Wat zijn de hersenen?
Met Workplace Brain kun je voorwaarden (bijvoorbeeld "ALS de temperatuur hoger is dan 25°C") en acties (bijvoorbeeld: "Stuur een e-mail naar John Doe") definiëren die je aan elkaar kunt koppelen. Als aan een voorwaarde wordt voldaan, wordt een actie geactiveerd.
Het Brein heeft geen gebruikersinterface. Dit betekent dat je niet kunt inloggen op een Workplace touchpoint en beginnen met het maken van voorwaarden en acties. Voorlopig is alleen een vaste set regels beschikbaar (u vindt die lijst hieronder). Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain Rule te laten implementeren.

Als u een creatief persoon bent en regels wilt maken die in dezelfde trend liggen als de regels hieronder, maar die niet precies hetzelfde zijn: dan hebben we ook een oplossing voor u. Gebruik het onderstaande sjabloon en stuur een productaanvraag in via uw Spacewell Account Manager.

Regel Beschrijving

• Stuurt automatisch een bericht om te annuleren als er geen bezetting is gedetecteerd in tijdens de eerste X minuten na de start van de reservering. 

  • Het is ook mogelijk om een bufferperiode (Z minuten) te definiëren voordat de reservering start: als aanwezigheid wordt gedetecteerd tijdens deze aflossingsvrije periode, wordt de brain rule niet uitgevoerd.

• Stuurt een bericht naar de organisator van de vergadering met een deeplink. Als hierop wordt geklikt, wordt de vergadering niet geannuleerd, onafhankelijk van de detectie van aanwezigheid.

• Het systeem zal de vergadering automatisch annuleren Y minuten nadat het bericht is verzonden (en als er in de tussentijd geen bezetting is gedetecteerd).

Image Added

Regel uitzonderingen

Regel uitzonderingen

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

• Als er gedurende 24 uur geen aanwezigheidssignaal (van welke aard dan ook) is ontvangen, wordt de regel niet uitgevoerd.

• Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.

Onderdelen

• Buffertijd (respijtperiode) voordat het bericht wordt geactiveerd Z

  • Standaard = 0 minuten (gedefinieerd in milliseconden)

• Tijd voordat bericht wordt geactiveerd X

  • Standaard = 15 minuten (*)

• Tijd nadat het bericht is verzonden en de reservering is geannuleerd Y

  • Standaard = 15 minuten

• Type bericht

  • Opties = Mail of SMS

  • Standaard = e-mail

• Berichtonderwerp voor e-mail

  • Standaard = "Uw reservering wordt geannuleerd".

• Tekst bericht

  • Standaard = "We hebben gemerkt dat je geboekte ruimte (<NAME>) leeg is. We zullen het over 10 minuten annuleren. Als je te laat bent, klik dan op deze link en we houden hem in leven: <dieplink>"

• Locaties

  • Opties = Alle locaties (waar aanwezigheid wordt gemeten) of een selectie van locaties (bijvoorbeeld alleen vergaderruimten)

Vereisten

• Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.

• In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.

• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied vallen voor dit Brain rule verzoek om Brain rules

Aanvullende opmerkingen

(*) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet lager zijn dan 15 minuten. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 - 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met Pointgrab sensoren kan de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" zo laag zijn als 1 minuut.

Spacewell Workplace Team heeft het ID van elke locatie nodig om de Brain Rule te koppelen (en Floor ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderzalen en werkplekken.

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een op zichzelf staande aflossingsvrije periode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven brain rule, zal dit een conflict veroorzaken. Als de gebruiker op "bevestigen" klikt in de e-mail of sms, moet hij nog steeds "bevestigen" op het scherm. Als dit ongewenst gedrag is, kan de respijtperiode voor het scherm worden uitgeschakeld.

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

• Tijd voordat bericht wordt geactiveerd X (zie aanvullende opmerkingen voor minimale tijd per sensortype)

• Tijd nadat het bericht is verzonden Y

• Type bericht: e-mail of SMS

• Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd

• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>).

• Tijd tussen het verzenden van een bericht en het annuleren van de reservering

• Omvang locatie

• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Regel Beschrijving

• Beëindigt automatisch (= wijzigt de eindtijd van de vergadering) een vergadering als er gedurende X minuten geen bezetting is gedetecteerd in een vergaderruimte.

  • De timer voor geen bezetting begint te lopen zodra er geen bezetting wordt gedetecteerd, hij begint niet noodzakelijk te tellen bij het begin van een reservering.

• Stuurt een bericht naar de organisator van de vergadering met een deeplink. Als erop wordt geklikt/bevestigd dat de reservering niet wordt aangeraakt, wordt de vergadering niet ingekort, onafhankelijk van de detectie van aanwezigheid. 

