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Difficulty: novice

Content

Schwierigkeitsgrad: Anfänger

Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • generate compliance codes from a standard list

  • see in overview if documents still compliant

  • handle compliance tasks

Compliance

Image RemovedCompliance means adhering to a set of rules, such as a policy, standard, specification, or law. In some cases, compliance is voluntary. In other cases, compliance is mandatory. Businesses must obey certain regulatory compliance obligations, such as minimum wage laws or environmental, health, and safety regulations

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Erzeugen von Konformitätscodes aus einer Standardliste

  • in der Übersicht sehen, ob die Dokumente noch konform sind

  • Erledigung von Compliance-Aufgaben

Einhaltung der Vorschriften

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Compliance bedeutet die Einhaltung einer Reihe von Regeln, z. B. einer Richtlinie, Norm, Spezifikation oder eines Gesetzes. In manchen Fällen ist die Einhaltung freiwillig. In anderen Fällen ist die Einhaltung vorgeschrieben. Unternehmen müssen sich an bestimmte gesetzliche Vorschriften halten, z. B. an Mindestlohngesetze oder Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.

Compliance overview

To navigate to the compliance overview, click on the “Compliance overview” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance overview.”
Here, you will see different overviews regarding compliance documents.

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First, you can set a search query for your overview with the following filter options.
For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

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The compliance items are presented into different categories; here are a few examples:

  • Expired documents (no longer compliant)

  • Documents with a reminder of the expiration date

  • Missing documents (based on linked legislation)

By using the “Export the Excel” button(s) in each of the overviews, you can export a list of the compliance items per category. If you want to export the complete overview, use the “Export to Excel” button on the top right corner. The items are all color-coded: the meaning of the colors are as noted next:

Red
Not compliant

  • Blue
    Document not applicable

  • Green
    Compliant

    • So now you can see on which items an action is needed. You can click on the reference or asset/property to see the item’s details.

    • Image Removed
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    titleLegislationsGesetzgebungen

    Legislations

    What is legislation? Legislation is a law or set of rules relating to a particular activity.

    To navigate to the compliance task, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation.”

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    First, you can set a search query with the following filter options.
    For example, you can filter on a name or an object it is related to. You can also leave it empty to create an overview without any filters applied.

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    You will get an overview of the different legislations. Legislations with a “+“ in front of them are part of a hierarchy. By clicking on the + the subitems of that particular legislation become visible

    The view is divided into 7 columns:

    • Name: the name of the legislation

    • Related to: is the legislation applicable for/related to a property, an asset or bothi

    • Country: the country where this legislation applies

    • Code: the code of the legislation

    • Client-specific legislation: Yes or no. Is it a cliënt specific regulation (legislation)?

    • Last update: the date of the previous update

    • Cover page: a preview of the cover view.

    To open a legislation, click on the name. To add a new legislation (or cliënt specific regulation), press the “Add legislation” button.

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    titleCompliance overview
    Expand
    titleCompliance graphs

    Compliance graphs

    To navigate to the compliance graphs, click on the “Compliance graphs” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance graphs.”

    Image RemovedFirst, you can set a search query for your graphics. For example, you can filter on a specific property or legislation. You can also leave it empty to create an overview without any filters. Works the same as the Compliance overviews.
    Here, you will see different graphics regarding compliance documents. A few examples of graphics that are shown are:

    • Compliance score assets per legislation

    • Compliance score documents

    To export the graphics to Excel, use the “Export to Excel” button on the top right corner. All the graphs will be exported into one Excel file; different charts will be put in separate tabs

    Gesetzgebungen

    Was ist Gesetzgebung? Die Gesetzgebung ist ein Gesetz oder ein Regelwerk, das sich auf eine bestimmte Tätigkeit bezieht.

    Um zur Compliance-Aufgabe zu gelangen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Gesetzgebung".

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    Zunächst können Sie eine Suchanfrage mit den folgenden Filteroptionen stellen.
    Sie können zum Beispiel nach einem Namen oder einem Objekt filtern, mit dem er verbunden ist. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen.

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    Sie erhalten einen Überblick über die verschiedenen Rechtsvorschriften. Rechtsvorschriften mit einem vorangestellten "+" sind Teil einer Hierarchie. Wenn Sie auf das "+" klicken, werden die Unterpunkte der jeweiligen Rechtsvorschrift sichtbar

    Die Ansicht ist in 7 Spalten unterteilt:

    • Name: der Name des Gesetzes

    • Bezogen auf: Sind die Rechtsvorschriften auf eine Immobilie, einen Vermögenswert oder beides anwendbar oder beziehen sie sich darauf?

