von "Testordner 1". Wenn kein bestimmter Ordner ausgewählt wird, wird der neue Ordner auf der höchstmöglichen hierarchischen Ebene erstellt.

3

Press the “+” button on the top right corner and select “New.”Drücken Sie auf die Schaltfläche "+" in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Neu".

4

Give the folder a name. Make sure the “text cloud” icon is grey by clicking on it. Otherwise, you can`t type in this field.

If you also have access rights to create translation strings you can do that hereGeben Sie dem Ordner einen Namen. Vergewissern Sie sich, dass das Symbol "Textwolke" grau ist, indem Sie darauf klicken. Andernfalls können Sie in diesem Feld nichts eingeben.

Wenn Sie auch Zugriffsrechte zum Erstellen von Übersetzungsstrings haben, können Sie dies hier tun.

5

To save the folder, press the “Disk” icon on the top right corner and then the “Back” buttonUm den Ordner zu speichern, drücken Sie das Symbol "Diskette" in der oberen rechten Ecke und dann die Taste "Zurück".

6

Now you will see that you have created a new folder in your folder treeSie sehen nun, dass Sie einen neuen Ordner in Ihrem Ordnerbaum erstellt haben.

Create a new subfolder

Follow the same steps for creating a new folder, but ensure you have selected the folder where you want to create the subfolder. In the below screenshot, “Test Folder 3” is selected. In the folder tree “Test Folder 3” is marked grey, and on the right side, the header is showing “Test Folder 3”. If you follow the steps, the subfolders will be created in the folder “Test Folder 3.”

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Add a label to a (sub)folder

A label is a unique code that refers to this folder for use outside the system. Using this label, document can be uploaded in the corresponding folder, by sending an email. This email should be send to inboxXX@axxerion.com (replace the XX by the server cluster the client environment is on e.g. inbox08), the subject of the email should start with the Tag.

To add a label to a (sub)folder:

  • Select the folder in the folder tree.

  • Press the “+” button and choose the option “Edit”

  • Press the label icon on the top right corner.

  • If you want the label valid until a specific date, fill in the “Valid until” field.

  • You can add a category.

    • Press the “Save and return” button when everything is filled in

    Einen neuen Unterordner erstellen

    Führen Sie die gleichen Schritte wie bei der Erstellung eines neuen Ordners aus, aber stellen Sie sicher, dass Sie den Ordner ausgewählt haben, in dem Sie den Unterordner erstellen möchten. Im folgenden Screenshot ist "Testordner 3" ausgewählt. In der Ordnerstruktur ist "Testordner 3" grau markiert, und auf der rechten Seite wird in der Kopfzeile "Testordner 3" angezeigt. Wenn Sie die Schritte befolgen, werden die Unterordner im Ordner "Testordner 3" erstellt.

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    Hinzufügen eines Etiketts zu einem (Unter-)Ordner

    Ein Etikett ist ein eindeutiger Code, der auf diesen Ordner verweist und außerhalb des Systems verwendet werden kann. Mithilfe dieser Kennzeichnung kann ein Dokument in den entsprechenden Ordner hochgeladen werden, indem eine E-Mail gesendet wird. Diese E-Mail sollte gesendet werden an inboxXX@axxerion.com (ersetzen Sie das XX durch den Server-Cluster, auf dem sich die Client-Umgebung befindet, z. B. inbox08), sollte der Betreff der E-Mail mit dem Tag beginnen.

    So fügen Sie einem (Unter-)Ordner ein Etikett hinzu:

    1. Wählen Sie den Ordner in der Ordnerstruktur aus.

    2. Drücken Sie die "+"-Taste und wählen Sie die Option "Bearbeiten".

    3. Drücken Sie auf das Etikettensymbol in der oberen rechten Ecke.

    4. Wenn das Etikett bis zu einem bestimmten Datum gültig sein soll, füllen Sie das Feld "Gültig bis" aus.

    5. Sie können eine Kategorie hinzufügen.

    6. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und zurück", wenn alles ausgefüllt ist.

    Delete a folder

    Follow the next steps to delete a folder.

    Expand
    titleDelete a folder
    Info

    • Deleting a folder does not delete the documents in the folder. The document will remain in the system, but the connection to the folder is severed.

