Was ist ein Bestellungseingang (POI)?

POI ist die Abkürzung für Purchase Order Incoming (Bestellungseingang) und wird unternehmensintern zur Erstellung von Bestellungen verwendet. Per Definition gehen POIs nicht an einen externen Lieferanten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen POI zu verwenden.

1. Bestellung von Artikeln aus einem internen Inventar/Bestand
Sie können Artikel aus dem Inventar bestellen. Der Kunde hat zum Beispiel einen kleinen Lagerbereich, in dem Dinge wie Stifte, Notizblöcke, Druckerpapier usw. gelagert werden. Die auf Lager befindlichen Artikel können mit Hilfe eines POI bestellt werden. In diesem Fall bestellen Sie intern bei der Inventarabteilung.

Open

2. Artikel direkt bei einem Lieferanten bestellen
Sie können Artikel aus einem Katalog von bestellbaren Artikeln auswählen. Diese bestellbaren Artikel können von mehreren Lieferanten stammen. Der Benutzer, der den POI erstellt, muss nicht prüfen, welcher Artikel von welchem Lieferanten stammt.

• Nachdem der POI eingereicht und genehmigt wurde, wird der POI in mehrere POOs aufgeteilt. Pro Lieferant wird eine Bestellung erstellt (manuell oder automatisch, je nach Einstellung des Bestelltyps).

• Der Benutzer bestellt z. B. Druckpapier bei Lieferant A, Druckertinte bei Lieferant B und Heftklammern bei Lieferant C, alles in derselben Bestellung. Nach der Genehmigung der Bestellung wird eine Bestellung für Lieferant A, eine Bestellung für Lieferant B und eine Bestellung für Lieferant C generiert (oder manuell erstellt).

Wie man einen POI erstellt

Sie können Bestellungen über das Symbol auf dem StartBoard erstellen.

• Bestellung aus dem internen Lagerbestand: Wenn das Modul für die Lagerverwaltung aktiviert ist, erstellt ein POI eine interne Bestellung und bestellt aus dem verfügbaren internen Lagerbestand.

• Bestellen Sie direkt bei einem externen Lieferanten: Wenn keine Lagerverwaltung aktiviert ist, wird die Erstellung eines POI dazu verwendet, direkt bei den Lieferanten zu bestellen.

Den Auftrag erstellen und abschicken

1. Füllen Sie den Betreff der Bestellung aus;

2. Wählen Sie die Bestellungsart (falls zutreffend).

   1. Der gewählte Bestelltyp bestimmt die Felder, Funktionen und Teile des Prozesses, die aktiviert werden.

3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus, die sich nach der Auswahl der Bestellungsart ergeben. In unserem Beispiel ist das Gebäude ein Pflichtfeld;

4. Katalogartikel hinzufügen;

   1. Dies kann über die Schaltfläche oder (falls durch die Bestellart vorgegeben) über ein Include am Ende der Seite erfolgen.

   2. Verwenden Sie den Suchfilter oder klicken Sie auf "Suchen", um alle verfügbaren Artikel anzuzeigen.

   3. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie bestellen möchten, und klicken Sie auf "Ausgewählte Artikel hinzufügen";

5. Sie können nun die Menge pro Artikel anpassen;

6. Klicken Sie auf Absenden;

In unserem Beispiel ist die Einstellung "Genehmigung durch den Vorgesetzten je nach Höhe des persönlichen Mandats" ist auf die Bestellart "Reinigungsmittel" festgelegt. Unser Besteller hat nicht die Befugnis, eine so teure Bestellung zu genehmigen, daher muss der Manager des Bestellers diese Bestellung genehmigen, bevor sie an den Lieferanten gesendet werden kann. Es wird eine Aufgabe für den Manager erstellt, um die Bestellung zu genehmigen. Hinweis: Diese Bestellung befindet sich noch im POI-Prozess, und es wurden noch keine individuellen POOs erstellt.

Mandat zur Genehmigung des POI

7. Der Manager kann genehmigen oder zurückweisen den Auftrag.

   1. Nach der Genehmigung werden die Artikel bestellt.

   2. Bei Ablehnung wird eine Aufgabe für den Antragsteller erstellt. Diese Person kann den Auftrag ändern und erneut einreichen oder den Auftrag stornieren.

Was geschieht nach der Genehmigung des POI?

Was nun geschieht, hängt hauptsächlich von den Einstellungen der Bestellart ab.

