After the initialization wizard is done, additional options become available. One of these options is used to activate the actual modules that are desired:
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By default, only the contacts module and the documents module are available. You always need to use contacts (persons and organizations), since users are created based on contacts, and without users, there is no use. See Creating users for more information.
Documents are used throughout the system and can be uploaded in almost every object (like requests, work orders, assets, etc), therefore this module is also always activated.
Any other module (including the other master data objects like Properties, Areas, Assets, and Catalog items) must always be activated via the module activation option on the startboard for level 2 and level 3 administrators. (For more information about administrators levels, seeNach Beendigung des Initialisierungs-Assistenten stehen weitere Optionen zur Verfügung. Eine dieser Optionen dient zur Aktivierung der gewünschten Module:
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Standardmäßig sind nur die Module Kontakte und Dokumente verfügbar. Sie müssen immer Kontakte (Personen und Organisationen) verwenden, da Benutzer auf der Grundlage von Kontakten erstellt werden, und ohne Benutzer gibt es keinen Nutzen. Siehe Creating users für weitere Informationen.
Dokumente werden im gesamten System verwendet und können in fast jedes Objekt (wie Anfragen, Arbeitsaufträge, Anlagen, usw.) hochgeladen werden, daher ist dieses Modul auch immer aktiviert.
Alle anderen Module (einschließlich der anderen Master data-Objekte wie Eigenschaften, Bereiche, Assets und Katalogelemente) müssen immer über die Modulaktivierungsoption auf dem Startboard für Administratoren der Ebenen 2 und 3 aktiviert werden. (Weitere Informationen zu den Verwaltungsebenen finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/21692419/Initialize+the+environment#Administrator-level)
The module activation is used to guide the user through the (short) process of setting up a module with the most relevant default settings and options. Once a module is activated, the (default and in some cases additional) settings are managed via the module settings (also found on the administrator startboard).
How it works
Configuration is needed to activate a module. The module activation process guides the user through the module (or solution) configuration options required to activate the module or solution. These steps consist of (pre-defined or selectable) settings, authorizations, imports, and workflow emails.
When selecting the ‘Module activation’ option, several overviews become visible. The content and visibility of the overviews depend on, if modules have already been rolled out or not. Select the applicable module or solution you want to activate:
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Solutions vs Modules
If no module or solution has yet been activated, the overview of the available solutions to activate is shown. A solution consists of several modules and is intended to provide the environment directly with all relevant settings, workflow emails, profiles and imports in one go for a given solution. For instance, Compliance as a solution also includes the master data modules ‘Properties and areas’ and ‘Assets’ modules (These will also be automatically activated and the import templates will become available), generates 3 default user profiles, and automatically updates the logo of the client to ‘Compliance’ instead of ‘Workplace’.
Once a solution is activated, or separate modules are activated, the option to activate a solution will disappear (As activating a complete solution will set basic settings to certain values and this is not desired after a customer is already live with some modules).
It will still be possible to activate the solution by activating the combination of relevant modules (E.g. If compliance should be activated, it is also possible to activate the compliance module, Master data Properties and Areas module, and the Master data Assets module, and generate the relevant user profiles via the user profile management option.
The option to activate a module will always be available and is used to activate a specific module only.
Activating a module: What it does
If you select a module and press ‘Activate selected module’, a check is done if you are allowed to already activate the module since some modules require other modules to be activated first. If this is the case, you will see a clear error message.
When a module is selected and activated, a two-step process is started to guide the administrator through the necessary options. This process will look like the screenshot below, but details depend on the exact module or solution:
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This process will tell you exactly what to do and more detailed information about a module and the module activation can also be found in the module-specific information in this knowledge base.
In general, the following automatically happens or should be done by you:
Before pressing ‘Start’:
[Automatically] The module is activated, resulting in:
The navigation menu options (if applicable) will become available to the relevant user groups (Every module option will become available to the administrator users)
The relevant user groups (related to the module) will become available to be assigned to user profiles via the user profile management option on the administrator startboard. (for more information see Creating and managing the user profiles
The module settings tab for this module will become available via the module settings button on the administrator startboard. This can be used to change settings and options (or to deactivate the module) later on.
[Automatically] Depending on the module, some of the settings are set to the most often used options (These can be seen via the ‘Predefined Settings’ tab (And can be changed via the module settings later on)
[Manually by the user] Enter the settings to be determined. Not al settings can always be preset and determining the correct option can be very customer-specific.
[Manually by the user] starting the process to activate the module. This will bring you to the final step.
After pressing ‘Start’:
[Automatically] The available data imports are generated (if applicable)
[Automatically] The available workflow e-mails are generated (if applicable) If not desired, all or some of the emails can be deleted here
[Automatically] Depending on the module, some additional scripts are executed, that change or set some additional settings, translations, or otherwise relevant changes.
[Manually by the user] A checklist will be shown with specific steps still needed. Most often these mention doing the actual data imports and generating the user profiles. This checklist can be checked off, but this is only for informative purposes (how far are is the implementation) and does not do anything technically.
