1. Worum geht es in diesem Modul?

Das Reservierungsmodul im Workplace Management soll den Nutzern die Möglichkeit geben, Bereiche (z. B. Besprechungsräume, Arbeitsplätze), Vermögenswerte (auch 'Ausrüstung' genannt) (z. B. Beamer, Autos, Fahrräder, Flipover) und Katalogartikel (auch 'Catering' oder 'Dienstleistungen' genannt) (z. B. Sandwiches, Kaffee, Mittagessen) zu reservieren (oder zu buchen, je nachdem, welchen Begriff Sie bevorzugen).

Sobald ein Objekt reserviert ist, können andere Nutzer es standardmäßig nicht mehr innerhalb desselben Zeitrahmens reservieren. Das Modul unterstützt auch mehrere Einstellungen, um Einschränkungen (allgemein oder pro Objekt) hinzuzufügen, wie oft, wie weit im Voraus und wie bald in der Zukunft Sie ein bestimmtes Objekt reservieren können. Zum Beispiel muss ein Catering bestellt und vorbereitet werden, so dass Sie nicht wollen, dass ein Benutzer in fünf Minuten ein Mittagessen bucht.

In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls näher erläutert:

1.1 Reservierbare Objekte

Um ein Objekt (einen Bereich, ein Asset oder eine Katalogposition) reservieren zu können, muss das Objekt existieren, bevor es reservierbar gemacht werden kann. Siehe die entsprechenden 'Masterdata'-Module für weitere Informationen über Bereiche , Vermögenswerte und Katalogartikel. Um ein Objekt reservierbar zu machen, setzen Sie auf der Hauptseite des Objekts das Feld "Reservierbar" auf Ja. Dadurch wird auch die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" aktiviert:

Open

Einen Bereich reservierbar machen

Open

Reservierbarkeit einer Anlage

Die entsprechenden Reservierungseinstellungen für dieses Objekt können über die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" vorgenommen werden.

Wenn ein Objekt reservierbar gemacht wird, kann es zu einer Reservierung hinzugefügt werden (abhängig davon, ob das Objekt noch nicht reserviert ist und von den entsprechenden Einschränkungen des Objekts (mehr zu Einschränkungen siehe unten)). Es können mehrere Objekte zu derselben Reservierung hinzugefügt werden. Für jedes reservierbare Objekt, das zu einer Reservierung hinzugefügt wird, wird eine "Reservierungsposition" erstellt (die das reservierbare Objekt mit der Reservierung verbindet):

Die meisten der reservierbaren Einstellungen sind selbsterklärend (auch durch Verwendung der Hilfetexte beim Überfahren). Weitere Informationen zu den Feldern unter der Überschrift "Zeitplanung" finden Sie im nächsten Teil, "Reservierungsbeschränkungen". Einige zusätzliche Optionen sind:

Verfügbarkeit (Regime)

Die Verknüpfung eines "Regimes" kann über die Schaltfläche "Verfügbarkeit" auf der Seite mit den Reservierungseinstellungen vorgenommen werden. Indem ein Regime mit einem reservierbaren Objekt verknüpft wird, kann die Verfügbarkeit des Objekts eingeschränkt werden. Ein Regime, das nur werktags von 9 bis 17 Uhr verfügbar ist, könnte mit reservierbaren Katalogobjekten verknüpft werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Benutzer dieses Objekt nicht auswählen können, wenn sie eine Reservierung vornehmen, die außerhalb dieser Zeiten stattfindet.
Weitere Informationen zu Regimen finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/edit-v2/105152618

Über die "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" kann eine Systemgruppe definiert werden, die ein reservierbares Objekt auch dann reservieren kann, wenn es außerhalb der durch das Regime festgelegten Verfügbarkeit liegt. Standardmäßig ist dies auf die Systemgruppe "Reservierungskoordinator" eingestellt. Benutzer in dieser Gruppe erhalten zwar eine Warnung, aber keinen Fehler, wenn sie außerhalb eines Regimes reservieren.

Blockdaten

Während mit Regimen die allgemeine Verfügbarkeit festgelegt werden kann (z. B. werktags zwischen 9 und 17 Uhr), können Blockdaten erstellt werden, um einen bestimmten Zeitraum für das reservierbare Objekt zu sperren. Wenn z. B. ein Raum renoviert wird, kann dieser Zeitraum gesperrt werden, so dass die Benutzer ihn in diesem Zeitraum nicht reservieren können.

