1. What is this module about

The Reservation module in Workplace Management is designed to facilitate users with options to reserve (or book, whatever term you prefer) areas (e.g. meeting rooms, workplaces), assets (aka ‘equipment’) (e.g. beamers, cars, bikes, flip-overs) and catalog items (aka ‘catering’ or ‘services’) (e.g. sandwiches, coffee, lunch).

By default, once an object is reserved, other users cannot reserve it again within the same timeframe. The module also supports multiple settings to add restrictions (in general or per object) to how often, how far in advance, and how near in the future you can reserve a given object. For example, catering needs to be ordered and prepared, so you do not want a user to book a lunch five minutes from now.

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module:

1.1 Reservable objects

To be able to reserve any object (area, asset, or catalog item), the object must exist before it can be made reservable. See the relevant ‘Masterdata’ modules for more information about areas , assets , and catalog items. To make an object reservable, set the field ‘Reservable’ to Yes on the main page of the object. This will also activate the ‘Reservation settings’ tab:

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The relevant reservation settings for this object can be set via the' Reservation settings' tab.

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If an object is made reservable, it can be added to a reservation (depending on if the object is not yet reserved and relevant restrictions of the object (more on restrictions see below)). Multiple objects can be added to the same reservation. For each reservable object added to a reservation, a ‘Reservation item' is created (linking the reservable object to the reservation):

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Most of the reservable settings are self-explanatory (by also using the hover over help texts). More information on the fields under the ‘Timing’ header is described in the next part, ‘Reservation restrictions’. Some additional options are:

Availability (Regimes)

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1. Worum geht es in diesem Modul?

Das Reservierungsmodul im Workplace Management soll den Nutzern die Möglichkeit geben, Bereiche (z. B. Besprechungsräume, Arbeitsplätze), Vermögenswerte (auch 'Ausrüstung' genannt) (z. B. Beamer, Autos, Fahrräder, Flipover) und Katalogartikel (auch 'Catering' oder 'Dienstleistungen' genannt) (z. B. Sandwiches, Kaffee, Mittagessen) zu reservieren (oder zu buchen, je nachdem, welchen Begriff Sie bevorzugen).

Sobald ein Objekt reserviert ist, können andere Nutzer es standardmäßig nicht mehr innerhalb desselben Zeitrahmens reservieren. Das Modul unterstützt auch mehrere Einstellungen, um Einschränkungen (allgemein oder pro Objekt) hinzuzufügen, wie oft, wie weit im Voraus und wie bald in der Zukunft Sie ein bestimmtes Objekt reservieren können. Zum Beispiel muss ein Catering bestellt und vorbereitet werden, so dass Sie nicht wollen, dass ein Benutzer in fünf Minuten ein Mittagessen bucht.

In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls näher erläutert:

1.1 Reservierbare Objekte

Um ein Objekt (einen Bereich, ein Asset oder eine Katalogposition) reservieren zu können, muss das Objekt existieren, bevor es reservierbar gemacht werden kann. Siehe die entsprechenden 'Masterdata'-Module für weitere Informationen über Bereiche , Vermögenswerte und Katalogartikel. Um ein Objekt reservierbar zu machen, setzen Sie auf der Hauptseite des Objekts das Feld "Reservierbar" auf Ja. Dadurch wird auch die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" aktiviert:

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Die entsprechenden Reservierungseinstellungen für dieses Objekt können über die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" vorgenommen werden.

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Wenn ein Objekt reservierbar gemacht wird, kann es zu einer Reservierung hinzugefügt werden (abhängig davon, ob das Objekt noch nicht reserviert ist und von den entsprechenden Einschränkungen des Objekts (mehr zu Einschränkungen siehe unten)). Es können mehrere Objekte zu derselben Reservierung hinzugefügt werden. Für jedes reservierbare Objekt, das zu einer Reservierung hinzugefügt wird, wird eine "Reservierungsposition" erstellt (die das reservierbare Objekt mit der Reservierung verbindet):

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Die meisten der reservierbaren Einstellungen sind selbsterklärend (auch durch Verwendung der Hilfetexte beim Überfahren). Weitere Informationen zu den Feldern unter der Überschrift "Zeitplanung" finden Sie im nächsten Teil, "Reservierungsbeschränkungen". Einige zusätzliche Optionen sind:

Verfügbarkeit (Regime)

Die Verknüpfung eines "Regimes" kann über die Schaltfläche "Verfügbarkeit" auf der Seite mit den Reservierungseinstellungen vorgenommen werden. Indem ein Regime mit einem reservierbaren Objekt verknüpft wird, kann die Verfügbarkeit des Objekts eingeschränkt werden. Ein Regime, das nur werktags von 9 bis 17 Uhr verfügbar ist, könnte mit reservierbaren Katalogobjekten verknüpft werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Benutzer dieses Objekt nicht auswählen können, wenn sie eine Reservierung vornehmen, die außerhalb dieser Zeiten stattfindet.
Weitere Informationen zu Regimen finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/edit-v2/105152618

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’, it is possible to define a system group that can reserve a reservable object even if it falls outside of the availability determined by the regime. This is set to the ‘Reservation coordinator’ system group by default. Users in this group will still get a warning, but not an error when reserving outside of a regime.

Block dates

Where regimes can be used to set general availability (e.g., every workday between 9 and 5), block dates can be created to block a specific period of time for the reservable object. For instance, if a room is being renovated, this time period can be blocked, resulting in users not being able to reserve it during that time period.

Seating arrangements

Seating arrangements only apply to reservable areas and are only visible if the general setting for them is enabled ('Module settings' → ‘Reservations’ → ‘Use seating arrangements’).
Since certain (often larger) meeting rooms might offer multiple seating arrangements, the capacity can also differ based on the desired seating arrangement, as a ‘Classroom’ seating setup might support more seats than a ‘U-shape’ setup.
Via the ‘Seating arrangements’ include on the reservation settings of a reservable area, the capacity per relevant seating arrangement can be added. The following seating arrangements are possible to add:

• Classroom

• Conference

• Theatre

• U-shape

The capacity, setup, and tidy-up times can be determined per seating arrangement. If these settings are determined and the seating arrangement is chosen in a reservation*, the seating arrangement settings will be applied instead of the general reservation settings (capacity, setup, and tidy-up).