[Manually by the user] If needed, the settings to be defined from the previous step are still available to set/change
Closing the module activation process:
Closing the module activation process after it is started does not lead to any additional automatic actions, apart from closing the process. As long as the process is not yet closed, it will be shown on the administrator startboard (Not yet handled module activations) visible for all level 2 and 3 administrators. If all the tasks are handled within a module activation, it can be closed, to keep the list of still ongoing module activations clean.
De-activating and re-activating modules
If a module is activated and is no longer relevant to use, it is possible to de-activate the module via the module settings:
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Open the module tab and set the first setting (use of the module) to ‘no’. This will result in the following:
The module settings tab will disappear again
The navigation menu options will disappear
The startboard tabs and options will disappear
The relevant user groups can no longer be selected for user profiles
| Note |
|---|
Be aware though, that de-activating a module does NOT remove user groups from profiles and users. So if a module is activated again later on, those users will directly have access to the options again. |
If a module has been deactivated, it can be activated again via 2 options:
Start the module activation again via the module activation process. Be aware though, that this will reset all the settings back to the default values
Only re-activate the module, without changing any of the other settings. This can be used if the module should be activated again, using the settings and options the same as before. This second option can also be found via the ‘Module activation’ option, via the last include:
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Module information and activation
The following articles contain in-depth information and step-by-step activation instructions per moduleDie Modulaktivierung dient dazu, den Benutzer durch den (kurzen) Prozess der Einrichtung eines Moduls mit den wichtigsten Standardeinstellungen und Optionen zu führen. Sobald ein Modul aktiviert ist, werden die (Standard- und in einigen Fällen zusätzliche) Einstellungen über die Moduleinstellungen verwaltet (ebenfalls auf dem Administrator-Startboard zu finden).
Wie es funktioniert
Für die Aktivierung eines Moduls ist eine Konfiguration erforderlich. Der Modulaktivierungsprozess führt den Benutzer durch die Konfigurationsoptionen des Moduls (oder der Lösung), die für die Aktivierung des Moduls oder der Lösung erforderlich sind. Diese Schritte bestehen aus (vordefinierten oder auswählbaren) Einstellungen, Berechtigungen, Importen und Workflow-E-Mails.
Wenn Sie die Option "Modulaktivierung" wählen, werden mehrere Übersichten sichtbar. Der Inhalt und die Sichtbarkeit der Übersichten hängen davon ab, ob die Module bereits ausgerollt wurden oder nicht. Wählen Sie das entsprechende Modul oder die Lösung aus, die Sie aktivieren möchten:
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Lösungen vs. Module
Wenn noch kein Modul oder keine Lösung aktiviert wurde, wird die Übersicht der verfügbaren Lösungen zum Aktivieren angezeigt. Eine Lösung besteht aus mehreren Modulen und soll die Umgebung direkt mit allen relevanten Einstellungen, Workflow-E-Mails, Profilen und Importen auf einen Schlag für eine bestimmte Lösung versorgen. Compliance als Lösung beinhaltet z.B. auch die Master data Module 'Properties and areas' und 'Assets' (diese werden ebenfalls automatisch aktiviert und die Importvorlagen werden verfügbar), generiert 3 Standard-Benutzerprofile und aktualisiert automatisch das Logo des Mandanten auf 'Compliance' statt 'Workplace'.
Sobald eine Lösung oder einzelne Module aktiviert sind, verschwindet die Option zur Aktivierung einer Lösung (da bei der Aktivierung einer Komplettlösung bestimmte Grundeinstellungen festgelegt werden und dies nicht erwünscht ist, wenn ein Kunde bereits mit einigen Modulen live ist).
Es ist immer noch möglich, die Lösung zu aktivieren, indem man die Kombination relevanter Module aktiviert (z.B. wenn Compliance aktiviert werden soll, ist es auch möglich, das Compliance-Modul, das Modul Master data Properties and Areas und das Modul Master data Assets zu aktivieren und die entsprechenden Benutzerprofile über die Option User Profile Management zu generieren.
Die Option zur Aktivierung eines Moduls ist immer verfügbar und wird nur zur Aktivierung eines bestimmten Moduls verwendet.
Aktivieren eines Moduls: Was es bewirkt
Wenn Sie ein Modul auswählen und auf "Ausgewähltes Modul aktivieren" klicken, wird geprüft, ob Sie das Modul bereits aktivieren dürfen, da einige Module erfordern, dass andere Module zuerst aktiviert werden. Wenn dies der Fall ist, erhalten Sie eine eindeutige Fehlermeldung.
Wenn ein Modul ausgewählt und aktiviert wird, wird ein zweistufiger Prozess gestartet, der den Administrator durch die erforderlichen Optionen führt. Dieser Prozess sieht wie in der Abbildung unten aus, aber die Details hängen vom jeweiligen Modul oder der Lösung ab:
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In diesem Prozess wird Ihnen genau erklärt, was zu tun ist. Ausführlichere Informationen zu einem Modul und zur Modulaktivierung finden Sie auch in den modulspezifischen Informationen in dieser Wissensdatenbank.