    • Deleting a folder will also delete child folders.

    1

    Select the folder you want to delete

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    2

    Press the “+” button on the top right corner and select “Edit.”

    Image Removed3

    Press the “Delete” button to delete the folder.

    Delete a subfolder

    To delete, follow the same steps for deleting a folder, select the subfolder instead of the “regular” folder, and continue with the steps
    Einen Ordner löschen

    Einen Ordner löschen

    Folgen Sie den nächsten Schritten, um einen Ordner zu löschen.

    Info

    • Beim Löschen eines Ordners werden die darin enthaltenen Dokumente nicht gelöscht. Das Dokument verbleibt im System, aber die Verbindung zum Ordner wird unterbrochen.

    • Beim Löschen eines Ordners werden auch die Unterordner gelöscht.

    1

    Wählen Sie den Ordner, den Sie löschen möchten

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    2

    Drücken Sie auf die Schaltfläche "+" in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Bearbeiten".

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    3

    Drücken Sie die Taste "Löschen", um den Ordner zu löschen.

    Löschen eines Unterordners

    Zum Löschen befolgen Sie die gleichen Schritte wie zum Löschen eines Ordners, wählen Sie den Unterordner anstelle des "normalen" Ordners und fahren Sie mit den Schritten fort.

    Add documents

    There are three ways to add a document to a folder:

    1. Use the '+' (new) button;

    2. Drag and drop;

    3. Click ‘Select files’ in the drag and drop field.

    All documents have a unique reference (D-xxxxxxxx), the first two digits are represent the year in which the article was created.

    Using the button “New”

    1. Select the folder in which you want to upload the document;

    2. Click the '+' (new) button to create a document.

    3. Fill in the title (mandatory). Upload the file by using the “Upload” button.

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    Drag and drop or 'select files'

    Drag and drop the file(s) in the grey field or select the file(s) by using the “Select files” button. This will add the file(s) to the folder.

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    Link an existing document to an existing folder

    1. By using the button “Assign document to folder” you can add files that already exist in Workplace to this folder;

    2. After pressing the “Assign document to folder” button, you will be shown a search page;

    3. You can enter a keyword (leaving this empty it will show all documents);

    4. press the “Search” button;

    5. Select the documents you want to add to the folder;

    6. press “Ok”.

    A document can be linked to multiple folders. Deleting one of the folders will not delete the document, only sever the link
    Expand
    titleAdd documents
    Info
    Dokumente hinzufügen

    Dokumente hinzufügen

    Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument zu einem Ordner hinzuzufügen:

    1. Verwenden Sie die Schaltfläche "+" (neu);

    2. Ziehen und Ablegen;

    3. Klicken Sie im Feld "Ziehen und Ablegen" auf "Dateien auswählen".

    Alle Dokumente haben eine eindeutige Referenz (D-xxxxxxxx), wobei die ersten beiden Ziffern das Jahr angeben, in dem der Artikel erstellt wurde.

    Über die Schaltfläche "Neu"

    1. Wählen Sie den Ordner, in den Sie das Dokument hochladen möchten;

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" (neu), um ein Dokument zu erstellen.

    3. Geben Sie den Titel ein (obligatorisch). Laden Sie die Datei über die Schaltfläche "Hochladen" hoch.

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    Ziehen und Ablegen oder 'Dateien auswählen'

    Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop in das graue Feld oder wählen Sie die Datei(en) mit der Schaltfläche "Dateien auswählen" aus. Die Datei(en) wird/werden dem Ordner hinzugefügt.

    Image Added

    Ein vorhandenes Dokument mit einem vorhandenen Ordner verknüpfen

    1. Über die Schaltfläche "Dokument einem Ordner zuordnen" können Sie Dateien, die bereits im Workplace vorhanden sind, zu diesem Ordner hinzufügen;

    2. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Dokument einem Ordner zuordnen" geklickt haben, wird eine Suchseite angezeigt;

    3. Sie können ein Stichwort eingeben (wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden alle Dokumente angezeigt);

    4. drücken Sie die Schaltfläche "Suchen";

    5. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie dem Ordner hinzufügen möchten;

    6. drücken Sie "Ok".