...

*If seating arrangements are enabled (in general and for the specific reservation type the user selects in a new reservation), the user will get the option to choose a desired seating arrangement when searching for available areas.
If the user selects a specific seating arrangement, the capacity based on the specific seating arrangement is used only to give the user the available rooms that have this seating arrangement option and for which the capacity is at least equal to or greater than the number of persons indicated the reservation is for:

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Via the general reservation settings, it is also possible to link a photo of the seating arrangement (in general, not per room). If the user selects a specific seating arrangement in a new reservation, this photo will also be displayed, showing the user how this seating arrangement looks.

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Prices and Rates

If users must pay for certain reservable catalog items*, prices must be specified. By default, only a catalog item has a price field that can be used in a reservation, but it is also possible to add rates to catalog items*.
The price and the period in which this price applies can be specified in a rate. This makes it possible to specify future prices (e.g., the price of a sandwich will change from 4 euros to 4,5 euros as of next month.).

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If rates have been added to a reservable object and the reservable object is added to a reservation, the applicable rate is determined by the reservation date and is automatically set in the reservation item. In the case of catalog items, if no rates are specified, but the catalog item has a price, this is used to set the price of the reservation item. If the rate does not have a start and end date, the rate applies always.

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Über die "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" kann eine Systemgruppe definiert werden, die ein reservierbares Objekt auch dann reservieren kann, wenn es außerhalb der durch das Regime festgelegten Verfügbarkeit liegt. Standardmäßig ist dies auf die Systemgruppe "Reservierungskoordinator" eingestellt. Benutzer in dieser Gruppe erhalten zwar eine Warnung, aber keinen Fehler, wenn sie außerhalb eines Regimes reservieren.

Blockdaten

Während mit Regimen die allgemeine Verfügbarkeit festgelegt werden kann (z. B. werktags zwischen 9 und 17 Uhr), können Blockdaten erstellt werden, um einen bestimmten Zeitraum für das reservierbare Objekt zu sperren. Wenn z. B. ein Raum renoviert wird, kann dieser Zeitraum gesperrt werden, so dass die Benutzer ihn in diesem Zeitraum nicht reservieren können.

Sitzordnung

Die Sitzordnung gilt nur für reservierbare Bereiche und ist nur sichtbar, wenn die allgemeine Einstellung dafür aktiviert ist ('Moduleinstellungen' → 'Reservierungen' → 'Sitzordnung verwenden').
Da bestimmte (oft größere) Tagungsräume mehrere Sitzordnungen bieten können, kann die Kapazität auch je nach gewünschter Sitzordnung variieren, da eine "Klassenzimmer"-Bestuhlung mehr Sitzplätze zulässt als eine "U-Form"-Bestuhlung.
Über das Include 'Bestuhlung' in den Reservierungseinstellungen eines reservierbaren Bereichs kann die Kapazität für die jeweilige Bestuhlung hinzugefügt werden. Die folgenden Sitzordnungen können hinzugefügt werden:

• Klassenzimmer

• Konferenz

• Theater

• U-förmig

Die Kapazitäts-, Aufbau- und Aufräumzeiten können pro Sitzordnung festgelegt werden. Wenn diese Einstellungen festgelegt sind und die Sitzordnung in einer Reservierung* gewählt wird, werden die Einstellungen der Sitzordnung anstelle der allgemeinen Reservierungseinstellungen (Kapazität, Aufbau und Aufräumen) angewendet.

...

*Wenn die Sitzordnung aktiviert ist (allgemein und für den spezifischen Reservierungstyp, den der Benutzer bei einer neuen Reservierung auswählt), erhält der Benutzer die Möglichkeit, bei der Suche nach verfügbaren Bereichen die gewünschte Sitzordnung auszuwählen.
Wählt der Benutzer eine bestimmte Sitzordnung aus, wird die auf der spezifischen Sitzordnung basierende Kapazität nur dazu verwendet, dem Benutzer die verfügbaren Räume mit dieser Sitzordnungsoption anzuzeigen, deren Kapazität mindestens gleich oder größer ist als die Anzahl der Personen, für die die Reservierung angegeben ist:

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Über die allgemeinen Reservierungseinstellungen ist es auch möglich, ein Foto der Sitzordnung (allgemein, nicht pro Raum) zu verlinken. Wenn der Benutzer bei einer neuen Reservierung eine bestimmte Sitzordnung auswählt, wird dieses Foto ebenfalls angezeigt und zeigt dem Benutzer, wie diese Sitzordnung aussieht.

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Preise und Tarife

Wenn Benutzer für bestimmte reservierbare Katalogartikel* bezahlen müssen, müssen Preise angegeben werden. Standardmäßig hat nur ein Katalogartikel ein Preisfeld, das in einer Reservierung verwendet werden kann, aber es ist auch möglich, Preise zu Katalogartikeln* hinzuzufügen.
Der Preis und der Zeitraum, in dem dieser Preis gilt, können in einem Tarif angegeben werden. Dies ermöglicht die Angabe zukünftiger Preise (z. B. ändert sich der Preis für ein Sandwich ab dem nächsten Monat von 4 Euro auf 4,5 Euro).

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Wenn einem reservierbaren Objekt Tarife hinzugefügt wurden und das reservierbare Objekt zu einer Reservierung hinzugefügt wird, wird der anwendbare Tarif durch das Reservierungsdatum bestimmt und automatisch in der Reservierungsposition festgelegt. Wenn bei Katalogartikeln keine Tarife angegeben sind, der Katalogartikel aber einen Preis hat, wird dieser verwendet, um den Preis des Reservierungsartikels festzulegen. Wenn der Tarif kein Anfangs- und Enddatum hat, gilt der Tarif immer.

