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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Use the inventory possibilities in Workplace.

  • Create new storage.

  • Add inventory items to a storage.

Inventory Management

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Inventory management helps identify which and how much stock to order at what time. It tracks inventory from purchase to the sale of goods. It identifies and responds to trends to ensure there’s always enough stock to fulfill orders and proper warning of a shortage. Workplace Management can do this for you, and here you read how to set it up inside Workplace.

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titleHow to create a storage

How to create a storage

Before we can use “Inventory Management,” we need at least one storage. We can find “Storages” in the menu under “Assets.”

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To create a new storage, follow the next steps.

  1. Open the “Storages” module using the option under “Assets” in the menu.

  2. Press the button “New.”

  3. Fill in the fields. The greyed-out fields are filled in automatically.

  4. Press the “Save and return” button to complete the creation of a storage.

Field name

Description

Reference

is automatically filled

Parent

If the storage is part of other (more extensive) storage, select the warehouse it is part of.

Name

Give the storage a name

Area

Assign on which area the storage is located

Storage Manager

Assign a storage manager to this storage

Order Type order advice orders

Select the Purchase Order Type. If the pulldown is empty then you first need to create purchase order types (see article on purchase orders).

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‘Settings’ tab

In the settings tab you can change a few settings:

  • Organization
    You can set an organization, as extra info regarding the location.

  • Default location
    You can set a default location in the storage, so you don`t have to set that if you add new items.

  • Stock valuation
    You can also set how the stock value is calculated regarding price changes.

InfoGood to know: only use the lowest hierarchy for a default location

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Nutzen Sie die Inventarmöglichkeiten im Workplace.

  • Erstellen Sie einen neuen Speicher.

  • Hinzufügen von Inventargegenständen zu einem Lager.

Inventarverwaltung

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Die Bestandsverwaltung hilft dabei festzustellen, welche und wie viele Bestände zu welchem Zeitpunkt bestellt werden müssen. Es verfolgt den Bestand vom Einkauf bis zum Verkauf der Waren. Es identifiziert Trends und reagiert darauf, um sicherzustellen, dass immer genügend Bestände vorhanden sind, um Bestellungen zu erfüllen, und um rechtzeitig vor einem Engpass zu warnen. Workplace Management kann dies für Sie tun, und hier lesen Sie, wie Sie es in Workplace einrichten können.

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titleWie man einen Speicher erstellt

Wie man einen Speicher erstellt

Bevor wir die "Bestandsverwaltung" verwenden können, benötigen wir mindestens ein Lager. Sie finden "Lager" im Menü unter "Anlagen".

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Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Speicher anzulegen.

  1. Öffnen Sie das Modul "Speicher" über die Option "Assets" im Menü.

  2. Drücken Sie die Schaltfläche "Neu".

  3. Füllen Sie die Felder aus. Die ausgegrauten Felder werden automatisch ausgefüllt.

  4. Drücken Sie die Schaltfläche "Speichern und zurück", um die Erstellung eines Speichers abzuschließen.

Name des Feldes

Beschreibung

Referenz

wird automatisch gefüllt

Elternteil

Wenn das Lager Teil eines anderen (umfangreicheren) Lagers ist, wählen Sie das Lager, zu dem es gehört.

Name

Geben Sie dem Speicher einen Namen

Bereich

Zuweisen, in welchem Bereich sich der Speicher befindet

Speicher-Manager

Zuweisung eines Speichermanagers zu diesem Speicher

Auftragsart Auftragsanzeige Aufträge

Wählen Sie die Bestellungsart. Wenn das Pulldown-Menü leer ist, müssen Sie zunächst Bestellungsarten erstellen (siehe Artikel über Bestellungen).

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Registerkarte "Einstellungen

Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie einige Einstellungen ändern:

  • Organisation
    Sie können eine Organisation als zusätzliche Information über den Standort angeben.

  • Standard-Speicherort
    Sie können einen Standard-Speicherort festlegen, so dass Sie diesen nicht neu festlegen müssen, wenn Sie neue Objekte hinzufügen.

  • Bewertung von Aktien
    Sie können auch festlegen, wie der Aktienwert bei Preisänderungen berechnet wird.

Info

Gut zu wissen: Verwenden Sie nur die unterste Hierarchie für einen Standardspeicherort.

Actual stock (quantity) of the inventory & transactions

Info

The stock of an item is automatically calculated through transactions and cannot be changed manually. A transaction is made to keep the stock up-to-date.

