1. What is this module about

The Reservation module in Workplace Management is designed to facilitate users with options to reserve (or book, whatever term you prefer) areas (e.g. meeting rooms, workplaces), assets (aka ‘equipment’) (e.g. beamers, cars, bikes, flip-overs) and catalog items (aka ‘catering’ or ‘services’) (e.g. sandwiches, coffee, lunch).

By default, once an object is reserved, other users cannot reserve it again within the same timeframe. The module also supports multiple settings to add restrictions (in general or per object) to how often, how far in advance, and how near in the future you can reserve a given object. For example, catering needs to be ordered and prepared, so you do not want a user to book a lunch five minutes from now.

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module:

1.1 Reservable objects

To be able to reserve any object (area, asset, or catalog item), the object must exist before it can be made reservable. See the relevant ‘Masterdata’ modules for more information about areas , assets , and catalog items. To make an object reservable, set the field ‘Reservable’ to Yes on the main page of the object. This will also activate the ‘Reservation settings’ tab:

...

The relevant reservation settings for this object can be set via the' Reservation settings' tab.

...

If an object is made reservable, it can be added to a reservation (depending on if the object is not yet reserved and relevant restrictions of the object (more on restrictions see below)). Multiple objects can be added to the same reservation. For each reservable object added to a reservation, a ‘Reservation item' is created (linking the reservable object to the reservation):

...

Most of the reservable settings are self-explanatory (by also using the hover over help texts). More information on the fields under the ‘Timing’ header is described in the next part, ‘Reservation restrictions’. Some additional options are:

Availability (Regimes)

...

1. Waar gaat deze module over

De reserveringsmodule in Workplace Management is ontworpen om gebruikers de mogelijkheid te bieden om ruimtes (bijv. vergaderzalen, werkplekken), bedrijfsmiddelen (ook wel 'apparatuur' genoemd) (bijv. beamers, auto's, fietsen, flip-overs) en catalogusitems (ook wel 'catering' of 'diensten' genoemd) (bijv. broodjes, koffie, lunch) te reserveren (of te reserveren, welke term je ook kiest).

Als een object eenmaal is gereserveerd, kunnen andere gebruikers het standaard niet opnieuw reserveren binnen hetzelfde tijdsbestek. De module ondersteunt ook meerdere instellingen om beperkingen toe te voegen (in het algemeen of per object) aan hoe vaak, hoe ver van tevoren en hoe dichtbij in de toekomst je een bepaald object kunt reserveren. Catering moet bijvoorbeeld besteld en klaargemaakt worden, dus je wilt niet dat een gebruiker over vijf minuten een lunch kan reserveren.

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:

1.1 Reserveerbare objecten

Om een object (gebied, asset of catalogusitem) te kunnen reserveren, moet het object bestaan voordat het reserveerbaar kan worden gemaakt. Zie de relevante 'Masterdata' modules voor meer informatie over gebieden , activa en catalogusitems. Om een object reserveerbaar te maken, zet je het veld 'Reserveerbaar' op Ja op de hoofdpagina van het object. Hierdoor wordt ook het tabblad 'Reserveringsinstellingen' geactiveerd:

...

De relevante reserveringsinstellingen voor dit object kunnen worden ingesteld via het tabblad 'Reserveringsinstellingen'.

...

Als een object reserveerbaar is gemaakt, kan het worden toegevoegd aan een reservering (afhankelijk van of het object nog niet is gereserveerd en relevante beperkingen van het object (meer over beperkingen zie hieronder)). Er kunnen meerdere objecten aan dezelfde reservering worden toegevoegd. Voor elk reserveerbaar object dat aan een reservering wordt toegevoegd, wordt een 'reserveringsitem' aangemaakt (dat het reserveerbare object koppelt aan de reservering):

...

De meeste instellingen voor reserveringen spreken voor zich (gebruik ook de hover over helpteksten). Meer informatie over de velden onder de kop 'Timing' wordt beschreven in het volgende deel, 'Reserveringsbeperkingen'. Enkele extra opties zijn:

Beschikbaarheid (Regimes)

Het koppelen van een 'regime' kan via de knop 'Beschikbaarheid' op de pagina met reserveringsinstellingen. Door een regime te koppelen aan een reserveerbaar object, kan de beschikbaarheid van het object worden beperkt. Een regime dat alleen beschikbaar is op werkdagen van 9 tot 5 zou dus gekoppeld kunnen worden aan reserveerbare catalogusitems. Dit zorgt ervoor dat gebruikers dit object niet kunnen selecteren als ze een reservering maken die buiten deze beschikbare uren plaatsvindt.
Zie voor meer informatie over regimes: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/edit-v2/105152618

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’, it is possible to define a system group that can reserve a reservable object even if it falls outside of the availability determined by the regime. This is set to the ‘Reservation coordinator’ system group by default. Users in this group will still get a warning, but not an error when reserving outside of a regime.