1.2

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Einschränkungen bei der Reservierung

Standardmäßig werden bei der Reservierung von Objekten immer einige Einschränkungen angewendet, und je nach Bedarf können zusätzliche Einschränkungen hinzugefügt werden.

1.2.1

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The following checks are always done when looking for objects to reserve in a new reservation:

The object is already reserved

A reservable object (areas and assets) can only be reserved if it is not already reserved during the same period of time. Catalog items can always be reserved as they are always available (at least if these items ( e.g., coffee or lunch) are in stock).

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations,’ it is possible to define a system group that can reserve a reservable object even if it is already reserved. This is set to the ‘Reservation coordinator’ system group by default. Users in this group will still get a warning, but not an error, when reserving a reservable area or asset that is already reserved.

Available quantity

If a reservable object is shown as reservable in a new reservation, it also depends on the available quantity. This check depends on the type of object;

Area: Areas are only reservable in a reservation if the requested number of persons does not exceed the area's capacity (also indicated in a ‘Persons’ field on the area).

Assets: Assets have a quantity field. By default, the asset quantity is 1 and can be changed to a higher number. Assets with a quantity of 1 are often used for unique items with a unique (serial)number (e.g., a car or laptop). Assets with a higher quantity are often used for items that can be registered in Workplace Management as one object (where no unique number is applicable), but there are multiple physical objects that can be reserved (e.g., 10x flip-overs or 5x party tables). When checking the availability of such an object, the application checks if at least one of the reservable quantities is available to add the item to a reservation.

Catalog items: Quantities are not relevant for any availability checks. As mentioned above, a catalog item is considered to be always available.

Linked property

In a reservation, the user must always specify the building* for which the reservation applies. This will determine the reservable objects that can be reserved. Only areas, assets, and catalog items linked to the same building (via the ‘property’ field on the object) and catalog items not linked to any building can be reserved.

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Standardmäßige Einschränkungen:

Die folgenden Prüfungen werden immer durchgeführt, wenn nach Objekten gesucht wird, die in einer neuen Reservierung reserviert werden sollen:

Das Objekt ist bereits reserviert

Ein reservierbares Objekt (Bereiche und Anlagen) kann nur reserviert werden, wenn es im gleichen Zeitraum noch nicht reserviert ist. Katalogartikel können immer reserviert werden, da sie immer verfügbar sind (zumindest wenn diese Artikel (z. B. Kaffee oder Mittagessen) vorrätig sind).

Über "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" ist es möglich, eine Systemgruppe zu definieren, die ein reservierbares Objekt reservieren kann, auch wenn es bereits reserviert ist. Standardmäßig ist dies auf die Systemgruppe "Reservierungskoordinator" eingestellt. Benutzer dieser Gruppe erhalten zwar eine Warnung, aber keinen Fehler, wenn sie einen reservierbaren Bereich oder eine Anlage reservieren, die bereits reserviert ist.

Verfügbare Menge

Wenn ein reservierbares Objekt in einer neuen Reservierung als reservierbar angezeigt wird, hängt dies auch von der verfügbaren Menge ab. Diese Prüfung ist abhängig von der Art des Objekts;

Gebiet: Bereiche können nur dann reserviert werden, wenn die angefragte Personenzahl die Kapazität des Bereichs nicht überschreitet (ebenfalls in einem Feld "Personen" auf dem Bereich angegeben).

Vermögenswerte: Assets haben ein Mengenfeld. Standardmäßig ist die Asset-Menge 1 und kann auf eine höhere Zahl geändert werden. Assets mit einer Menge von 1 werden häufig für einmalige Gegenstände mit einer eindeutigen (Serien-)Nummer verwendet (z. B. ein Auto oder ein Laptop). Assets mit einer höheren Anzahl werden häufig für Artikel verwendet, die im Workplace Management als ein Objekt registriert werden können (für die keine eindeutige Nummer gilt), von denen aber mehrere physische Objekte reserviert werden können (z. B. 10x Flipover oder 5x Partytische). Bei der Überprüfung der Verfügbarkeit eines solchen Objekts prüft die Anwendung, ob mindestens eine der reservierbaren Mengen verfügbar ist, um das Objekt zu einer Reservierung hinzuzufügen.

Katalogartikel: Die Mengen sind für eine Verfügbarkeitsprüfung nicht relevant. Wie oben erwähnt, gilt eine Katalogposition als immer verfügbar.

Verknüpftes Eigentum

Bei einer Reservierung muss der Benutzer immer das Gebäude* angeben, für das die Reservierung gilt. Dadurch werden die reservierbaren Objekte bestimmt, die reserviert werden können. Es können nur Bereiche, Assets und Katalogobjekte reserviert werden, die mit demselben Gebäude verbunden sind (über das Feld "Eigenschaft" des Objekts), sowie Katalogobjekte, die mit keinem Gebäude verbunden sind.

Note
*Beachten Sie, dass Benutzer nur dann Gebäude auswählen können, wenn "Reservierungen" für das Gebäude aktiviert sind. Dies wird über eine Einstellung für das Gebäude auf der Registerkarte "Prozesseinstellungen" festgelegt:

1.2.2

...

In addition to the default restriction checks mentioned above, additional restrictions can also be applied in general or to certain reservable objects.

In general

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’, many general restrictions can be set to limit users from reserving all or certain reservable objects within certain time frames or numbers. The hover-over help texts will explain all the settings. The most relevant examples are also described here:

Reserve in advance from: This determines how much time before the reservation starts a user must create a reservation. Setting' Reserve in advance from' to' 1 day' can be used to, for example, always enforce users to book or reserve at least one day ahead of time for all reservable objects.
Reserve in advance until: This determines how far in the future a user can make a reservation. For example, by setting' Reserve in advance until' to' 2 weeks, ' this can be used to always force users to book no more than 2 weeks ahead of time for any reservable object.