Automatic transaction

Transactions are created automatically when there is an internal or outgoing purchase order. This way, the changes in the quantity of the items can be tracked in detail.

Manual transactions

It is also possible to manually create these transactions (for example: as a correction), to register the initial stock, or to register the transfer (part of the) stock to another storage or to another location in the same storage (other shelves for example).

To create a manual transaction, follow the next steps:

  1. Navigate to your inventory item:

    1. Use the “Inventory” option in the menu under “Assets ”and search for the inventory item you want to edit.

    2. If you know where the item is located, open the storage using the option “Storages,” and next, press the " Inventory " button, search for your item, and open the one you want to edit.

  2. After opening the item, you will see the “General” tab. Press the “Transactions” tab.

  3. You will see three buttons:

    1. Create out transaction, for creating outgoing transfers.

    2. Create in transaction, for creating incoming transfers.

    3. Export to Excel, for exporting a list in excel of all transfers.

  4. Press “Create out transaction” or “Create in transaction” to create a transaction.

  5. Fill in the details and the quantity (in the include at the bottom) you want to transfer.

  6. In one transaction it is possible to transfer multiple inventory items. Click ‘Add inventory item’ to add another transaction item

  7. Press the “Process” button.

Info

Hover over the fields to view the available help text.

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titleAutomatically generate purchase orders

Automatically generate purchase orders

By indicating the minimum and maximum stock on an inventory item, it becomes possible to let the system generate outgoing purchase orders based on the desired stock. This is explained in the purchase orders article

Summary

Rw ui textbox macro

  • To use the inventory management system, you need at least one storage.

  • The stock of an item is automatically calculated through transactions and cannot be changed manually

  • Each inventory item is always linked to a catalog item

Search

Storage Locations

The previous screenshot shows that the storage module has three different tabs. On the tab “Locations,” you can create locations in the storage. The storage has to have at least one storage; the whole storage can be one location. For example, if the storage is a relatively small room, you don`t have more places to specify an item’s location.

The storage locations are the actual locations within a storage where the inventory item is placed. This can be put in a hierarchy level, for example: Hall B → Rack 3 → Bottom Shelf Rack 3

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How to create storage locations?

  1. Navigate to the “Locations tab” of a storage.

  2. Press “New”

  3. Fill in the fields

  4. Click the ‘Create new sub item’ (icon on the top right) to create a sub location. When using this method, the current location is automatically set as parent of the location location that is created.

  5. Press the “Save and return” button to return to the previous screen

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Create catalog item

An inventory item is linked to a catalog item. Before adding a new item to an storage, always check if the catalog item exists. If the catalog item does not exist, follow the steps described here (orderable items section) to create a new one.

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titleStorage LocationsSpeicherorte

Field name

Description

Reference

The reference name/number (if necessary)

Full name

The name of the storage location

Description

A description of the storage location

Area

Select the area where it is located

Picking Order

If you have the same item on multiple locations, you can prioritize the locations.

Storage

Part of which storage

Parent Storage Location

What is the parent storage location

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titleCreate catalog item
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titleHow much stock is there?

How much stock is there?

To see what the stock is of a storage, follow these steps:

  1. Navigate to your storage using the option “Storages” in the menu under “Assets”

  2. Select your storage.

  3. On the bottom, you will find the button “Inventory”

  4. On the next screen, use the field “Keywords” (or leave empty) > press “Search”

  5. You will see a screen that resembles the screenshot, as shown below

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titleHow to add a new item to the inventory?

How to add a new item to the inventory?

  1. There are more ways to add an item to the inventory. Use one of these options:

    1. Use the option “Storages” in the menu under “Assets” > open a storage > click on the button “Inventory” > click ‘Search’ >new (Note: the ‘new’ button might also already be available on the top right of the search screen). This is the preferred way when adding multiple items because the Storage will be filled in automatically.

    2. Navigate to “Inventory” by using the option in the menu under “Assets” and press the “New” button.

  2. Fill in the details of the Inventory item.

  3. Use the locations tab to assign a “Storage location.”

  4. Press the “Save and return” to save the item.

Info

Inventory items are always linked to a catalog item, and some fields are automatically taken over when selecting the item.

Field name

Description

Storage

In which do you want to keep stock of this item

Catalog

Select a catalogitem

Supplier

the name of the supplier

Price

the price of the item per quantity

Min stock

The minimum stock you want to have

Max stock

The maximum stock you want to have

Stock keeping

Yes/No. Do you want to keep stock of this item

Negative stock

Is a negative stock allowed?