Block dates

Where regimes can be used to set general availability (e.g., every workday between 9 and 5), block dates can be created to block a specific period of time for the reservable object. For instance, if a room is being renovated, this time period can be blocked, resulting in users not being able to reserve it during that time period.

Seating arrangements

Seating arrangements only apply to reservable areas and are only visible if the general setting for them is enabled ('Module settings' → ‘Reservations’ → ‘Use seating arrangements’).
Since certain (often larger) meeting rooms might offer multiple seating arrangements, the capacity can also differ based on the desired seating arrangement, as a ‘Classroom’ seating setup might support more seats than a ‘U-shape’ setup.
Via the ‘Seating arrangements’ include on the reservation settings of a reservable area, the capacity per relevant seating arrangement can be added. The following seating arrangements are possible to add:

• Classroom

• Conference

• Theatre

• U-shape

The capacity, setup, and tidy-up times can be determined per seating arrangement. If these settings are determined and the seating arrangement is chosen in a reservation*, the seating arrangement settings will be applied instead of the general reservation settings (capacity, setup, and tidy-up).

...

*If seating arrangements are enabled (in general and for the specific reservation type the user selects in a new reservation), the user will get the option to choose a desired seating arrangement when searching for available areas.
If the user selects a specific seating arrangement, the capacity based on the specific seating arrangement is used only to give the user the available rooms that have this seating arrangement option and for which the capacity is at least equal to or greater than the number of persons indicated the reservation is for:

...

Via the general reservation settings, it is also possible to link a photo of the seating arrangement (in general, not per room). If the user selects a specific seating arrangement in a new reservation, this photo will also be displayed, showing the user how this seating arrangement looks.

...

Prices and Rates

If users must pay for certain reservable catalog items*, prices must be specified. By default, only a catalog item has a price field that can be used in a reservation, but it is also possible to add rates to catalog items*.
The price and the period in which this price applies can be specified in a rate. This makes it possible to specify future prices (e.g., the price of a sandwich will change from 4 euros to 4,5 euros as of next month.).

...

If rates have been added to a reservable object and the reservable object is added to a reservation, the applicable rate is determined by the reservation date and is automatically set in the reservation item. In the case of catalog items, if no rates are specified, but the catalog item has a price, this is used to set the price of the reservation item. If the rate does not have a start and end date, the rate applies always.

...

de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, zelfs als het buiten de beschikbaarheid valt die door het regime is bepaald. Dit is standaard ingesteld op de systeemgroep 'Reserveringscoördinator'. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding als ze buiten een regime reserveren.

Blok data

Waar regimes kunnen worden gebruikt om algemene beschikbaarheid in te stellen (bijv. elke werkdag tussen 9 en 5), kunnen blokdatums worden aangemaakt om een specifieke periode te blokkeren voor het te reserveren object. Als een kamer bijvoorbeeld wordt gerenoveerd, kan deze periode worden geblokkeerd, waardoor gebruikers de kamer niet kunnen reserveren tijdens die periode.

Zitopstellingen

Zitplaatsarrangementen zijn alleen van toepassing op reserveerbare gebieden en zijn alleen zichtbaar als de algemene instelling hiervoor is ingeschakeld ('Module-instellingen' → 'Reserveringen' → 'Zitplaatsarrangementen gebruiken').
Aangezien bepaalde (vaak grotere) vergaderzalen meerdere zitopstellingen kunnen bieden, kan de capaciteit ook verschillen op basis van de gewenste zitopstelling, aangezien een 'klaslokaal'-opstelling meer zitplaatsen kan ondersteunen dan een 'U-vorm'-opstelling.
Via het onderdeel 'Zitopstellingen' bij de reserveringsinstellingen van een reserveerbare ruimte kan de capaciteit per relevante zitopstelling worden toegevoegd. De volgende zitopstellingen kunnen worden toegevoegd:

• Klaslokaal

• Conferentie

• Theater

• U-vorm

De capaciteit, opbouw en opruimtijd kunnen per opstelling worden bepaald. Als deze instellingen zijn bepaald en de opstelling wordt gekozen in een reservering*, dan worden de instellingen voor de opstelling toegepast in plaats van de algemene reserveringsinstellingen (capaciteit, opstelling en opruimen).

...