• Het systeem zal de vergadering automatisch beëindigen/verkorten (niet annuleren!) Y minuten nadat het bericht is verzonden (en als er in de tussentijd geen bezetting is gedetecteerd).

Regel uitzonderingen

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

• Als er gedurende 24 uur geen aanwezigheidssignaal (van welke aard dan ook) is ontvangen, wordt de regel niet uitgevoerd.

• Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.

• Door de integratiemethode van Bosch Parking Sensor naar Workplace: deze brain rule is niet compatibel in combinatie met Bosch parkeersensor

Onderdelen

• Tijd voordat regel actief wordt

  • Standaard = 15 minuten (*)

• Tijd voordat bericht wordt geactiveerd

  • Standaard = 15 minuten (**)

• Type bericht

  • Opties = Mail of SMS

  • Standaard = e-mail

• Berichtonderwerp voor e-mail

  • Standaard = "Uw reservering wordt gestopt".

• Tekst bericht

  • Standaard = "We hebben gemerkt dat uw geboekte ruimte (<NAME>) leeg is. We beëindigen uw reservering over 10 minuten. Klik op deze link om hem in leven te houden: <deep link>"

• Tijd tussen het verzenden van een bericht en het beëindigen van de reservering

  • Standaard = 10 minuten

• Kamers

  • Opties = Alle kamers of een selectie van kamers (alleen kamers waar aanwezigheid wordt gemeten)

Vereisten

• Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.

• In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.

• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied bereik vallen voor dit Brain rule verzoek om Brain rules

Aanvullende opmerkingen

(*) Wanneer je deze regel gebruikt in combinatie met de auto-cancel regel, wil je dat de auto-einde regel pas na een tijdje bepaalde tijd ingaat. Bijvoorbeeld: als er in de eerste 15 minuten geen aanwezigheid werd gedetecteerd, wil je dat de vergadering wordt geannuleerd. Als er daarna geen aanwezigheid meer wordt gedetecteerd, wil je dat de vergadering automatisch wordt ingekort.

(**) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet lager zijn dan 15 minuten. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 - 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met Pointgrab sensoren kan de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" zo laag zijn als 1 minuut.

Het Workplace Team heeft de ID van elke kamer nodig om de Brain Rule te koppelen (en de Floor ID als kamers zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderruimtes en werkplekken.

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

• Tijd X voordat bericht wordt geactiveerd: De timer begint te tellen zodra er geen bezetting wordt gedetecteerd (zie aanvullende opmerkingen voor minimale tijd per sensortype)

• Type bericht: e-mail of SMS

• Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd

• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>).

• Tijd tussen het verzenden van een bericht en het beëindigen van de reservering

• Omvang locatie

• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Regel Beschrijving

• Wanneer de bezettingsgraad is gemeten van een vergaderruimte of werkplek die is ingesteld op inactieve status, wordt er een sociale inbreuk gedetecteerd en wordt er een bericht verzonden naar een specifieke groep gebruikers.

• Het bericht wordt verzonden na detectie

• Dit bericht wordt om de X minuten per locatie verzonden om te voorkomen dat er te veel meldingen worden gedaan voor dezelfde gebeurtenis.

  • Standaard: 1 uur

Regel uitzonderingen

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

• Type bericht

  • Mail of SMS

  • Standaard = e-mail

• Onderwerp van bericht voor e-mail: "Bezetting gedetecteerd ${locatie.naam}"

• Tekst bericht

  • Standaard: "We hebben een bezetting gedetecteerd in ${kamer/werkpleknaam} van ${gebouwnaam} gebouw terwijl deze locatie niet gebruikt mag worden".

• Telefoon- of e-mailadressen van de ontvangers

• Omvang locatie

  • Alleen locaties waar de bezetting wordt gecontroleerd

  • Opties: alle locaties in het bereik of een selectie van locaties in het bereik

Vereisten

• De bezettingsgraad wordt gemeten voor locaties die buiten gebruik zijn/op uitgeschakeld staan

• In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget beschikbaar moet worden gesteld.

• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied bereik vallen voor dit Brain rule verzoek om Brain rules

Aanvullende opmerkingen

Wanneer de bezettingsgraad wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" 15 minuten zijn. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 tot 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met behulp van headcountsensoren is de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" 1 minuut.

Het Workplace Team heeft de ID van elke locatie nodig om de Brain Rule te koppelen (en Floor ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "meldingen die moeten worden geactiveerd voor dezelfde gebeurtenis in de tijd" ("bericht wordt elke X minuten verzonden per locatie") voor bijvoorbeeld vergaderruimten en werkplekken.