Backorder

Is a backorder allowed? Is it still possible to place an order if you are out of stock

Comments

You can put here extra comments

Shortlist

Yes/No. Shortlist this item for easy access

External reference

Note here an external, for example, the order number in the supplier catalog

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titleActual stock (quantity) of the inventory & transactions

Speicherorte

Die vorherige Abbildung zeigt, dass das Speichermodul drei verschiedene Registerkarten hat. Auf der Registerkarte "Speicherorte" können Sie Speicherorte im Speicher erstellen. Das Lager muss mindestens ein Lager haben; das gesamte Lager kann ein Ort sein. Wenn es sich bei dem Lager beispielsweise um einen relativ kleinen Raum handelt, haben Sie nicht mehr Platz, um den Standort eines Artikels anzugeben.

Bei den Lagerorten handelt es sich um die tatsächlichen Orte innerhalb eines Lagers, an denen das Inventarstück platziert wird. Dies kann z. B. in einer Hierarchieebene erfolgen: Halle B → Regal 3 → Unteres Regal Regal 3

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Wie erstellt man Speicherorte?

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte "Standorte" eines Speichers.

  2. Drücken Sie "Neu".

  3. Füllen Sie die Felder aus

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Unterelement erstellen" (Symbol oben rechts), um einen Unterstandort zu erstellen. Bei dieser Methode wird der aktuelle Ort automatisch als übergeordneter Ort des neu erstellten Ortes festgelegt.

  5. Drücken Sie die Taste "Speichern und zurück", um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren.

Name des Feldes

Beschreibung

Referenz

Name/Nummer der Referenz (falls erforderlich)

Vollständiger Name

Der Name des Speicherortes

Beschreibung

Eine Beschreibung des Speicherortes

Bereich

Wählen Sie den Bereich aus, in dem er sich befindet

Kommissionierauftrag

Wenn Sie denselben Artikel an mehreren Standorten haben, können Sie die Standorte priorisieren.

Lagerung

Teil der Lagerung

Übergeordneter Speicherort

Was ist der übergeordnete Speicherort?

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titleKatalogposition erstellen

Katalogposition erstellen

Ein Lagerartikel ist mit einem Katalogartikel verknüpft. Bevor Sie einen neuen Artikel zu einem Lager hinzufügen, prüfen Sie immer, ob der Katalogartikel existiert. Wenn der Katalogartikel nicht vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor hier beschrieben (Abschnitt Bestellbare Artikel), um einen neuen Artikel zu erstellen.

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titleWie groß ist der Bestand?

Wie groß ist der Bestand?

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bestand eines Lagers zu ermitteln:

  1. Navigieren Sie zu Ihrem Speicher über die Option "Speicher" im Menü unter "Assets".

  2. Wählen Sie Ihren Speicherplatz.

  3. Ganz unten finden Sie die Schaltfläche "Inventar".

  4. Auf dem nächsten Bildschirm verwenden Sie das Feld "Schlüsselwörter" (oder lassen Sie es leer) > drücken Sie "Suchen".

  5. Es wird ein Bildschirm angezeigt, der dem unten abgebildeten ähnelt

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titleWie füge ich einen neuen Gegenstand zum Inventar hinzu?

Wie füge ich einen neuen Gegenstand zum Inventar hinzu?

  1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Gegenstand zum Inventar hinzuzufügen. Verwenden Sie eine dieser Optionen:

    1. Verwenden Sie die Option "Lager" im Menü unter "Assets" > öffnen Sie ein Lager > klicken Sie auf die Schaltfläche "Inventar" > klicken Sie auf "Suchen" > neu (Hinweis: die Schaltfläche "Neu" kann auch bereits oben rechts auf dem Suchbildschirm verfügbar sein). Dies ist die bevorzugte Methode, wenn Sie mehrere Artikel hinzufügen, da der Speicher automatisch ausgefüllt wird.

    2. Navigieren Sie zu "Inventar", indem Sie die Option im Menü unter "Anlagen" verwenden und auf die Schaltfläche "Neu" klicken.

  2. Geben Sie die Details des Inventarartikels an.

  3. Verwenden Sie die Registerkarte Standorte, um einen "Speicherort" zuzuweisen.

  4. Drücken Sie die Taste "Speichern und zurück", um den Eintrag zu speichern.

Info

Inventarartikel sind immer mit einem Katalogartikel verknüpft, und einige Felder werden bei der Auswahl des Artikels automatisch übernommen.

