Benutzerlizenzen

Jeder Benutzer muss über eine Benutzerlizenz verfügen, um auf das System zugreifen zu können, und ein Kunde wird pro Benutzerlizenz in Rechnung gestellt. Die Kosten variieren je nach Art der Lizenz. Für Preisinformationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder die Vertriebsabteilung.

Jedem Workplace Management-Mieter wird zunächst eine feste Anzahl von Benutzerlizenzen pro Typ auf der Grundlage des Vertrags zugewiesen. Zusätzliche Benutzerlizenzen können über die Vertriebsabteilung oder Ihren Kundenbetreuer erworben werden.

Eine Übersicht über die verfügbaren Benutzerlizenzen finden Sie am unteren Rand der Administratorstartleiste:

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Verfügbare Benutzerlizenzen auf dem Administrator-Startboard

Verschiedene Lizenztypen

Es gibt mehrere Arten von Benutzerlizenzen. Eine Benutzerlizenz bestimmt die maximalen Optionen, die ein Benutzer im System hat. Die tatsächlichen Möglichkeiten (z.B. Module, Optionen zum Erstellen oder Anzeigen) werden immer auf der Grundlage der spezifischen Berechtigung (über Systemgruppen oder Benutzerprofile) bestimmt. Siehe: Authorizing users) ein Benutzer gegeben ist.

Einem Benutzer kann z. B. die Benutzergruppe "Administrator" zugewiesen werden, aber ohne eine vollständige Benutzerlizenz kann er nur alle Objekte anzeigen, nicht aber erstellen oder bearbeiten.

Alle Benutzerlizenztypen können in die folgenden drei Kategorien eingeteilt werden:

1. Antragsteller: Benutzer mit diesem Lizenztyp können ihre eigenen Reservierungen, Anfragen, Besucher und Bestellungen erstellen und bearbeiten (wenn sie auch per Modul dazu berechtigt sind). Sie können aber keine anderen Objekte bearbeiten.

2. Eingeschränkter Benutzer: Benutzer mit diesem Lizenztyp können Reservierungen, Anfragen, Besucher und Bestellungen bearbeiten, die von anderen Benutzern erstellt wurden. Zum Beispiel Service-Desk-Mitarbeiter, die Anfragen bearbeiten, oder Rezeptionisten, die Besucherankünfte verwalten. Sie können jedoch keine anderen Objekte bearbeiten.

3. Vollständiger Benutzer: Dieser Lizenztyp gewährt den Benutzern uneingeschränkte Rechte zum Erstellen und Ändern aller Objekte innerhalb des Systems. Sie ist für die Bearbeitung aller anderen Objekte, wie z. B. Stammdaten, erforderlich.

Zusätzlich zu den oben erwähnten Basislizenzen gibt es noch weitere Lizenztypen. Diese Lizenzen haben keine Einschränkungen wie die Vollbenutzerlizenz. Sie sind in erster Linie dafür gedacht, bestimmte Benutzer getrennt von anderen zu verwalten. Zum Beispiel:

• Verwalter: Dieser Lizenztyp wird in der Regel für automatisierte Benutzer, wie z. B. Webdienstbenutzer, und manchmal für administrative Benutzer verwendet. Er hilft, diese Benutzer von normalen Benutzern zu unterscheiden, gewährt aber selbst keine Administratorrechte.

• Besonderer Benutzer: Dieser Lizenztyp ist für spezielle Fälle reserviert, die oft mit kundenspezifischen Anforderungen zusammenhängen. Dies ist oft eine kommerzielle Wahl, wenn der Kunde beispielsweise einige Vollbenutzerlizenzen für einen begrenzten Umfang benötigt (z. B. nur zur Bearbeitung eines Feldes in einem Arbeitsauftrag). In diesem Fall kann als kommerzielle Geste eine andere Gebühr für diese Benutzer vereinbart werden, und um zu verfolgen, welche Benutzer diesen "speziellen" Benutzer haben, wird dieser Lizenztyp verwendet.

• Systemverwalter: Benutzer mit diesem Lizenztyp können sich nicht anmelden. Sie sind ausschließlich für den im Feld "client.adminSystemUserId" festgelegten Benutzer bestimmt, der automatisch konfiguriert wird, wenn sich der Implementierungsberater zum ersten Mal anmeldet, um den Mandanten einzurichten.

Zuweisung einer Benutzerlizenz an einen Benutzer

Die Zuweisung einer Benutzerlizenz ist ganz einfach. Wählen Sie einfach die gewünschte "Benutzerlizenz" aus dem Dropdown-Menü im Feld "Benutzerlizenz" auf der Benutzerseite aus. Einem Benutzer kann jedoch nur dann eine Benutzerlizenz zugewiesen werden, wenn diese noch verfügbar ist; andernfalls wird ein Fehler angezeigt.

Wenn eine bestimmte Art von Benutzerlizenz nicht mehr verfügbar ist, gibt es zwei Möglichkeiten, sie wieder verfügbar zu machen:

1. Selbstmanagement: Ändern Sie die Benutzerlizenzen anderer Benutzer in einen anderen (verfügbaren) Typ, wodurch der gewünschte Lizenztyp frei wird.

2. Benutzer archivieren: Archivieren Sie Benutzer, die über den nicht verfügbaren Lizenztyp verfügen. Archivierte Benutzer zählen nicht zu den verwendeten Benutzerlizenzen, so dass die Lizenz für eine Neuzuweisung verfügbar ist.

Wenn keine dieser Optionen möglich ist, wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer oder die Vertriebsabteilung, um zusätzliche Benutzerlizenzen hinzuzufügen, was zusätzliche Kosten verursacht.