Sitzordnung

Die Sitzordnung gilt nur für reservierbare Bereiche und ist nur sichtbar, wenn die allgemeine Einstellung dafür aktiviert ist ('Moduleinstellungen' → 'Reservierungen' → 'Sitzordnung verwenden').
Da bestimmte (oft größere) Tagungsräume mehrere Sitzordnungen bieten können, kann die Kapazität auch je nach gewünschter Sitzordnung variieren, da eine "Klassenzimmer"-Bestuhlung mehr Sitzplätze zulässt als eine "U-Form"-Bestuhlung.
Über das Include 'Bestuhlung' in den Reservierungseinstellungen eines reservierbaren Bereichs kann die Kapazität für die jeweilige Bestuhlung hinzugefügt werden. Die folgenden Sitzordnungen können hinzugefügt werden:

• Klassenzimmer

• Konferenz

• Theater

• U-förmig

Die Kapazitäts-, Aufbau- und Aufräumzeiten können pro Sitzordnung festgelegt werden. Wenn diese Einstellungen festgelegt sind und die Sitzordnung in einer Reservierung* gewählt wird, werden die Einstellungen der Sitzordnung anstelle der allgemeinen Reservierungseinstellungen (Kapazität, Aufbau und Aufräumen) angewendet.

*Wenn die Sitzordnung aktiviert ist (allgemein und für den spezifischen Reservierungstyp, den der Benutzer bei einer neuen Reservierung auswählt), erhält der Benutzer die Möglichkeit, bei der Suche nach verfügbaren Bereichen die gewünschte Sitzordnung auszuwählen.
Wählt der Benutzer eine bestimmte Sitzordnung aus, wird die auf der spezifischen Sitzordnung basierende Kapazität nur dazu verwendet, dem Benutzer die verfügbaren Räume mit dieser Sitzordnungsoption anzuzeigen, deren Kapazität mindestens gleich oder größer ist als die Anzahl der Personen, für die die Reservierung angegeben ist:

Über die allgemeinen Reservierungseinstellungen ist es auch möglich, ein Foto der Sitzordnung (allgemein, nicht pro Raum) zu verlinken. Wenn der Benutzer bei einer neuen Reservierung eine bestimmte Sitzordnung auswählt, wird dieses Foto ebenfalls angezeigt und zeigt dem Benutzer, wie diese Sitzordnung aussieht.

Preise und Tarife

Wenn Benutzer für bestimmte reservierbare Katalogartikel* bezahlen müssen, müssen Preise angegeben werden. Standardmäßig hat nur ein Katalogartikel ein Preisfeld, das in einer Reservierung verwendet werden kann, aber es ist auch möglich, Preise zu Katalogartikeln* hinzuzufügen.
Der Preis und der Zeitraum, in dem dieser Preis gilt, können in einem Tarif angegeben werden. Dies ermöglicht die Angabe zukünftiger Preise (z. B. ändert sich der Preis für ein Sandwich ab dem nächsten Monat von 4 Euro auf 4,5 Euro).

Wenn einem reservierbaren Objekt Tarife hinzugefügt wurden und das reservierbare Objekt zu einer Reservierung hinzugefügt wird, wird der anwendbare Tarif durch das Reservierungsdatum bestimmt und automatisch in der Reservierungsposition festgelegt. Wenn bei Katalogartikeln keine Tarife angegeben sind, der Katalogartikel aber einen Preis hat, wird dieser verwendet, um den Preis des Reservierungsartikels festzulegen. Wenn der Tarif kein Anfangs- und Enddatum hat, gilt der Tarif immer.

1.2 Einschränkungen bei der Reservierung

Standardmäßig werden bei der Reservierung von Objekten immer einige Einschränkungen angewendet, und je nach Bedarf können zusätzliche Einschränkungen hinzugefügt werden.

