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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Create purchase orders POI and POO.

  • Know the difference between POI and POO.

Purchase orders

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Purchase orders are used to order items directly from a supplier or an internal storage location (inventory management). Mandate approval and additional approvals can be included in the purchase order processes. It is also possible to register the delivery of goods. The available functionalities in the Purchase order proces is mainly determined by the settings on the purchase order types (last chapter of this article).

Registering the stock of the inventory is part of the inventory management module. More information about that process can be found in this article

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Erstellen Sie Bestellungen POI und POO.

  • Kennen Sie den Unterschied zwischen POI und POO.

Kaufaufträge

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Bestellungen werden verwendet, um Artikel direkt bei einem Lieferanten oder einem internen Lagerort zu bestellen (Bestandsverwaltung). Mandatsgenehmigungen und zusätzliche Genehmigungen können in die Bestellvorgänge einbezogen werden. Es ist auch möglich, die Lieferung von Waren zu registrieren. Die verfügbaren Funktionalitäten im Bestellprozess werden im Wesentlichen bestimmt durch die Einstellungen zu den Bestelltypen (letztes Kapitel dieses Artikels).

Die Registrierung des Lagerbestands ist Teil des Lagerverwaltungsmoduls. Weitere Informationen über diesen Prozess finden Sie in diesem ArtikelInventory Management .

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titleWhat is a Purchase Order Incoming Was ist ein Bestellungseingang (POI)?
What is a Purchase Order Incoming

Was ist ein Bestellungseingang (POI)?

POI is the abbreviation for Purchase Order Incoming and is used internally in the organization to create purchase orders. Per definition POIs do not go to an external supplier.

There are two ways to use a POI.

1. Order items from an internal inventory/ stock
You can order items from the inventory. For example, the client has a small storage area where things like pens, notepads, printing paper, etc., are stored. The items in stock can be ordered by using a POI. In this case, you will order internally from the inventory department.

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Info

The inventory management module must be activated in the environment to use this option. This separate module serves as an extension to the Purchase order module.

2. Order items directly from a supplier
You can select items from a catalog of orderable items. These orderable items can be from multiple suppliers. The user creating the POI does not have to check which item is from which supplier.

  • After the POI is submitted and approved, the POI will be divided into multiple POOs. One POO per supplier is created (manually or automatic depending on the purchase order type setting).

    • For example, the user orders printing paper from supplier A, printer ink from supplier B, and staples from supplier C, all in the same POI. After approving the POI, a purchase order for supplier A, a purchase order for supplier B, and a purchase order for supplier C is generated (or manually created

    ist die Abkürzung für Purchase Order Incoming (Bestellungseingang) und wird unternehmensintern zur Erstellung von Bestellungen verwendet. Per Definition gehen POIs nicht an einen externen Lieferanten.

    Es gibt zwei Möglichkeiten, einen POI zu verwenden.

    1. Bestellung von Artikeln aus einem internen Inventar/Bestand
    Sie können Artikel aus dem Inventar bestellen. Der Kunde hat zum Beispiel einen kleinen Lagerbereich, in dem Dinge wie Stifte, Notizblöcke, Druckerpapier usw. gelagert werden. Die auf Lager befindlichen Artikel können mit Hilfe eines POI bestellt werden. In diesem Fall bestellen Sie intern bei der Inventarabteilung.

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    Info

    Um diese Option nutzen zu können, muss das Modul Bestandsverwaltung in der Umgebung aktiviert sein. Dieses separate Modul dient als Erweiterung des Moduls "Bestellung".

    2. Artikel direkt bei einem Lieferanten bestellen
    Sie können Artikel aus einem Katalog von bestellbaren Artikeln auswählen. Diese bestellbaren Artikel können von mehreren Lieferanten stammen. Der Benutzer, der den POI erstellt, muss nicht prüfen, welcher Artikel von welchem Lieferanten stammt.

    • Nachdem der POI eingereicht und genehmigt wurde, wird der POI in mehrere POOs aufgeteilt. Pro Lieferant wird eine Bestellung erstellt (manuell oder automatisch, je nach Einstellung des Bestelltyps).

    • Der Benutzer bestellt z. B. Druckpapier bei Lieferant A, Druckertinte bei Lieferant B und Heftklammern bei Lieferant C, alles in derselben Bestellung. Nach der Genehmigung der Bestellung wird eine Bestellung für Lieferant A, eine Bestellung für Lieferant B und eine Bestellung für Lieferant C generiert (oder manuell erstellt).

    Search

    How to create a POI

    You can create purchase orders by using the icon on the startBoard.

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    • Order from internal stock: If the inventory management module is activated, a POI creates an internal purchase order and orders from the available internal stock.

    • Order directly from an external supplier: If no inventory management is activated, the creation of a POI is in fact used to order directly from the suppliers.

    Create and submit the order

    1. Fill in the subject of the purchase order;

    2. Choose the purchase order type (if applicable).

      1. The purchase order type selected will determine the fields, functions, and parts of the process that will be activated.

    3. Fill in the mandatory fields that present themselves after selecting the purchase order type. In our example, the building is a required field;

    4. Add catalog items;

      1. This can be done by using the button or (if decided by the purchase order type) via an include on the bottom of the page.

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      2. Use the search filter or click ‘Search’ to show all available items.

      3. Select the items that you want to order and click on “Add selected items”;

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    5. You can now adjust the quantity per item;

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    6. Click on submit;

    In our example, the setting “Approval by manager depending on personal mandate amount” is set on the purchase order type “Cleaning supplies”. Our orderer does not have the mandate to approve such an expensive order, hence the manager of the orderer must approve this order before it can be sent to the supplier. A task will be generated for the manager to approve the order. Note: This is still in the POI process, and no individual POOs have been created yet.