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A similar setting to reserve objects in advance from and until is also available per reservable object. The general settings are used to restrict this for all reservable objects for which the specific settings on the reservable object are empty. The setting on a reservable object is used to limit the reservation period for the specific reservable object. Setting reserve in advance from/until on a specific reservable object, will always be enforced instead of the general setting for that object (so even if in general the reserve in advance is set to 3 days, it is still possible to set this to 10 days on an specific object, or instead make it more restrictive for a given object than the general setting).

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Maximum number of workplace reservations: Via this setting, the maximum number of workplace reservations per week or month per user can be determined. If a user tries to book more workplaces in the specified time period than is allowed, an error will be shown to the user when trying to submit the reservation.

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Reservable object-specific restrictions:

As mentioned above, some restrictions can also be set on a specific reservable object. These are:

• Regimes (see above)

• Blocked dates (see above)

• Reserve in advance/until times (similar to the general reservation settings, but for a specific reservable object).
  Setting reserve in advance from/until on a specific reservable object, will always be enforced instead of the general setting for that object (so even if in general the reserve in advance is set to 3 days, it is still possible to set this to 10 days on an specific object, or instead make it more restrictive for a given object than the general setting).

• On a reservable area: Is it allowed to add catering items to a reservation in a specific area.

• Setup and tidy-up times: It is possible to add set-up and/or tidy-up times for individual reservable areas. The set-up and tidy-up times are added to the reservation (before and/or after) so that the area remains unavailable during these times to set up or tidy up for the next reservation. For example, bigger meeting rooms may require preparation time to set up a specific seating arrangement or need more time to clean up.

Change and cancel restrictions based on reserve in advance settings

The restrictions for making reservations in advance (like needing to book at least 3 days ahead) also apply when a user wants to change or cancel a reservation. If it wouldn't be allowed to make the reservation at the current time because it's too close to the start time, then the user also can't change or cancel it.
This is because trying to change it could lead to problems when re-submitting the reservation, and it's hard to predict which changes would be allowed. Since if changes aren't allowed, cancellations aren't allowed either. These change and cancel restrictions are under the assumption that advance booking restrictions are setup to prevent last-minute reservations or changes for certain resources.

Conflict and restriction exceptions

Via the (reservation) module settings, it is possible to determine certain system groups (e.g. the reservation coordinator) that are allowed to create conflicting reservation (conflicting with other reservations, regimes or with the Reserve in advance/until settings):

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Reservation types can be used to determine the options (fields and reservable object types) available when making a reservation. When creating a reservation, one of the first fields that the user must enter* is the reservation type. Using different reservation types can be helpful when there are many different types of objects to reserve that are not all relevant within a single reservation.

For instance, if a user wants to reserve a company car, it does not make sense also to be able to reserve a meeting room or catering. Technically, every reservable object could be shown in a new reservation and leave the logical selection up to the user. However, using different reservation types (e.g., a type that only shows reservable assets in the category ‘Car’ and another type that shows reservable areas and catering) will improve the end-user experience, as they are guided more thoroughly through the reservation process. After the user selects the desired reservation type from a list (e.g., ‘Company car’ or ‘Meeting room’), the corresponding fields and reservable objects to select from are automatically determined.

*If only one reservation type exists (at least one is mandatory), the user does not get the option to select the applicable reservation type and the reservation type is automatically set in each new reservation (and also not shown).

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Creating reservation types

Reservation types can (only) be managed by administrator users. The reservation types can be found either via the navigation menu ‘Reservations’ → ‘Reservation types' or via the ‘Module settings’ → 'Reservations’ (as an include).

Image Removed

Per reservation type, the following settings can be determined:

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Reservation type setting

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Explanation

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Name

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The name of the reservation type, this is how users creating a reservation see the different reservation types to choose from. So make sure the name is clear as to what options it gives.

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Subject reservation (set automatically)

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This (optional) text is automatically taken over to the created reservation subject with this reservation type. It is possible for the user to change this automatically set (pre defined) reservation subject.

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Reserve areas

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The possibility to reserve areas in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve areas: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve areas’.

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Area category

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If a category is selected here, only (reservable and available) areas of this category will be shown, when searching available areas. Leave blank when all areas should be shown.

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Use Seating arrangements

...

If this option is set to Yes, users can also choose a certain seating arrangement. The option to select a seating arrangement, is determined by the general setting to use seating arrangements ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Use seating arrangements’.

This might be relevant to certain meeting rooms, but if a reservation type is dedicated to workplace reservations, it might make sense to not use seating arrangements for that type.

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Reserve assets

...

The possibility to reserve assets in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve assets: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve assets’.

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Asset category

...

If a category is selected here, only (reservable and available) assets of this category will be shown, when searching available assets. Leave blank when all assets should be shown.

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Reserve catering

...

The possibility to reserve catering in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve catering: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve catering’.

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Catering category

...

If a category is selected here, only (reservable and available) catering of this category will be shown, when searching available catering. Leave blank when all catering items should be shown.

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Register visitors

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The possibility to add visitors to a reservation with this reservation type. This is only available, if the 'Visitors' module is activated.

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Hide persons field

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If set to Yes, the persons field is automatically hidden for this reservation type. This might be relevant if the default value (1) is sufficient for the objects that can be reserved via the reservation type. For instance parkings, workplaces and assets

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Hide property field

...

If set to Yes, the property field is automatically hidden for this reservation type. This is only relevant if only one building is used to make reservations.

...

Show cost center

...

If set to Yes, the cost center field is shown for this reservation type.

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Extra information for requestor

...

This information is displayed as a read-only field on the right side of the page, when creating a reservation. For example, a text can be shown: 'When your meeting ends please make sure that the table is empty and you turn off the lights.'.

1.4 Reservation workflow process

The following part describes the workflow for a reservation from a high-level point of view. For a detailed description, see the user manual Reservation module for (end)users

Create and submit the reservation
A user can create a new reservation and add at least one reservable object.

