Een werkorder maken (vanuit een aanvraag)

Gebruikers die momenteel verantwoordelijk zijn voor een verzoek kunnen een werkorder aanmaken binnen dat verzoek. Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder. Deze persoon kan indien nodig worden gewijzigd. Naast de gebruiker aan wie de werkorder is toegewezen, kunnen gebruikers met de groep "Correctieve werkorderbeheerder" en de andere leden van de servicegroep die verantwoordelijk zijn voor het verzoek ook workflowtaken uitvoeren (toewijzen, afhandelen, doorsturen, enz.).

Volg deze stappen om een werkorder aan te maken:

1. De aanvraag openen

2. Druk op de knop 'Werkorder aanmaken'.

3. De status van het verzoek verandert nu in 'In afwachting van werkorder(s)' en er wordt een werkorder aangemaakt. De gebruiker die de werkorder aanmaakt wordt ingesteld als 'Intern verantwoordelijk'.

Opmerking: het is nu al mogelijk om terug te keren naar de aanvraag en een andere werkorder te maken.

4. Vul alle velden van de werkorder in. Raadpleeg indien nodig de helptekst door met de muis over een veld te gaan. Sommige velden zijn grijs weergegeven, deze velden worden automatisch ingevuld of kunnen in deze stap nog niet worden ingevuld. Grijze velden zijn alleen-lezen velden. Het veld "Gepland bedrag" en de andere velden onder het onderdeel FINANCIËN worden bijvoorbeeld berekend op basis van de invoer op het tabblad 'Kosten' onderaan de pagina.

5. Aanvullende informatie over de velden onder UITVOERING. In deze velden bepaal je wie verantwoordelijk is voor het afhandelen de afhandeling van de werkorder:

• Controleer/wijzig de standaard 'servicegroep'.

• Controleer/wijzig de 'interne verantwoordelijke' om de werkorder verder af te handelen.

• Selecteer een aannemer als je de werkorder extern wilt doorsturen. Als je geen e-mail naar het contract wilt sturen, stel dan "Werkorder via Mail versturen = nee." in. Als je dit leeg laat of op 'ja' zet, wordt er een e-mail verstuurd.

6. Onderaan de pagina zie je vier tabbladen waarmee je: een gedetailleerde beschrijving, Documenten, Kosten en Activa kunt toevoegen.

7. Gebruik de "Stuur in" knop" om de registratie te voltooien, of gebruik de "Werkorders doorsturenDoor de functie "Doorsturen" te gebruiken, sla je de planningsstap over, dus zorg ervoor dat de tijd en datum correct zijn! Lees meer over deze functies in het gedeelte "Een werkorder verwerken" van dit artikel.

Goed om te weten

• Als alle werkorders in een verzoek zijn afgehandeld, krijgt het verzoek automatisch de status 'Afhandelen'. Het verzoek kan dan worden gesloten of er kunnen extra werkorders worden aangemaakt.

• Een Goedkeuring van het mandaat binnen het proces van correctieve werkorders mogelijk is. Op basis van de systeeminstellingen moet een gebruiker of moeten meerdere gebruikers de werkorder eerst goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkorder kan worden goedgekeurd of afgekeurd....
  

Automatisch een werkorder maken

Het is mogelijk om automatisch een correctieve werkorder aan te maken (en toe te wijzen) vanuit een ingediende aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een specifiek probleem altijd opgelost moet worden door een aannemer, zoals de overstroming van de parkeergarage. Om dit te kunnen doen moet je "Werkorders automatisch aanmaken" instellen op "Ja" voor een probleemtype.

Een werkorder verwerken

Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder.

• De "intern verantwoordelijke" voert bijna alle taken binnen het werkorderproces uit.

• De correctieve werkorderbeheerder en de andere leden van de Servicedeskgroep die verantwoordelijk zijn voor de aanvraag kunnen de werkstroomtaken ook uitvoeren zolang de werkorder openstaat! Er wordt echter geen actieve taak weergegeven op de takenlijst van deze personen. Als u een werkorder wilt openen en afhandelen, moeten zij de werkorder vinden via de menuoptie "Onderhoud" > "Werkorder".