*Als zitplaatsopstellingen zijn ingeschakeld (in het algemeen en voor het specifieke reserveringstype dat de gebruiker selecteert bij een nieuwe reservering), krijgt de gebruiker de optie om een gewenste zitplaatsopstelling te kiezen bij het zoeken naar beschikbare ruimtes.
Als de gebruiker een specifieke zitopstelling selecteert, wordt de capaciteit op basis van de specifieke zitopstelling alleen gebruikt om de gebruiker de beschikbare kamers te geven die deze optie voor zitopstelling hebben en waarvan de capaciteit ten minste gelijk is aan of groter is dan het aantal personen waarvoor de reservering is gemaakt:

...

Via de algemene reserveringsinstellingen is het ook mogelijk om een foto van de opstelling te koppelen (in het algemeen, niet per zaal). Als de gebruiker een specifieke opstelling selecteert in een nieuwe reservering, wordt deze foto ook getoond, zodat de gebruiker kan zien hoe deze opstelling eruit ziet.

...

Prijzen en tarieven

Als gebruikers moeten betalen voor bepaalde te reserveren catalogusitems*, dan moeten er prijzen worden opgegeven. Standaard heeft alleen een catalogusitem een prijsveld dat gebruikt kan worden in een reservering, maar het is ook mogelijk om tarieven toe te voegen aan catalogusitems*.
De prijs en de periode waarin deze prijs geldt, kunnen worden opgegeven in een tarief. Dit maakt het mogelijk om toekomstige prijzen op te geven (bijv. de prijs van een broodje verandert vanaf volgende maand van 4 euro naar 4,5 euro).

...

Als er tarieven zijn toegevoegd aan een reserveerbaar object en het reserveerbare object wordt toegevoegd aan een reservering, wordt het van toepassing zijnde tarief bepaald door de reserveringsdatum en automatisch ingesteld in het reserveringsitem. In het geval van catalogusitems, als er geen tarieven zijn gespecificeerd, maar het catalogusitem wel een prijs heeft, wordt deze gebruikt om de prijs van het reserveringsitem in te stellen. Als het tarief geen begin- en einddatum heeft, geldt het tarief altijd.

1.2

...

Reserveringsbeperkingen

Standaard worden bij het reserveren van objecten altijd enkele beperkingen toegepast en aanvullende beperkingen kunnen worden toegevoegd op basis van specifieke behoeften.

1.2.1

...

The following checks are always done when looking for objects to reserve in a new reservation:

The object is already reserved

A reservable object (areas and assets) can only be reserved if it is not already reserved during the same period of time. Catalog items can always be reserved as they are always available (at least if these items ( e.g., coffee or lunch) are in stock).

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations,’ it is possible to define a system group that can reserve a reservable object even if it is already reserved. This is set to the ‘Reservation coordinator’ system group by default. Users in this group will still get a warning, but not an error, when reserving a reservable area or asset that is already reserved.

Available quantity

If a reservable object is shown as reservable in a new reservation, it also depends on the available quantity. This check depends on the type of object;

Area: Areas are only reservable in a reservation if the requested number of persons does not exceed the area's capacity (also indicated in a ‘Persons’ field on the area).

Assets: Assets have a quantity field. By default, the asset quantity is 1 and can be changed to a higher number. Assets with a quantity of 1 are often used for unique items with a unique (serial)number (e.g., a car or laptop). Assets with a higher quantity are often used for items that can be registered in Workplace Management as one object (where no unique number is applicable), but there are multiple physical objects that can be reserved (e.g., 10x flip-overs or 5x party tables). When checking the availability of such an object, the application checks if at least one of the reservable quantities is available to add the item to a reservation.

Catalog items: Quantities are not relevant for any availability checks. As mentioned above, a catalog item is considered to be always available.

Linked property

In a reservation, the user must always specify the building* for which the reservation applies. This will determine the reservable objects that can be reserved. Only areas, assets, and catalog items linked to the same building (via the ‘property’ field on the object) and catalog items not linked to any building can be reserved.

...

Standaardbeperkingen:

De volgende controles worden altijd uitgevoerd bij het zoeken naar objecten om te reserveren in een nieuwe reservering:

Het object is al gereserveerd

Een reserveerbaar object (ruimtes en middelen) kan alleen worden gereserveerd als het nog niet is gereserveerd in dezelfde periode. Catalogusitems kunnen altijd worden gereserveerd omdat ze altijd beschikbaar zijn (tenminste als deze items (bijv. koffie of lunch) op voorraad zijn).

Via 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, zelfs als het al gereserveerd is. Dit is standaard ingesteld op de systeemgroep 'Reserveringscoördinator'. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding, wanneer ze een reserveerbaar gebied of object reserveren dat al is gereserveerd.