• In unserem Beispiel wurde der zusätzliche Genehmigungsschritt nicht aktiviert, so dass die einzelnen Bestellungen jetzt erstellt werden. Für jeden eindeutigen Lieferanten aus der Bestellliste wird ein Bestellschein erstellt.

• Und da unser Bestellungsart keine manuelle Bearbeitung erforderlich ist, wird die Bestellung pro POO automatisch per E-Mail an jeden einzelnen Lieferanten gesendet.

Details zu Ihrem POI

• Die verknüpften POOs können Sie anzeigen, indem Sie den von Ihnen erstellten POI öffnen.

  • Öffnen Sie Ihren POI (zum Beispiel über das Menü "Meine internen Bestellungen" auf Ihrem StartBoard)

  • Öffnen Sie das Include 'Verknüpfte ausgehende Bestellung', siehe Abbildung unten.

Registrierung der Lieferung

• In unserem Beispiel wird die Option Lieferungen wurde auf der Bestellart "Reinigungsmittel" für den Besteller (= die Person, die das POI bestellt hat) aktiviert. Diese Person erhält nun eine Aufgabe, um die gelieferten Waren zu registrieren. In der Aufgabenliste dieses Benutzers wird eine Aufgabe pro POO verfügbar sein.

• Der Besteller hat die Wahl zwischen "Bestellung komplett geliefert" oder "Bestellung schließen (unvollständig geliefert)". Mit beiden Optionen wird die Bestellung abgeschlossen.

Was ist ein ausgehender Kaufauftrag (POO)?

Ein POO steht für "Purchase Order Outgoing" und bezieht sich auf Bestellungen, die an einen externen Lieferanten gesendet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine POO zu verwenden.

1. Bestellung von Bestandsposten beim Lieferanten, um den Bestand aufzufüllen
Wenn Lagerartikel nicht mehr vorrätig sind oder der Mindestbestand unterschritten wird, müssen die Artikel beim Lieferanten bestellt werden, um den Bestand wieder aufzufüllen. Die Einkaufs-/Inventarabteilung prüft, ob Lagerartikel wieder aufgefüllt werden müssen. Für alle Lagerartikel, deren Bestand unter dem Mindestbestand liegt, kann ein automatisches Bestellavis (POO) erstellt werden (weitere Informationen hierzu unter Inventory Management)

2. Katalogartikel bei einem Lieferanten bestellen
Bei dieser Form des Einkaufs wird zunächst ein bestimmter Lieferant ausgewählt, so dass eine Liste der bestellbaren Artikel des betreffenden Lieferanten für den Einkauf zur Verfügung steht. Der POO kann manuell als reguläre Bestellung, automatisch aus einem POI oder manuell als Sammelbestellung erstellt werden, wobei die zu bestellenden POI-Artikel manuell hinzugefügt werden können. Die bestellten Artikel werden nicht im Bestand geführt.

Prozess der POO

Erstellen eines POO

• Nach dem Anlegen einer neuen Bestellung können der Betreff und die Beschreibung eingegeben werden. Außerdem muss die Bestellungsart ausgewählt werden. Wenn der Kunde nur eine Bestellungsart verwendet, wird diese automatisch ausgewählt und ist für den Endbenutzer nicht sichtbar. Nach der Auswahl der Bestellungsart werden alle Einstellungen der Bestellungsart im Prozess aktiviert.

• Die Felder und Funktionen auf der Seite sind abhängig von den Einstellungen der Bestellart (Lieferanteninformationen, Lieferinformationen, Finanzinformationen).

• Je nach Bestellungsart kann der Benutzer auch Katalog- und/oder allgemeine Artikel zur Bestellung hinzufügen. Dies kann im Include am unteren Rand des Bildschirms gemacht werden.

Es gibt auch bestimmte Teile des Prozesses, die je nach den Einstellungen der Bestellungsart aktiviert werden können. Wenn diese Teile des Prozesses nicht aktiviert wurden, werden diese Schritte im Prozess übersprungen.

Mandatsgenehmigung und der zusätzliche Genehmigungsschritt

• Falls für die Bestellart eine Mandatsfreigabe aktiviert wurde, wird eine Aufgabe für den Mandatsfreigabeberechtigten generiert (siehe Kapitel "Bestellarten" für weitere Informationen).

• Wenn nach der vorgeschriebenen Genehmigung noch ein weiterer Genehmigungsschritt erforderlich ist, erhält der betreffende Benutzer die Aufgabe für die zusätzliche Genehmigung.

• Wird die Bestellung abgelehnt (durch Mandatsgenehmigung oder zusätzliche Genehmigung), geht die Bestellung zurück an den Antragsteller. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, werden die Aufgaben übersprungen.