    • Land: das Land, in dem diese Rechtsvorschriften gelten

    • Code: der Code der Gesetzgebung

    • Kundenspezifische Rechtsvorschriften: Ja oder nein. Handelt es sich um eine mandantenspezifische Regelung (Gesetzgebung)?

    • Letzte Aktualisierung: das Datum der letzten Aktualisierung

    • Titelseite: eine Vorschau auf die Titelseite.

    Um ein Gesetz zu öffnen, klicken Sie auf den Namen. Um eine neue Rechtsvorschrift (oder klientenspezifische Regelung) hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechtsvorschrift hinzufügen".

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    titleÜberblick über die Einhaltung der Vorschriften

    Überblick über die Einhaltung der Vorschriften

    Um zur Compliance-Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel "Compliance-Übersicht" in Ihrem Compliance-Dashboard oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zur "Compliance-Übersicht".
    Hier finden Sie verschiedene Übersichten zu den Compliance-Dokumenten.

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    Zunächst können Sie eine Suchanfrage für Ihre Übersicht mit den folgenden Filteroptionen einstellen.
    Sie können z. B. nach einer bestimmten Eigenschaft oder Gesetzgebung filtern. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen.

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    Die Punkte zur Einhaltung der Vorschriften sind in verschiedene Kategorien eingeteilt; hier sind einige Beispiele aufgeführt:

    • Abgelaufene Dokumente (nicht mehr konform)

    • Dokumente mit einer Erinnerung an das Verfallsdatum

    • Fehlende Dokumente (auf der Grundlage der verlinkten Rechtsvorschriften)

    Über die Schaltfläche "Exportieren in Excel" in jeder der Übersichten können Sie eine Liste der Compliance-Positionen pro Kategorie exportieren. Wenn Sie die gesamte Übersicht exportieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche "In Excel exportieren" in der oberen rechten Ecke. Die Elemente sind alle farblich gekennzeichnet: Die Bedeutung der Farben ist im Folgenden beschrieben:

    • Rot
      Nicht konform

    • Blau
      Dokument nicht anwendbar

    • Grün
      Konform

    Jetzt können Sie sehen, für welche Elemente eine Aktion erforderlich ist. Sie können auf den Verweis oder das Asset/die Eigenschaft klicken, um die Details des Objekts zu sehen.

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    titleDiagramme zur Einhaltung der Vorschriften

    Diagramme zur Einhaltung der Vorschriften

    Um zu den Compliance-Grafiken zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel "Compliance-Grafiken" auf Ihrem Compliance-Dashboard oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance-Grafiken".

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    Zunächst können Sie eine Suchabfrage für Ihre Grafiken festlegen. Sie können zum Beispiel nach einer bestimmten Eigenschaft oder Gesetzgebung filtern. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen. Dies funktioniert genauso wie bei den Übersichten zu Compliance.

    Hier sehen Sie verschiedene Grafiken zu Compliance-Dokumenten. Einige Beispiele für Grafiken, die angezeigt werden, sind:

    • Konformitätswerte nach Rechtsvorschriften

    • Dokumente zur Bewertung der Einhaltung der Vorschriften

    Um die Grafiken nach Excel zu exportieren, verwenden Sie die Schaltfläche "Nach Excel exportieren" in der oberen rechten Ecke. Alle Diagramme werden in eine Excel-Datei exportiert; die verschiedenen Diagramme werden in separate Registerkarten eingefügt.

    Expand
    titleCompliance tasks-Aufgaben

    Compliance

    tasks

    To navigate to the compliance tasks, click on the “Compliance task” tile on your Compliance dashboard or navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance tasks.” On the Compliance dashboard there is also an overview which shows your own tasks immediately.

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    You can filter on the person to whom the tasks are assigned to.

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    You will see a list with the task for that specific person, which you selected in the filter. The task also has a color code, so you can see which task has priority.

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    How to handle a compliance task

    Let`s take a look at how to handle different tasks.
    Click on the “Document Reference” to open a task.

  • Register initial reference date.
    Enter the initial reference date (usually, this is the commissioning date of the object). Based on this date, the initial expiration date of this document is determined. Press the “Save and return” button to finish this task.

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  • Upload/submit a new document
    Use the 'Upload new document' button to upload a new document. Make sure the 'Last execution date' is up-to-date and indicate whether any blocking remaining points apply. Then click on 'Submit new document' to finish the task.

