Gesetzgebungen

Was ist Gesetzgebung? Die Gesetzgebung ist ein Gesetz oder ein Regelwerk, das sich auf eine bestimmte Tätigkeit bezieht.

Um zur Compliance-Aufgabe zu gelangen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Gesetzgebung".

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Zunächst können Sie eine Suchanfrage mit den folgenden Filteroptionen stellen.
Sie können zum Beispiel nach einem Namen oder einem Objekt filtern, mit dem er verbunden ist. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen.

Sie erhalten einen Überblick über die verschiedenen Rechtsvorschriften. Rechtsvorschriften mit einem vorangestellten "+" sind Teil einer Hierarchie. Wenn Sie auf das "+" klicken, werden die Unterpunkte der jeweiligen Rechtsvorschrift sichtbar

Die Ansicht ist in 7 Spalten unterteilt:

• Name: der Name des Gesetzes

• Bezogen auf: Sind die Rechtsvorschriften auf eine Immobilie, einen Vermögenswert oder beides anwendbar oder beziehen sie sich darauf?

• Land: das Land, in dem diese Rechtsvorschriften gelten

• Code: der Code der Gesetzgebung

• Kundenspezifische Rechtsvorschriften: Ja oder nein. Handelt es sich um eine mandantenspezifische Regelung (Gesetzgebung)?

• Letzte Aktualisierung: das Datum der letzten Aktualisierung

• Titelseite: eine Vorschau auf die Titelseite.

Um ein Gesetz zu öffnen, klicken Sie auf den Namen. Um eine neue Rechtsvorschrift (oder klientenspezifische Regelung) hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechtsvorschrift hinzufügen".

Überblick über die Einhaltung der Vorschriften

Um zur Compliance-Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel "Compliance-Übersicht" in Ihrem Compliance-Dashboard oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zur "Compliance-Übersicht".
Hier finden Sie verschiedene Übersichten zu den Compliance-Dokumenten.

Zunächst können Sie eine Suchanfrage für Ihre Übersicht mit den folgenden Filteroptionen einstellen.
Sie können z. B. nach einer bestimmten Eigenschaft oder Gesetzgebung filtern. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen.

Die Punkte zur Einhaltung der Vorschriften sind in verschiedene Kategorien eingeteilt; hier sind einige Beispiele aufgeführt:

• Abgelaufene Dokumente (nicht mehr konform)

• Dokumente mit einer Erinnerung an das Verfallsdatum

• Fehlende Dokumente (auf der Grundlage der verlinkten Rechtsvorschriften)

Über die Schaltfläche "Exportieren in Excel" in jeder der Übersichten können Sie eine Liste der Compliance-Positionen pro Kategorie exportieren. Wenn Sie die gesamte Übersicht exportieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche "In Excel exportieren" in der oberen rechten Ecke. Die Elemente sind alle farblich gekennzeichnet: Die Bedeutung der Farben ist im Folgenden beschrieben:

• Rot
  Nicht konform

• Blau
  Dokument nicht anwendbar

• Grün
  Konform

Jetzt können Sie sehen, für welche Elemente eine Aktion erforderlich ist. Sie können auf den Verweis oder das Asset/die Eigenschaft klicken, um die Details des Objekts zu sehen.

Diagramme zur Einhaltung der Vorschriften

Um zu den Compliance-Grafiken zu gelangen, klicken Sie auf die Kachel "Compliance-Grafiken" auf Ihrem Compliance-Dashboard oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance-Grafiken".

Zunächst können Sie eine Suchabfrage für Ihre Grafiken festlegen. Sie können zum Beispiel nach einer bestimmten Eigenschaft oder Gesetzgebung filtern. Sie können das Feld auch leer lassen, um eine Übersicht ohne Filter zu erstellen. Dies funktioniert genauso wie bei den Übersichten zu Compliance.

Hier sehen Sie verschiedene Grafiken zu Compliance-Dokumenten. Einige Beispiele für Grafiken, die angezeigt werden, sind:

• Konformitätswerte nach Rechtsvorschriften

• Dokumente zur Bewertung der Einhaltung der Vorschriften

Um die Grafiken nach Excel zu exportieren, verwenden Sie die Schaltfläche "Nach Excel exportieren" in der oberen rechten Ecke. Alle Diagramme werden in eine Excel-Datei exportiert; die verschiedenen Diagramme werden in separate Registerkarten eingefügt.

Compliance-Aufgaben

Um zu den Compliance-Aufgaben zu gelangen, klicken Sie in Ihrem Compliance-Dashboard auf die Kachel "Compliance-Aufgabe" oder navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance-Aufgaben". Auf dem Compliance-Dashboard gibt es auch eine Übersicht, die Ihre eigenen Aufgaben sofort anzeigt.