Any approval tasks (if applicable) are generated and handled

If the reservation as a whole needs to be approved, the task for the reservation coordinator(s) will be generated. If any specific reserved object also requires approval, a separate approval task is generated for each of the applicable reserved objects.

Any tasks to handout/prepare reserved objects are generated and handled

If the reservation is completely approved (or no approval was needed) and the generation of tasks for the handout/preparation of any reserved objects is applicable, these tasks are generated for the relevant users.

The reservation takes place

The reservation takes place and ends automatically after the reservation's end time has passed.

Any tasks to take in/clean up reserved objects are generated and handled

If the generation of tasks for the take-in/clean-up of any of the reserved objects is applicable, these tasks are generated for the relevant users.

The reservation is closed

Once the reservation's end time has passed, it is automatically closed. However, the reservation coordinator can still make additional changes (for example, changing the actual used quantity of certain catering items).

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1.5 Recurring reservations

A recurring reservation is a reservation that takes place more than once (for example, every week for the next 10 weeks). Recurring reservations are generated from a reservation schedule, and a reservation schedule is always created based on a single reservation. A recurring reservation can be created:

• During the last step of creating a new reservation with the 'Create reservation schedule' button

• You can select an existing reservation and convert it to a recurring reservation by clicking the 'Create reservation schedule' button.

The option to create a recurring reservation is only available if a user has the system group '1. Create reservation schedule'. See Authorizing users

...

If the function to create a reservation schedule is used on an already existing single reservation, this single reservation is canceled (or kept if the workflow does not allow it to be canceled anymore due to restrictions for cancellations), and a copy of it is used as a template for the reservation schedule.

The reservation schedule determines the recurrence cycle and the end date or maximum number of reservations (occurrences) generated from the reservation schedule. If the end is not determined by the user within the reservation schedule cycle, the maximum number of occurrences generated from the recurring schedule is determined by a general setting. This setting can be found via ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Maximum scheduled occurrences.’ The maximum value of this setting is 1080 (the maximum value of 1080 is similar to the reserve in advance until option in Outlook).

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When the reservations are generated from the reservation schedule, each reservation is created based on the original single reservation (that was converted to the template reservation of the reservation schedule), with the start and end times based on the cycle from the reservation schedule.

Detailed information on the use of the reservation schedule can be found in the user manual: Reservation module for (end)users

1.6 Reservation Calendar

The reservation module also has a reservation calendar option for reservation coordinators. Users with this authorization get the reservation calendar option via the navigation menu. The reservation calendar can be used for two main options:

Show existing reservations in a calendar view

The reservation calendar provides a visual overview (per day, week or month) of the reservable objects and the reservations taking place for these reservable objects. The reservation calendar has the option to filter per property. By default, catalog items are not shown in the reservation calendar (since each item can be reserved multiple times simultaneously, resulting in many reservations to display). Showing catalog items in the reservation calendar can be enabled via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Show catalog items in reservation calendar.’

It is also possible to directly create a new reservation via the reservation calendar by dragging a desired time period on a specific reservable object.

...

Info

Colors of the reservations in the reservation calendar can vary. Reservations that are submitted are green, reservations not yet submitted are yellow, reservations in change status are orange. If setup and/or tidy up times apply to the reserved object, these times are added in the calendar view and are shown a bit darker before and/or after the reservations start and/or end time. If catalog items are added to a (area or asset) reservation, a red line is shown above the reservation: Image Removed

Show (and reserve) objects that are not shown via the regular option to create a new reservation

If a new reservation is created via the regular way (via the startboard), the list of available reservable objects only shows objects that have the option ‘Show in shortlist’ set to Yes.

If specific reservable objects (for example, a special room like an auditorium) are only allowed to be reserved by reservation coordinators, the 'Show on shortlist' option should be set to No. This reservable object will not be shown when creating a new reservation via the startboard. From the reservation calendar, the reservation coordinator can also filter to show objects not on the shortlist and can reserve these special rooms.

...

1.7 Other relevant options

Anonymizing reservations

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Zusätzliche Einschränkungen

Zusätzlich zu den oben erwähnten Standardeinschränkungsprüfungen können auch zusätzliche Einschränkungen allgemein oder für bestimmte reservierbare Objekte vorgenommen werden.

Im Allgemeinen

Über die "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" können viele allgemeine Beschränkungen festgelegt werden, die es den Benutzern verbieten, alle oder bestimmte reservierbare Objekte innerhalb bestimmter Zeiträume oder Nummern zu reservieren. In den Hilfetexten, die beim Überfahren erscheinen, werden alle Einstellungen erklärt. Die wichtigsten Beispiele sind hier ebenfalls beschrieben:

Reservieren Sie im Voraus von: Damit wird festgelegt, wie viel Zeit vor Beginn der Reservierung ein Benutzer eine Reservierung erstellen muss. Die Einstellung "Reservieren im Voraus von" auf "1 Tag" kann z. B. verwendet werden, um Benutzer zu zwingen, für alle reservierbaren Objekte mindestens einen Tag im Voraus zu buchen oder zu reservieren.
Reservieren Sie im Voraus bis: Hier wird festgelegt, wie weit in der Zukunft ein Benutzer eine Reservierung vornehmen kann. Wenn Sie z. B. "Reservieren im Voraus bis" auf "2 Wochen" setzen, können Sie den Benutzer zwingen, für jedes reservierbare Objekt nicht mehr als 2 Wochen im Voraus zu buchen.

...

Eine ähnliche Einstellung zum Reservieren von Objekten im Voraus von und bis ist auch pro reservierbarem Objekt verfügbar. Die allgemeinen Einstellungen werden verwendet, um dies für alle reservierbaren Objekte einzuschränken, für die die spezifischen Einstellungen für das reservierbare Objekt leer sind. Die Einstellung auf einem reservierbaren Objekt dient dazu, den Reservierungszeitraum für das spezifische reservierbare Objekt zu begrenzen. Die Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" für ein bestimmtes reservierbares Objekt wird immer anstelle der allgemeinen Einstellung für dieses Objekt durchgesetzt (selbst wenn also die allgemeine Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" auf 3 Tage gesetzt ist, ist es immer noch möglich, sie für ein bestimmtes Objekt auf 10 Tage zu setzen oder sie für ein bestimmtes Objekt restriktiver als die allgemeine Einstellung zu machen).

