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Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

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Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Lesen Sie das Space Simulator Dashboard

Through historical* occupancy data, Space Simulator allows you to

  • calculate possible m2 and cost savings, and

  • simulate shrink and growth scenario’s, that answer following questions:

    • How many people can be added to a building, floor or zone without the risk of not having enough space available?

    • What is the impact on the opportunity (m2, cost or # people) when implementing a 1 hour, 2 hour or 4 hour clean desk policy?

    • Make an impact analysis when simulating between no risk simulations and x% risk simulations

    • Visualize and calculate the differences between a full building flexible desk concept and a flexible desk concept at floor or zone level

    • …

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titleBased on Space Simulator data, which benefits can be attained?

Objectives

Questions

Benefits

Total Cost

Reduce m2 and reduce rental cost

Should we terminate a lease?

End lease of complete building or consolidate buildings.

Can we consolidate sites?

Can we downsize a location?

End lease on part of building

Sub-rent part of building

Can we reduce the number of workplaces provided per BA or space?

Understand the potential for optimization of work spaces

Increase # people per m2 / support business growth

Can we place an additional team in a building or on a floor, zone/neighborhood?

No extra rental cost related to business growth

Should we extend a lease?

What sharing ratio would be optimal for which team?

Understanding of sharing ratio potential

Could we change from fixed to flex desk seating?

No extra rental cost or end lease or sub-lease

Reduce operational cost / FM cost

Can we reduce our operation cost of space?

Create “low used” floor or zone to reduce FM cost

Employee Experience - Nice place to work

Better mix of space types (availability in line with need)

Can we optimize the portfolio or can we improve the space type mix?

Increase added value per space type and/or improve interactions and efficiency

Where are the areas in our offices which need to be repurposed?

Do we need to add certain workplace types?

Do we need additional office space?

How is our space mix compared to the market?

Understanding the market of space management

Bring flexibility in choice of the space

Do we need to change the layout of a space? Should we promote a more flexible work culture to increase Employee Experience?

Improved efficiency and interaction

Reduce number of “not popular” work spaces

Change behavior of users

Enable collaboration

Brand Perception

Bring innovation by lead by example

Should we promote a more flexible work culture to increase innovation?

Perception by customers of being an innovative company

Strategic Decisions

Collect qualitative data and insights for future real estate or workplace projects

How much space should we take up at a new site or building?

Do we need to move?

How is the building performance ratio compared to best practice?

Understand the performance of the building (usable/Grossratio)

How is our space mix compared to the market?

Understanding the market of space management

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Info

Opportunities need to be analyzed per building or floor.

*Historical data means that the visualized data in the dashboard was gathered until yesterday.

“Space Simulator” page

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titleWhat does “Space simulator” do?

  • Helps to estimate potential m2 reductions: m2 reductions could also mean transforming certain less used space types in other space type with more added value

  • Helps estimate potential cost savings: Cost savings needs to be seen as a real saving if sub renting is possible, if the Real Estate contract can be renegotiated or if the customers is planning to move to a new location

The outputs of the Space Simulator need to be validated together with many variables of the customers real estate strategy like: Flex workspace or fixed, clean desk or not, personal offices or shared offices, offices as meeting rooms, booking systems, flexibility rental agreement, move or stay possibilities, …

The Space Simulator is a simulation toolkit for the space manager/expert and does not replace the knowledge of a space manager/expert

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titleSpace Simulator page in detail
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titleWhat are possible outputs of Space Simulator?

‪Calculation of the maximum possible m2 reductions / cost savings in case of average occupancy has been taken into account.  This means that every day of the week and every hour of the day the company would have the same occupancy scores.  This is only possible if the company would only work with 100% reservable work-, concentration- and collaboration spaces.

‪

‪Calculation of ‘no risk’ m2 reduction (vacancy)/ cost savings in case of max occupancy has been taken into account.  This means that everybody will still at all times have the needed work and collaboration space available when needed.

‪

‪Simulation of potential of m2 reduction (vacancy)/ cost savings in case of x% of the max occupancy has been taken into account.  This means that in some moments there will be an under capacity of work or collaboration spaces if the same work pattern would be used.  By moving some peak moments into moments of less occupancy these moments of under capacity can be solved for 100% meaning that everybody will at all times have the needed work and collaboration space available when needed.

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titleVacancy concept

Vacancy concept is highlighted in yellow

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Remark: When “% workplaces available” = 100%, this is a so called ‘no risk’ vacancy

Simulation with 100% workplaces available – ’no risk’ vacancy

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Simulation with 90% workplaces available – ’10% risk’ vacancy

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titleMax concept

  • Vacancy concept is highlighted in yellow

  • Max concept is highlighted in red

  • Simulation sliders are highlighted in blue

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Max work and concentration spaces that could be reduced

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Optimal sizes of the collaboration spaces

(only when utilization is measured)

Remark: The number of collaboration spaces for the max concept is taken from the vacancy simulation

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titleRental cost
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titleClean desk concept & aggregation level

‪To be able to simulate the impact of occupied spaces (laptop, papers, …) without being physically present (going to toilet, coffee, meeting) we have introduced the passive occupancy concept.

