Een nieuw contract maken

1. Om een contract toe te voegen, open je het contractmenu en klik je op de eerste optie: "Contracten".

2. Klik op "Nieuw contract maken".

3. U ziet een nieuw scherm met drie stappen: Contractinformatie > Looptijd > Herinnering. Deze wizard Wizard leidt je u door het proces om een nieuw contract aan te maken.

4. In de "Contractinformatie" stapmoeten we informatie verstrekken in de volgende velden. De velden met een * zijn verplicht. Nadat u de benodigde nodige informatie hebt ingevuld, drukt u op "Volgende stap" om naar het volgende tabblad te gaan. Als u met de muis over het veld beweegt, verschijnt er een helptekst.

5. De "Duur gaat over de duur van het contract. Nadat u de nodige gegevens hebt ingevoerd, drukt u op "Volgende stap" om verder te gaan.

 6. De laatste stap voor het afronden van het contract is de Stap "Herinnering". Zodra deze velden zijn ingevuld, klik je op "Registratie voltooid" om het contract af te ronden.

Hoe open ik een (bestaand) contract?

Een contract openen:

1. Druk op "Contracten" in het menu Contracten.

2. Voer je zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en druk op "Zoeken". Je ziet de resultaten in de lijst onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken

3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openen.

Contract bekijken

Je ziet een scherm met zes tabbladen wanneer een contract wordt geopend.

Het tabblad "Algemeen

Op het tabblad "Algemeen" vind je algemene informatie over het contract.

• Op dit scherm kunt u informatie wijzigen/toevoegen/bijwerken.

• Onderaan de pagina vind je de optie om subcontracten toe te voegen. Door op 'nieuw' te klikken, worden de instellingen van het huidige contract gedupliceerd en wordt het nieuwe contract ingesteld als een kind van het contract waar je in zat.

Het tabblad "Contractonderdelen

Op dit tabblad worden contractitems toegevoegd. De som van de contractitems vertegenwoordigt de totaalbedrag van het contract.

CONTRACT Voordat je een contractitem toevoegt, kun je een aantal standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factuurperiode-instellingen die je hier maakt, worden standaard gebruikt voor de contractitems die je later aanmaakt. Prijsperiode Factuurperiode
PERIODE De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van wat je hebt ingevoerd toen je het contract aanmaakte met de wizardWizard.

Wat je moet weten over contractitems

Prijzen en factuurperiode:

• Nadat je de contractitems hebt gemaakt, worden de prijs- en factuurperiode-instellingen op de contractpunten zijn leidend. Je kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas).

• We raden af om afwijkende factuurperioden toe te passen op je contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt.

Begin- en einddatum

• Contractitems hebben ook een begin- en einddatum, deze kunnen afwijken van de periode-instelling.

• De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode liggen.

• Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dit geval zijn de datums die zijn ingesteld op de periode van toepassing.

• De data op de contractpunten zijn leidend over facturering en verlenging.

Actief, historisch en toekomstig contractitem

Onderaan de pagina zie je een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen zie je een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten items toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en eigenschappen.

Een generiek item toevoegen aan het contract

1. Klik op "Algemeen item toevoegen" in de lijst "Actieve contractitems.

2. Een leeg contractitem is nu toegevoegd aan de lijst.

3. Vul de details van het generieke item direct in de include in. Je kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Deze waarden gaan deel uitmaken van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd.

4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een actief aan het contract toevoegen

1. Druk op "Activa toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Selecteer het bedrijfsmiddel dat je wilt toevoegen aan het contract.

3. Klik nu op 'Ok' om het geselecteerde onderdeel toe te voegen.

4. Je kunt de details van het activum invullen. Je kunt de beschrijving, de prijs, de periode, enz. wijzigen.

5. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een gebied aan het contract toevoegen

1. Druk op "Gebied toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Vul de filtervelden in en klik op 'Zoeken'.

3. Selecteer het (de) gebied(en) en klik op 'Ok'.

4. Kies de typen objectgebruik die je wilt toevoegen voor het gebied/de gebieden

   1. Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als bedrijfsmiddelen en eigenschappen. In plaats daarvan worden Objectgebruiktypes (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetservice.