In der Vergangenheit aufbewahren, bis: Standardmäßig ist es nicht möglich, eine Reservierung in der Vergangenheit vorzunehmen (um zu verhindern, dass ein Benutzer versehentlich ein Datum festlegt, wird normalerweise ein Fehler angezeigt). Es kommt jedoch häufig vor, dass ein Benutzer eine Reservierung für den aktuellen Tag vornimmt (z. B. für einen Workplace) und die standardmäßige Startzeit (z. B. 08:00 Uhr) bereits verstrichen ist. Um einen unerwünschten Fehler zu vermeiden und den Benutzer aufzufordern, die Startzeit auf die aktuelle Zeit (z.B. 08:30) zu ändern, kann diese Einstellung verwendet werden, um zu bestimmen, wie weit in der Vergangenheit eine Reservierung noch erstellt werden kann. Standardmäßig (um das beschriebene Problem zu vermeiden) ist dies auf "2 Stunden" eingestellt.

Gleichzeitige Reservierung mehrerer Workplaces: Wenn die Benutzer nur einen Workplace gleichzeitig reservieren dürfen, muss diese Einstellung auf Nein gesetzt werden. Wenn der Benutzer versucht, eine zweite Reservierung mit einem Workplace vorzunehmen, der sich mit dem ersten überschneidet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Vor allem wenn die Anzahl der Workplaces begrenzt ist, sollte sichergestellt werden, dass Benutzer nicht mehr als einen buchen können (sei es versehentlich oder absichtlich). Die gleichzeitige Reservierung mehrerer Workplaces kann jedoch auch in anderen Situationen erforderlich sein, wenn Mitarbeiter auch für externe Besucher buchen müssen.

Maximale Anzahl von Workplace-Reservierungen: Über diese Einstellung kann die maximale Anzahl von Workplace-Reservierungen pro Woche oder Monat pro Benutzer festgelegt werden. Wenn ein Benutzer versucht, in dem angegebenen Zeitraum mehr Arbeitsplätze zu buchen, als erlaubt sind, wird dem Benutzer beim Versuch, die Reservierung abzuschicken, eine Fehlermeldung angezeigt.

...

Reservierbare objektspezifische Einschränkungen:

Wie bereits erwähnt, können einige Einschränkungen auch für ein bestimmtes reservierbares Objekt festgelegt werden. Diese sind:

• Regime (siehe oben)

• Geblockte Termine (siehe oben)

• Reservieren im Voraus/bis zu bestimmten Zeiten (ähnlich wie bei den allgemeinen Reservierungseinstellungen, aber für ein bestimmtes reservierbares Objekt).
  Die Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" für ein bestimmtes reservierbares Objekt wird immer anstelle der allgemeinen Einstellung für dieses Objekt durchgesetzt (d.h. selbst wenn im Allgemeinen die Reservierung im Voraus auf 3 Tage eingestellt ist, ist es immer noch möglich, sie für ein bestimmtes Objekt auf 10 Tage einzustellen oder sie für ein bestimmtes Objekt restriktiver zu machen als die allgemeine Einstellung).

• In einem reservierbaren Bereich: Ist es erlaubt, einer Reservierung in einem bestimmten Bereich Catering-Artikel hinzuzufügen.

• Aufbau- und Aufräumzeiten: Es ist möglich, Aufbau- und/oder Aufräumzeiten für einzelne reservierbare Bereiche hinzuzufügen. Die Aufbau- und Aufräumzeiten werden der Reservierung hinzugefügt (vor und/oder nach der Reservierung), so dass der Bereich während dieser Zeiten nicht verfügbar ist, um für die nächste Reservierung aufzubauen oder aufzuräumen. Größere Besprechungsräume können beispielsweise eine Vorbereitungszeit erfordern, um eine bestimmte Sitzordnung einzurichten, oder mehr Zeit zum Aufräumen benötigen.

Ändern und Aufheben von Beschränkungen auf der Grundlage von Vorabreservierungseinstellungen

Die Einschränkungen für Reservierungen im Voraus (z. B. die Notwendigkeit, mindestens 3 Tage im Voraus zu buchen) gelten auch, wenn ein Nutzer eine Reservierung ändern oder stornieren möchte. Wenn die Reservierung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich ist, weil sie zu kurz vor der Startzeit liegt, kann der Nutzer sie auch nicht mehr ändern oder stornieren.
Der Grund dafür ist, dass der Versuch, sie zu ändern, zu Problemen bei der erneuten Einreichung der Reservierung führen könnte, und es ist schwer vorherzusagen, welche Änderungen zulässig sind. Denn wenn Änderungen nicht erlaubt sind, sind auch Stornierungen nicht erlaubt. Bei diesen Änderungs- und Stornierungsbeschränkungen wird davon ausgegangen, dass die Vorbuchungsbeschränkungen eingerichtet wurden, um Last-Minute-Reservierungen oder Änderungen für bestimmte Ressourcen zu verhindern.

Ausnahmen von Konflikten und Beschränkungen

Über die Einstellungen des (Reservierungs-)Moduls ist es möglich, bestimmte Systemgruppen (z. B. den Reservierungskoordinator) zu bestimmen, die kollidierende Reservierungen erstellen dürfen (die mit anderen Reservierungen, Regimen oder mit den Einstellungen für "Im Voraus reservieren/bis" kollidieren):

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1.3 Reservierungsarten

Reservierungstypen können verwendet werden, um die Optionen (Felder und reservierbare Objekttypen) zu bestimmen, die bei der Durchführung einer Reservierung zur Verfügung stehen. Bei der Erstellung einer Reservierung ist eines der ersten Felder, die der Benutzer eingeben muss*, die Reservierungsart. Die Verwendung verschiedener Reservierungstypen kann hilfreich sein, wenn es viele verschiedene Arten von Objekten zu reservieren gibt, die nicht alle innerhalb einer einzigen Reservierung relevant sind.

Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Firmenwagen reservieren möchte, ist es nicht sinnvoll, auch einen Konferenzraum oder ein Catering zu reservieren. Technisch gesehen könnte jedes reservierbare Objekt in einer neuen Reservierung angezeigt werden und dem Benutzer die logische Auswahl überlassen werden. Die Verwendung unterschiedlicher Reservierungstypen (z. B. ein Typ, der nur reservierbare Objekte der Kategorie "Auto" anzeigt, und ein anderer Typ, der reservierbare Räume und Catering anzeigt) verbessert jedoch die Erfahrung des Endbenutzers, da er gründlicher durch den Reservierungsprozess geführt wird. Nachdem der Benutzer den gewünschten Reservierungstyp aus einer Liste ausgewählt hat (z. B. "Firmenwagen" oder "Besprechungsraum"), werden die entsprechenden Felder und reservierbaren Objekte, aus denen er auswählen kann, automatisch bestimmt.

*Wenn nur eine Reservierungsart existiert (mindestens eine ist obligatorisch), erhält der Benutzer nicht die Möglichkeit, die zutreffende Reservierungsart auszuwählen, und die Reservierungsart wird bei jeder neuen Reservierung automatisch eingestellt (und auch nicht angezeigt).

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Reservierungstypen erstellen

Reservierungstypen können (nur) von Administrator-Benutzern verwaltet werden. Die Reservierungstypen finden Sie entweder über das Navigationsmenü 'Reservierungen' → 'Reservierungstypen' oder über die 'Moduleinstellungen' → 'Reservierungen' (als Include).

Image Added

Pro Reservierungsart können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

1.4 Arbeitsablauf bei der Reservierung

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf für eine Reservierung aus einer übergeordneten Sicht. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

Reservierung erstellen und einreichen
Ein Benutzer kann eine neue Reservierung anlegen und mindestens ein reservierbares Objekt hinzufügen.

Alle Genehmigungsaufgaben (falls zutreffend) werden erstellt und bearbeitet

Wenn die Reservierung als Ganzes genehmigt werden muss, wird die Aufgabe für den/die Reservierungskoordinator(en) erstellt. Wenn ein bestimmtes reserviertes Objekt ebenfalls genehmigt werden muss, wird für jedes der betreffenden reservierten Objekte eine separate Genehmigungsaufgabe erstellt.

Alle Aufgaben zur Übergabe/Vorbereitung reservierter Objekte werden generiert und bearbeitet

Wenn die Reservierung vollständig genehmigt ist (oder keine Genehmigung erforderlich war) und die Generierung von Aufgaben für die Aushändigung/Vorbereitung von reservierten Objekten anwendbar ist, werden diese Aufgaben für die betreffenden Benutzer generiert.

Die Reservierung findet statt

Die Reservierung findet statt und endet automatisch nach Ablauf der Reservierungszeit.

Alle Aufgaben zur Aufnahme/Aufräumung von reservierten Objekten werden erstellt und bearbeitet

Wenn die Generierung von Aufgaben für die Aufnahme/Aufräumung eines der reservierten Objekte anwendbar ist, werden diese Aufgaben für die entsprechenden Benutzer generiert.

Die Reservierung ist geschlossen

Sobald die Endzeit der Reservierung abgelaufen ist, wird sie automatisch geschlossen. Der Reservierungskoordinator kann jedoch noch zusätzliche Änderungen vornehmen (z. B. Änderung der tatsächlich verwendeten Menge bestimmter Verpflegungsartikel).

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1.5 Wiederkehrende Reservierungen

Eine wiederkehrende Reservierung ist eine Reservierung, die mehr als einmal stattfindet (z. B. jede Woche für die nächsten 10 Wochen). Wiederkehrende Reservierungen werden aus einem Reservierungsplan erstellt, und ein Reservierungsplan wird immer auf der Grundlage einer einzigen Reservierung erstellt. Eine wiederkehrende Reservierung kann erstellt werden:

• Während des letzten Schritts der Erstellung einer neuen Reservierung mit der Schaltfläche 'Reservierungsplan erstellen'

• Sie können eine bestehende Reservierung auswählen und sie in eine wiederkehrende Reservierung umwandeln, indem Sie auf die Schaltfläche "Reservierungsplan erstellen" klicken.

Die Option, eine wiederkehrende Reservierung zu erstellen, ist nur verfügbar, wenn ein Benutzer die Systemgruppe '1. Reservierungsplan erstellen' hat. Siehe Authorizing users

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Wird die Funktion zur Erstellung eines Belegungsplans auf eine bereits bestehende Einzelbelegung angewendet, wird diese Einzelbelegung storniert (oder beibehalten, wenn der Workflow aufgrund von Stornierungsbeschränkungen eine Stornierung nicht mehr zulässt), und eine Kopie davon wird als Vorlage für den Belegungsplan verwendet.

Der Reservierungsplan bestimmt den Wiederholungszyklus und das Enddatum bzw. die maximale Anzahl der aus dem Reservierungsplan generierten Reservierungen (Vorkommnisse). Wenn das Ende nicht vom Benutzer innerhalb des Reservierungszeitplan-Zyklus bestimmt wird, wird die maximale Anzahl der aus dem wiederkehrenden Zeitplan generierten Ereignisse durch eine allgemeine Einstellung bestimmt. Diese Einstellung finden Sie unter "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" → "Maximale Anzahl an geplanten Auftritten". Der Maximalwert dieser Einstellung ist 1080 (der Maximalwert von 1080 ist vergleichbar mit der Option "Reservieren im Voraus bis" in Outlook).