    Mandate approval of the POI

    1. The manager can approve or reject the order.

      1. After approval, the items are ordered.

      2. When rejected, a task is generated for the requestor. This person can change the order and submit it again, or cancel the order.

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    What happens after approval of the POI?

    What happens now mainly depends on the settings of the purchase order type.

    • In our example, the additional approval step has not been activated, so the individual POOs are now created. For every unique supplier from the order list, a POO is generated.

    • Also, since our purchase order type does not require manual processing, the order per POO is automatically sent by email to each individual supplier.

    Details on your POI

    • The linked POOs can be viewed by opening the POI you created.

      • Open your POI (for example via the “My internal purchase orders“ button on your startBoard)

      • Open the include ‘Linked outgoing purchase order’ include, see screenshot below.

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    Registering the delivery

    • In our example the option of deliveries has been activated on the purchase order type “Cleaning Supplies” for the orderer (= the person who ordered the POI). This person now gets a task to register the delivered goods. A task per POO will be available in the task list of this user.

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    • The orderer has the option between “Order completely delivered” or “Close order (delivered incomplete)”. Both options will close the purchase order.

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    titleHow to create a POI
    Info

    The settings of the purchase order types you choose, determines how the proces goes and what field and buttons are available. For example: an POO purchase order type will not be shown within a POI.

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    titleWhat is a Purchase Order Outgoing (POO)?

    What is a Purchase Order Outgoing (POO)?

    A POO stands for "Purchase Order Outgoing" and refers to orders that are sent to an external supplier. There are two ways to use a POO.

    1. Order inventory items from supplier to restock inventory
    When inventory items aren't in stock anymore, or they are below the minimum stock, the inventory items need to be ordered from the supplier in order to refill the stock. The purchasing/inventory department checks if inventory items need to be restocked. An automatic order advice (POO) can be generated for all inventory items where the stock is below minimum (more information about this via Inventory Management)

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    2. Order catalog items from a supplier
    This form of purchasing is done by first selecting the specific supplier, thereby a list of order-able items from the specific supplier is available for purchasing. The POO can be created manually as a regular purchase order, automatically from a POI, or manually as a collective order, where POI items to be ordered can be added manually. The ordered items will not be kept in inventory.

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    titleProcess: POO (Order catalog items directly from a supplier)

    Process of POO

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    Creating a POO

    • After creating a new purchase order the subject and description can be entered. Also, the purchase order type must be selected. If the client only uses one purchase order type, the purchase order type will automatically be selected and will not be visible to the end user. After selecting the purchase order type, all the settings from the purchase order type will be activated within the process.

    • Fields and functions on the page become visible depending on the purchase order type settings (supplier information, delivery information, financial information).

    • Also depending on the purchase order type, the user can add catalog- and/or generic items to the purchase order. This can be done in the include at the bottom of the screen.

    There are also certain parts of the process that can be activated depending on the purchase order type settings. If these parts of the process have not been activated, these steps will be skipped in the process.

    Mandate approval and the additional approval step

    • In case a mandate approval has been activated for the purchase order type, a task for the mandate approver will be generated (See the chapter about “purchase order types” for more information).

    • If an additional approval step is also needed after the mandated approval, the relevant user receives the task for the additional approval.

    • If the purchase order is rejected (via mandate approval or additional approval), the purchase order will go back to the requestor. If no approval is necessary, the tasks will be skipped.

    Suppliers and deliveries

    • After the purchase order is approved, the purchase order needs to be split per supplier. On the purchase order type the setting 'Processing internal purchase order' determines if the POOs are generated automatically after approving the POI or if POI items need to be manually assigned to POO(s).

    • When the items need to be assigned manually, you can create a new POO for a specific supplier and mark it as a collective order. A collective order is useful when shipping costs apply. Within this collective order, the not yet assigned POI items from the same supplier can be added. The items within the POI will be linked to the items in the corresponding POO. After the POO(s) are/is sent to the supplier, the corresponding POI will go to the status 'Awaiting counter purchase order'.

    • The delivery can be registered in both POO and/or POI. This is also depending on the settings within the purchase order type.

    Deliveries possible:

    • No goods recieval:
      The purchase order will be closed automatically.

    • Order completely delivered:
      With one click, the complete order is delivered and closed.

    • Partial delivery:
      On the Deliveries tab, the delivered quantities can be registered for each ordered item. After all items are delivered correctly, the purchase order status will be updated automatically.

    • Close order (no more deliveries):
      The purchase order can also be closed manually without receiving any more items. In this case, the ordered quantities do not match the delivered quantities.

    If the deliveries are registered in the POI, the counter's purchase orders (POO(s)) will also be delivered automatically. If the deliveries are registered in the POO(s), it is optional to also register the deliveries in the POI or not.

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    titleHow to create a POO?

    How to create a POO?

    To create an “Outgoing purchase order” click on the tile “Outgoing purchase orders +” on your startBoard or navigate in the menu to “Purchasing” choose the option “Outgoing purchase orders”, and click the button “Create outgoing purchase orders.”

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    This purchase order is the order which is sent to the supplier. The POO can be created:

    • Manually as a regular purchase order to the supplier
      If the purchase order is created manually, a similar process to the POI is used: Create - Add items - Submit - Mandate and/or additional approval -> Send order -> Delivery. Instead of searching within all possible items to order independently from the supplier, in the POO, the supplier must be set first. After that, the items from that supplier can be added.