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    • Remaining points handled
    As the remaining points have been handled, add a description, the handle date must be entered, and the delivery document regarding the remaining points can be uploaded via the paperclip next to the 'Delivery document remaining points' field. Press the “Remaining points handled” button to finish the task

    -Aufgaben

    Um zu den Compliance-Aufgaben zu gelangen, klicken Sie in Ihrem Compliance-Dashboard auf die Kachel "Compliance-Aufgabe" oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance-Aufgaben". Auf dem Compliance-Dashboard gibt es auch eine Übersicht, die Ihre eigenen Aufgaben sofort anzeigt.

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    Sie können nach der Person filtern, der die Aufgaben zugewiesen sind.

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    Sie sehen dann eine Liste mit den Aufgaben für die Person, die Sie im Filter ausgewählt haben. Die Aufgabe hat auch einen Farbcode, so dass Sie sehen können, welche Aufgabe Priorität hat.

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    Wie man eine Compliance-Aufgabe bewältigt

    Schauen wir uns an, wie man verschiedene Aufgaben bewältigen kann.
    Klicken Sie auf den "Dokumentenverweis", um eine Aufgabe zu öffnen.

    • Registrieren Sie das ursprüngliche Referenzdatum.
      Geben Sie das ursprüngliche Referenzdatum ein (in der Regel ist dies das Datum der Inbetriebnahme des Objekts). Anhand dieses Datums wird das ursprüngliche Ablaufdatum dieses Dokuments ermittelt. Drücken Sie die Schaltfläche "Speichern und zurück", um diese Aufgabe abzuschließen.

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    • Ein neues Dokument hochladen/einreichen
      Verwenden Sie die Schaltfläche "Neues Dokument hochladen", um ein neues Dokument hochzuladen. Vergewissern Sie sich, dass das "Datum der letzten Ausführung" aktuell ist, und geben Sie an, ob die verbleibenden Sperrpunkte zutreffen. Klicken Sie dann auf "Neues Dokument einreichen", um die Aufgabe abzuschließen.

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    • Verbleibende Punkte behandelt
      Da die verbleibenden Punkte bearbeitet wurden, fügen Sie eine Beschreibung hinzu, das Bearbeitungsdatum muss eingegeben werden, und das Lieferdokument für die verbleibenden Punkte kann über die Büroklammer neben dem Feld "Lieferdokument verbleibende Punkte" hochgeladen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Restliche Punkte bearbeitet", um die Aufgabe zu beenden.

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    titleCompliance Assets-Vermögenswerte

    Compliance

    Assets

    To navigate to Compliance assets, navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance Assets.”

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    Here, you can set a filter for a search query for “Compliance Assets.”

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    After a search, a list of assets with compliance applicable will show up: It is possible that no legislation is linked yet and no rules apply yet.

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    Click on the reference to open an asset to view the details.

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    How to add “Compliance” to an asset

    To use “Compliance” with an asset, the field “Compliance applicable” must be set to “Yes,” and the tab “Compliance” will be available.
    Here, you can add a “Code” to an asset. The code is one of the available Compliance codes in the system. Later in this article, we will explain how to add codes.
    Image RemovedYou have three different tabs in the include on the “Compliance” tab.

    • Linked legislations
      On this tab, you can add one or more legislations that applies to this asset by using the “Assign legislation” button and search for the desired legislation(s), select one or more, and press the “Assign selected legislations” on the bottom to add them.

    • Legislations documents
      Here, you can find a list of legislations documents necessary for this asset, based on the linked legislation

    • Users authorized in this context (Compliance)
      An overview of users authorized to see the compliance items for this specific asset
      You can authorize (new) users regarding this asset's compliance by using the “Add” button in this tab.

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    You can give different rights to users:

  • approve compliance items for this asset (if approval is applicable),

  • view compliance items for this asset

  • upload documents for the compliance items for this asset,

    • overall manage compliance items for this asset.
    Select the relevant rights and after that, select the users you want to give these rights to in the context of this asset

    -Vermögenswerte

    Um zu den Compliance-Assets zu gelangen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance Assets".

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    Hier können Sie einen Filter für eine Suchanfrage nach "Compliance Assets" setzen.

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    Nach einer Suche wird eine Liste von Vermögenswerten angezeigt, für die die Vorschriften gelten: Es ist möglich, dass noch keine Rechtsvorschriften verknüpft sind und noch keine Regeln gelten.

