Some customers are currently using the EWS interface Einige Kunden verwenden derzeit die EWS-Schnittstelle (Exchange Web Services) to sync reservations between Outlook and Axxerion. This is the ‘old’ way of interfacing these reservations, and this is announced end of life by Microsoft as of October 1, 2026 , um Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion zu synchronisieren. Dies ist die "alte" Art, diese Reservierungen miteinander zu verbinden, und Microsoft hat angekündigt, dass diese Schnittstelle ab dem 1. Oktober 2026 ausläuft (https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/retirement-of-exchange-web-services-in-exchange-online/ba-p/3924440).
If customers who are currently using EWS, still want to sync reservations between Outlook and Axxerion after this date, they will need to be migrated to the new Exchange Graph integration. To do this, some additional work is required which is documented below.
Since the setup of the new Exchange Graph integration requires one of the two systems (Axxerion or Outlook) to be the initial source of (future) reservations, the other system must be cleared of future reservations (related to resources in Outlook). Since this is most likely not the case if the customer is currently using EWS, the following is needed:
In short:
Make sure there are no future Outlook-related outbound reservations in Axxerion
Disable the EWS interface
Setup the new Exchange Graph integration (using the configuration guides)
Have all the future reservations in Outlook synced to Axxerion again
In more detail:
1: First get an overview of all future, outbound, Outlook-related reservations in Axxerion.
Use report ‘REP-459 (Future, outbound, Outlook related reservations)’ for this (available in the 24.1 release).
These are all the reservations that are created in Axxerion (instead of Outlook), but are synced to Outlook (as only these reservations matter for this migration. A customer might also reserve workplaces or equipment that are not linked to Outlook).
These reservations will need to be deleted (once the EWS interface is turned off, such that they will not be deleted in Outlook) and will be recreated again (based on the Outlook reservation counterpart) during the initial setup of the new Exchange Graph integration.
So the goal is to only have inbound (created in Outlook) future reservations synced to Axxerion related to rooms in Outlook, during the start of the migration.
A first analysis showed that the number of existing future, outbound, Outlook-related reservations for the current list of EWS customers is very limited (between 0 and 200).
2: Decide (together with the customer) on the best course of action to remove these reservations. As there are three options to choose from:
A: Before disabling the EWS interface: Have the requestors delete the reservation in Axxerion and recreate it in Outlook (they will be synced back to Axxerion via the current EWS interface, but this time Outlook is the source).
This will make sure the users can still edit their reservations (in Outlook) themselves and these changes will sync to Axxerion, once the Exchange Graph integration is live.
B: Before disabling the EWS interface: Have one (probably Axxerion admin) user (who also has access to all the resources in Outlook) delete all the reservations in Axxerion and recreate them in Outlook.
This will make sure at least one user can still edit the reservations (in Outlook, instead of Axxerion) if needed (and those changes will sync to Axxerion), but it will not require work from the end users.
...
This will result in nobody being able to edit the reservation anymore (apart from an Outlook admin user since the reservations will all be considered created by the general service account in Outlook (as that is how EWS is set up). But this is the least amount of work.
Which of these options suits best will depend on the client's wishes and the number of future reservations.
To limit the number of (future, outbound, Outlook-related) reservations, it is adviced to (ask to) actively encourage users to already stop using Axxerion to create meeting room reservations and only use Outlook for this for some time before the actual migration starts.
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7: Only applicable if option 2C is chosen, else move to the next step: On the planned date, remove all the future Outlook-related outbound reservations in Axxerion.8: Setup the Graph integration. Most steps can probably already be done before this planned date, just make sure not to enable it before this date (the sync is enabled as soon as the recources in Exchange are mapped to the reservables in Axxerion in the Router).9: Have the development integration team sync the (future) Outlook reservations back to Axxerion (same action for customers that did not use EWS before, but do already use OutlookWenn Kunden, die derzeit EWS verwenden, nach diesem Datum immer noch Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion synchronisieren möchten, müssen sie zur neuen Exchange Graph-Integration migriert werden. Um dies zu tun, sind einige zusätzliche Arbeiten erforderlich, die unten dokumentiert sind.
Da die Einrichtung der neuen Exchange Graph-Integration erfordert, dass eines der beiden Systeme (Axxerion oder Outlook) die anfängliche Quelle für (zukünftige) Reservierungen ist, muss das andere System von zukünftigen Reservierungen (in Bezug auf Ressourcen in Outlook) befreit werden. Da dies höchstwahrscheinlich nicht der Fall ist, wenn der Kunde derzeit EWS verwendet, ist Folgendes erforderlich:
Kurz gesagt:
Stellen Sie sicher, dass es keine zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen in Axxerion gibt
Deaktivieren Sie die EWS-Schnittstelle
Richten Sie die neue Exchange Graph-Integration ein (unter Verwendung der Konfigurationsanleitungen)
Lassen Sie alle zukünftigen Reservierungen in Outlook wieder mit Axxerion synchronisieren
Ausführlichere Informationen:
1: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle zukünftigen, ausgehenden, Outlook-bezogenen Reservierungen in Axxerion.
Verwenden Sie dazu den Report 'REP-459 (Zukünftige, ausgehende, Outlook-bezogene Reservierungen)' (verfügbar in Version 24.1).