    • When selecting this option, the orderer has to first select the specific supplier before selecting from the item list from that specific supplier.

    • Automatic from a POI (see this process on “How to create a POI”)
      If the POO is automatically created from a POI or used as a collective order (and thus, all items come from POIs), several steps will be skipped. For example the mandate and/or additional approval which are already executed in the POI(s).

    • Manually as a collective purchase order, where the items to order can be added manually based on items in POIs
      Within the POO the same delivery options are available as mentioned above. A difference with the POI process is that the purchase order can be corrected after closing by the group which also registers the deliveries.

    Info

    When the client doesn't use inventory management, but wants to register the receival of the goods (delivery), a dummy storage location needs to be added.

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    titleWhich one to use?

    Which one to use?

    Environment with an inventory

    The POI is used for an end-user to order from the stock/inventory and the POO is used to order from the supplier. Both are used, POI as well POO.

    Info

    To use this option the inventory management module must be activated in the environment. This is a separate module that serves as an extension to the Purchase order module.

    An environment without an inventory

    If there is no inventory setup in the environment but orders (only) catalog- and generic items from a supplier you will have two options:

    1. Only use POO
      You will select a supplier and add the items. This can be used if the purchasing is done by one department or users know which items come from which supplier.

    2. Use POI and POO
      You can select items from a total catalog, and the POOs are generated per supplier. This can be used if users are allowed to order items but you do not want them to search per supplier. The end user does not need to know which supplier the items come from and by bundling all items in one total catalog, the end user does not have to search through the item list for each individual supplier.

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    titlePurchase order types

    Purchase order types

    Purchase order types are used to configure the purchase order process(es) the client wants to use. By default, one purchase order type “Catalog item order from supplier” is generated when the module is activated. A set of pre-defined settings is generated for this purchase order type. The settings determine what kind of fields are available to view/edit when a new purchase order is created. Moreover, the settings also determine if certain steps of the purchase order process are activated or if they will be skipped.

    The client can create as many purchase order types as desired. The desired purchase order type needs to be set in each new purchase order by the user creating the purchase order. If only one type is applicable, this type will be automatically set and will not be shown to the user.

    Create a Purchase order type

    Navigate in the menu to “Purchasing” and choose the option “Purchase order types”

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    Use the button “Create purchase order type” to create a new purchase order type.
    Fill in the required fields and press the “Save and return” button.

    Settings on a Purchase order type

    Field name

    Description

    Inventory purchase order

    Yes/No, to be able to order from an internal stock (Note: The inventory management module is required for this option)

    Use in internal purchase order

    Yes/No, to be able to used in an internal purchase order.

    Use costcenter in purchase order

    Yes/No, to use cost centers in purchase orders

    Use catalogitems

    Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order

    Use generic items

    Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order

    Mandate approval

    Yes/No, the setting for mandate approval

    Additional approval

    Yes/No, the setting for additional approval

    Send order form

    Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order

    Pick up order (POO)

    Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order

    Delivery address in POO

    Register goods receival

    Yes/No/Depending on supplier, the ability to use catalogitems in a purchase order

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    Based on the settings chosen per purchase order type (See chapter about Purchase Order types), there are several steps in the Purchase order process that can be activated or deactivated.

    Mandate approval

    Two types of approval steps can be used in a purchase order. Both types can be used together or separately.

    The mandate approval step generates a task to approve or reject the purchase order. There are three options to determine who gets the task:

    • 1. Always approve by the manager of the orderer:

      • The manager registered with the orderer gets the task to approve or reject the purchase order.

    • 2. Approval by manager depending on personal mandate amount:

      • The personal mandate of the orderer is evaluated, and if the personal mandate is lower than the purchase order amount, the personal mandate amount of the manager is evaluated. The mandate approval continues to check each manager until the personal mandate amount is enough. The mandate budget for purchase orders can be set for a user on the contact person page.

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    • 3. Cost center approval:

      • On the cost center level, the mandated approval can be registered. Each contact has a threshold amount up to how much they need to approve the purchase order.

    Additional approval

    An (additional) approval can also be executed. A predefined group determines the users who will get the task to approve. The (additional) approval can also be set to take place only if the order amount is greater than a pre-defined amount. This makes it, for instance, possible to have every purchase order above 10.000 euros be approved by the purchase department (next to any mandate approval before that step).

    Delivery

    In some cases, it is possible to pick up orders (instead of having them delivered) at the location of the supplier. This can be indicated (for a POO). If this is allowed, it is possible to choose a sub-organization/department of the selected supplier to indicate that the items will be picked up there (this will also be shown on the PDF order form)

    For both POO and POI, it is possible to determine if the delivery address is editable or not. It is also possible to indicate that the delivery address should be set based on a property. in that case, a property field becomes visible in the purchase order.

    Per default, the delivery address is set based on the organization of the creator of the purchaser order. In a POI the delivery address can be hidden.

    Goods receival

    It is possible to register the receival of the items. If not, the process will end after the order is sent to the supplier.

    In an inventory item purchase order, the register of the goods receival is mandatory since that is needed to keep the stock up to date.

    For catalog and/or generic items, the option to register goods receival is optional. If this is set to yes, make sure to have at least one storage (warehouse), as this requires a storage (a dummy storage without any extra settings is enough)

    The option to register the goods receival can also be specified per supplier. When ordering via a POI, the initial registration of the goods receival can be executed in the POI or POO. When registering the receival of goods via the POO, you can determine if the goods receival in the POI is executed manually or automatically. If done manually, the POI will go to the status "Counter order delivered" and the POI can then also be delivered. This can be used if the goods are delivered (via a collective POO) to a central point first and can be picked up later on by the creators of the initial POIs

    The receival of goods can be registered by the creator of the purchase order or a pre-defined group (for instance a front desk group or the inventory manager group).