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    Klicken Sie auf die Referenz, um ein Asset zu öffnen und die Details zu sehen.

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    Hinzufügen von "Compliance" zu einem Asset

    Um "Compliance" mit einer Anlage zu verwenden, muss das Feld "Compliance anwendbar" auf "Ja" gesetzt werden, und die Registerkarte "Compliance" wird verfügbar sein.

    Hier können Sie einen "Code" zu einem Vermögenswert hinzufügen. Der Code ist einer der im System verfügbaren Compliance-Codes. Später in diesem Artikel wird erklärt, wie man Codes hinzufügt.

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    Sie haben drei verschiedene Registerkarten im Include auf der Registerkarte "Compliance".

    • Verbundene Gesetzgebungen
      Auf dieser Registerkarte können Sie eine oder mehrere Rechtsvorschriften hinzufügen, die für dieses Wirtschaftsgut gelten. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Rechtsvorschriften zuordnen", suchen Sie nach den gewünschten Rechtsvorschriften, wählen Sie eine oder mehrere aus und klicken Sie unten auf "Ausgewählte Rechtsvorschriften zuordnen", um sie hinzuzufügen.

    • Dokumente zur Gesetzgebung
      Hier finden Sie eine Liste der für diesen Vermögenswert erforderlichen Rechtsakte, die auf den verlinkten Rechtsvorschriften basieren

    • In diesem Zusammenhang autorisierte Benutzer (Compliance)
      Eine Übersicht der Benutzer, die berechtigt sind, die Compliance-Elemente für dieses bestimmte Asset zu sehen
      Über die Schaltfläche "Hinzufügen" auf dieser Registerkarte können Sie (neue) Benutzer für die Einhaltung der Vorschriften für dieses Asset autorisieren.

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    Sie können den Benutzern unterschiedliche Rechte zuweisen:

    • genehmigen Sie die Compliance-Positionen für diese Anlage (falls eine Genehmigung erforderlich ist),

    • Compliance-Elemente für diese Anlage anzeigen

    • Dokumente für die Compliance-Positionen für diese Anlage hochladen,

    • die gesamte Verwaltung der Compliance-Elemente für diese Anlage.

      Wählen Sie die entsprechenden Rechte und anschließend die Benutzer aus, denen Sie diese Rechte im Zusammenhang mit diesem Asset erteilen möchten.

    Legislation suggestions

    To navigate to “Legislations suggestions”, navigate via the menu option “Compliance” to “Legislation suggestions”. The suggestions are based on assets with assigned codes without a legislation linked to them.
    Search for any already suggested legislations. If there are no suggestions available or you want to generate new suggestions, press the “Generate legislation suggestions”.
    Based on the code linked to the asset and the code specified in the legislation, a legislation is suggested per asset. If there is only one legislation found, the legislation is directly suggested. If more legislations might apply, the user need to specify one of the suggested legisaltions that might apply themselves.

    Legislation suggestions are only generated for assets where no legislation is linked yet and where a code is linked to the asset.

    If the user agrees with the suggestions, the user can select the relevant suggestions and press “Assign suggested legislations to selected assets“
    Expand
    titleLegislation suggestions
    Vorschläge zur Gesetzgebung

    Vorschläge zur Gesetzgebung

    Um zu den "Vorschlägen zur Gesetzgebung" zu gelangen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Vorschläge zur Gesetzgebung". Die Vorschläge basieren auf Vermögenswerten mit zugewiesenen Codes ohne eine mit ihnen verknüpfte Gesetzgebung.

    Suchen Sie nach bereits vorgeschlagenen Gesetzgebungen. Wenn keine Vorschläge vorhanden sind oder Sie neue Vorschläge generieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Gesetzesvorschläge generieren".

    Auf der Grundlage des mit dem Vermögenswert verknüpften Codes und des in den Rechtsvorschriften angegebenen Codes wird für jeden Vermögenswert eine Rechtsvorschrift vorgeschlagen. Wird nur eine Gesetzgebung gefunden, wird diese direkt vorgeschlagen. Wenn mehrere Rechtsvorschriften zutreffen könnten, muss der Benutzer eine der vorgeschlagenen Rechtsvorschriften angeben, die selbst zutreffen könnten.

    Gesetzgebungsvorschläge werden nur für Wirtschaftsgüter generiert, für die noch keine Rechtsvorschriften verknüpft sind und für die ein Code mit dem Wirtschaftsgut verknüpft ist.