Name des Feldes

Beschreibung

Lagerung

In welchem Lager wollen Sie diesen Artikel aufbewahren?

Katalog

Wählen Sie einen Katalogartikel

Anbieter

den Namen des Lieferanten

Preis

den Preis des Artikels pro Menge

Mindestbestand

Der Mindestbestand, den Sie haben möchten

Höchstbestand

Der maximale Bestand, den Sie haben möchten

Vorratshaltung

Ja/Nein. Möchten Sie diesen Artikel auf Lager halten

Negativer Bestand

Ist ein negativer Bestand zulässig?

Rückständige Bestellungen

Ist eine Nachbestellung zulässig? Ist es noch möglich, eine Bestellung aufzugeben, wenn Sie nicht mehr auf Lager sind?

Kommentare

Sie können hier zusätzliche Kommentare eingeben

Shortlist

Ja/Nein. Dieses Element in die Auswahlliste aufnehmen, um den Zugriff zu erleichtern

Externe Referenz

Notieren Sie hier eine externe, z.B. die Bestellnummer im Lieferantenkatalog

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titleTatsächlicher Bestand (Menge) der Bestände und Transaktionen

Tatsächlicher Bestand (Menge) der Bestände und Transaktionen

Info

Der Bestand eines Artikels wird automatisch durch Transaktionen berechnet und kann nicht manuell geändert werden. Eine Transaktion wird durchgeführt, um den Bestand aktuell zu halten.

Automatische Transaktion

Transaktionen werden automatisch erstellt, wenn es eine interne oder ausgehende Bestellung gibt. Auf diese Weise können die Mengenänderungen der Artikel im Detail verfolgt werden.

Manuelle Transaktionen

Es ist auch möglich, diese Transaktionen manuell zu erstellen (z. B. als Korrektur), den Anfangsbestand zu registrieren oder die Umlagerung (eines Teils des Bestands) in ein anderes Lager oder an einen anderen Ort im selben Lager (z. B. andere Regale) zu registrieren.

Um eine manuelle Transaktion zu erstellen, folgen Sie den nächsten Schritten:

  1. Navigieren Sie zu Ihrem Inventargegenstand:

    1. Verwenden Sie die Option "Inventar" im Menü unter "Assets" und suchen Sie nach dem Inventarobjekt, das Sie bearbeiten möchten.

    2. Wenn Sie wissen, wo sich der Artikel befindet, öffnen Sie das Lager über die Option "Lager" und drücken Sie dann auf die Schaltfläche "Inventar", suchen Sie Ihren Artikel und öffnen Sie den Artikel, den Sie bearbeiten möchten.

  2. Nach dem Öffnen des Artikels sehen Sie die Registerkarte "Allgemein". Drücken Sie auf die Registerkarte "Transaktionen".

  3. Sie werden drei Schaltflächen sehen:

    1. Ausgangstransaktion erstellen, um ausgehende Überweisungen zu erstellen.

    2. In der Transaktion anlegen, um eingehende Überweisungen anzulegen.

    3. Export nach Excel, um eine Liste aller Überweisungen in Excel zu exportieren.

  4. Drücken Sie auf "Ausgangstransaktion erstellen" oder "Eingangstransaktion erstellen", um eine Transaktion zu erstellen.

  5. Geben Sie die Details und die Menge (im Feld unten) ein, die Sie überweisen möchten.

  6. In einer Transaktion ist es möglich, mehrere Bestandsposten zu übertragen. Klicken Sie auf "Inventarartikel hinzufügen", um einen weiteren Transaktionsartikel hinzuzufügen

  7. Drücken Sie die Taste "Verarbeiten".

Info

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Felder, um den verfügbaren Hilfetext anzuzeigen.

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titleAutomatisch Bestellungen generieren

Automatisch Bestellungen generieren

Durch die Angabe des Mindest- und Höchstbestands eines Lagerartikels ist es möglich, dass das System ausgehende Bestellungen auf der Grundlage des gewünschten Bestands generiert. Dies wird im Artikel Bestellungen erklärt

Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Um das Bestandsverwaltungssystem zu nutzen, benötigen Sie mindestens einen Speicher.

  • Der Bestand eines Artikels wird automatisch durch Transaktionen berechnet und kann nicht manuell geändert werden.

  • Jeder Inventarartikel ist immer mit einem Katalogartikel verknüpft

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