Status = Ingediend

Na het indienen van een werkorder krijgt deze de status 'Ingediend'. In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

• Werkorders doorsturen
  Zorg ervoor dat je de werkorder plant (stel datums en tijden vast). De werkorder wordt toegewezen aan de verantwoordelijke persoon wanneer je deze doorstuurt.

• Offerteproces starten
  Met deze knop kan een offerteproces worden gestart en aan deze werkorder worden gekoppeld. Meer over het starten van offertetrajecten verderop in dit artikel.
  

Status = Werk in uitvoering

Na het doorsturen van de werkorder is de status "Werk in uitvoering". In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

• Werk voltooid
  Als het werk klaar is, selecteer dan deze optie om verder te gaan.

• Opnieuw inplannen
  Als het werk niet kan worden uitgevoerd op de ingestelde datum en tijd, klik dan op deze optie om de werkorder opnieuw in te plannen. Zie voor meer informatie de aparte paragraaf over het opnieuw inplannen van een werkorder verderop in dit artikel.

• Terugtrekken
  De status van het verzoek zal terug veranderen naar "Ingediend" en verschillende velden kunnen opnieuw worden ingevuld. Je zult deze optie bijvoorbeeld gebruiken als het verzoek aan de verkeerde aannemer werd toegewezen. Vergeet niet om de werkorder opnieuw toe te wijzen!
  

Werk voltooid

Als de werkorder klaar is (de aannemer zegt dat), dan kun je de werkorder op de status "Werk Voltooid" zetten met behulp van de knop "Werk voltooid" knop.

• Als de werkorder werkorderitems bevat, controleert het systeem of de materialen zijn uitgecheckt. Voordat een werkorder wordt voltooid, kan het ook nodig zijn (bepaald door een instelling) om een "Ondertekend werkorder document" te uploaden.

• Als het werk klaar is, verandert de status van de werkorder in 'Werk klaar'. In deze status moet de oorspronkelijke aanvrager de werkorder goedkeuren.

Een werkorder goedkeuren

Deze stap wordt uitgevoerd door de oorspronkelijke aanvrager/interne verantwoordelijke van de werkorder. Zij hebben het laatste woord als een taak correct is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen werkorders ook automatisch worden goedgekeurd. Als dit het geval is, gaat de werkorder direct naar de status 'Financiële administratie" na.

• Goedkeuren
  Als de taak wordt uitgevoerd zoals verwacht en de werkorder volledig is ingevuld.

• Weiger
  Weiger de werkorder; de taak is bijvoorbeeld verkeerd uitgevoerd. Als de werkorder wordt afgewezen, verandert de status in "Afgewezen" en kun je de werkorder opnieuw inplannen.

• Terugtrekken
  Zet de order terug naar de status "Ingediend" en je kunt de werkorder wijzigen en opnieuw inplannen.
  

Offerteproces starten

Er kan een aanbestedingsproces worden gestart als nog niet zeker is welke leverancier het werk gaat uitvoeren. Afhankelijk van de instelling wordt het aanbestedingsproces buiten Workplace Management of via het aanbestedingsproces in Workplace Management uitgevoerd. Wanneer een aanbestedingsproces wordt gestart vanuit een correctieve werkorder, worden de werkorderitems automatisch aangemaakt als offerteitems binnen het aanbestedingsproces. Na acceptatie van de beste offerte worden de werkorders bijgewerkt (prijs, enz.).

Zie voor meer informatie het artikel over citaten.

Werkorders plannen/herplannen

In de status 'Opnieuw inplannen', dat kan:

• Stel een begin- en eindtijd in voor de werkorder.

• Selecteer een servicegroep, een interne verantwoordelijke en de "Contractant".

• Je kunt ook opmerkingen toevoegen voor de aannemer en je hebt de optie om de werkorder via e-mail naar de aannemer te sturen.

Als je de benodigde velden hebt gewijzigd, klik je op 'Werkorders doorsturen' om het proces voort te zetten en de werkorder toe te wijzen.