1.2.1 Standardmäßige Einschränkungen:

Die folgenden Prüfungen werden immer durchgeführt, wenn nach Objekten gesucht wird, die in einer neuen Reservierung reserviert werden sollen:

Das Objekt ist bereits reserviert

Ein reservierbares Objekt (Bereiche und Anlagen) kann nur reserviert werden, wenn es im gleichen Zeitraum noch nicht reserviert ist. Katalogartikel können immer reserviert werden, da sie immer verfügbar sind (zumindest wenn diese Artikel (z. B. Kaffee oder Mittagessen) vorrätig sind).

Über "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" ist es möglich, eine Systemgruppe zu definieren, die ein reservierbares Objekt reservieren kann, auch wenn es bereits reserviert ist. Standardmäßig ist dies auf die Systemgruppe "Reservierungskoordinator" eingestellt. Benutzer dieser Gruppe erhalten zwar eine Warnung, aber keinen Fehler, wenn sie einen reservierbaren Bereich oder eine Anlage reservieren, die bereits reserviert ist.

Verfügbare Menge

Wenn ein reservierbares Objekt in einer neuen Reservierung als reservierbar angezeigt wird, hängt dies auch von der verfügbaren Menge ab. Diese Prüfung ist abhängig von der Art des Objekts;

Gebiet: Bereiche können nur dann reserviert werden, wenn die angefragte Personenzahl die Kapazität des Bereichs nicht überschreitet (ebenfalls in einem Feld "Personen" auf dem Bereich angegeben).

Vermögenswerte: Assets haben ein Mengenfeld. Standardmäßig ist die Asset-Menge 1 und kann auf eine höhere Zahl geändert werden. Assets mit einer Menge von 1 werden häufig für einmalige Gegenstände mit einer eindeutigen (Serien-)Nummer verwendet (z. B. ein Auto oder ein Laptop). Assets mit einer höheren Anzahl werden häufig für Artikel verwendet, die im Workplace Management als ein Objekt registriert werden können (für die keine eindeutige Nummer gilt), von denen aber mehrere physische Objekte reserviert werden können (z. B. 10x Flipover oder 5x Partytische). Bei der Überprüfung der Verfügbarkeit eines solchen Objekts prüft die Anwendung, ob mindestens eine der reservierbaren Mengen verfügbar ist, um das Objekt zu einer Reservierung hinzuzufügen.

Katalogartikel: Die Mengen sind für eine Verfügbarkeitsprüfung nicht relevant. Wie oben erwähnt, gilt eine Katalogposition als immer verfügbar.

Verknüpftes Eigentum

Bei einer Reservierung muss der Benutzer immer das Gebäude* angeben, für das die Reservierung gilt. Dadurch werden die reservierbaren Objekte bestimmt, die reserviert werden können. Es können nur Bereiche, Assets und Katalogobjekte reserviert werden, die mit demselben Gebäude verbunden sind (über das Feld "Eigenschaft" des Objekts), sowie Katalogobjekte, die mit keinem Gebäude verbunden sind.

1.2.2 Zusätzliche Einschränkungen

Zusätzlich zu den oben erwähnten Standardeinschränkungsprüfungen können auch zusätzliche Einschränkungen allgemein oder für bestimmte reservierbare Objekte vorgenommen werden.

Im Allgemeinen

Über die "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" können viele allgemeine Beschränkungen festgelegt werden, die es den Benutzern verbieten, alle oder bestimmte reservierbare Objekte innerhalb bestimmter Zeiträume oder Nummern zu reservieren. In den Hilfetexten, die beim Überfahren erscheinen, werden alle Einstellungen erklärt. Die wichtigsten Beispiele sind hier ebenfalls beschrieben:

Reservieren Sie im Voraus von: Damit wird festgelegt, wie viel Zeit vor Beginn der Reservierung ein Benutzer eine Reservierung erstellen muss. Die Einstellung "Reservieren im Voraus von" auf "1 Tag" kann z. B. verwendet werden, um Benutzer zu zwingen, für alle reservierbaren Objekte mindestens einen Tag im Voraus zu buchen oder zu reservieren.
Reservieren Sie im Voraus bis: Hier wird festgelegt, wie weit in der Zukunft ein Benutzer eine Reservierung vornehmen kann. Wenn Sie z. B. "Reservieren im Voraus bis" auf "2 Wochen" setzen, können Sie den Benutzer zwingen, für jedes reservierbare Objekt nicht mehr als 2 Wochen im Voraus zu buchen.