Sie können nach der Person filtern, der die Aufgaben zugewiesen sind.

Sie sehen dann eine Liste mit den Aufgaben für die Person, die Sie im Filter ausgewählt haben. Die Aufgabe hat auch einen Farbcode, so dass Sie sehen können, welche Aufgabe Priorität hat.

Wie man eine Compliance-Aufgabe bewältigt

Schauen wir uns an, wie man verschiedene Aufgaben bewältigen kann.
Klicken Sie auf den "Dokumentenverweis", um eine Aufgabe zu öffnen.

• Registrieren Sie das ursprüngliche Referenzdatum.
  Geben Sie das ursprüngliche Referenzdatum ein (in der Regel ist dies das Datum der Inbetriebnahme des Objekts). Anhand dieses Datums wird das ursprüngliche Ablaufdatum dieses Dokuments ermittelt. Drücken Sie die Schaltfläche "Speichern und zurück", um diese Aufgabe abzuschließen.

• Ein neues Dokument hochladen/einreichen
  Verwenden Sie die Schaltfläche "Neues Dokument hochladen", um ein neues Dokument hochzuladen. Vergewissern Sie sich, dass das "Datum der letzten Ausführung" aktuell ist, und geben Sie an, ob die verbleibenden Sperrpunkte zutreffen. Klicken Sie dann auf "Neues Dokument einreichen", um die Aufgabe abzuschließen.

• Verbleibende Punkte behandelt
  Da die verbleibenden Punkte bearbeitet wurden, fügen Sie eine Beschreibung hinzu, das Bearbeitungsdatum muss eingegeben werden, und das Lieferdokument für die verbleibenden Punkte kann über die Büroklammer neben dem Feld "Lieferdokument verbleibende Punkte" hochgeladen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Restliche Punkte bearbeitet", um die Aufgabe zu beenden.

Compliance-Vermögenswerte

Um zu den Compliance-Assets zu gelangen, navigieren Sie über den Menüpunkt "Compliance" zu "Compliance Assets".

Hier können Sie einen Filter für eine Suchanfrage nach "Compliance Assets" setzen.

Nach einer Suche wird eine Liste von Vermögenswerten angezeigt, für die die Vorschriften gelten: Es ist möglich, dass noch keine Rechtsvorschriften verknüpft sind und noch keine Regeln gelten.

Klicken Sie auf die Referenz, um ein Asset zu öffnen und die Details zu sehen.

Hinzufügen von "Compliance" zu einem Asset

Um "Compliance" mit einer Anlage zu verwenden, muss das Feld "Compliance anwendbar" auf "Ja" gesetzt werden, und die Registerkarte "Compliance" wird verfügbar sein.

Hier können Sie einen "Code" zu einem Vermögenswert hinzufügen. Der Code ist einer der im System verfügbaren Compliance-Codes. Später in diesem Artikel wird erklärt, wie man Codes hinzufügt.

Sie haben drei verschiedene Registerkarten im Include auf der Registerkarte "Compliance".

• Verbundene Gesetzgebungen
  Auf dieser Registerkarte können Sie eine oder mehrere Rechtsvorschriften hinzufügen, die für dieses Wirtschaftsgut gelten. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Rechtsvorschriften zuordnen", suchen Sie nach den gewünschten Rechtsvorschriften, wählen Sie eine oder mehrere aus und klicken Sie unten auf "Ausgewählte Rechtsvorschriften zuordnen", um sie hinzuzufügen.

• Dokumente zur Gesetzgebung
  Hier finden Sie eine Liste der für diesen Vermögenswert erforderlichen Rechtsakte, die auf den verlinkten Rechtsvorschriften basieren

• In diesem Zusammenhang autorisierte Benutzer (Compliance)
  Eine Übersicht der Benutzer, die berechtigt sind, die Compliance-Elemente für dieses bestimmte Asset zu sehen
  Über die Schaltfläche "Hinzufügen" auf dieser Registerkarte können Sie (neue) Benutzer für die Einhaltung der Vorschriften für dieses Asset autorisieren.
  
  

Sie können den Benutzern unterschiedliche Rechte zuweisen:

• genehmigen Sie die Compliance-Positionen für diese Anlage (falls eine Genehmigung erforderlich ist),

• Compliance-Elemente für diese Anlage anzeigen

• Dokumente für die Compliance-Positionen für diese Anlage hochladen,

• die gesamte Verwaltung der Compliance-Elemente für diese Anlage.
  
  Wählen Sie die entsprechenden Rechte und anschließend die Benutzer aus, denen Sie diese Rechte im Zusammenhang mit diesem Asset erteilen möchten.