Beschikbare hoeveelheid

Als een reserveerbaar object wordt weergegeven als reserveerbaar in een nieuwe reservering, hangt dit ook af van de beschikbare hoeveelheid. Deze controle is afhankelijk van het type object;

Gebied: Gebieden kunnen alleen worden gereserveerd als het aangevraagde aantal personen de capaciteit van het gebied niet overschrijdt (ook aangegeven in een 'Personen'-veld op het gebied).

Activa: Activa hebben een hoeveelheidsveld. De hoeveelheid is standaard 1 en kan worden gewijzigd in een hoger getal. Assets met een hoeveelheid van 1 worden vaak gebruikt voor unieke items met een uniek (serie)nummer (bijv. een auto of laptop). Assets met een hogere hoeveelheid worden vaak gebruikt voor items die in Workplace Management kunnen worden geregistreerd als één object (waar geen uniek nummer van toepassing is), maar er zijn meerdere fysieke objecten die kunnen worden gereserveerd (bijvoorbeeld 10x flip-overs of 5x partytafels). Bij het controleren van de beschikbaarheid van een dergelijk object controleert de applicatie of ten minste één van de reserveerbare hoeveelheden beschikbaar is om het object aan een reservering toe te voegen.

Catalogusitems: Hoeveelheden zijn niet relevant voor beschikbaarheidscontroles. Zoals hierboven vermeld, wordt een catalogusitem geacht altijd beschikbaar te zijn.

Gekoppeld eigendom

In een reservering moet de gebruiker altijd het gebouw* specificeren waarvoor de reservering geldt. Dit bepaalt welke objecten gereserveerd kunnen worden. Alleen gebieden, objecten en catalogusitems die zijn gekoppeld aan hetzelfde gebouw (via het 'eigenschap'-veld op het object) en catalogusitems die niet zijn gekoppeld aan een gebouw kunnen worden gereserveerd.

Note
*Let op: gebruikers kunnen alleen gebouwen selecteren als 'Reserveringen' zijn ingeschakeld voor het gebouw. Dit wordt bepaald door een instelling op het gebouw via het tabblad 'Procesinstellingen':

1.2.2

...

In addition to the default restriction checks mentioned above, additional restrictions can also be applied in general or to certain reservable objects.

In general

Via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’, many general restrictions can be set to limit users from reserving all or certain reservable objects within certain time frames or numbers. The hover-over help texts will explain all the settings. The most relevant examples are also described here:

Reserve in advance from: This determines how much time before the reservation starts a user must create a reservation. Setting' Reserve in advance from' to' 1 day' can be used to, for example, always enforce users to book or reserve at least one day ahead of time for all reservable objects.
Reserve in advance until: This determines how far in the future a user can make a reservation. For example, by setting' Reserve in advance until' to' 2 weeks, ' this can be used to always force users to book no more than 2 weeks ahead of time for any reservable object.

...

A similar setting to reserve objects in advance from and until is also available per reservable object. The general settings are used to restrict this for all reservable objects for which the specific settings on the reservable object are empty. The setting on a reservable object is used to limit the reservation period for the specific reservable object. Setting reserve in advance from/until on a specific reservable object, will always be enforced instead of the general setting for that object (so even if in general the reserve in advance is set to 3 days, it is still possible to set this to 10 days on an specific object, or instead make it more restrictive for a given object than the general setting).

...

Maximum number of workplace reservations: Via this setting, the maximum number of workplace reservations per week or month per user can be determined. If a user tries to book more workplaces in the specified time period than is allowed, an error will be shown to the user when trying to submit the reservation.

...

Reservable object-specific restrictions:

As mentioned above, some restrictions can also be set on a specific reservable object. These are:

• Regimes (see above)

• Blocked dates (see above)

• Reserve in advance/until times (similar to the general reservation settings, but for a specific reservable object).
  Setting reserve in advance from/until on a specific reservable object, will always be enforced instead of the general setting for that object (so even if in general the reserve in advance is set to 3 days, it is still possible to set this to 10 days on an specific object, or instead make it more restrictive for a given object than the general setting).

• On a reservable area: Is it allowed to add catering items to a reservation in a specific area.

• Setup and tidy-up times: It is possible to add set-up and/or tidy-up times for individual reservable areas. The set-up and tidy-up times are added to the reservation (before and/or after) so that the area remains unavailable during these times to set up or tidy up for the next reservation. For example, bigger meeting rooms may require preparation time to set up a specific seating arrangement or need more time to clean up.