Zulieferer und Lieferungen

• Nachdem die Bestellung genehmigt wurde, muss die Bestellung nach Lieferanten aufgeteilt werden. Bei der Bestellart bestimmt die Einstellung "Interne Bestellung bearbeiten", ob die Bestellpositionen nach der Genehmigung der Bestellung automatisch generiert werden oder ob die Bestellpositionen manuell den Bestellpositionen zugeordnet werden müssen.

• Wenn die Artikel manuell zugeordnet werden müssen, können Sie eine neue Bestellung für einen bestimmten Lieferanten erstellen und diese als Sammelbestellung kennzeichnen. Ein Bestellsammelauftrag ist sinnvoll, wenn Versandkosten anfallen. Innerhalb dieses Auftragsnetzes können die noch nicht zugeordneten POI-Positionen desselben Lieferanten hinzugefügt werden. Die Artikel innerhalb der POI werden mit den Artikeln in der entsprechenden POO verknüpft. Nachdem die Bestellung(en) an den Lieferanten gesendet wurde(n), erhält die entsprechende POI den Status "Warten auf Gegenbestellung".

• Die Lieferung kann sowohl in POO und/oder POI registriert werden. Dies hängt auch von den Einstellungen in der Bestellungsart ab.

Zustellungen möglich:

• Keine Waren im Mittelalter:
  Die Bestellung wird automatisch geschlossen.

• Bestellung vollständig geliefert:
  Mit einem Klick wird die komplette Bestellung geliefert und abgeschlossen.

• Teilweise Lieferung:
  Auf der Registerkarte "Lieferungen" können die gelieferten Mengen für jeden bestellten Artikel registriert werden. Nachdem alle Artikel korrekt geliefert wurden, wird der Bestellstatus automatisch aktualisiert.

• Auftrag schließen (keine Lieferungen mehr):
  Die Bestellung kann auch manuell geschlossen werden, ohne weitere Artikel zu erhalten. In diesem Fall stimmen die bestellten Mengen nicht mit den gelieferten Mengen überein.

Wenn die Lieferungen im POI registriert werden, werden auch die Bestellungen des Schalters (POO(s)) automatisch geliefert. Wenn die Lieferungen in der/den Bestellung(en) registriert werden, ist es optional, die Lieferungen auch in den POI zu registrieren oder nicht.

Wie erstellt man einen POO?

Um eine "Ausgehende Bestellung" zu erstellen, klicken Sie auf die Kachel "Ausgehende Bestellungen +" auf Ihrem StartBoard oder navigieren Sie im Menü zu "Einkauf", wählen Sie die Option "Ausgehende Bestellungen", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausgehende Bestellungen erstellen".

Diese Bestellung ist die Bestellung, die an den Lieferanten gesendet wird. Die POO kann erstellt werden:

• Manuell als reguläre Bestellung an den Lieferanten
  Wenn die Bestellung manuell erstellt wird, wird ein ähnlicher Prozess wie beim POI verwendet: Anlegen - Positionen hinzufügen - Absenden - Mandat und/oder zusätzliche Genehmigung -> Bestellung absenden -> Lieferung. Anstatt in allen möglichen Artikeln zu suchen, um sie unabhängig vom Lieferanten zu bestellen, muss in der POO zuerst der Lieferant festgelegt werden. Danach können die Artikel von diesem Lieferanten hinzugefügt werden.

• Wenn diese Option gewählt wird, muss der Besteller zuerst den spezifischen Lieferanten auswählen, bevor er aus der Artikelliste dieses spezifischen Lieferanten auswählen kann.

• Automatisch von einem POI aus (siehe diesen Vorgang unter "Wie man einen POI erstellt")
  Wenn der POO automatisch aus einem POI erstellt oder als Sammelauftrag verwendet wird (und somit alle Positionen aus POIs stammen), werden mehrere Schritte übersprungen. Zum Beispiel das Mandat und/oder zusätzliche Genehmigungen, die bereits in den POI(s) ausgeführt werden.

• Manuell als Sammelbestellung, wobei die zu bestellenden Artikel manuell auf der Grundlage von Artikeln in POIs hinzugefügt werden können
  Im POO stehen die gleichen Lieferoptionen zur Verfügung wie oben erwähnt. Ein Unterschied zum POI-Prozess besteht darin, dass die Bestellung nach Abschluss durch die Gruppe, die auch die Lieferungen registriert, korrigiert werden kann.