Im Allgemeinen geschieht das Folgende automatisch oder sollte von Ihnen erledigt werden:
Bevor Sie auf "Start" drücken:
[Automatisch] Das Modul wird aktiviert und führt zu:
Die Optionen des Navigationsmenüs (falls zutreffend) werden für die entsprechenden Benutzergruppen verfügbar (jede Moduloption wird für die Administratorbenutzer verfügbar)
Die entsprechenden Benutzergruppen (bezogen auf das Modul) werden verfügbar und können über die Option zur Verwaltung von Benutzerprofilen auf der Administratorstartleiste Benutzerprofilen zugewiesen werden. (für weitere Informationen siehe Creating and managing the user profiles
Die Registerkarte "Moduleinstellungen" für dieses Modul wird über die Schaltfläche "Moduleinstellungen" auf der Administratorstartleiste verfügbar. Hier können Sie später Einstellungen und Optionen ändern (oder das Modul deaktivieren).
[Automatisch] Je nach Modul werden einige der Einstellungen auf die am häufigsten verwendeten Optionen gesetzt (Diese können über die Registerkarte "Vordefinierte Einstellungen" eingesehen werden (und können später über die Moduleinstellungen geändert werden)
[Manuell durch den Benutzer] Geben Sie die zu bestimmenden Einstellungen ein. Nicht alle Einstellungen können immer voreingestellt werden und die Bestimmung der richtigen Option kann sehr kundenspezifisch sein.
[Manuell durch den Benutzer] den Prozess zur Aktivierung des Moduls starten. Dies bringt Sie zum letzten Schritt.
Nach dem Drücken von "Start":
[Automatisch] Die verfügbaren Datenimporte werden generiert (falls zutreffend)
[Automatisch] Die vorhandenen Workflow-E-Mails werden generiert (falls zutreffend) Falls nicht gewünscht, können hier alle oder einige der E-Mails gelöscht werden
[Automatisch] Je nach Modul werden einige zusätzliche Skripte ausgeführt, die zusätzliche Einstellungen, Übersetzungen oder andere relevante Änderungen vornehmen.
[Manuell durch den Benutzer] Es wird eine Checkliste mit den noch erforderlichen Schritten angezeigt. Meistens handelt es sich dabei um den eigentlichen Datenimport und die Erstellung der Benutzerprofile. Diese Checkliste kann abgehakt werden, hat aber nur informativen Charakter (wie weit ist die Implementierung) und hat keine technische Bedeutung.
[Manuell durch den Benutzer] Falls erforderlich, können die im vorherigen Schritt festgelegten Einstellungen weiterhin eingestellt/geändert werden.
Abschluss des Modulaktivierungsprozesses:
Das Schließen des Modulaktivierungsprozesses, nachdem er gestartet wurde, führt zu keinen weiteren automatischen Aktionen, abgesehen vom Schließen des Prozesses. Solange der Prozess noch nicht geschlossen ist, wird er auf dem Administrator-Startboard (Noch nicht bearbeitete Modulaktivierungen) angezeigt, das für alle Administratoren der Ebenen 2 und 3 sichtbar ist. Wenn alle Aufgaben innerhalb einer Modulaktivierung erledigt sind, kann diese geschlossen werden, um die Liste der noch laufenden Modulaktivierungen sauber zu halten.
Deaktivierung und Reaktivierung von Modulen
Wenn ein Modul aktiviert ist und nicht mehr verwendet werden soll, kann es über die Moduleinstellungen deaktiviert werden:
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Öffnen Sie die Registerkarte "Modul" und setzen Sie die erste Einstellung (Verwendung des Moduls) auf "Nein". Dies führt zu folgendem Ergebnis:
Die Registerkarte "Moduleinstellungen" wird wieder ausgeblendet.
Die Optionen des Navigationsmenüs werden ausgeblendet.
Die Registerkarten und Optionen der Startleiste werden ausgeblendet.
Bei Benutzerprofilen können die entsprechenden Benutzergruppen nicht mehr ausgewählt werden
| Note |
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Beachten Sie jedoch, dass das Deaktivieren eines Moduls NICHT die Benutzergruppen aus den Profilen und Benutzern entfernt. Wenn also ein Modul später wieder aktiviert wird, haben diese Benutzer wieder direkten Zugriff auf die Optionen. |
Wenn ein Modul deaktiviert wurde, kann es über 2 Optionen wieder aktiviert werden:
Starten Sie die Modulaktivierung erneut über den Modulaktivierungsprozess. Beachten Sie jedoch, dass dadurch alle Einstellungen auf die Standardwerte zurückgesetzt werden
Aktivieren Sie das Modul nur erneut, ohne die anderen Einstellungen zu ändern. Dies kann verwendet werden, wenn das Modul erneut aktiviert werden soll, wobei die Einstellungen und Optionen dieselben sind wie zuvor. Diese zweite Option finden Sie auch über die Option "Modulaktivierung", über das letzte Include:
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Modulinformationen und Aktivierung
Die folgenden Artikel enthalten ausführliche Informationen und schrittweise Anleitungen zur Aktivierung der einzelnen Module:
| Rw pagetree macro | ||||
|---|---|---|---|---|
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