Das Modul zur Dokumentenverwaltung

Für jedes Dokument können neue Versionen hochgeladen werden, alte Versionen können überprüft werden, und ein Protokoll ist verfügbar, um zu sehen, welche Benutzer das Dokument herunter- oder hochgeladen haben. Um das Modul zu nutzen, navigieren Sie zu "Dokumente" im Navigationsmenü auf der linken Seite des Bildschirms.

Nachdem Sie das Modul geöffnet haben, sehen Sie den folgenden Bildschirm, auf dem Sie Dokumente suchen und hochladen können. Hinweis: Wenn Sie ein Dokument hierher ziehen und ablegen, wird es NICHT in einem Ordner abgelegt.

Open

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Ordner" klicken, öffnet sich die Ordnerstruktur

Auf der linken Seite sehen Sie Ihren Ordnerbaum und auf der rechten Seite die Dokumente im ausgewählten Ordner. Die Dokumente können auf sechs verschiedene Arten sortiert werden. Klicken Sie auf eine dieser Überschriften, um die Dokumentenliste neu zu sortieren.

Einen neuen Ordner erstellen

Folgen Sie den nächsten Schritten, um einen neuen Ordner zu erstellen.

Einen neuen Unterordner erstellen

Führen Sie die gleichen Schritte wie bei der Erstellung eines neuen Ordners aus, aber stellen Sie sicher, dass Sie den Ordner ausgewählt haben, in dem Sie den Unterordner erstellen möchten. Im folgenden Screenshot ist "Testordner 3" ausgewählt. In der Ordnerstruktur ist "Testordner 3" grau markiert, und auf der rechten Seite wird in der Kopfzeile "Testordner 3" angezeigt. Wenn Sie die Schritte befolgen, werden die Unterordner im Ordner "Testordner 3" erstellt.

Hinzufügen eines Etiketts zu einem (Unter-)Ordner

Ein Etikett ist ein eindeutiger Code, der auf diesen Ordner verweist und außerhalb des Systems verwendet werden kann. Mithilfe dieser Kennzeichnung kann ein Dokument in den entsprechenden Ordner hochgeladen werden, indem eine E-Mail gesendet wird. Diese E-Mail sollte gesendet werden an inboxXX@axxerion.com (ersetzen Sie das XX durch den Server-Cluster, auf dem sich die Client-Umgebung befindet, z. B. inbox08), sollte der Betreff der E-Mail mit dem Tag beginnen.

So fügen Sie einem (Unter-)Ordner ein Etikett hinzu:

1. Wählen Sie den Ordner in der Ordnerstruktur aus.

2. Drücken Sie die "+"-Taste und wählen Sie die Option "Bearbeiten".

3. Drücken Sie auf das Etikettensymbol in der oberen rechten Ecke.

4. Wenn das Etikett bis zu einem bestimmten Datum gültig sein soll, füllen Sie das Feld "Gültig bis" aus.

5. Sie können eine Kategorie hinzufügen.

6. Drücken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und zurück", wenn alles ausgefüllt ist.

Einen Ordner löschen

Folgen Sie den nächsten Schritten, um einen Ordner zu löschen.

Löschen eines Unterordners

Zum Löschen befolgen Sie die gleichen Schritte wie zum Löschen eines Ordners, wählen Sie den Unterordner anstelle des "normalen" Ordners und fahren Sie mit den Schritten fort.

Dokumente hinzufügen

Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument zu einem Ordner hinzuzufügen:

1. Verwenden Sie die Schaltfläche "+" (neu);

2. Ziehen und Ablegen;

3. Klicken Sie im Feld "Ziehen und Ablegen" auf "Dateien auswählen".

Alle Dokumente haben eine eindeutige Referenz (D-xxxxxxxx), wobei die ersten beiden Ziffern das Jahr angeben, in dem der Artikel erstellt wurde.

Über die Schaltfläche "Neu"

1. Wählen Sie den Ordner, in den Sie das Dokument hochladen möchten;

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" (neu), um ein Dokument zu erstellen.

3. Geben Sie den Titel ein (obligatorisch). Laden Sie die Datei über die Schaltfläche "Hochladen" hoch.

Ziehen und Ablegen oder 'Dateien auswählen'

Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop in das graue Feld oder wählen Sie die Datei(en) mit der Schaltfläche "Dateien auswählen" aus. Die Datei(en) wird/werden dem Ordner hinzugefügt.

Ein vorhandenes Dokument mit einem vorhandenen Ordner verknüpfen

1. Über die Schaltfläche "Dokument einem Ordner zuordnen" können Sie Dateien, die bereits im Workplace vorhanden sind, zu diesem Ordner hinzufügen;

2. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Dokument einem Ordner zuordnen" geklickt haben, wird eine Suchseite angezeigt;

3. Sie können ein Stichwort eingeben (wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden alle Dokumente angezeigt);

4. drücken Sie die Schaltfläche "Suchen";

5. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie dem Ordner hinzufügen möchten;

6. drücken Sie "Ok".

Hochladen einer neuen Dokumentversion

Um eine neue Dokumentversion hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Dokument, indem Sie auf den Referenzlink klicken;

2. Drücken Sie die Schaltfläche "Hochladen" > Wählen Sie das neue Dokument aus.

   1. Alternativ können Sie auch zur Registerkarte "Versionen" navigieren und die neue Version des Dokuments per Drag & Drop dort ablegen

Gut zu wissen:

• Nach jedem neuen Upload ändern sich die Felder "Geändert am" und "Dokumentversion".

• Sie können eine andere Version aktivieren, indem Sie im Feld "Dokumentversion" eine andere Versionsnummer eingeben.

• Wenn Sie auf die Schaltfläche "Download" klicken, können Sie die aktive Version des Dokuments herunterladen.