Een werkorder maken (vanuit een aanvraag)

Gebruikers die momenteel verantwoordelijk zijn voor een verzoek kunnen een werkorder aanmaken binnen dat verzoek. Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder. Deze persoon kan indien nodig worden gewijzigd. Naast de gebruiker aan wie de werkorder is toegewezen, kunnen gebruikers met de groep "Correctieve werkorderbeheerder" en de andere leden van de servicegroep die verantwoordelijk zijn voor het verzoek ook workflowtaken uitvoeren (toewijzen, afhandelen, doorsturen, enz.).

Volg deze stappen om een werkorder aan te maken:

1. De aanvraag openen

2. Druk op de knop 'Werkorder aanmaken'.

Open

3. De status van het verzoek verandert nu in 'In afwachting van werkorder(s)' en er wordt een werkorder aangemaakt. De gebruiker die de werkorder aanmaakt wordt ingesteld als 'Intern verantwoordelijk'.

Opmerking: het is nu al mogelijk om terug te keren naar de aanvraag en een andere werkorder te maken.

4. Vul alle velden van de werkorder in. Raadpleeg indien nodig de helptekst door met de muis over een veld te gaan. Sommige velden zijn grijs weergegeven, deze velden worden automatisch ingevuld of kunnen in deze stap nog niet worden ingevuld. Grijze velden zijn alleen-lezen velden. Het veld "Gepland bedrag" en de andere velden onder het onderdeel FINANCIËN worden bijvoorbeeld berekend op basis van de invoer op het tabblad 'Kosten' onderaan de pagina.

5. Aanvullende informatie over de velden onder UITVOERING. In deze velden bepaal je wie verantwoordelijk is voor de afhandeling van de werkorder:

• Controleer/wijzig de standaard 'servicegroep'.

• Controleer/wijzig de 'interne verantwoordelijke' om de werkorder verder af te handelen.

• Selecteer een aannemer als je de werkorder extern wilt doorsturen. Als je geen e-mail naar het contract wilt sturen, stel dan "Werkorder via Mail versturen = nee." in. Als je dit leeg laat of op 'ja' zet, wordt er een e-mail verstuurd.

6. Onderaan de pagina zie je vier tabbladen waarmee je: een gedetailleerde beschrijving, Documenten, Kosten en Activa kunt toevoegen.

7. Gebruik de "Stuur in" knop" om de registratie te voltooien, of gebruik de "Werkorders doorsturenDoor de functie "Doorsturen" te gebruiken, sla je de planningsstap over, dus zorg ervoor dat de tijd en datum correct zijn! Lees meer over deze functies in het gedeelte "Een werkorder verwerken" van dit artikel.

Goed om te weten

• Als alle werkorders in een verzoek zijn afgehandeld, krijgt het verzoek automatisch de status 'Afhandelen'. Het verzoek kan dan worden gesloten of er kunnen extra werkorders worden aangemaakt.

• Een Goedkeuring van het mandaat binnen het proces van correctieve werkorders mogelijk is. Op basis van de systeeminstellingen moet een gebruiker of moeten meerdere gebruikers de werkorder eerst goedkeuren voordat de aannemer kan beginnen. De werkorder kan worden goedgekeurd of afgekeurd....
  
  

Automatisch een werkorder maken

Het is mogelijk om automatisch een correctieve werkorder aan te maken (en toe te wijzen) vanuit een ingediende aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een specifiek probleem altijd opgelost moet worden door een aannemer, zoals de overstroming van de parkeergarage. Om dit te kunnen doen moet je "Werkorders automatisch aanmaken" instellen op "Ja" voor een probleemtype.

Een werkorder verwerken

Standaard wordt de aanmaker van de werkorder de persoon die intern verantwoordelijk is voor de werkorder.

• De "intern verantwoordelijke" voert bijna alle taken binnen het werkorderproces uit.

• De correctieve werkorderbeheerder en de andere leden van de Servicedeskgroep die verantwoordelijk zijn voor de aanvraag kunnen de werkstroomtaken ook uitvoeren zolang de werkorder openstaat! Er wordt echter geen actieve taak weergegeven op de takenlijst van deze personen. Als u een werkorder wilt openen en afhandelen, moeten zij de werkorder vinden via de menuoptie "Onderhoud" > "Werkorder".

Status = Ingediend

Na het indienen van een werkorder krijgt deze de status 'Ingediend'. In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

• Werkorders doorsturen
  Zorg ervoor dat je de werkorder plant (stel datums en tijden vast). De werkorder wordt toegewezen aan de verantwoordelijke persoon wanneer je deze doorstuurt.

• Offerteproces starten
  Met deze knop kan een offerteproces worden gestart en aan deze werkorder worden gekoppeld. Meer over het starten van offertetrajecten verderop in dit artikel.
  
  

Status = Werk in uitvoering

Na het doorsturen van de werkorder is de status "Werk in uitvoering". In deze status zijn de volgende knoppen beschikbaar om het proces door te sturen:

• Werk voltooid
  Als het werk klaar is, selecteer dan deze optie om verder te gaan.

• Opnieuw inplannen
  Als het werk niet kan worden uitgevoerd op de ingestelde datum en tijd, klik dan op deze optie om de werkorder opnieuw in te plannen. Zie voor meer informatie de aparte paragraaf over het opnieuw inplannen van een werkorder verderop in dit artikel.

• Terugtrekken
  De status van het verzoek zal terug veranderen naar "Ingediend" en verschillende velden kunnen opnieuw worden ingevuld. Je zult deze optie bijvoorbeeld gebruiken als het verzoek aan de verkeerde aannemer werd toegewezen. Vergeet niet om de werkorder opnieuw toe te wijzen!
  
  

Werk voltooid

Als de werkorder klaar is (de aannemer zegt dat), dan kun je de werkorder op de status "Werk Voltooid" zetten met behulp van de knop "Werk voltooid" knop.

• Als de werkorder werkorderitems bevat, controleert het systeem of de materialen zijn uitgecheckt. Voordat een werkorder wordt voltooid, kan het ook nodig zijn (bepaald door een instelling) om een "Ondertekend werkorder document" te uploaden.

• Als het werk klaar is, verandert de status van de werkorder in 'Werk klaar'. In deze status moet de oorspronkelijke aanvrager de werkorder goedkeuren.

Een werkorder goedkeuren

Deze stap wordt uitgevoerd door de oorspronkelijke aanvrager/interne verantwoordelijke van de werkorder. Zij hebben het laatste woord als een taak correct is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen werkorders ook automatisch worden goedgekeurd. Als dit het geval is, gaat de werkorder direct naar de status 'Financiële administratie" na.

• Goedkeuren
  Als de taak wordt uitgevoerd zoals verwacht en de werkorder volledig is ingevuld.

• Weiger
  Weiger de werkorder; de taak is bijvoorbeeld verkeerd uitgevoerd. Als de werkorder wordt afgewezen, verandert de status in "Afgewezen" en kun je de werkorder opnieuw inplannen.

• Terugtrekken
  Zet de order terug naar de status "Ingediend" en je kunt de werkorder wijzigen en opnieuw inplannen.