Migration von EWS zu Graph
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Einige Kunden verwenden derzeit die EWS-Schnittstelle (Exchange Web Services), um Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion zu synchronisieren. Dies ist die "alte" Art, diese Reservierungen miteinander zu verbinden, und Microsoft hat angekündigt, dass diese Schnittstelle ab dem 1. Oktober 2026 ausläuft (https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/retirement-of-exchange-web-services-in-exchange-online/ba-p/3924440).
Wenn Kunden, die derzeit EWS verwenden, nach diesem Datum immer noch Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion synchronisieren möchten, müssen sie zur neuen Exchange Graph-Integration migriert werden. Um dies zu tun, sind einige zusätzliche Arbeiten erforderlich, die unten dokumentiert sind.
Da die Einrichtung der neuen Exchange Graph-Integration erfordert, dass eines der beiden Systeme (Axxerion oder Outlook) die anfängliche Quelle für (zukünftige) Reservierungen ist, muss das andere System von zukünftigen Reservierungen (in Bezug auf Ressourcen in Outlook) befreit werden. Da dies höchstwahrscheinlich nicht der Fall ist, wenn der Kunde derzeit EWS verwendet, ist Folgendes erforderlich:
Kurz gesagt:
Stellen Sie sicher, dass es keine zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen in Axxerion gibt
Deaktivieren Sie die EWS-Schnittstelle
Richten Sie die neue Exchange Graph-Integration ein (unter Verwendung der Konfigurationsanleitungen)
Lassen Sie alle zukünftigen Reservierungen in Outlook wieder mit Axxerion synchronisieren
Ausführlichere Informationen:
1: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle zukünftigen, ausgehenden, Outlook-bezogenen Reservierungen in Axxerion.
Verwenden Sie dazu den Report 'REP-459 (Zukünftige, ausgehende, Outlook-bezogene Reservierungen)' (verfügbar in Version 24.1).
Dies sind alle Reservierungen, die in Axxerion (statt in Outlook) erstellt werden, aber mit Outlook synchronisiert werden (da nur diese Reservierungen für diese Migration wichtig sind). Ein Kunde kann auch Workplaces oder Geräte reservieren, die nicht mit Outlook verknüpft sind).
Diese Reservierungen müssen gelöscht werden (sobald die EWS-Schnittstelle ausgeschaltet ist, so dass sie in Outlook nicht gelöscht werden) und werden während der Ersteinrichtung der neuen Exchange Graph-Integration erneut erstellt (auf der Grundlage des Outlook-Reservierungsgegenstücks).
Das Ziel ist also, dass nur eingehende (in Outlook erstellte) zukünftige Reservierungen mit Axxerion synchronisiert werden, die sich auf Räume in Outlook beziehen, während die Migration beginnt.
Eine erste Analyse ergab, dass die Anzahl der bestehenden zukünftigen, abgehenden, Outlook-bezogenen Reservierungen für die aktuelle Liste der FWS-Kunden sehr begrenzt ist (zwischen 0 und 200).
2: Entscheiden Sie (gemeinsam mit dem Kunden) über die beste Vorgehensweise zur Beseitigung dieser Vorbehalte. Es gibt drei Optionen, aus denen Sie wählen können:
A: Vor Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Lassen Sie die Antragsteller die Reservierung in Axxerion löschen und sie in Outlook neu erstellen (sie werden über die aktuelle EWS-Schnittstelle mit Axxerion synchronisiert, aber dieses Mal ist Outlook die Quelle).
Dadurch wird sichergestellt, dass die Benutzer ihre Reservierungen (in Outlook) weiterhin selbst bearbeiten können und diese Änderungen mit Axxerion synchronisiert werden, sobald die Exchange Graph-Integration live ist.
B: Vor Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Lassen Sie einen (wahrscheinlich Axxerion-Administrator) Benutzer (der auch Zugriff auf alle Ressourcen in Outlook hat) alle Reservierungen in Axxerion löschen und sie in Outlook neu erstellen.
Dadurch wird sichergestellt, dass mindestens ein Benutzer die Reservierungen weiterhin bearbeiten kann (in Outlook, anstatt in Axxerion), falls dies erforderlich ist (und diese Änderungen werden mit Axxerion synchronisiert), aber es wird keine Arbeit für die Endbenutzer erfordern.
C: Nach Deaktivierung der EWS-Schnittstelle: Löschen Sie alle Reservierungen in Axxerion und legen Sie sie nicht in Outlook neu an.
Dies führt dazu, dass niemand mehr in der Lage ist, die Reservierung zu bearbeiten (abgesehen von einem Outlook-Administrator, da die Reservierungen alle als vom allgemeinen Dienstkonto in Outlook erstellt angesehen werden (da EWS so eingerichtet ist). Aber dies ist der geringste Aufwand.
Welche dieser Optionen am besten geeignet ist, hängt von den Wünschen des Kunden und der Anzahl der zukünftigen Reservierungen ab.
Um die Anzahl der (zukünftigen, ausgehenden, Outlook-bezogenen) Reservierungen zu begrenzen, ist es ratsam, die Benutzer aktiv dazu zu ermutigen (aufzufordern), Axxerion nicht mehr für die Erstellung von Reservierungen für Besprechungsräume zu verwenden und Outlook für einige Zeit vor der eigentlichen Migration nur noch für diese Zwecke zu nutzen.
3: Besprechen Sie eine praktikable Planung für die Migration zu Graph mit dem Kunden (und besprechen Sie die Planung auch mit dem Entwicklungsintegrationsteam, da dieses die Reservierungen zunächst wieder mit Axxerion für die Graph-Einrichtung synchronisieren muss). Legen Sie ein Datum fest, an dem die EWS-Schnittstelle deaktiviert werden kann, die Reservierungen in Axxerion gelöscht werden (basierend auf einer der drei oben genannten Optionen), die Graph-API eingerichtet werden kann und das Entwicklungsintegrationsteam zunächst die zukünftigen Outlook-Reservierungen wieder mit Axxerion synchronisieren kann.
4: Stellen Sie sicher, dass der Kunde am geplanten Datum keine (Outlook-bezogenen) Reservierungen in Axxerion erstellt (sonst werden diese gelöscht und nicht mit Outlook synchronisiert).
5: Nur anwendbar, wenn Option 2A oder 2B gewählt wurde, ansonsten gehen Sie zum nächsten Schritt: Entfernen Sie zum geplanten Datum alle zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen im Axxerion.
6: Deaktivieren Sie am geplanten Datum die EWS-Schnittstelle:
7: Nur anwendbar, wenn Option 2C gewählt wurde, ansonsten gehen Sie zum nächsten Schritt: Entfernen Sie zum geplanten Datum alle zukünftigen Outlook-bezogenen ausgehenden Reservierungen in Axxerion.
8: Richten Sie die Graph-Integration ein. Die meisten Schritte können wahrscheinlich schon vor diesem Datum erledigt werden, stellen Sie nur sicher, dass Sie sie nicht vor diesem Datum aktivieren (die Synchronisierung wird aktiviert, sobald die Ressourcen in Exchange den Reservierungen in Axxerion im Router zugeordnet sind).
9: Lassen Sie das Entwicklungsintegrationsteam die (zukünftigen) Outlook-Reservierungen wieder mit Axxerion synchronisieren (dieselbe Aktion für Kunden, die EWS vorher nicht verwendet haben, aber bereits Outlook verwenden).