Change and cancel restrictions based on reserve in advance settings

The restrictions for making reservations in advance (like needing to book at least 3 days ahead) also apply when a user wants to change or cancel a reservation. If it wouldn't be allowed to make the reservation at the current time because it's too close to the start time, then the user also can't change or cancel it.
This is because trying to change it could lead to problems when re-submitting the reservation, and it's hard to predict which changes would be allowed. Since if changes aren't allowed, cancellations aren't allowed either. These change and cancel restrictions are under the assumption that advance booking restrictions are setup to prevent last-minute reservations or changes for certain resources.

Conflict and restriction exceptions

Via the (reservation) module settings, it is possible to determine certain system groups (e.g. the reservation coordinator) that are allowed to create conflicting reservation (conflicting with other reservations, regimes or with the Reserve in advance/until settings):

...

Reservation types can be used to determine the options (fields and reservable object types) available when making a reservation. When creating a reservation, one of the first fields that the user must enter* is the reservation type. Using different reservation types can be helpful when there are many different types of objects to reserve that are not all relevant within a single reservation.

For instance, if a user wants to reserve a company car, it does not make sense also to be able to reserve a meeting room or catering. Technically, every reservable object could be shown in a new reservation and leave the logical selection up to the user. However, using different reservation types (e.g., a type that only shows reservable assets in the category ‘Car’ and another type that shows reservable areas and catering) will improve the end-user experience, as they are guided more thoroughly through the reservation process. After the user selects the desired reservation type from a list (e.g., ‘Company car’ or ‘Meeting room’), the corresponding fields and reservable objects to select from are automatically determined.

*If only one reservation type exists (at least one is mandatory), the user does not get the option to select the applicable reservation type and the reservation type is automatically set in each new reservation (and also not shown).

...

Creating reservation types

Reservation types can (only) be managed by administrator users. The reservation types can be found either via the navigation menu ‘Reservations’ → ‘Reservation types' or via the ‘Module settings’ → 'Reservations’ (as an include).

Image Removed

Per reservation type, the following settings can be determined:

...

Reservation type setting

...

Explanation

...

Name

...

The name of the reservation type, this is how users creating a reservation see the different reservation types to choose from. So make sure the name is clear as to what options it gives.

...

Subject reservation (set automatically)

...

This (optional) text is automatically taken over to the created reservation subject with this reservation type. It is possible for the user to change this automatically set (pre defined) reservation subject.

...

Reserve areas

...

The possibility to reserve areas in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve areas: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve areas’.

...

Area category

...

If a category is selected here, only (reservable and available) areas of this category will be shown, when searching available areas. Leave blank when all areas should be shown.

...

Use Seating arrangements

...

If this option is set to Yes, users can also choose a certain seating arrangement. The option to select a seating arrangement, is determined by the general setting to use seating arrangements ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Use seating arrangements’.

This might be relevant to certain meeting rooms, but if a reservation type is dedicated to workplace reservations, it might make sense to not use seating arrangements for that type.

...

Reserve assets

...

The possibility to reserve assets in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve assets: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve assets’.

...

Asset category

...

If a category is selected here, only (reservable and available) assets of this category will be shown, when searching available assets. Leave blank when all assets should be shown.

...

Reserve catering

...

The possibility to reserve catering in a reservation where this reservation type is selected. The option to determine this setting on reservation type, is determined by the general setting to reserve catering: ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Reserve catering’.

...

Catering category

...

If a category is selected here, only (reservable and available) catering of this category will be shown, when searching available catering. Leave blank when all catering items should be shown.

...

Register visitors

...

The possibility to add visitors to a reservation with this reservation type. This is only available, if the 'Visitors' module is activated.

...

Hide persons field

...

If set to Yes, the persons field is automatically hidden for this reservation type. This might be relevant if the default value (1) is sufficient for the objects that can be reserved via the reservation type. For instance parkings, workplaces and assets

...

Hide property field

...

If set to Yes, the property field is automatically hidden for this reservation type. This is only relevant if only one building is used to make reservations.

...

Show cost center

...

If set to Yes, the cost center field is shown for this reservation type.

...

Extra information for requestor

...

This information is displayed as a read-only field on the right side of the page, when creating a reservation. For example, a text can be shown: 'When your meeting ends please make sure that the table is empty and you turn off the lights.'.

1.4 Reservation workflow process

The following part describes the workflow for a reservation from a high-level point of view. For a detailed description, see the user manual Reservation module for (end)users

Create and submit the reservation
A user can create a new reservation and add at least one reservable object.

Any approval tasks (if applicable) are generated and handled

If the reservation as a whole needs to be approved, the task for the reservation coordinator(s) will be generated. If any specific reserved object also requires approval, a separate approval task is generated for each of the applicable reserved objects.