    Supplier-dependent settings on the Purchase order type

    Some of the settings on the Purchase order type can be specified on a supplier-dependent level. There is a set of matching settings on the contact page of the supplier that corresponds to the settings that are applicable. Suppose a setting on the purchase order type is set to “Supplier dependent”. In that case, the settings on the contact page of the supplier will determine whether or not a field or function is available or executed.

    To access the supplier-dependent settings; Navigate to Contacts > Organizations > Select a supplier > Click on the “Related objects” tab > Purchase orders.

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    Summary

    Rw ui textbox macro

    • POI is used for internal orders (and if no inventory management is used, to create multiple POOs).

    • POOs are used to order items directly from a specific supplier.

    • If the inventory management module is activated, it is possible to use the POI process to manage the storage of catalogitems. The orderer thereby orders items directly from the internal storage.

    • If the inventory management module is activated, the POO process can be used to order directly from a specific supplier which can be used to refill the internal storage.

    • If the inventory management module is not activated, the POI process can be used to order catalogitems items from a list of items independently from a specific supplier. Since it is not possible to order from the internal stock, multiple POOs will be created (one per supplier), either automatically or manually, from this single POI. These separate POOs will thereby operate the same way as if a regular POOs were created. The advantage of creating one POI to create multiple supplier specific POOs is that the orderer do not need to know which suppliers supplies which catalogitems item (Commonly used by most end-users).

    • If the inventory management module is not activated, the POO process can be used to order catalogitem(s) from a specific supplier. The orderer has to first pick the specific supplier and only afterwards can the orderer select which items to order from this specific supplier. This method is useful when it is expected to know which supplier supplies which items (Commonly used by purchase department).

    • Purchase order types are used to customize the purchase order process. A range of pre-defined settings can be adjusted per purchase order type. These settings determines what types of fields are available on the page and whether a part of the process should be activated or not.

    Wie man einen POI erstellt

    Wie man einen POI erstellt

    Sie können Bestellungen über das Symbol auf dem StartBoard erstellen.

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    • Bestellung aus dem internen Lagerbestand: Wenn das Modul für die Lagerverwaltung aktiviert ist, erstellt ein POI eine interne Bestellung und bestellt aus dem verfügbaren internen Lagerbestand.

    • Bestellen Sie direkt bei einem externen Lieferanten: Wenn keine Lagerverwaltung aktiviert ist, wird die Erstellung eines POI dazu verwendet, direkt bei den Lieferanten zu bestellen.

    Den Auftrag erstellen und abschicken

    1. Füllen Sie den Betreff der Bestellung aus;

    2. Wählen Sie die Bestellungsart (falls zutreffend).

      1. Der gewählte Bestelltyp bestimmt die Felder, Funktionen und Teile des Prozesses, die aktiviert werden.

    3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus, die sich nach der Auswahl der Bestellungsart ergeben. In unserem Beispiel ist das Gebäude ein Pflichtfeld;

    4. Katalogartikel hinzufügen;

      1. Dies kann über die Schaltfläche oder (falls durch die Bestellart vorgegeben) über ein Include am Ende der Seite erfolgen.

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      2. Verwenden Sie den Suchfilter oder klicken Sie auf "Suchen", um alle verfügbaren Artikel anzuzeigen.

      3. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie bestellen möchten, und klicken Sie auf "Ausgewählte Artikel hinzufügen";

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    5. Sie können nun die Menge pro Artikel anpassen;

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    6. Klicken Sie auf Absenden;

    In unserem Beispiel ist die Einstellung "Genehmigung durch den Vorgesetzten je nach Höhe des persönlichen Mandats" ist auf die Bestellart "Reinigungsmittel" festgelegt. Unser Besteller hat nicht die Befugnis, eine so teure Bestellung zu genehmigen, daher muss der Manager des Bestellers diese Bestellung genehmigen, bevor sie an den Lieferanten gesendet werden kann. Es wird eine Aufgabe für den Manager erstellt, um die Bestellung zu genehmigen. Hinweis: Diese Bestellung befindet sich noch im POI-Prozess, und es wurden noch keine individuellen POOs erstellt.

    Mandat zur Genehmigung des POI

    1. Der Manager kann genehmigen oder zurückweisen den Auftrag.

      1. Nach der Genehmigung werden die Artikel bestellt.

      2. Bei Ablehnung wird eine Aufgabe für den Antragsteller erstellt. Diese Person kann den Auftrag ändern und erneut einreichen oder den Auftrag stornieren.

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    Was geschieht nach der Genehmigung des POI?

    Was nun geschieht, hängt hauptsächlich von den Einstellungen der Bestellart ab.

    • In unserem Beispiel wurde der zusätzliche Genehmigungsschritt nicht aktiviert, so dass die einzelnen Bestellungen jetzt erstellt werden. Für jeden eindeutigen Lieferanten aus der Bestellliste wird ein Bestellschein erstellt.

    • Und da unser Bestellungsart keine manuelle Bearbeitung erforderlich ist, wird die Bestellung pro POO automatisch per E-Mail an jeden einzelnen Lieferanten gesendet.

    Details zu Ihrem POI

    • Die verknüpften POOs können Sie anzeigen, indem Sie den von Ihnen erstellten POI öffnen.

