User licenses

Every user must have a user license to access the system, and a customer is billed per user license. Costs vary depending on the type of license. For pricing information, please contact your account manager or the sales department.

Each Workplace Management tenant is initially allocated a fixed number of user licenses per type based on the contract. Additional user licenses can be acquired through the sales department or your account manager.

To view the available user licenses, an overview is accessible on the bottom of the administrator startboard:

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Different license types

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All user license types can be categorized into the following three:

1. Requestor: Users with this license type can create and edit their own reservations, requests, visitors, and purchase orders (If they are also authorized to do so per module). But cannot edit any other objects.

2. Limited User: Users with this license type can edit reservations, requests, visitors, and purchase orders created by other users. For example, service desk employees who handle requests or receptionists who manage visitor arrivals. But cannot edit any other objects.

3. Full User: This license type grants users unrestricted rights to create and modify all objects within the system. It is necessary for editing all other objects, such as Master Data.

In addition to the basic license types mentioned above, there are other types available. These licenses carry no restrictions similar to the full-user license type. They are primarily designed for managing specific users separately from others. For example:

• Administrator: This license type is typically used for automated users, such as web service users, and sometimes for administrative users. It helps distinguish these users from normal users but does not grant administrator rights by itself.

• Special User: This license type is reserved for specific cases, often related to customer-specific requirements. This is often a commercial choice if, for instance, the customer requires some full user licenses for a limited scope (e.g. only to edit one field on a work order). In that case, as a commercial gesture, a different fee can be agreed upon for these users and to track which users have this 'special' user, this license type is used.

• System Administrator: Users with this license type cannot log in. They are solely designated for the user set in the "client.adminSystemUserId" field, which is automatically configured when the implementation consultant logs in to set up the tenant for the first time.

Assigning a user license to a user

Assigning a user license is straightforward. Simply select the desired "User License" from the dropdown menu on the 'user license' field on the user page. However, a user can only be assigned a user license if it is still available; otherwise, an error will occur.

If a particular type of user license becomes unavailable, there are two options to make it available again:

1. Self-Management: Change the user licenses of other users to a different (available) type, freeing up the desired license type.

2. Archiving Users: Archive users who possess the unavailable license type. Archived users do not count towards the used user licenses, making the license available for reassignment.

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Benutzerlizenzen

Jeder Benutzer muss über eine Benutzerlizenz verfügen, um auf das System zugreifen zu können, und ein Kunde wird pro Benutzerlizenz in Rechnung gestellt. Die Kosten variieren je nach Art der Lizenz. Für Preisinformationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder die Vertriebsabteilung.

Jedem Workplace Management-Mieter wird zunächst eine feste Anzahl von Benutzerlizenzen pro Typ auf der Grundlage des Vertrags zugewiesen. Zusätzliche Benutzerlizenzen können über die Vertriebsabteilung oder Ihren Kundenbetreuer erworben werden.

Eine Übersicht über die verfügbaren Benutzerlizenzen finden Sie am unteren Rand der Administratorstartleiste:

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Verschiedene Lizenztypen

Es gibt mehrere Arten von Benutzerlizenzen. Eine Benutzerlizenz bestimmt die maximalen Optionen, die ein Benutzer im System hat. Die tatsächlichen Möglichkeiten (z.B. Module, Optionen zum Erstellen oder Anzeigen) werden immer auf der Grundlage der spezifischen Berechtigung (über Systemgruppen oder Benutzerprofile) bestimmt. Siehe: Authorizing users) ein Benutzer gegeben ist.

Einem Benutzer kann z. B. die Benutzergruppe "Administrator" zugewiesen werden, aber ohne eine vollständige Benutzerlizenz kann er nur alle Objekte anzeigen, nicht aber erstellen oder bearbeiten.