   2. Opmerking: als je nu in een leeg scherm terechtkomt, soorten objectgebruik nog niet zijn aangemaakt. Het infopaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen.

5. Nu kun je de details van het gebied invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.

6. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een eigenschap aan het contract toevoegen

1. Druk op "Vastgoed" in de lijst onder "Actieve contractitems".

2. Selecteer de woning die je wilt toevoegen aan het contract.

3. Nu kun je de details van de woning invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.

4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Het tabblad "Tijdschema's

Op dit tabblad kun je extra periodeschema's aanmaken. Het eerste periodeschema wordt automatisch aangemaakt op basis van de contractwizard contract Wizard die gebruikt is om het contract te genereren.

Waarom meerdere periodeschema's gebruiken?

• Er is geen reden om meer perioderegelingen te maken als een contract periodiek met dezelfde periode wordt verlengd (bijv. 1 of 2 jaar).

• Regelingen met meerdere periodes worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn schema's met twee perioden nodig. Zie de schermafbeelding hieronder.

  • Periode 01 wordt automatisch aangemaakt door de contractwizardwizard Contracten. Hier is een looptijd van 5 jaar ingesteld.

  • Periode 02 wordt later toegevoegd door op 'Nieuw' te klikken in het onderdeel 'Periodeschema'. Aangezien periode 02 is het laatste periode schema, het contract zal worden verlengd volgens de instellingen van dit periode schema (dus elke twee jaar) totdat het contract wordt beëindigd.

Het tabblad "Facturering

Dit tabblad toont factureringsinformatie en -instellingen. Bovendien toont de bijlage "Facturen" de gerelateerde facturen voor dit contract. Je kunt schakelen tussen alle en openstaande facturen met de knop 'Toon open/ Toon alle' in de bijlage "Facturen".

Beweeg de muis over de instellingen om te zien wat ze doen. Een paar instellingen zijn gemarkeerd:

• Uitsluiten van factuurrunAls het contract niet hoeft te worden gefactureerd via een factuurrun, kun je deze instelling inschakelen.

• Facturatie van: Contractitems vóór deze datum worden genegeerd bij het factureren van een contract. Wanneer gebruik je deze instelling? Stel , je hebt workplace in gebruik genomen dat je Workplace bent gaan gebruiken op 2023/01/01 en je hebt een contract toegevoegd dat begint op 2020/01/01. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items hoogstwaarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. Je kunt "Facturatie vanaf = 2023/01/01" instellen.

• Begindatum betalingscyclus:

  • Geen datum ingevuld: standaard zijn contractitems facturen voor een hele maand, waarbij de begindatum de eerste van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijv. 2023/03/01 tot 2023/03/31).

  • Datum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermen.

Een voorbeeld van te factureren contractitems

Nadat je een contract hebt gemaakt, wil je misschien bekijken welke items op de volgende factuur worden gemaakt.

1. Klik op ''Periode factuur" op het tabblad "Factuur

2. Stel een einddatum in

3. Klik op 'Ok' voor een voorbeeld.

4. Klik op 'Terug' > en klik een tweede keer op 'Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het contract.

Het tabblad "Meldingen

Op dit tabblad kun je de automatische meldingen in- en uitschakelen:

• De standaardcontactpersoon wijzigen die de contractherinneringen ontvangt.

• Bekijk de automatisch gegenereerde meldingen. Deze meldingen worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt op basis van de contractinstellingen. Wijzig deze niet.

• Voeg extra ontvangers toe voor de meldingen:
  1. Navigeer naar de optie "Extra notificatie verzenden naar" (onderaan de pagina)
  2. Klik op 'Toevoegen'.
  3. Een contact zoeken en selecteren
  4. Klik op 'Toevoegen'.
  5. De contactpersoon die is toegevoegd aan de lijst ontvangt nu ook de meldingen

Het tabblad "Documenten

Hier vind je alle relevante documenten voor dit contract en kun je nieuwe toevoegen.

• Er wordt een wizard Wizard gebruikt om een nieuw contract aan te maken.

• Vergeet niet om contractitems toe te voegen nadat het contract is gemaakt.

• Gebruik het tabblad om de informatie te vinden die je nodig hebt.