Eine ähnliche Einstellung zum Reservieren von Objekten im Voraus von und bis ist auch pro reservierbarem Objekt verfügbar. Die allgemeinen Einstellungen werden verwendet, um dies für alle reservierbaren Objekte einzuschränken, für die die spezifischen Einstellungen für das reservierbare Objekt leer sind. Die Einstellung auf einem reservierbaren Objekt dient dazu, den Reservierungszeitraum für das spezifische reservierbare Objekt zu begrenzen. Die Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" für ein bestimmtes reservierbares Objekt wird immer anstelle der allgemeinen Einstellung für dieses Objekt durchgesetzt (selbst wenn also die allgemeine Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" auf 3 Tage gesetzt ist, ist es immer noch möglich, sie für ein bestimmtes Objekt auf 10 Tage zu setzen oder sie für ein bestimmtes Objekt restriktiver als die allgemeine Einstellung zu machen).

In der Vergangenheit aufbewahren, bis: Standardmäßig ist es nicht möglich, eine Reservierung in der Vergangenheit vorzunehmen (um zu verhindern, dass ein Benutzer versehentlich ein Datum festlegt, wird normalerweise ein Fehler angezeigt). Es kommt jedoch häufig vor, dass ein Benutzer eine Reservierung für den aktuellen Tag vornimmt (z. B. für einen Workplace) und die standardmäßige Startzeit (z. B. 08:00 Uhr) bereits verstrichen ist. Um einen unerwünschten Fehler zu vermeiden und den Benutzer aufzufordern, die Startzeit auf die aktuelle Zeit (z.B. 08:30) zu ändern, kann diese Einstellung verwendet werden, um zu bestimmen, wie weit in der Vergangenheit eine Reservierung noch erstellt werden kann. Standardmäßig (um das beschriebene Problem zu vermeiden) ist dies auf "2 Stunden" eingestellt.

Gleichzeitige Reservierung mehrerer Workplaces: Wenn die Benutzer nur einen Workplace gleichzeitig reservieren dürfen, muss diese Einstellung auf Nein gesetzt werden. Wenn der Benutzer versucht, eine zweite Reservierung mit einem Workplace vorzunehmen, der sich mit dem ersten überschneidet, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Vor allem wenn die Anzahl der Workplaces begrenzt ist, sollte sichergestellt werden, dass Benutzer nicht mehr als einen buchen können (sei es versehentlich oder absichtlich). Die gleichzeitige Reservierung mehrerer Workplaces kann jedoch auch in anderen Situationen erforderlich sein, wenn Mitarbeiter auch für externe Besucher buchen müssen.

Maximale Anzahl von Workplace-Reservierungen: Über diese Einstellung kann die maximale Anzahl von Workplace-Reservierungen pro Woche oder Monat pro Benutzer festgelegt werden. Wenn ein Benutzer versucht, in dem angegebenen Zeitraum mehr Arbeitsplätze zu buchen, als erlaubt sind, wird dem Benutzer beim Versuch, die Reservierung abzuschicken, eine Fehlermeldung angezeigt.

Reservierbare objektspezifische Einschränkungen:

Wie bereits erwähnt, können einige Einschränkungen auch für ein bestimmtes reservierbares Objekt festgelegt werden. Diese sind:

• Regime (siehe oben)

• Geblockte Termine (siehe oben)

• Reservieren im Voraus/bis zu bestimmten Zeiten (ähnlich wie bei den allgemeinen Reservierungseinstellungen, aber für ein bestimmtes reservierbares Objekt).
  Die Einstellung "im Voraus reservieren von/bis" für ein bestimmtes reservierbares Objekt wird immer anstelle der allgemeinen Einstellung für dieses Objekt durchgesetzt (d.h. selbst wenn im Allgemeinen die Reservierung im Voraus auf 3 Tage eingestellt ist, ist es immer noch möglich, sie für ein bestimmtes Objekt auf 10 Tage einzustellen oder sie für ein bestimmtes Objekt restriktiver zu machen als die allgemeine Einstellung).

• In einem reservierbaren Bereich: Ist es erlaubt, einer Reservierung in einem bestimmten Bereich Catering-Artikel hinzuzufügen.