    Wenn der Benutzer mit den Vorschlägen einverstanden ist, kann er die entsprechenden Vorschläge auswählen und auf "Vorgeschlagene Rechtsvorschriften den ausgewählten Vermögenswerten zuordnen" klicken.

    Expand
    titleDokumente zur Einhaltung der Vorschriften

    Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften

    		Compliance documents

    Compliance documents

    To see a list or overview of all compliance documents navigate via the menu option “Compliance” to “Compliance documents.”

    Search for compliance documents by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
    To open a document, click on the reference link.

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    Here, you can see the general details of the document. For example, if approval is needed and the frequency. You can upload new documents by using the corresponding button. If the document is no longer complaint, you will also see a warning in red letters in the top right cornerUm eine Liste oder Übersicht aller Compliance-Dokumente zu sehen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance-Dokumente".

    Suchen Sie nach Compliance-Dokumenten, indem Sie die Felder für die Suchanfrage ausfüllen und auf die Schaltfläche "Suchen" klicken.
    Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie auf den Referenzlink.

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    Hier können Sie die allgemeinen Details des Dokuments einsehen. Zum Beispiel, ob eine Genehmigung erforderlich ist und wie oft. Sie können neue Dokumente hochladen, indem Sie die entsprechende Schaltfläche verwenden. Wenn das Dokument nicht mehr beanstandet wird, sehen Sie außerdem oben rechts eine Warnung in roter Schrift.

    codes
    Expand
    titleKonformitätscodes

    Konformitätscodes

    Compliance

    Compliance codes

    Compliance codes can be searched and managed via the menu option “Compliance” to “Compliance codes.”

    Search for compliance codes by filling in the search query fields and pressing the “Search” button.
    To open a compliance code, click on the reference link.

    You can add codes using the two buttons “Generate codes from standard list” and “Add new code.”
    With the “Generate codes from standard list” option, you will generate (all) the codes from a pre-defined standard list.

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    After opening a “Compliance code,” you can edit it. For example, you change the name, reference code, description, and where the code belongs to. You can see which assets are linked to this code in the include.

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    Generate codes from a standard list.

    You can generate codes from the standard list, select the list, and press the “Generate codes from selected list” button, and all the codes in that list will be generated.

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    Add new code

    You can also manually add a code. Click the “Add new code” button and fill in all the details, as shown in the example below. To finalize the code, press the “Save and return” button.

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    Summary

    -Codes können über den Menüpunkt "Compliance" bis "Compliance-Codes" gesucht und verwaltet werden.

    Suchen Sie nach Übereinstimmungscodes, indem Sie die Felder für die Suchanfrage ausfüllen und auf die Schaltfläche "Suchen" klicken.
    Klicken Sie auf den Referenzlink, um einen Konformitätscode zu öffnen.

    Sie können Codes über die beiden Schaltflächen "Codes aus Standardliste generieren" und "Neuen Code hinzufügen" hinzufügen.
    Mit der Option "Codes aus Standardliste generieren" generieren Sie (alle) Codes aus einer vordefinierten Standardliste.

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    Nachdem Sie einen "Compliance-Code" geöffnet haben, können Sie ihn bearbeiten. Sie ändern zum Beispiel den Namen, den Referenzcode, die Beschreibung und den Ort, zu dem der Code gehört. Im Include können Sie sehen, welche Assets mit diesem Code verknüpft sind.

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    Generieren Sie Codes aus einer Standardliste.

    Sie können Codes aus der Standardliste generieren, indem Sie die Liste auswählen und auf die Schaltfläche "Codes aus ausgewählter Liste generieren" klicken, woraufhin alle Codes in dieser Liste generiert werden.

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    Neuen Code hinzufügen

    Sie können auch manuell einen Code hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Code hinzufügen" und geben Sie alle Details ein, wie im folgenden Beispiel gezeigt. Um den Code abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und zurück".

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    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • You can efficiently track and handle compliance-related tasks, documents, and legislations while also assigning and managing user authorizations for compliance assets.

    • You can generate legislation suggestions based on assigned codes.

    Search

    • Sie können Compliance-bezogene Aufgaben, Dokumente und Gesetze effizient nachverfolgen und bearbeiten und gleichzeitig Benutzerberechtigungen für Compliance-Assets zuweisen und verwalten.

    • Sie können auf der Grundlage der zugewiesenen Codes Vorschläge für Rechtsvorschriften erstellen.

    Suche

    Live Search