Any tasks to handout/prepare reserved objects are generated and handled

If the reservation is completely approved (or no approval was needed) and the generation of tasks for the handout/preparation of any reserved objects is applicable, these tasks are generated for the relevant users.

The reservation takes place

The reservation takes place and ends automatically after the reservation's end time has passed.

Any tasks to take in/clean up reserved objects are generated and handled

If the generation of tasks for the take-in/clean-up of any of the reserved objects is applicable, these tasks are generated for the relevant users.

The reservation is closed

Once the reservation's end time has passed, it is automatically closed. However, the reservation coordinator can still make additional changes (for example, changing the actual used quantity of certain catering items).

...

1.5 Recurring reservations

A recurring reservation is a reservation that takes place more than once (for example, every week for the next 10 weeks). Recurring reservations are generated from a reservation schedule, and a reservation schedule is always created based on a single reservation. A recurring reservation can be created:

• During the last step of creating a new reservation with the 'Create reservation schedule' button

• You can select an existing reservation and convert it to a recurring reservation by clicking the 'Create reservation schedule' button.

The option to create a recurring reservation is only available if a user has the system group '1. Create reservation schedule'. See Authorizing users

...

If the function to create a reservation schedule is used on an already existing single reservation, this single reservation is canceled (or kept if the workflow does not allow it to be canceled anymore due to restrictions for cancellations), and a copy of it is used as a template for the reservation schedule.

The reservation schedule determines the recurrence cycle and the end date or maximum number of reservations (occurrences) generated from the reservation schedule. If the end is not determined by the user within the reservation schedule cycle, the maximum number of occurrences generated from the recurring schedule is determined by a general setting. This setting can be found via ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Maximum scheduled occurrences.’ The maximum value of this setting is 1080 (the maximum value of 1080 is similar to the reserve in advance until option in Outlook).

...

When the reservations are generated from the reservation schedule, each reservation is created based on the original single reservation (that was converted to the template reservation of the reservation schedule), with the start and end times based on the cycle from the reservation schedule.

Detailed information on the use of the reservation schedule can be found in the user manual: Reservation module for (end)users

1.6 Reservation Calendar

The reservation module also has a reservation calendar option for reservation coordinators. Users with this authorization get the reservation calendar option via the navigation menu. The reservation calendar can be used for two main options:

Show existing reservations in a calendar view

The reservation calendar provides a visual overview (per day, week or month) of the reservable objects and the reservations taking place for these reservable objects. The reservation calendar has the option to filter per property. By default, catalog items are not shown in the reservation calendar (since each item can be reserved multiple times simultaneously, resulting in many reservations to display). Showing catalog items in the reservation calendar can be enabled via the ‘Module settings’ → ‘Reservations’ → ‘Show catalog items in reservation calendar.’

It is also possible to directly create a new reservation via the reservation calendar by dragging a desired time period on a specific reservable object.

...

Info

Colors of the reservations in the reservation calendar can vary. Reservations that are submitted are green, reservations not yet submitted are yellow, reservations in change status are orange. If setup and/or tidy up times apply to the reserved object, these times are added in the calendar view and are shown a bit darker before and/or after the reservations start and/or end time. If catalog items are added to a (area or asset) reservation, a red line is shown above the reservation: Image Removed

Show (and reserve) objects that are not shown via the regular option to create a new reservation

If a new reservation is created via the regular way (via the startboard), the list of available reservable objects only shows objects that have the option ‘Show in shortlist’ set to Yes.

If specific reservable objects (for example, a special room like an auditorium) are only allowed to be reserved by reservation coordinators, the 'Show on shortlist' option should be set to No. This reservable object will not be shown when creating a new reservation via the startboard. From the reservation calendar, the reservation coordinator can also filter to show objects not on the shortlist and can reserve these special rooms.

...

1.7 Other relevant options

Anonymizing reservations

...

Extra beperkingen

Naast de standaard beperkingscontroles die hierboven vermeld zijn, kunnen ook bijkomende beperkingen worden toegepast in het algemeen of op bepaalde reserveerbare objecten.