Dies sind alle Reservierungen, die in Axxerion (statt in Outlook) erstellt werden, aber mit Outlook synchronisiert werden (da nur diese Reservierungen für diese Migration wichtig sind). Ein Kunde kann auch Workplaces oder Geräte reservieren, die nicht mit Outlook verknüpft sind).
Diese Reservierungen müssen gelöscht werden (sobald die EWS-Schnittstelle ausgeschaltet ist, so dass sie in Outlook nicht gelöscht werden) und werden während der Ersteinrichtung der neuen Exchange Graph-Integration erneut erstellt (auf der Grundlage des Outlook-Reservierungsgegenstücks).
Das Ziel ist also, dass nur eingehende (in Outlook erstellte) zukünftige Reservierungen mit Axxerion synchronisiert werden, die sich auf Räume in Outlook beziehen, während die Migration beginnt.
Eine erste Analyse ergab, dass die Anzahl der bestehenden zukünftigen, abgehenden, Outlook-bezogenen Reservierungen für die aktuelle Liste der FWS-Kunden sehr begrenzt ist (zwischen 0 und 200).
2: Entscheiden Sie (gemeinsam mit dem Kunden) über die beste Vorgehensweise zur Beseitigung dieser Vorbehalte. Es gibt drei Optionen, aus denen Sie wählen können:
A: Vor Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Lassen Sie die Antragsteller die Reservierung in Axxerion löschen und sie in Outlook neu erstellen (sie werden über die aktuelle EWS-Schnittstelle mit Axxerion synchronisiert, aber dieses Mal ist Outlook die Quelle).
Dadurch wird sichergestellt, dass die Benutzer ihre Reservierungen (in Outlook) weiterhin selbst bearbeiten können und diese Änderungen mit Axxerion synchronisiert werden, sobald die Exchange Graph-Integration live ist.
B: Vor Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Lassen Sie einen (wahrscheinlich Axxerion-Administrator) Benutzer (der auch Zugriff auf alle Ressourcen in Outlook hat) alle Reservierungen in Axxerion löschen und sie in Outlook neu erstellen.
Dadurch wird sichergestellt, dass mindestens ein Benutzer die Reservierungen weiterhin bearbeiten kann (in Outlook, anstatt in Axxerion), falls dies erforderlich ist (und diese Änderungen werden mit Axxerion synchronisiert), aber es wird keine Arbeit für die Endbenutzer erfordern.
C: Nach Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Löschen Sie alle Reservierungen in Axxerion und legen Sie sie nicht in Outlook neu an.
Dies führt dazu, dass niemand mehr in der Lage ist, die Reservierung zu bearbeiten (abgesehen von einem Outlook-Administrator, da die Reservierungen alle als vom allgemeinen Dienstkonto in Outlook erstellt angesehen werden (da EWS so eingerichtet ist). Aber dies ist der geringste Aufwand.
Welche dieser Optionen am besten geeignet ist, hängt von den Wünschen des Kunden und der Anzahl der zukünftigen Reservierungen ab.
Um die Anzahl der (zukünftigen, ausgehenden, Outlook-bezogenen) Reservierungen zu begrenzen, ist es ratsam, die Benutzer aktiv dazu zu ermutigen (aufzufordern), Axxerion nicht mehr für die Erstellung von Reservierungen für Besprechungsräume zu verwenden und Outlook für einige Zeit vor der eigentlichen Migration nur noch für diese Zwecke zu nutzen.
3: Besprechen Sie eine praktikable Planung für die Migration zu Graph mit dem Kunden (und besprechen Sie die Planung auch mit dem Entwicklungsintegrationsteam, da dieses die Reservierungen zunächst wieder mit Axxerion für die Graph-Einrichtung synchronisieren muss). Legen Sie ein Datum fest, an dem die EWS-Schnittstelle deaktiviert werden kann, die Reservierungen in Axxerion gelöscht werden (basierend auf einer der drei oben genannten Optionen), die Graph-API eingerichtet werden kann und das Entwicklungsintegrationsteam zunächst die zukünftigen Outlook-Reservierungen wieder mit Axxerion synchronisieren kann.
4: Stellen Sie sicher, dass der Kunde am geplanten Datum keine (Outlook-bezogenen) Reservierungen in Axxerion erstellt (sonst werden diese gelöscht und nicht mit Outlook synchronisiert).
5: Nur anwendbar, wenn Option 2A oder 2B gewählt wurde, ansonsten gehen Sie zum nächsten Schritt: Entfernen Sie zum geplanten Datum alle zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen im Axxerion.
6: Deaktivieren Sie am geplanten Datum die EWS-Schnittstelle:
...
7: Nur anwendbar, wenn Option 2C gewählt wurde, ansonsten gehen Sie zum nächsten Schritt: Entfernen Sie zum geplanten Datum alle zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen in Axxerion.
8: Richten Sie die Graph-Integration ein. Die meisten Schritte können wahrscheinlich schon vor diesem Datum erledigt werden, stellen Sie nur sicher, dass Sie sie nicht vor diesem Datum aktivieren (die Synchronisierung wird aktiviert, sobald die Ressourcen in Exchange den Reservierungen in Axxerion im Router zugeordnet sind).
9: Lassen Sie das Entwicklungsintegrationsteam die (zukünftigen) Outlook-Reservierungen wieder mit Axxerion synchronisieren (dieselbe Aktion für Kunden, die EWS vorher nicht verwendet haben, aber bereits Outlook verwenden).