Alle Benutzerlizenztypen können in die folgenden drei Kategorien eingeteilt werden:

1. Antragsteller: Benutzer mit diesem Lizenztyp können ihre eigenen Reservierungen, Anfragen, Besucher und Bestellungen erstellen und bearbeiten (wenn sie auch per Modul dazu berechtigt sind). Sie können aber keine anderen Objekte bearbeiten.

2. Eingeschränkter Benutzer: Benutzer mit diesem Lizenztyp können Reservierungen, Anfragen, Besucher und Bestellungen bearbeiten, die von anderen Benutzern erstellt wurden. Zum Beispiel Service-Desk-Mitarbeiter, die Anfragen bearbeiten, oder Rezeptionisten, die Besucherankünfte verwalten. Sie können jedoch keine anderen Objekte bearbeiten.

3. Vollständiger Benutzer: Dieser Lizenztyp gewährt den Benutzern uneingeschränkte Rechte zum Erstellen und Ändern aller Objekte innerhalb des Systems. Sie ist für die Bearbeitung aller anderen Objekte, wie z. B. Stammdaten, erforderlich.

Zusätzlich zu den oben erwähnten Basislizenzen gibt es noch weitere Lizenztypen. Diese Lizenzen haben keine Einschränkungen wie die Vollbenutzerlizenz. Sie sind in erster Linie dafür gedacht, bestimmte Benutzer getrennt von anderen zu verwalten. Zum Beispiel:

• Verwalter: Dieser Lizenztyp wird in der Regel für automatisierte Benutzer, wie z. B. Webdienstbenutzer, und manchmal für administrative Benutzer verwendet. Er hilft, diese Benutzer von normalen Benutzern zu unterscheiden, gewährt aber selbst keine Administratorrechte.

• Besonderer Benutzer: Dieser Lizenztyp ist für spezielle Fälle reserviert, die oft mit kundenspezifischen Anforderungen zusammenhängen. Dies ist oft eine kommerzielle Wahl, wenn der Kunde beispielsweise einige Vollbenutzerlizenzen für einen begrenzten Umfang benötigt (z. B. nur zur Bearbeitung eines Feldes in einem Arbeitsauftrag). In diesem Fall kann als kommerzielle Geste eine andere Gebühr für diese Benutzer vereinbart werden, und um zu verfolgen, welche Benutzer diesen "speziellen" Benutzer haben, wird dieser Lizenztyp verwendet.

• Systemverwalter: Benutzer mit diesem Lizenztyp können sich nicht anmelden. Sie sind ausschließlich für den im Feld "client.adminSystemUserId" festgelegten Benutzer bestimmt, der automatisch konfiguriert wird, wenn sich der Implementierungsberater zum ersten Mal anmeldet, um den Mandanten einzurichten.

Zuweisung einer Benutzerlizenz an einen Benutzer

Die Zuweisung einer Benutzerlizenz ist ganz einfach. Wählen Sie einfach die gewünschte "Benutzerlizenz" aus dem Dropdown-Menü im Feld "Benutzerlizenz" auf der Benutzerseite aus. Einem Benutzer kann jedoch nur dann eine Benutzerlizenz zugewiesen werden, wenn diese noch verfügbar ist; andernfalls wird ein Fehler angezeigt.

Wenn eine bestimmte Art von Benutzerlizenz nicht mehr verfügbar ist, gibt es zwei Möglichkeiten, sie wieder verfügbar zu machen:

1. Selbstmanagement: Ändern Sie die Benutzerlizenzen anderer Benutzer in einen anderen (verfügbaren) Typ, wodurch der gewünschte Lizenztyp frei wird.

2. Benutzer archivieren: Archivieren Sie Benutzer, die über den nicht verfügbaren Lizenztyp verfügen. Archivierte Benutzer zählen nicht zu den verwendeten Benutzerlizenzen, so dass die Lizenz für eine Neuzuweisung verfügbar ist.

Wenn keine dieser Optionen möglich ist, wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer oder die Vertriebsabteilung, um zusätzliche Benutzerlizenzen hinzuzufügen, was zusätzliche Kosten verursacht.