‪The passive occupancy is aggregating the active occupancy (sensor data) to one, two or four hours depending on the used clean desk concept or aggregation level

Anhand historischer* Belegungsdaten ermöglicht Space Simulator Ihnen

  • berechnen mögliche m2 und Kosteneinsparungen, und

  • Simulation von Schrumpfungs- und Wachstumsszenarien, die folgende Fragen beantworten:

    • Wie viele Personen können hinzugefügt werden? in ein Gebäude, eine Etage oder einen Bereich zu verlegen, ohne Gefahr zu laufen, dass nicht genügend Platz zur Verfügung steht?

    • Was ist die Auswirkungen auf die Chance (m2, Kosten oder Anzahl der Personen), wenn Einführung einer 1-Stunden-, 2-Stunden- oder 4-Stunden-Politik für saubere Schreibtische?

    • Machen Sie eine Wirkungsanalyse beim Simulieren zwischen Simulationen ohne Risiko und Simulationen mit x% Risiko

    • Visualisieren und berechnen Sie die Unterschiede zwischen einem flexibles Schreibtischkonzept für das gesamte Gebäude und ein flexibles Schreibtischkonzept auf Etagen- oder Zonenebene

    • ...

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titleWelche Vorteile können auf der Grundlage der Daten des Space Simulators erzielt werden?

Zielsetzungen

Fragen

Vorteile

Gesamtkosten

Reduzieren m2 und reduzieren die Mietkosten

Sollten wir einen Mietvertrag kündigen?

Beendigung des Mietvertrags für das gesamte Gebäude oder Konsolidierung der Gebäude.

Können wir Standorte konsolidieren?

Können wir einen Standort verkleinern?

Beendigung des Mietvertrags für einen Teil des Gebäudes

Untervermietung eines Teils des Gebäudes

Können wir die Anzahl der Arbeitsplätze pro BA oder Raum reduzieren?

Verstehen des Optimierungspotenzials von Arbeitsräumen

Erhöhung der Anzahl der Personen pro m2 / Unterstützung des Unternehmenswachstums

Können wir ein zusätzliches Team in einem Gebäude oder in einem Stockwerk, einer Zone oder einem Viertel unterbringen?

Keine zusätzlichen Mietkosten im Zusammenhang mit dem Wachstum des Unternehmens

Sollten wir einen Mietvertrag verlängern?

Welches Aufteilungsverhältnis wäre für welches Team optimal?

Verständnis für das Potenzial des Teilungsverhältnisses

Können wir von einer festen auf eine flexible Bestuhlung umsteigen?

Keine zusätzlichen Mietkosten oder Beendigung des Mietverhältnisses oder Untervermietung

Senkung der Betriebskosten / FM-Kosten

Können wir unsere Betriebskosten für Raum reduzieren?

Schaffung einer "wenig genutzten" Etage oder Zone zur Reduzierung der FM-Kosten

Erfahrungen der Mitarbeiter - Schöner Arbeitsplatz

Bessere Mischung von Raumtypen (Verfügbarkeit entsprechend dem Bedarf)

Können wir das Portfolio optimieren oder den Raumtypenmix verbessern?

Erhöhung des Mehrwerts pro Raumtyp und/oder Verbesserung von Interaktionen und Effizienz

Wo sind die Bereiche in unseren Büros, die umgestaltet werden müssen?

Müssen wir bestimmte Workplace-Typen hinzufügen?

Benötigen wir zusätzlichen Büroraum?

Wie ist unser Flächenmix im Vergleich zum Markt?

Den Markt des Flächenmanagements verstehen

Bringen Sie Flexibilität in die Wahl des Raumes

Müssen wir das Layout eines Raums ändern? Sollten wir eine flexiblere Arbeitskultur fördern, um die Employee Experience zu verbessern?

Verbesserte Effizienz und Interaktion

Verringerung der Zahl der "unbeliebten" Arbeitsbereiche

Verhalten der Nutzer ändern

Zusammenarbeit ermöglichen

Markenwahrnehmung

Mit gutem Beispiel vorangehen und Innovation fördern

Sollten wir eine flexiblere Arbeitskultur fördern, um die Innovation zu steigern?

Wahrnehmung der Kunden als innovatives Unternehmen

Strategische Entscheidungen

Sammeln Sie qualitative Daten und Erkenntnisse für zukünftige Immobilien- oder Workplace-Projekte

Wie viel Platz sollten wir an einem neuen Standort oder in einem neuen Gebäude beanspruchen?

Müssen wir umziehen?

Wie ist die Gebäudeleistung im Vergleich zur Best Practice?

Verstehen der Leistung des Gebäudes (Nutzungs-/Bruttoquote)

Wie ist unser Flächenmix im Vergleich zum Markt?