    Info

    Ein Dokument kann mit mehreren Ordnern verknüpft sein. Wenn Sie einen der Ordner löschen, wird das Dokument nicht gelöscht, sondern nur die Verknüpfung aufgehoben.

    Upload a new document version

    To upload a new document version, follow thesesteps:

    1. Open the document, by clicking on the reference link;

    2. Press the “Upload” button > Select the new document.

      1. Alternatively, you can navigate to the ‘Versions’ tab and drag and drop the new version of the document there

    Good to know:

  • After each new upload, the “Modified on” and “Document version” field will change.

  • You can activate another version by changing the “Document version” field to a different version number.

    • By pressing the “Download” button you will download the active version of the document
    Expand
    titleUpload a new document version
    Hochladen einer neuen Dokumentversion

    Hochladen einer neuen Dokumentversion

    Um eine neue Dokumentversion hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie das Dokument, indem Sie auf den Referenzlink klicken;

    2. Drücken Sie die Schaltfläche "Hochladen" > Wählen Sie das neue Dokument aus.

      1. Alternativ können Sie auch zur Registerkarte "Versionen" navigieren und die neue Version des Dokuments per Drag & Drop dort ablegen

    Gut zu wissen:

    • Nach jedem neuen Upload ändern sich die Felder "Geändert am" und "Dokumentversion".

    • Sie können eine andere Version aktivieren, indem Sie im Feld "Dokumentversion" eine andere Versionsnummer eingeben.

    • Wenn Sie auf die Schaltfläche "Download" klicken, können Sie die aktive Version des Dokuments herunterladen.

    Expand
    titleThe tabs on a document

    The tabs on a document

    When you open a document, you will be able to choose from five different tabs:

    • General

    • Versions

    • Log

    • Related objects

    • Notes

    General

    On this tab you can see and edit the general details of a document. Such as the title, description, category. Uploading a new version of the document is also done on this tab.

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    Versions

    On the tab versions, you can find the different versions of the document. By clicking on the version number, you can view the details and download that version of the document.

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    Log

    In the log tab you can find overview of the changes made regarding the document. By clicking on the date you can see the details.

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    Related Objects

    An overview of the objects which use this document

    Notes

    On this you can add notes by pressing the “New” and view previously created notes regarding the document.

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    Summary

    Die Registerkarten in einem Dokument

    Die Registerkarten in einem Dokument

    Wenn Sie ein Dokument öffnen, können Sie zwischen fünf verschiedenen Registerkarten wählen:

    • Allgemein

    • Versionen

    • Protokoll

    • Verwandte Objekte

    • Anmerkungen

    Allgemein

    Auf dieser Registerkarte können Sie die allgemeinen Details eines Dokuments sehen und bearbeiten. Dazu gehören der Titel, die Beschreibung und die Kategorie. Das Hochladen einer neuen Version des Dokuments erfolgt ebenfalls über diese Registerkarte.

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    Versionen

    Auf der Registerkarte Versionen finden Sie die verschiedenen Versionen des Dokuments. Wenn Sie auf die Versionsnummer klicken, können Sie die Details anzeigen und die entsprechende Version des Dokuments herunterladen.

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    Protokoll

    Auf der Registerkarte Protokoll finden Sie eine Übersicht über die an dem Dokument vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie auf das Datum klicken, können Sie die Details sehen.

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    Verwandte Objekte

    Ein Überblick über die Objekte, die dieses Dokument verwenden

    Anmerkungen

    Hier können Sie Notizen hinzufügen, indem Sie auf "Neu" klicken, und bereits erstellte Notizen zum Dokument anzeigen.

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    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • Documents can be sorted in folders and you keep track of document versions

    • There are three ways to add new documents: Using the new button, drag and drop a file in the folder or assign an existing one to a folder.

    Search

    • Dokumente können in Ordnern sortiert werden und Sie behalten den Überblick über die Dokumentversionen

    • Es gibt drei Möglichkeiten, neue Dokumente hinzuzufügen: Über die Schaltfläche "Neu", durch Ziehen und Ablegen einer Datei in den Ordner oder durch Zuweisen einer vorhandenen Datei zu einem Ordner.

    Suche

    Live Search