• Aufbau- und Aufräumzeiten: Es ist möglich, Aufbau- und/oder Aufräumzeiten für einzelne reservierbare Bereiche hinzuzufügen. Die Aufbau- und Aufräumzeiten werden der Reservierung hinzugefügt (vor und/oder nach der Reservierung), so dass der Bereich während dieser Zeiten nicht verfügbar ist, um für die nächste Reservierung aufzubauen oder aufzuräumen. Größere Besprechungsräume können beispielsweise eine Vorbereitungszeit erfordern, um eine bestimmte Sitzordnung einzurichten, oder mehr Zeit zum Aufräumen benötigen.

Ändern und Aufheben von Beschränkungen auf der Grundlage von Vorabreservierungseinstellungen

Die Einschränkungen für Reservierungen im Voraus (z. B. die Notwendigkeit, mindestens 3 Tage im Voraus zu buchen) gelten auch, wenn ein Nutzer eine Reservierung ändern oder stornieren möchte. Wenn die Reservierung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich ist, weil sie zu kurz vor der Startzeit liegt, kann der Nutzer sie auch nicht mehr ändern oder stornieren.
Der Grund dafür ist, dass der Versuch, sie zu ändern, zu Problemen bei der erneuten Einreichung der Reservierung führen könnte, und es ist schwer vorherzusagen, welche Änderungen zulässig sind. Denn wenn Änderungen nicht erlaubt sind, sind auch Stornierungen nicht erlaubt. Bei diesen Änderungs- und Stornierungsbeschränkungen wird davon ausgegangen, dass die Vorbuchungsbeschränkungen eingerichtet wurden, um Last-Minute-Reservierungen oder Änderungen für bestimmte Ressourcen zu verhindern.

Ausnahmen von Konflikten und Beschränkungen

Über die Einstellungen des (Reservierungs-)Moduls ist es möglich, bestimmte Systemgruppen (z. B. den Reservierungskoordinator) zu bestimmen, die kollidierende Reservierungen erstellen dürfen (die mit anderen Reservierungen, Regimen oder mit den Einstellungen für "Im Voraus reservieren/bis" kollidieren):

1.3 Reservierungsarten

Reservierungstypen können verwendet werden, um die Optionen (Felder und reservierbare Objekttypen) zu bestimmen, die bei der Durchführung einer Reservierung zur Verfügung stehen. Bei der Erstellung einer Reservierung ist eines der ersten Felder, die der Benutzer eingeben muss*, die Reservierungsart. Die Verwendung verschiedener Reservierungstypen kann hilfreich sein, wenn es viele verschiedene Arten von Objekten zu reservieren gibt, die nicht alle innerhalb einer einzigen Reservierung relevant sind.

Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Firmenwagen reservieren möchte, ist es nicht sinnvoll, auch einen Konferenzraum oder ein Catering zu reservieren. Technisch gesehen könnte jedes reservierbare Objekt in einer neuen Reservierung angezeigt werden und dem Benutzer die logische Auswahl überlassen werden. Die Verwendung unterschiedlicher Reservierungstypen (z. B. ein Typ, der nur reservierbare Objekte der Kategorie "Auto" anzeigt, und ein anderer Typ, der reservierbare Räume und Catering anzeigt) verbessert jedoch die Erfahrung des Endbenutzers, da er gründlicher durch den Reservierungsprozess geführt wird. Nachdem der Benutzer den gewünschten Reservierungstyp aus einer Liste ausgewählt hat (z. B. "Firmenwagen" oder "Besprechungsraum"), werden die entsprechenden Felder und reservierbaren Objekte, aus denen er auswählen kann, automatisch bestimmt.

*Wenn nur eine Reservierungsart existiert (mindestens eine ist obligatorisch), erhält der Benutzer nicht die Möglichkeit, die zutreffende Reservierungsart auszuwählen, und die Reservierungsart wird bei jeder neuen Reservierung automatisch eingestellt (und auch nicht angezeigt).

Reservierungstypen erstellen

Reservierungstypen können (nur) von Administrator-Benutzern verwaltet werden. Die Reservierungstypen finden Sie entweder über das Navigationsmenü 'Reservierungen' → 'Reservierungstypen' oder über die 'Moduleinstellungen' → 'Reservierungen' (als Include).