      • Öffnen Sie Ihren POI (zum Beispiel über das Menü "Meine internen Bestellungen" auf Ihrem StartBoard)

      • Öffnen Sie das Include 'Verknüpfte ausgehende Bestellung', siehe Abbildung unten.

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    Registrierung der Lieferung

    • In unserem Beispiel wird die Option Lieferungen wurde auf der Bestellart "Reinigungsmittel" für den Besteller (= die Person, die das POI bestellt hat) aktiviert. Diese Person erhält nun eine Aufgabe, um die gelieferten Waren zu registrieren. In der Aufgabenliste dieses Benutzers wird eine Aufgabe pro POO verfügbar sein.

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    • Der Besteller hat die Wahl zwischen "Bestellung komplett geliefert" oder "Bestellung schließen (unvollständig geliefert)". Mit beiden Optionen wird die Bestellung abgeschlossen.

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    Info

    Die Einstellungen der von Ihnen gewählten Bestellarten bestimmen, wie der Prozess abläuft und welche Felder und Schaltflächen verfügbar sind. Ein Beispiel: Eine POO-Bestellart wird in einem POI nicht angezeigt.

    Expand
    titleWas ist ein ausgehender Kaufauftrag (POO)?

    Was ist ein ausgehender Kaufauftrag (POO)?

    Ein POO steht für "Purchase Order Outgoing" und bezieht sich auf Bestellungen, die an einen externen Lieferanten gesendet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine POO zu verwenden.

    1. Bestellung von Bestandsposten beim Lieferanten, um den Bestand aufzufüllen
    Wenn Lagerartikel nicht mehr vorrätig sind oder der Mindestbestand unterschritten wird, müssen die Artikel beim Lieferanten bestellt werden, um den Bestand wieder aufzufüllen. Die Einkaufs-/Inventarabteilung prüft, ob Lagerartikel wieder aufgefüllt werden müssen. Für alle Lagerartikel, deren Bestand unter dem Mindestbestand liegt, kann ein automatisches Bestellavis (POO) erstellt werden (weitere Informationen hierzu unter Inventory Management)

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    2. Katalogartikel bei einem Lieferanten bestellen
    Bei dieser Form des Einkaufs wird zunächst ein bestimmter Lieferant ausgewählt, so dass eine Liste der bestellbaren Artikel des betreffenden Lieferanten für den Einkauf zur Verfügung steht. Der POO kann manuell als reguläre Bestellung, automatisch aus einem POI oder manuell als Sammelbestellung erstellt werden, wobei die zu bestellenden POI-Artikel manuell hinzugefügt werden können. Die bestellten Artikel werden nicht im Bestand geführt.

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    titleProzess: POO (Bestellung von Katalogartikeln direkt bei einem Lieferanten)

    Prozess der POO

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    Erstellen eines POO

    • Nach dem Anlegen einer neuen Bestellung können der Betreff und die Beschreibung eingegeben werden. Außerdem muss die Bestellungsart ausgewählt werden. Wenn der Kunde nur eine Bestellungsart verwendet, wird diese automatisch ausgewählt und ist für den Endbenutzer nicht sichtbar. Nach der Auswahl der Bestellungsart werden alle Einstellungen der Bestellungsart im Prozess aktiviert.

    • Die Felder und Funktionen auf der Seite sind abhängig von den Einstellungen der Bestellart (Lieferanteninformationen, Lieferinformationen, Finanzinformationen).

    • Je nach Bestellungsart kann der Benutzer auch Katalog- und/oder allgemeine Artikel zur Bestellung hinzufügen. Dies kann im Include am unteren Rand des Bildschirms gemacht werden.

    Es gibt auch bestimmte Teile des Prozesses, die je nach den Einstellungen der Bestellungsart aktiviert werden können. Wenn diese Teile des Prozesses nicht aktiviert wurden, werden diese Schritte im Prozess übersprungen.

    Mandatsgenehmigung und der zusätzliche Genehmigungsschritt

    • Falls für die Bestellart eine Mandatsfreigabe aktiviert wurde, wird eine Aufgabe für den Mandatsfreigabeberechtigten generiert (siehe Kapitel "Bestellarten" für weitere Informationen).

    • Wenn nach der vorgeschriebenen Genehmigung noch ein weiterer Genehmigungsschritt erforderlich ist, erhält der betreffende Benutzer die Aufgabe für die zusätzliche Genehmigung.

    • Wird die Bestellung abgelehnt (durch Mandatsgenehmigung oder zusätzliche Genehmigung), geht die Bestellung zurück an den Antragsteller. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, werden die Aufgaben übersprungen.

    Zulieferer und Lieferungen

    • Nachdem die Bestellung genehmigt wurde, muss die Bestellung nach Lieferanten aufgeteilt werden. Bei der Bestellart bestimmt die Einstellung "Interne Bestellung bearbeiten", ob die Bestellpositionen nach der Genehmigung der Bestellung automatisch generiert werden oder ob die Bestellpositionen manuell den Bestellpositionen zugeordnet werden müssen.

    • Wenn die Artikel manuell zugeordnet werden müssen, können Sie eine neue Bestellung für einen bestimmten Lieferanten erstellen und diese als Sammelbestellung kennzeichnen. Ein Bestellsammelauftrag ist sinnvoll, wenn Versandkosten anfallen. Innerhalb dieses Auftragsnetzes können die noch nicht zugeordneten POI-Positionen desselben Lieferanten hinzugefügt werden. Die Artikel innerhalb der POI werden mit den Artikeln in der entsprechenden POO verknüpft. Nachdem die Bestellung(en) an den Lieferanten gesendet wurde(n), erhält die entsprechende POI den Status "Warten auf Gegenbestellung".