Wanneer kun je een werkorder opnieuw inplannen?

Tijdens de status "Werk in uitvoering" heb je de mogelijkheid om een werkorder opnieuw in te plannen. Met de knop "Opnieuw plannen" of "Intrekken". Je kunt de werkorder dan aanpassen, zoals in de bovenstaande schermafbeelding.

Goedkeuring mandaat

Het uitvoeren van een mandaatgoedkeuring binnen het proces van correctieve werkorders is mogelijk. Op basis van de instellingen moet een gebruiker of meerdere gebruikers de werkorder goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkorder kan worden goedgekeurd of afgekeurd met een verplichte reden.

Hoe werkt mandaatgoedkeuring?

Er zijn vier instellingen voor mandaatgoedkeuring:

• Nee:
  Geen goedkeuring nodig

• Ja, door manager op basis van persoonlijk mandaat:
  De aanvrager heeft een persoonlijk mandaat (dit is ingesteld in de algemene instellingen van een contact).
  Als het bedrag van de werkorder dit mandaat overschrijdt, moet de manager de werkorder goedkeuren. Als het bedrag ook hoger is dan het persoonlijke mandaat van de manager, moet de manager van de manager de werkorder ook goedkeuren.

• Ja, per specifieke groep:
  Een vaste groep kan de werkorder goedkeuren; in de instellingen kan een bedrag worden ingesteld waarvoor een mandaat nodig is.

• Ja, per probleemtype:
  Afhankelijk van het soort probleem kun je kiezen uit de drie bovenstaande opties.

Voor stap voor stap uitleg over mandaatgoedkeuringen, zie het artikel over /wiki/spaces/~63a5baf2d3aeefa405416343/pages/210305160.

Een werkorder die goedkeuring nodig heeft, kan verschillende statussen hebben.

Status = In afwachting van goedkeuring
De werkorder wacht op goedkeuring door een of meer gebruikers. Nadat alle vereiste mandaatgoedkeurders de werkorder hebben goedgekeurd, wordt de werkorder naar de aannemer gestuurd en verandert de status in 'Werk in uitvoering'.

Je hebt 2 opties om verder te gaan als er een mandaatgoedkeuring nodig is voor een werkorder: goedkeuren of afwijzen.

Status = Afgewezen
De werkorder wordt afgewezen en moet opnieuw worden afgehandeld door de 'Intern verantwoordelijke'. Kijk bij "Een werkorder afhandelen" eerder in dit artikel om te zien welke opties er zijn om de werkorder verder af te handelen.

Financiële administratie

Als een werkorder na controle wordt goedgekeurd, wordt een taak aangemaakt voor de "Financiële administratie" om de inkomende factuur(en) af te handelen. Als dat deel is afgehandeld, wordt de werkorder gesloten.

Voordat je een inkomende factuur kunt goedkeuren, moet de factuur worden gekoppeld aan de juiste werkorder. Dit kan automatisch of handmatig gebeuren.

• Factuur volledig : Via het tabblad Matching kan de factuur worden gematcht aan Werkorders, (Inkooporders en Reserveringen.)
  
  Gebruik het "tabblad Matching" om de werkorders te zoeken en te selecteren die relevant zijn voor de factuur.

• Factuur retourneren: Als de factuur onjuist of onvolledig is. De factuur krijgt de status: factuur geretourneerd.

• Meer informatie aanvragen: Als er vragen zijn over de factuur, kun je meer informatie aanvragen via deze knop en meer details vragen via de "Details opnemen".
  

De "Werkorder-workflow" wordt afgesloten nadat de factuur met een werkorder is gematcht en de "Inkomende factuur-workflow" wordt voortgezet.

Je kunt het artikel over inkomende facturen lezen als je meer informatie wilt over inkomende facturen.

• Correctieve werkorders kunnen worden aangemaakt binnen een aanvraag en worden gebruikt om het werk te plannen, uit te voeren en te controleren.

• Gebruik de knop "Werkorder" in een verzoek om een werkorder te maken.