Den Markt des Flächenmanagements verstehen

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Info

Die Möglichkeiten müssen pro Gebäude oder Etage analysiert werden.

*Historische Daten bedeutet, dass die im Dashboard visualisierten Daten bis gestern gesammelt wurden.

"Seite "Weltraumsimulator

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titleWas macht der "Weltraumsimulator"?

  • Hilft zur Abschätzung des Potenzials m2 Ermäßigungen: m2-Kürzungen könnten auch bedeuten Umwandlung bestimmter weniger genutzter Raumtypen in andere Raumtypen mit höherem Mehrwert

  • Hilft Potenzial abschätzen Kosteneinsparungen: Kosteneinsparungen müssen als echte Einsparungen angesehen werden, wenn Untervermietung ist möglichwenn die Real Estate der Vertrag kann neu verhandelt werden oder wenn die Kunden plant einen Umzug an einen neuen Standort

Die Ergebnisse des Raumsimulators müssen zusammen mit vielen Variablen der Immobilienstrategie des Kunden validiert werden, z. B.: Flexibler oder fester Arbeitsplatz, Clean Desk oder nicht, Einzelbüros oder Gemeinschaftsbüros, Büros als Besprechungsräume, Buchungssysteme, flexible Mietverträge, Umzugs- oder Aufenthaltsmöglichkeiten, ...

Der Space Simulator ist ein Simulations-Toolkit für den Raumfahrtmanager/-experten und ersetzt nicht das Wissen eines Raumfahrtmanagers/Experten

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titleSpace Simulator Seite im Detail
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titleWas sind die möglichen Ergebnisse von Space Simulator?

Die Berechnung der maximal mögliche m2-Reduzierungen / Kosteneinsparungen bei der durchschnittlichen Belegung berücksichtigt wurde. Das bedeutet, dass das Unternehmen an jedem Tag der Woche und zu jeder Stunde des Tages die gleichen Belegungszahlen hätte. Dies ist nur möglich, wenn das Unternehmen nur mit 100 % reservierbaren Arbeits-, Konzentrations- und Kollaborationsräumen arbeiten würde.

Berechnung von 'kein Risiko" m2 Abbau (Leerstand)/ Kosteneinsparungen im Falle einer maximalen Belegung berücksichtigt worden. Das bedeutet, dass jeder zu jeder Zeit den benötigten Arbeits- und Kollaborationsraum zur Verfügung hat, wenn er ihn braucht.

Simulation von Potenzial für m2-Reduzierung (Leerstand)/Kosteneinsparungen im Falle von x% der maximalen Belegung berücksichtigt. Dies bedeutet, dass in einigen Momenten eine Unterkapazität an Arbeits- oder Kollaborationsräumen besteht, wenn das gleiche Arbeitsmuster verwendet wird. Durch die Verschiebung einiger Spitzenzeiten in Zeiten geringerer Belegung können diese Unterkapazitäten zu 100 % ausgeglichen werden, so dass jeder zu jeder Zeit den benötigten Arbeits- und Kollaborationsraum zur Verfügung hat, wenn er ihn braucht.

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titleLeerstandskonzept

Das Leerstandskonzept ist gelb hervorgehoben

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Bemerkung: Wenn "% verfügbare Arbeitsplätze" = 100%, handelt es sich um eine so genannte "risikofreie" freie Stelle

Simulation mit 100 % verfügbaren Arbeitsplätzen - "risikoloses" Stellenangebot

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Simulation mit 90 % verfügbaren Arbeitsplätzen - "10 % Risiko" freie Stelle

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titleMaximales Konzept

  • Das Leerstandskonzept ist gelb hervorgehoben

  • Max concept ist rot hervorgehoben

  • Die Schieberegler für die Simulation sind blau hervorgehoben

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Maximale Arbeits- und Konzentrationsflächen, die reduziert werden könnten

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Optimale Größe der Kollaborationsräume

(nur wenn die Nutzung gemessen wird)

Bemerkung: Die Anzahl der Kooperationsräume für das Max-Konzept wird aus der Leerstandssimulation übernommen

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titleMietkosten
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titleClean-Desk-Konzept & Aggregationsebene

Um die Auswirkungen von besetzten Räumen (Laptop, Papiere, ...) zu simulieren, ohne physisch anwesend zu sein (Toilettengang, Kaffee, Meeting), haben wir das Konzept der passiven Belegung eingeführt.

Die passive Belegung ist die Aggregation der aktiven Belegung (Sensordaten) auf eine, zwei oder vier Stunden, je nach dem verwendeten Clean-Desk-Konzept oder der Aggregationsstufe (1/2/4)

  • ‪For one hour aggregation level: ‪All sensor measurements that measure an activity (within an hour range) longer t“

“Benchmarking” page

  • Für eine Stunde Aggregationsebene: Alle Sensormessungen, die eine Aktivität (innerhalb eines Stundenbereichs) länger t" messen

"Seite "Benchmarking

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