    • Die Lieferung kann sowohl in POO und/oder POI registriert werden. Dies hängt auch von den Einstellungen in der Bestellungsart ab.

    Zustellungen möglich:

    • Keine Waren im Mittelalter:
      Die Bestellung wird automatisch geschlossen.

    • Bestellung vollständig geliefert:
      Mit einem Klick wird die komplette Bestellung geliefert und abgeschlossen.

    • Teilweise Lieferung:
      Auf der Registerkarte "Lieferungen" können die gelieferten Mengen für jeden bestellten Artikel registriert werden. Nachdem alle Artikel korrekt geliefert wurden, wird der Bestellstatus automatisch aktualisiert.

    • Auftrag schließen (keine Lieferungen mehr):
      Die Bestellung kann auch manuell geschlossen werden, ohne weitere Artikel zu erhalten. In diesem Fall stimmen die bestellten Mengen nicht mit den gelieferten Mengen überein.

    Wenn die Lieferungen im POI registriert werden, werden auch die Bestellungen des Schalters (POO(s)) automatisch geliefert. Wenn die Lieferungen in der/den Bestellung(en) registriert werden, ist es optional, die Lieferungen auch in den POI zu registrieren oder nicht.

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    titleWie erstellt man einen POO?

    Wie erstellt man einen POO?

    Um eine "Ausgehende Bestellung" zu erstellen, klicken Sie auf die Kachel "Ausgehende Bestellungen +" auf Ihrem StartBoard oder navigieren Sie im Menü zu "Einkauf", wählen Sie die Option "Ausgehende Bestellungen", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausgehende Bestellungen erstellen".

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    Diese Bestellung ist die Bestellung, die an den Lieferanten gesendet wird. Die POO kann erstellt werden:

    • Manuell als reguläre Bestellung an den Lieferanten
      Wenn die Bestellung manuell erstellt wird, wird ein ähnlicher Prozess wie beim POI verwendet: Anlegen - Positionen hinzufügen - Absenden - Mandat und/oder zusätzliche Genehmigung -> Bestellung absenden -> Lieferung. Anstatt in allen möglichen Artikeln zu suchen, um sie unabhängig vom Lieferanten zu bestellen, muss in der POO zuerst der Lieferant festgelegt werden. Danach können die Artikel von diesem Lieferanten hinzugefügt werden.

    • Wenn diese Option gewählt wird, muss der Besteller zuerst den spezifischen Lieferanten auswählen, bevor er aus der Artikelliste dieses spezifischen Lieferanten auswählen kann.

    • Automatisch von einem POI aus (siehe diesen Vorgang unter "Wie man einen POI erstellt")
      Wenn der POO automatisch aus einem POI erstellt oder als Sammelauftrag verwendet wird (und somit alle Positionen aus POIs stammen), werden mehrere Schritte übersprungen. Zum Beispiel das Mandat und/oder zusätzliche Genehmigungen, die bereits in den POI(s) ausgeführt werden.

    • Manuell als Sammelbestellung, wobei die zu bestellenden Artikel manuell auf der Grundlage von Artikeln in POIs hinzugefügt werden können
      Im POO stehen die gleichen Lieferoptionen zur Verfügung wie oben erwähnt. Ein Unterschied zum POI-Prozess besteht darin, dass die Bestellung nach Abschluss durch die Gruppe, die auch die Lieferungen registriert, korrigiert werden kann.

    Info

    Wenn der Kunde keine Bestandsverwaltung verwendet, aber den Empfang der Waren (Lieferung) registrieren möchte, muss ein Dummy-Lagerort hinzugefügt werden.

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    titleWelches ist zu verwenden?

    Welches ist zu verwenden?

    Umwelt mit Inventar

    Der POI wird für einen Endverbraucher verwendet, um aus dem Bestand/Lager zu bestellen, und der POO wird verwendet, um beim Lieferanten zu bestellen. Beide werden verwendet, sowohl POI als auch POO.

    Info

    Um diese Option nutzen zu können, muss das Modul Bestandsverwaltung in der Umgebung aktiviert sein. Dies ist ein separates Modul, das als Erweiterung des Moduls "Bestellung" dient.

    Eine Umgebung ohne Inventar

    Wenn in der Umgebung kein Lagerbestand eingerichtet ist, sondern (nur) Katalog- und Gattungsartikel bei einem Lieferanten bestellt werden, haben Sie zwei Möglichkeiten:

    1. Nur POO verwenden
      Sie wählen einen Lieferanten aus und fügen die Artikel hinzu. Dies kann verwendet werden, wenn der Einkauf von einer Abteilung durchgeführt wird oder die Benutzer wissen, welche Artikel von welchem Lieferanten stammen.

    2. POI und POO verwenden
      Sie können Artikel aus einem Gesamtkatalog auswählen, und die Bestellscheine werden pro Lieferant erstellt. Dies kann verwendet werden, wenn die Benutzer Artikel bestellen dürfen, aber nicht nach Lieferanten suchen sollen. Der Endbenutzer muss nicht wissen, von welchem Lieferanten die Artikel stammen, und durch die Bündelung aller Artikel in einem Gesamtkatalog muss der Endbenutzer die Artikelliste nicht nach jedem einzelnen Lieferanten durchsuchen.