Pro Reservierungsart können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

1.4 Arbeitsablauf bei der Reservierung

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf für eine Reservierung aus einer übergeordneten Sicht. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

Reservierung erstellen und einreichen
Ein Benutzer kann eine neue Reservierung anlegen und mindestens ein reservierbares Objekt hinzufügen.

Alle Genehmigungsaufgaben (falls zutreffend) werden erstellt und bearbeitet

Wenn die Reservierung als Ganzes genehmigt werden muss, wird die Aufgabe für den/die Reservierungskoordinator(en) erstellt. Wenn ein bestimmtes reserviertes Objekt ebenfalls genehmigt werden muss, wird für jedes der betreffenden reservierten Objekte eine separate Genehmigungsaufgabe erstellt.

Alle Aufgaben zur Übergabe/Vorbereitung reservierter Objekte werden generiert und bearbeitet

Wenn die Reservierung vollständig genehmigt ist (oder keine Genehmigung erforderlich war) und die Generierung von Aufgaben für die Aushändigung/Vorbereitung von reservierten Objekten anwendbar ist, werden diese Aufgaben für die betreffenden Benutzer generiert.

Die Reservierung findet statt

Die Reservierung findet statt und endet automatisch nach Ablauf der Reservierungszeit.

Alle Aufgaben zur Aufnahme/Aufräumung von reservierten Objekten werden erstellt und bearbeitet

Wenn die Generierung von Aufgaben für die Aufnahme/Aufräumung eines der reservierten Objekte anwendbar ist, werden diese Aufgaben für die entsprechenden Benutzer generiert.

Die Reservierung ist geschlossen

Sobald die Endzeit der Reservierung abgelaufen ist, wird sie automatisch geschlossen. Der Reservierungskoordinator kann jedoch noch zusätzliche Änderungen vornehmen (z. B. Änderung der tatsächlich verwendeten Menge bestimmter Verpflegungsartikel).

1.5 Wiederkehrende Reservierungen

Eine wiederkehrende Reservierung ist eine Reservierung, die mehr als einmal stattfindet (z. B. jede Woche für die nächsten 10 Wochen). Wiederkehrende Reservierungen werden aus einem Reservierungsplan erstellt, und ein Reservierungsplan wird immer auf der Grundlage einer einzigen Reservierung erstellt. Eine wiederkehrende Reservierung kann erstellt werden:

• Während des letzten Schritts der Erstellung einer neuen Reservierung mit der Schaltfläche 'Reservierungsplan erstellen'

• Sie können eine bestehende Reservierung auswählen und sie in eine wiederkehrende Reservierung umwandeln, indem Sie auf die Schaltfläche "Reservierungsplan erstellen" klicken.

Die Option, eine wiederkehrende Reservierung zu erstellen, ist nur verfügbar, wenn ein Benutzer die Systemgruppe '1. Reservierungsplan erstellen' hat. Siehe https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705

Wird die Funktion zur Erstellung eines Belegungsplans auf eine bereits bestehende Einzelbelegung angewendet, wird diese Einzelbelegung storniert (oder beibehalten, wenn der Workflow aufgrund von Stornierungsbeschränkungen eine Stornierung nicht mehr zulässt), und eine Kopie davon wird als Vorlage für den Belegungsplan verwendet.

Der Reservierungsplan bestimmt den Wiederholungszyklus und das Enddatum bzw. die maximale Anzahl der aus dem Reservierungsplan generierten Reservierungen (Vorkommnisse). Wenn das Ende nicht vom Benutzer innerhalb des Reservierungszeitplan-Zyklus bestimmt wird, wird die maximale Anzahl der aus dem wiederkehrenden Zeitplan generierten Ereignisse durch eine allgemeine Einstellung bestimmt. Diese Einstellung finden Sie unter "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" → "Maximale Anzahl an geplanten Auftritten". Der Maximalwert dieser Einstellung ist 1080 (der Maximalwert von 1080 ist vergleichbar mit der Option "Reservieren im Voraus bis" in Outlook).

Wenn die Reservierungen aus dem Reservierungsplan generiert werden, wird jede Reservierung auf der Grundlage der ursprünglichen Einzelreservierung (die in die Vorlage-Reservierung des Reservierungsplans konvertiert wurde) erstellt, wobei die Start- und Endzeiten auf dem Zyklus aus dem Reservierungsplan basieren.

