DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter

Wat is een Melding?

If you make a request, you politely or formally ask someone to do something. Workplace Management can be used to register and handle requests. It allows for prioritizing and assigning requests automatically based on the problem type the requestor selects. It is possible to send emails during several steps of the process, for example when a request is handled or the handler needs more informationAls je een verzoek doet, vraag je iemand beleefd of formeel om iets te doen. Workplace Management kan worden gebruikt om verzoeken te registreren en af te handelen. Meldingen kunnen automatisch worden geprioriteerd en toegewezen op basis van het probleemtype dat de aanvrager selecteert. Het is mogelijk om e-mails te sturen tijdens verschillende stappen van het proces, bijvoorbeeld wanneer een verzoek is afgehandeld of de behandelaar meer informatie nodig heeft.

Create request for an asset using a QR code scanner

You can use any external QR code scanner to scan a QR code on an asset. Say the coffee machine is leaking water and you quickly want to report this. Simply scan the QR code, login into Workplace, and click the ‘Create request’ button!

How to create a request?

To create a request, use the “Request” button on your startBoard.

Image Removed

Fill in the request details and press the “Submit” button to finalize the request.

1. Select the problem type: Select the correct choice in the “Concerns” field for example, Cleaning.

2. If the “Concern” has sub levels: select the appropriate sub-level.

3. Enter the subject. For example, the toilets are dirty.

4. Enter a short description of the request.

5. Depending on settings/Concerns, fill in the property (floor/area).

6. Select or scan (optional) an asset.

7. Please select if you want to be informed about the request. If you leave the field empty you will be informed via email.

8. Press “Submit” to send the request.

Image Removed

Attaching documents

If needed, you can attach documents. This can be done by dragging and dropping or using the “Select files button.”

Image Removed

After submitting a request, you can find it back on your startBoard under the header “My open request.”
You can also search for your request using the “My request” button.

Image Removed

Hoe maak je een Melding?

Gebruik de knop "Melding" op je startbord om een verzoek aan te maken.

Image Added

Vul de details van de aanvraag in en druk op de knop "Verzenden" om de aanvraag af te ronden.

1. Selecteer het type probleem: Selecteer de juiste keuze in het veld "Problemen", bijvoorbeeld Schoonmaken.

2. Als de "Bezorgdheid" subniveaus heeft: selecteer het juiste subniveau.

3. Voer het onderwerp in. Bijvoorbeeld, de toiletten zijn vies.

4. Voer een korte beschrijving van het verzoek in.

5. Afhankelijk van de instellingen/zorgen vult u de eigenschap (verdieping/ruimte) in.

6. Selecteer of scan (optioneel) een Inventaris.

7. Selecteer of je op de hoogte wilt worden gehouden van de aanvraag. Als u het veld leeg laat, wordt u via e-mail op de hoogte gebracht.

8. Druk op "Verzenden" om de aanvraag te verzenden.

Image Added

Documenten bijvoegen

Indien nodig kun je documenten bijvoegen. Dit kun je doen door bestanden te slepen of door de knop "Bestanden selecteren" te gebruiken.

Image Added

Nadat je een aanvraag hebt ingediend, kun je deze terugvinden op je startbord onder het kopje "Mijn openstaande aanvraag".
Je kunt ook naar je verzoek zoeken met de knop "Mijn verzoek".

Image Added

Expand
title Een Melding maken met behulp van een QR-code scanner
Een Melding maken met behulp van een QR-code scanner U kunt elke externe QR code scanner gebruiken om een QR code op een asset te scannen. Stel dat het koffiezetapparaat water lekt en je dit snel wilt melden. Scan gewoon de QR-code, log in op Workplace en klik op de knop 'Aanvraag aanmaken'! Info Door de QR-code te scannen, wordt het product automatisch gekoppeld aan de aanvraag. Open je QR code scanner. In de meeste gevallen zal dit de camera of Qr-code scanner App op je telefoon zijn. Scan de QR-code die u op de Inventaris hebt gevonden. Een Inventaris kan een koffiezetapparaat, laptop, tv, bureau, etc. zijn. Er verschijnt nu een inlogscherm (deze stap wordt overgeslagen als u automatisch bent ingelogd via SSO). Log in met je Workplace Management gebruikersnaam en wachtwoord. Het artikel dat u zojuist hebt gescand, wordt nu geopend. Scroll naar beneden en klik op de knop 'Aanvraag aanmaken'. De stappen die nu volgen zijn dezelfde als beschreven in het vorige onderdeel "Hoe maak ik een aanvraag aan?".

Need information

In some cases, the person who is handling the request needs more information to be able to handle the request. The request will have the status “Action requestor” and will be shown in the task overview of the requester Per default this the person that created the request.

Expand
title Need Information	Informatie nodig
Informatie nodig In sommige gevallen heeft de persoon die het verzoek behandelt meer informatie nodig om het verzoek te kunnen behandelen. Het verzoek krijgt de status "Actie verzoeker" en wordt weergegeven in het takenoverzicht van de verzoeker Per default is dit de persoon die het verzoek heeft aangemaakt. 1. Klik op de hyperlink van de datum om de aanvraag te openen. 2. Fill in the requested information in the comment box at the bottom of the screen. 3. Press the “Handle further” button to proceed, or click ‘Cancel’ if the request is no longer relevant. 4. After clicking ‘Handle further’ the request is again send to the ServicedeskVul de gevraagde informatie in het commentaarvak onderaan het scherm in. 3. Druk op de knop "Verder afhandelen" om verder te gaan, of klik op "Annuleren" als het verzoek niet langer relevant is. 4. Na het klikken op 'Verder afhandelen' wordt het verzoek opnieuw naar de Servicedesk gestuurd.

Expand
title Review a request
Review a request If the request you have created is handled, there will be a task on your startBoard to be reviewed. The request will have the status “Handled at this moment. Click on the date to open it. Image Removed You will see two new buttons under the details of your request: Approve: to approve how the request is handled, and the request will be closed. Reject: Enter the reason for rejection in the comment section at the bottom of the page and press reject. The request will be sent back to the person assigned to the request. Image Removed

Een verzoek beoordelen

Een verzoek beoordelen Als het verzoek dat je hebt gemaakt wordt afgehandeld, staat er een taak op je startbord die moet worden beoordeeld. Het verzoek heeft de status "Op dit moment afgehandeld". Klik op de datum om het te openen. Image Added Je ziet twee nieuwe knoppen onder de details van je aanvraag: Goedkeuren: goedkeuren hoe het verzoek wordt afgehandeld en het verzoek wordt gesloten. Afwijzen: Voer de reden voor afwijzing in het commentaargedeelte onderaan de pagina in en druk op afwijzen. Het verzoek wordt teruggestuurd naar de persoon die aan het verzoek is toegewezen. Image Added

Samenvatting

Zoek op