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    titleBestellungsarten

    Bestellungsarten

    Bestellungsarten werden verwendet, um den/die Bestellungsprozess(e) zu konfigurieren, die der Kunde verwenden möchte. Standardmäßig wird bei der Aktivierung des Moduls eine Bestellart "Katalogartikel-Bestellung vom Lieferanten" erzeugt. Für diese Bestellart wird eine Reihe von vordefinierten Einstellungen generiert. Die Einstellungen legen fest, welche Art von Feldern bei der Erstellung einer neuen Bestellung angezeigt/bearbeitet werden können. Darüber hinaus bestimmen die Einstellungen auch, ob bestimmte Schritte des Bestellprozesses aktiviert sind oder übersprungen werden.

    Der Kunde kann beliebig viele Bestellungsarten anlegen. Die gewünschte Bestellungsart muss in jeder neuen Bestellung vom Benutzer, der die Bestellung erstellt, eingestellt werden. Wenn nur eine Art anwendbar ist, wird diese Art automatisch eingestellt und dem Benutzer nicht angezeigt.

    Anlegen einer Bestellungsart

    Navigieren Sie im Menü zu "Einkauf" und wählen Sie die Option "Bestellungsarten".

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    Über die Schaltfläche "Bestellart anlegen" können Sie eine neue Bestellart anlegen.
    Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und zurück".

    Einstellungen zu einer Bestellungsart

    Name des Feldes

    Beschreibung

    Bestellung von Inventar

    Ja/Nein, um aus einem internen Lagerbestand bestellen zu können (Hinweis: Für diese Option ist das Modul Bestandsverwaltung erforderlich)

    Verwendung in der internen Bestellung

    Ja/Nein, um in einer internen Bestellung verwendet werden zu können.

    Kostenstelle in der Bestellung verwenden

    Ja/Nein, um Kostenstellen in Bestellungen zu verwenden

    Katalogpositionen verwenden

    Ja/Nein/Abhängig vom Lieferanten, die Möglichkeit, Katalogartikel in einer Bestellung zu verwenden

    Generische Artikel verwenden

    Ja/Nein/Abhängig vom Lieferanten, die Möglichkeit, Katalogartikel in einer Bestellung zu verwenden

    Genehmigung des Mandats

    Ja/Nein, der Rahmen für die Mandatsgenehmigung

    Zusätzliche Zulassung

    Ja/Nein, die Einstellung für eine zusätzliche Genehmigung

    Bestellformular abschicken

    Ja/Nein/Abhängig vom Lieferanten, die Möglichkeit, Katalogartikel in einer Bestellung zu verwenden

    Abholauftrag (POO)

    Ja/Nein/Abhängig vom Lieferanten, die Möglichkeit, Katalogartikel in einer Bestellung zu verwenden

    Lieferadresse in POO

    Register Wareneingang

    Ja/Nein/Abhängig vom Lieferanten, die Möglichkeit, Katalogartikel in einer Bestellung zu verwenden

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    Basierend auf den Einstellungen, die pro Bestellungsart gewählt wurden (siehe Kapitel über Bestellungsarten), gibt es mehrere Schritte im Bestellungsprozess, die aktiviert oder deaktiviert werden können.

    Genehmigung des Mandats

    In einer Bestellung können zwei Arten von Genehmigungsschritten verwendet werden. Beide Arten können zusammen oder getrennt verwendet werden.

    Der Schritt der Mandatsgenehmigung erzeugt eine Aufgabe zur Genehmigung oder Ablehnung der Bestellung. Es gibt drei Optionen, um zu bestimmen, wer die Aufgabe erhält:

    • 1. Stets vom Geschäftsführer des Auftraggebers zu genehmigen:

      • Der beim Besteller registrierte Manager erhält die Aufgabe, die Bestellung zu genehmigen oder abzulehnen.

    • 2. Genehmigung durch den Manager je nach Höhe des persönlichen Mandats:

      • Das persönliche Mandat des Bestellers wird bewertet, und wenn das persönliche Mandat niedriger ist als der Bestellbetrag, wird der persönliche Mandatsbetrag des Managers bewertet. Die Mandatsgenehmigung fährt fort, jeden Manager zu prüfen, bis der persönliche Mandatsbetrag ausreicht. Das Mandatsbudget für Bestellungen kann für einen Benutzer auf der Seite Kontaktperson eingestellt werden.

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    • 3. Genehmigung der Kostenstelle:

      • Auf Kostenstellenebene kann die vorgeschriebene Genehmigung registriert werden. Jeder Ansprechpartner hat einen Schwellenwert, bis zu dem er die Bestellung genehmigen muss.

    Zusätzliche Zulassung

    Es kann auch eine (zusätzliche) Genehmigung durchgeführt werden. Eine vordefinierte Gruppe bestimmt die Benutzer, die die Aufgabe zur Genehmigung erhalten. Die (zusätzliche) Genehmigung kann auch so eingestellt werden, dass sie nur dann erfolgt, wenn der Bestellbetrag größer als ein vordefinierter Betrag ist. So ist es z.B. möglich, jede Bestellung über 10.000 Euro von der Einkaufsabteilung genehmigen zu lassen (neben einer eventuellen Mandatsgenehmigung vor diesem Schritt).

    Lieferung

    In einigen Fällen ist es möglich, Bestellungen am Standort des Lieferanten abzuholen (anstatt sie liefern zu lassen). Dies kann angegeben werden (bei einem POO). Wenn dies erlaubt ist, ist es möglich, eine Unterorganisation/Abteilung des ausgewählten Lieferanten auszuwählen, um anzugeben, dass die Artikel dort abgeholt werden (dies wird auch auf dem PDF-Bestellformular angezeigt)

    Sowohl für POO als auch für POI ist es möglich, festzulegen, ob die Lieferadresse editierbar ist oder nicht. Es ist auch möglich, anzugeben, dass die Lieferadresse auf der Grundlage einer Eigenschaft festgelegt werden soll. In diesem Fall wird ein Eigenschaftsfeld in der Bestellung sichtbar.