Ausführliche Informationen über die Verwendung des Reservierungsplans finden Sie im Benutzerhandbuch: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

1.6 Reservierungskalender

Das Reservierungsmodul verfügt auch über eine Reservierungskalenderoption für Reservierungskoordinatoren. Benutzer mit dieser Berechtigung erhalten die Option Reservierungskalender über das Navigationsmenü. Der Reservierungskalender kann für zwei Hauptoptionen verwendet werden:

Vorhandene Reservierungen in einer Kalenderansicht anzeigen

Der Reservierungskalender bietet einen visuellen Überblick (pro Tag, Woche oder Monat) über die reservierbaren Objekte und die Reservierungen, die für diese reservierbaren Objekte stattfinden. Der Reservierungskalender hat die Möglichkeit, nach Eigenschaften zu filtern. Standardmäßig werden Katalogobjekte im Reservierungskalender nicht angezeigt (da jedes Objekt gleichzeitig mehrfach reserviert werden kann, was zu vielen Reservierungen führt, die angezeigt werden müssen). Die Anzeige von Katalogobjekten im Reservierungskalender kann über "Moduleinstellungen" → "Reservierungen" → "Katalogobjekte im Reservierungskalender anzeigen" aktiviert werden.

Es ist auch möglich, eine neue Reservierung direkt über den Reservierungskalender zu erstellen, indem Sie einen gewünschten Zeitraum auf ein bestimmtes reservierbares Objekt ziehen.

Anzeigen (und Reservieren) von Objekten, die nicht über die reguläre Option zum Erstellen einer neuen Reservierung angezeigt werden

Wenn eine neue Reservierung auf dem regulären Weg (über das Startboard) erstellt wird, werden in der Liste der verfügbaren reservierbaren Objekte nur die Objekte angezeigt, bei denen die Option 'In der Auswahlliste anzeigen' auf Ja gesetzt ist.

Wenn bestimmte reservierbare Objekte (z. B. ein spezieller Raum wie ein Auditorium) nur von Reservierungskoordinatoren reserviert werden dürfen, sollte die Option "In der Auswahlliste anzeigen" auf "Nein" gesetzt werden. Dieses reservierbare Objekt wird dann nicht angezeigt, wenn eine neue Reservierung über das Startboard erstellt wird. Über den Reservierungskalender kann der Reservierungskoordinator auch nach Objekten filtern, die nicht auf der Auswahlliste stehen, und diese speziellen Räume reservieren.

1.7 Andere relevante Optionen

Anonymisierung von Reservierungen

Es ist möglich, Reservierungen x Periode nach Ende der Reservierung automatisch zu anonymisieren. Für weitere Informationen, siehe: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/451936369/Anonymizing+data#Reservations

Hinzufügen von Besuchern zu Reservierungen

Es ist auch möglich, Besucher zu einer Reservierung hinzuzufügen und gleichzeitig einen Konferenzraum zu reservieren und einen Besucher zu registrieren. Die Reservierungstyp-Einstellung "Besucher registrieren" bestimmt, ob es möglich ist, Besucher zur Reservierung hinzuzufügen. Wenn die Option aktiviert ist, können Benutzer mit der Berechtigung, Reservierungen zu erstellen, auch Besucher hinzufügen, ohne dass zusätzliche Berechtigungen erforderlich sind.

Weitere Informationen zur Registrierung von Besuchern finden Sie unter Visitor module

2. Automatisches Versenden von E-Mails in den Arbeitsablauf(en)

Workflows können automatisch E-Mails versenden, nachdem eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wurde oder ein Workflow eine bestimmte Zeit lang in einem Status war. Die Standard-E-Mails müssen pro Workflow aktiviert werden. Weitere Informationen zur Aktivierung der Standard-Workflow-E-Mails finden Sie unter Workflow-E-Mails.

Für das Reservierungsmodul sind die folgenden Standard-Workflow-E-Mails verfügbar:

Ablauf der Reservierung

Wiederkehrender Reservierungsplan

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen zum Modul "Reservierung" finden Sie in den folgenden verwandten Artikeln:

• Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (einschließlich der Aktivierung des Moduls, der beteiligten Systemgruppen, der Datenimporte und weiterer Informationen über das Startboard und die Navigationsmenüoptionen) finden Sie unter: Reservations module activation and information