In het algemeen

Via de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' kunnen veel algemene beperkingen worden ingesteld om gebruikers te beperken in het reserveren van alle of bepaalde reserveerbare objecten binnen bepaalde tijdsbestekken of aantallen. De hover-over helpteksten leggen alle instellingen uit. De meest relevante voorbeelden worden hier ook beschreven:

Reserveer vooraf bij: Dit bepaalt hoeveel tijd voordat de reservering begint een gebruiker een reservering moet maken. Het instellen van 'Reserveer vooraf van' op '1 dag' kan bijvoorbeeld worden gebruikt om gebruikers altijd te dwingen om minstens één dag van tevoren te reserveren voor alle reserveerbare objecten.
Reserveer vooraf tot: Dit bepaalt hoe ver in de toekomst een gebruiker een reservering kan maken. Door bijvoorbeeld 'Reserveer vooraf tot' in te stellen op '2 weken', kan dit worden gebruikt om gebruikers altijd te dwingen niet meer dan 2 weken van tevoren te reserveren voor elk reserveerbaar object.

...

Een vergelijkbare instelling om objecten vooraf te reserveren van en tot is ook beschikbaar per reserveerbaar object. De algemene instellingen worden gebruikt om dit te beperken voor alle reserveerbare objecten waarvoor de specifieke instellingen op het reserveerbare object leeg zijn. De instelling op een reserveerbaar object wordt gebruikt om de reserveringsperiode voor het specifieke reserveerbare object te beperken. Het instellen van vooraf reserveren van/tot op een specifiek reserveerbaar object, zal altijd worden afgedwongen in plaats van de algemene instelling voor dat object (dus zelfs als in het algemeen het vooraf reserveren is ingesteld op 3 dagen, is het nog steeds mogelijk om dit in te stellen op 10 dagen op een specifiek object, of in plaats daarvan het restrictiever te maken voor een bepaald object dan de algemene instelling).

Bewaar in het verleden tot: Het is standaard niet mogelijk om een reservering in het verleden te maken (om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een datum instellen, wordt normaal gesproken een foutmelding gegeven). Het komt echter vaak voor dat een gebruiker een reservering maakt voor de huidige dag (bijvoorbeeld een werkplek) en dat de standaard starttijd (bijvoorbeeld 08:00) al is verstreken. Om te voorkomen dat er een ongewenste fout optreedt en de gebruiker de starttijd moet wijzigen in de huidige tijd (bijvoorbeeld 08:30), kan deze instelling worden gebruikt om te bepalen hoe ver in het verleden een reservering nog kan worden gemaakt. Standaard (om het beschreven probleem te voorkomen) is dit ingesteld op '2 uur'.

Meerdere Workplaces tegelijk reserveren: Als gebruikers maar één werkplek tegelijk mogen reserveren, moet deze instelling op Nee worden gezet. Als de gebruiker een tweede reservering probeert in te dienen met een werkplek die de eerste overlapt, wordt er een foutmelding getoond. Vooral als het aantal Workplaces beperkt is, is het gewenst dat gebruikers niet meer dan één werkplek kunnen reserveren (per ongeluk of expres). In andere situaties kan het echter nodig zijn om meer dan één werkplek tegelijk te reserveren als medewerkers ook voor externe bezoekers moeten reserveren.

Maximaal aantal werkplekreserveringen: Via deze instelling kan het maximum aantal werkplekreserveringen per week of maand per gebruiker worden bepaald. Als een gebruiker in de opgegeven periode meer werkplekken probeert te reserveren dan is toegestaan, krijgt de gebruiker een foutmelding wanneer hij de reservering probeert in te dienen.

...

Specifieke beperkingen voor te reserveren objecten:

Zoals hierboven vermeld, kunnen er ook enkele beperkingen worden ingesteld op een specifiek reserveerbaar object. Deze zijn:

• Regimes (zie hierboven)

• Geblokkeerde data (zie hierboven)

• Reserveer vooraf/tot tijden (vergelijkbaar met de algemene reserveringsinstellingen, maar dan voor een specifiek reserveerbaar object).
  Het instellen van vooraf reserveren van/tot op een specifiek reserveerbaar object, zal altijd worden afgedwongen in plaats van de algemene instelling voor dat object (dus zelfs als in het algemeen de vooraf reserveren is ingesteld op 3 dagen, is het nog steeds mogelijk om dit in te stellen op 10 dagen op een specifiek object, of in plaats daarvan het restrictiever te maken voor een bepaald object dan de algemene instelling).

• Op een reserveerbaar gebied: Is het toegestaan om cateringitems toe te voegen aan een reservering in een specifiek gebied.

• Opzet- en opruimtijden: Het is mogelijk om opbouw- en/of opruimtijden toe te voegen voor afzonderlijke te reserveren ruimtes. De opbouw- en opruimtijden worden toegevoegd aan de reservering (voor en/of na) zodat de ruimte tijdens deze tijden niet beschikbaar is om op te ruimen voor de volgende reservering. Grotere vergaderruimten kunnen bijvoorbeeld voorbereidingstijd nodig hebben om een specifieke opstelling te maken of meer tijd nodig hebben om op te ruimen.