    Standardmäßig wird die Lieferadresse auf der Grundlage der Organisation des Erstellers der Bestellung des Käufers festgelegt. In einem POI kann die Lieferadresse ausgeblendet werden.

    Wareneingang

    Es besteht die Möglichkeit, den Empfang der Artikel zu registrieren. Ist dies nicht der Fall, wird der Vorgang nach Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten beendet.

    In einer Bestellung für einen Bestandsposten ist das Register des Wareneingangs obligatorisch, da es benötigt wird, um den Bestand auf dem neuesten Stand zu halten.

    Für Katalog- und/oder allgemeine Artikel ist die Option, den Wareneingang zu registrieren, optional. Wenn diese Option auf "Ja" gesetzt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mindestens ein Lager (Lagerhaus) haben, da dies ein Lager erfordert (ein Dummy-Lager ohne zusätzliche Einstellungen ist ausreichend)

    Die Option zur Registrierung des Wareneingangs kann auch pro Lieferant angegeben werden. Bei der Bestellung über eine POI kann die Erstregistrierung des Wareneingangs in der POI oder POO erfolgen. Bei der Registrierung des Wareneingangs über die POO können Sie festlegen, ob der Wareneingang in der POI manuell oder automatisch ausgeführt wird. Bei manueller Ausführung erhält der POI den Status "Zählerauftrag geliefert", und der POI kann dann auch geliefert werden. Dies kann genutzt werden, wenn die Ware (über einen Sammelbestellschein) zunächst an eine zentrale Stelle geliefert wird und später von den Erstellern der Ausgangs-POIs abgeholt werden kann

    Der Wareneingang kann vom Ersteller der Bestellung oder einer vordefinierten Gruppe (z. B. einer Rezeptionistengruppe oder der Bestandsverwaltergruppe) registriert werden.

    Lieferantenabhängige Einstellungen zum Bestelltyp

    Einige der Einstellungen für den Bestelltyp können auf einer lieferantenabhängigen Ebene festgelegt werden. Auf der Kontaktseite des Lieferanten gibt es eine Reihe von passenden Einstellungen, die den anwendbaren Einstellungen entsprechen. Angenommen, eine Einstellung in der Bestellart ist auf "Lieferantenabhängig" gesetzt. In diesem Fall bestimmen die Einstellungen auf der Kontaktseite des Lieferanten, ob ein Feld oder eine Funktion verfügbar ist bzw. ausgeführt wird oder nicht.

    So greifen Sie auf die anbieterabhängigen Einstellungen zu: Navigieren Sie zu Kontakte > Organisationen > Wählen Sie ein Lieferant > Klicken Sie auf auf der Registerkarte "Verwandte Objekte" > Bestellungen.

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    Zusammenfassung

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    • POI wird für interne Bestellungen verwendet (und wenn keine Bestandsverwaltung verwendet wird, um mehrere POOs zu erstellen).

    • POOs werden verwendet, um Artikel direkt bei einem bestimmten Lieferanten zu bestellen.

    • Wenn das Bestandsverwaltungsmodul ist aktiviert, ist es möglich, das POI-Verfahren zur Verwaltung der Speicherung von Katalogartikeln zu nutzen. Der Besteller bestellt dabei Artikel direkt aus dem internen Speicher.

    • Wenn das Bestandsverwaltungsmodul ist aktiviert, kann das POO-Verfahren genutzt werden, um direkt bei einem bestimmten Lieferanten zu bestellen, der zum Auffüllen des internen Speichers verwendet werden kann.

    • Wenn das Bestandsverwaltungsmodul ist nicht Mit dem aktivierten POI-Prozess können Katalogartikel aus einer Artikelliste unabhängig von einem bestimmten Lieferanten bestellt werden. Da es nicht möglich ist, aus dem internen Lagerbestand zu bestellen, werden aus dieser einen Bestellung automatisch oder manuell mehrere Bestellungen erstellt (eine pro Lieferant). Diese separaten POOs funktionieren dann genauso wie ein normaler POO. Der Vorteil der Erstellung eines POI zur Erstellung mehrerer lieferantenspezifischer POOs besteht darin, dass der Besteller nicht wissen muss, welcher Lieferant welche Katalogartikel liefert (von den meisten Endbenutzern häufig verwendet).

    • Wenn das Bestandsverwaltungsmodul ist nicht aktiviert, kann das POO-Verfahren zur Bestellung von Katalogartikeln bei einem bestimmten Lieferanten verwendet werden. Der Besteller muss zunächst den spezifischen Lieferanten auswählen und kann erst danach bestimmen, welche Artikel er bei diesem spezifischen Lieferanten bestellen möchte. Diese Methode ist nützlich, wenn man wissen muss, welcher Lieferant welche Artikel liefert (wird häufig von der Einkaufsabteilung verwendet).

    • Bestellungsarten werden verwendet, um den Bestellungsprozess anzupassen. Eine Reihe von vordefinierten Einstellungen kann pro Bestellungsart angepasst werden. Diese Einstellungen bestimmen, welche Arten von Feldern auf der Seite verfügbar sind und ob ein Teil des Prozesses aktiviert werden soll oder nicht.

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