With preferred suppliers, requests (or work orders) can automatically be assigned to the preferred supplier based on the role specified in the problem type. Preferred suppliers can be applicable in general (for all buildings), per building, per area or per asset. A preferred supplier is a combination of a supplier (contact) and a role. Roles are customer-specific labels and can be created for specific industries/businesses, where suppliers operate in.
For example:
Supplier A - Role: IT
Supplier B - Role: Landscaping
Supplier C - Role: Furniture
If a request is submitted with the problem type role 'IT', the application checks if there are preferred suppliers:
If an asset is linked to the request → check on preferred suppliers for that asset with the role 'IT'
If an area is linked to the request → check on preferred suppliers for that area with the role 'IT'
If a building is linked to the request → check on preferred suppliers for that building with the role 'IT'
Check on preferred suppliers in general with the role 'IT'
If a preferred supplier is found, it will be automatically linked as the contractor of the request or a corrective work order being created for this request (if applicable and if corrective work order module is activated).
Preferred suppliers can be enabled via the ‘Module settings' → ‘Requests: Preferred suppliers’ tab. Preferred supplier roles can be managed via the navigation menu 'Requests’ → 'Roles’
Preferred suppliers can then be managed via:
Navigation menu 'Requests' → Preferred suppliers [For the general preferred suppliers]
The ‘Preferred suppliers' tab on the building [For the preferred suppliers for that building]
The 'Preferred suppliers' tab on the area [For the preferred suppliers for that specific area. This is very specific and only relevant in case of exceptions (e.g. supplier X is the preferred supplier for cleaning for the entire building, expect for this specific secure room, which is supplier Y)]
The ‘Preferred suppliers' tab on the asset [For the preferred suppliers for that specific asset, same as for area’s, to avoid a lot of managing work, should only be used for exceptions]
User with the system group '5. Manage problemtrees' can manage the preferred suppliers (See Authorizing users for more general information on authorizing usersMet voorkeursleveranciers kunnen aanvragen (of werkorders) automatisch worden toegewezen aan de voorkeursleverancier op basis van de rol die is opgegeven in het probleemtype. Voorkeursleveranciers kunnen algemeen (voor alle gebouwen), per gebouw, per gebied of per bedrijfsmiddel van toepassing zijn. Een voorkeursleverancier is een combinatie van een leverancier (contact) en een rol. Rollen zijn klantspecifieke labels en kunnen worden aangemaakt voor specifieke industrieën/bedrijven waarin leveranciers actief zijn.
Bijvoorbeeld:
Leverancier A - Rol: IT
Leverancier B - Rol: Landscaping
Leverancier C - Rol: Meubilair
Als een verzoek wordt ingediend met de probleemtype rol 'IT', controleert de applicatie of er voorkeursleveranciers zijn:
Als er een bedrijfsmiddel is gekoppeld aan het verzoek → controleer op voorkeursleveranciers voor dat bedrijfsmiddel met de rol 'IT'.
Als er een gebied is gekoppeld aan het verzoek → controleer op voorkeursleveranciers voor dat gebied met de rol 'IT'.
Als er een gebouw is gekoppeld aan de aanvraag → controleer op voorkeursleveranciers voor dat gebouw met de rol 'IT'.
Voorkeursleveranciers in het algemeen met de rol 'IT' controleren
Als er een voorkeursleverancier wordt gevonden, wordt deze automatisch gekoppeld als de contractant van het verzoek of wordt er een correctieve werkorder aangemaakt voor dit verzoek (indien van toepassing en als de module voor correctieve werkorders is geactiveerd).
Leveranciers met voorkeur kunnen worden ingeschakeld via het tabblad 'Module-instellingen' → 'Aanvragen: Voorkeurleveranciers' tabblad. Rollen van voorkeursleveranciers kunnen worden beheerd via het navigatiemenu 'Aanvragen' → 'Rollen'.
Voorkeursleveranciers kunnen dan worden beheerd via:
Navigatiemenu 'Aanvragen' → Voorkeursleveranciers [Voor de algemene voorkeursleveranciers]
Het tabblad 'Voorkeursleveranciers' op het gebouw [Voor de voorkeursleveranciers voor dat gebouw]
Het tabblad 'Voorkeursleveranciers' op het gebied [Voor de voorkeursleveranciers voor die specifieke ruimte. Dit is zeer specifiek en alleen relevant in het geval van uitzonderingen (bijv. leverancier X is de voorkeursleverancier voor schoonmaak voor het hele gebouw, behalve voor deze specifieke beveiligde ruimte, waarvoor leverancier Y verantwoordelijk is)].
Het tabblad 'Voorkeursleveranciers' op het bedrijfsmiddel [Voor de voorkeursleveranciers voor dat specifieke bedrijfsmiddel, hetzelfde als voor gebieden, om veel beheerwerk te voorkomen, moet alleen worden gebruikt voor uitzonderingen].
Gebruikers met de systeemgroep '5. Probleembomen beheren' kan de voorkeursleveranciers beheren (Zie Gebruikers autoriseren voor meer algemene informatie over het autoriseren van gebruikers).
...