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

• Duur "X" voor herhaalde berichten

• Type bericht: e-mail of SMS

• Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${locatie.naam})

• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${kamer/werkpleknaam} en ${gebouwnaam}).

• Omvang locatie

Regel Beschrijving

• Als de gebruiksdrempel wordt overschreden en er een sociale inbreuk wordt gedetecteerd, wordt er een bericht verzonden naar een specifieke (groep) gebruiker(s).

• Het bericht wordt verzonden na detectie

• Dit bericht wordt om de X minuten per locatie verzonden om te voorkomen dat er te veel meldingen worden gedaan voor dezelfde gebeurtenis.

  • Standaard: 1 uur

Regel uitzonderingen

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

• Type bericht

  • Mail of SMS

  • Standaard = mail

• Onderwerp bericht: Capaciteitslimiet overschreden <kamer/werkpleknaam>

• Tekst bericht

  • Standaard: "We hebben <headcount voor kamer of werkplek> gedetecteerd in <kamer/werkpleknaam> van <gebouwnaam>, terwijl de maximale bezetting niet hoger mag zijn dan <bovenste limiet <bovengrens bezettingsdrempel voor kamer of 1 in geval van werkplek>".

• Telefoon- of e-mailadressen van de ontvangers

• Omvang locatie

  • Alleen locaties waar het personeelsbestand wordt gecontroleerd, kunnen binnen het bereik vallen

  • Opties: alle (aantal) kamers in het bereik of een selectie van (aantal) kamers in het bereik

Vereisten

• In Workplace back-end Studio: drempelwaarden voor kamercapaciteit voor gebruik moeten zijn ingeschakeld

• In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/) met voldoende budget beschikbaar moet worden gesteld

• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied bereik vallen voor dit Brain rule verzoek om Brain rules

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

• Duur "X" voor herhaalde berichten

• Type bericht: e-mail of SMS

• Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<kamer/werkpleknaam>)

• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<headcount voor kamer of werkplek>, <kamer/werkpleknaam>, <gebouwnaam> en <bovengrens bezettingsgraad voor kamer of 1 in geval van werkplek >)

• Omvang locatie

Onthoud dat Brain Rules niet compatibel zijn met Exchange die een ruimtegerichte aanpak hebben, aangezien reserveringen alleen kunnen worden gewijzigd/geannuleerd in het systeem waarin ze zijn gemaakt (bijvoorbeeld in Outlook of in Workplace). Dus Zodat een reservering die is aangemaakt via Outlook kan op geen enkele manier kan worden gewijzigd in een Spacewell Workplace touchpoint (dus ook niet door de Brain Rule).

Zie voor meer informatie High level features, prerequisites and current limitations

Regel Beschrijving

• Wanneer de waarde van de pulstelling voor een locatie de geconfigureerde hoge drempel voor die locatie bereikt

• Er wordt een ticket aangemaakt in Workplace Management.

• De Huidige graafwaarde voor die locatie wordt op nul (0) gezet.

Onderdelen

• Omvang locatie

  • Alleen locaties waar pulstelling wordt gecontroleerd

  • Opties: alle locaties in het bereik of een selectie van locaties in het bereik

Vereisten

• Configuratie van drempels en resetfunctionaliteit

• Configuratie van externe app in Workplace Management

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Deze Brain Rule / Scenario kan worden ingesteld voor Status lights

Regel Beschrijving

• Voor locatie Y kunnen, afhankelijk van de gemaakte reservering en de gedetecteerde bezetting, de volgende resultaten mogelijk zijn:

  • geen reservering = statuslampje met apparaat-ID X wordt groen*

  • geen reservering, maar bezet = statuslampje met apparaat-ID X knippert groen

    • het blijft knipperen zolang bezetting wordt gedetecteerd + 15minuten*

  • reservering = statuslampje met apparaat-ID X wordt rood

    • het blijft rood zolang bezetting wordt gedetecteerd + 15minuten*

    gereserveerd, maar niet bezet = statuslampje met apparaat-ID X wordt oranje

  • gereserveerd, maar niet bezet = statuslampje met apparaat-ID X wordt oranje

Regel uitzonderingen

• Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.

Onderdelen

• Omvang locatie

  • locaties waar de bezetting wordt bewaakt, kunnen binnen het bereik vallen

  • locaties waar reserveringen kunnen worden gemaakt, kunnen in omvang zijn

  • Opties: alle kamers/werkplekken in het bereik of een selectie van kamers/werkplekken in het bereik

• Statuslampjes reikwijdte

→ vul de excelsjabloon in op basis van een Basisexport van Studio Devices: de eerste rij is een voorbeeld; zorg ervoor dat je Status Light ID, locatie-ID en scenarionaam opneemt

Aanvullende opmerkingen

Er is maar 1 scenario/breinregel per licht mogelijk.

Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain rule aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing is. De kleuren zijn afgeleid van de plattegrondinstellingen zoals hierboven vermeld.

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

Deze Brain Rule / Scenario kan worden ingesteld voor Status lights

Regel Beschrijving

• Voor locatie Y, afhankelijk van de gedetecteerde CO2-waarde:

  • als waarde = "uitstekend" (zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > Algemeen > Plattegrond)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.

  • Als waarde = "fair" (zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > Algemeen > Plattegrond)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.

  • Als waarde = "slecht" (zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > Algemeen > Plattegrond)), krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.

Onderdelen

• Omvang locatie

  • locaties waar CO2 wordt gemonitord kunnen binnen het toepassingsgebied vallen

• Statuslampjes reikwijdte

→ vul het excelsjabloon in op basis van een basisexport van Studio DeviDevices: de eerste rij is een voorbeeld; zorg ervoor dat je Status Light ID, locatie-ID en scenarionaam opneemt

Aanvullende opmerkingen

Er is maar 1 scenario/breinregel per licht mogelijk.

Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain rule aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing is. De kleuren zijn afgeleid van de plattegrondinstellingen zoals hierboven vermeld.

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

* Statuslichtveranderingen die worden gestuurd door een brain rule kunnen tijd nodig hebben om zichtbaar te worden op de apparaten. Vertraging tot 15 minuten kan worden ervaren.

Regel Beschrijving

• X minuten voor het begin van een vergadering een bericht sturen naar de organisator van de vergadering

• De organisator van de vergadering heeft de optie om de vergadering te bevestigen of te annuleren

• Het systeem annuleert de vergadering automatisch als er geen bevestiging is ontvangen voor locatie gedurende de eerste X minuten na de start van de reservering (aflossingsvrije periode Y).

Regel uitzonderingen

• Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

• Openingstijden:

  • Bevestigingsperiode X

    • Standaard = 15 minuten (*)

    • Het bericht wordt verstuurd aan het begin van de bevestigingsperiode (dus x minuten voor de geplande starttijd van de reservering).

    • Het bericht kan maximaal 24 uur voor de start van de reservering worden verzonden.

  • Respijtperiode Y: 10 minuten (*)

    • De vergadering wordt x minuten na de geplande starttijd van de reservering geannuleerd als er geen "keep"-trigger is ontvangen via e-mail of sms.

• Type bericht

  • Opties = Mail of SMS

  • Standaard = e-mail

• Berichtonderwerp voor e-mail

  • Standaard = "Bevestig aanstaande vergadering, anders wordt reservering geannuleerd".

• Tekst bericht

  • Standaard: "Uw reservering in <KAMERNAAM> start over <CONFIRMATIEPERIODE> minuten. Bevestig uw reservering om deze actief te houden: <DIEPE LINK>. Als u niet bevestigt, annuleren we uw reservering <BEGIN PERIODE> minuten na de geplande starttijd. Klik op deze link om je reservering onmiddellijk te annuleren: <DEEP LINK>."

• Locaties

  • Opties = Alle locaties of een selectie van locaties (bijvoorbeeld alleen vergaderzalen)

• Label voor deep-link

  • Standaard voor bevestiging: bevestigen

Vereisten

• Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.

• In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.

• Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd

• Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Workplace/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch):

  • Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.

    View file
    name Workplace Brain Rule Request.xlsx

  • geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied bereik vallen voor dit Brain rule verzoek om Brain rules

Aanvullende opmerkingen

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een op zichzelf staande aflossingsvrije periode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven brain rule, zal dit een conflict veroorzaken. Als de gebruiker op "bevestigen" klikt in de e-mail of sms, moet hij nog steeds "bevestigen" op het scherm. Als dit ongewenst gedrag is, kan de respijtperiode voor het scherm worden uitgeschakeld.

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

• Comfortparameter(s) binnen bereik: Temperatuur en/of CO2 en/of TVOC en/of Vochtigheid en/of Radon

• BevestigingstijdstipBevestigingstijd (max. 24 uur voor aanvang van de reservering)

• Aflossingsvrije periode

• Type bericht: e-mail of SMS

• Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd

• Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<ROOM NAME>, <CONFIRMATION PERIOD>, <DEEP LINK>, <GRACE PERIOD> en <DEEP LINK>).

• Omvang locatie

• Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Controleer welke Brain Rules zijn ingesteld voor je huurder via Brain Rules visualization