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Wenn die Reservierungen aus dem Reservierungsplan generiert werden, wird jede Reservierung auf der Grundlage der ursprünglichen Einzelreservierung (die in die Vorlage-Reservierung des Reservierungsplans konvertiert wurde) erstellt, wobei die Start- und Endzeiten auf dem Zyklus aus dem Reservierungsplan basieren.

Ausführliche Informationen über die Verwendung des Reservierungsplans finden Sie im Benutzerhandbuch: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

1.6 Reservierungskalender

Das Reservierungsmodul verfügt auch über eine Reservierungskalenderoption für Reservierungskoordinatoren. Benutzer mit dieser Berechtigung erhalten die Option Reservierungskalender über das Navigationsmenü. Der Reservierungskalender kann für zwei Hauptoptionen verwendet werden:

Vorhandene Reservierungen in einer Kalenderansicht anzeigen

Der Reservierungskalender bietet einen visuellen Überblick (pro Tag, Woche oder Monat) über die reservierbaren Objekte und die Reservierungen, die für diese reservierbaren Objekte stattfinden. Der Reservierungskalender hat die Möglichkeit, nach Eigenschaften zu filtern. Standardmäßig werden Katalogobjekte im Reservierungskalender nicht angezeigt (da jedes Objekt gleichzeitig mehrfach reserviert werden kann, was zu vielen Reservierungen führt, die angezeigt werden müssen). Die Anzeige von Katalogobjekten im Reservierungskalender kann über "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" → "Katalogobjekte im Reservierungskalender anzeigen" aktiviert werden.

Es ist auch möglich, eine neue Reservierung direkt über den Reservierungskalender zu erstellen, indem Sie einen gewünschten Zeitraum auf ein bestimmtes reservierbares Objekt ziehen.

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Info

Die Farben der Reservierungen im Reservierungskalender können variieren. Reservierungen, die eingereicht sind, sind grün, noch nicht eingereichte Reservierungen sind gelb, Reservierungen im Änderungsstatus sind orange. Wenn für das reservierte Objekt Einrichtungs- und/oder Aufräumzeiten gelten, werden diese Zeiten in der Kalenderansicht hinzugefügt und etwas dunkler vor und/oder nach der Start- und/oder Endzeit der Reservierung angezeigt. Wenn einer (Flächen- oder Anlagen-)Reservierung Katalogartikel hinzugefügt werden, wird eine rote Linie über der Reservierung angezeigt: Image Added

Anzeigen (und Reservieren) von Objekten, die nicht über die reguläre Option zum Erstellen einer neuen Reservierung angezeigt werden

Wenn eine neue Reservierung auf dem regulären Weg (über das Startboard) erstellt wird, werden in der Liste der verfügbaren reservierbaren Objekte nur die Objekte angezeigt, bei denen die Option 'In der Auswahlliste anzeigen' auf Ja gesetzt ist.

Wenn bestimmte reservierbare Objekte (z. B. ein spezieller Raum wie ein Auditorium) nur von Reservierungskoordinatoren reserviert werden dürfen, sollte die Option "In der Auswahlliste anzeigen" auf "Nein" gesetzt werden. Dieses reservierbare Objekt wird dann nicht angezeigt, wenn eine neue Reservierung über das Startboard erstellt wird. Über den Reservierungskalender kann der Reservierungskoordinator auch nach Objekten filtern, die nicht auf der Auswahlliste stehen, und diese speziellen Räume reservieren.

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1.7 Andere relevante Optionen

Anonymisierung von Reservierungen

Es ist möglich, Reservierungen x Periode nach Ende der Reservierung automatisch zu anonymisieren. Für weitere Informationen, siehe: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/451936369/Anonymizing+data#Reservations

Adding visitors to reservations

It is also possible to add visitors to a reservation, to simultaneously reserve a meeting room and register a visitor. The reservation type setting 'Register visitors' determines if it is possible to add visitors to the reservation. If the option is enabled, users with the authorization to create reservations will also be able to add visitors without extra authorizations needed.

For more information about registering visitors, see Visitor module

2. Automatic emails send in the workflow(s)

Workflows can automatically send emails after a certain task is executed or a workflow has been in a status for a certain amount of time. The default emails need to be activated per workflow. For more information on how to enabled the default workflow emails, see Workflow emails.

For the reservation module, the following default workflow emails are available:

Reservation process

Recurring reservation schedule

3. Additional information on this module

More information on the Reservation module can be found via the following related articles:

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For an (end) user manual, see: Reservation module for (end)users

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Hinzufügen von Besuchern zu Reservierungen

Es ist auch möglich, Besucher zu einer Reservierung hinzuzufügen und gleichzeitig einen Konferenzraum zu reservieren und einen Besucher zu registrieren. Die Reservierungstyp-Einstellung "Besucher registrieren" bestimmt, ob es möglich ist, Besucher zur Reservierung hinzuzufügen. Wenn die Option aktiviert ist, können Benutzer mit der Berechtigung, Reservierungen zu erstellen, auch Besucher hinzufügen, ohne dass zusätzliche Berechtigungen erforderlich sind.

Weitere Informationen zur Registrierung von Besuchern finden Sie unter Visitor module

2. Automatisches Versenden von E-Mails in den Arbeitsablauf(en)

Workflows können automatisch E-Mails versenden, nachdem eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wurde oder ein Workflow eine bestimmte Zeit lang in einem Status war. Die Standard-E-Mails müssen pro Workflow aktiviert werden. Weitere Informationen zur Aktivierung der Standard-Workflow-E-Mails finden Sie unter Workflow-E-Mails.

Für das Reservierungsmodul sind die folgenden Standard-Workflow-E-Mails verfügbar:

Ablauf der Reservierung

Wiederkehrender Reservierungsplan

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen zum Modul "Reservierung" finden Sie in den folgenden verwandten Artikeln:

• Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (einschließlich der Aktivierung des Moduls, der beteiligten Systemgruppen, der Datenimporte und weiterer Informationen über das Startboard und die Navigationsmenüoptionen) finden Sie unter: Reservations module activation and information