Wijzig en annuleer beperkingen op basis van vooraf reserveren instellingen

De beperkingen voor het vooraf maken van reserveringen (zoals het minstens 3 dagen van tevoren moeten reserveren) gelden ook wanneer een gebruiker een reservering wil wijzigen of annuleren. Als het niet toegestaan zou zijn om de reservering op het huidige tijdstip te maken omdat het te dicht bij de starttijd is, dan kan de gebruiker deze ook niet wijzigen of annuleren.
De reden hiervoor is dat het proberen te wijzigen tot problemen kan leiden bij het opnieuw indienen van de reservering, en het is moeilijk te voorspellen welke wijzigingen worden toegestaan. Want als wijzigingen niet zijn toegestaan, zijn annuleringen dat ook niet. Bij deze wijzigings- en annuleringsbeperkingen wordt ervan uitgegaan dat reserveringsbeperkingen vooraf zijn ingesteld om last-minute reserveringen of wijzigingen voor bepaalde bronnen te voorkomen.

Conflict- en beperkingsuitzonderingen

Via de instellingen van de (reserverings)module is het mogelijk om te bepalen welke systeemgroepen (bijvoorbeeld de reserveringscoördinator) conflicterende reserveringen mogen maken (conflicterend met andere reserveringen, regimes of met de instellingen Reserveer vooraf/tot):

...

1.3 Soorten reserveringen

Reserveringstypen kunnen worden gebruikt om de opties (velden en te reserveren objecttypen) te bepalen die beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij het maken van een reservering is een van de eerste velden die de gebruiker moet invoeren* het reserveringstype. Het gebruik van verschillende reserveringstypen kan handig zijn als er veel verschillende typen objecten te reserveren zijn die niet allemaal relevant zijn binnen één reservering.

Als een gebruiker bijvoorbeeld een bedrijfsauto wil reserveren, is het niet logisch om ook een vergaderruimte of catering te kunnen reserveren. Technisch gezien zou elk reserveerbaar object in een nieuwe reservering kunnen worden getoond en de logische selectie aan de gebruiker kunnen worden overgelaten. Het gebruik van verschillende reserveringstypen (bijvoorbeeld een type dat alleen reserveerbare objecten in de categorie 'Auto' toont en een ander type dat reserveerbare ruimtes en catering toont) zal echter de ervaring van de eindgebruiker verbeteren, omdat hij beter door het reserveringsproces wordt geleid. Nadat de gebruiker het gewenste reserveringstype uit een lijst heeft geselecteerd (bijvoorbeeld 'Bedrijfsauto' of 'Vergaderruimte'), worden automatisch de bijbehorende velden en reserveerbare objecten bepaald waaruit kan worden gekozen.

*Als er maar één reserveringstype bestaat (ten minste één is verplicht), krijgt de gebruiker niet de optie om het reserveringstype te selecteren dat van toepassing is en wordt het reserveringstype automatisch ingesteld in elke nieuwe reservering (en ook niet getoond).

...

Reserveringstypen maken

Reserveringstypen kunnen (alleen) worden beheerd door beheerders. De reserveringstypen zijn te vinden via het navigatiemenu 'Reserveringen' → 'Reserveringstypen' of via de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' (als bijlage).

Image Added

Per reserveringstype kunnen de volgende instellingen worden bepaald:

1.4 Reserveringsworkflow

In het volgende gedeelte wordt de workflow voor een reservering op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

De reservering maken en verzenden
Een gebruiker kan een nieuwe reservering maken en ten minste één reserveerbaar object toevoegen.

Eventuele goedkeuringstaken (indien van toepassing) worden gegenereerd en afgehandeld

Als de reservering als geheel moet worden goedgekeurd, wordt de taak voor de reserveringscoördinator(en) gegenereerd. Als een specifiek gereserveerd object ook moet worden goedgekeurd, wordt voor elk van de van toepassing zijnde gereserveerde objecten een aparte goedkeuringstaak gegenereerd.

Alle taken voor het uitdelen/voorbereiden van gereserveerde objecten worden gegenereerd en afgehandeld

Als de reservering volledig is goedgekeurd (of als er geen goedkeuring nodig was) en het genereren van taken voor het afgeven/voorbereiden van gereserveerde objecten van toepassing is, worden deze taken gegenereerd voor de relevante gebruikers.

De reservering vindt plaats

De reservering vindt plaats en eindigt automatisch na het verstrijken van de eindtijd van de reservering.

Alle taken voor het innemen/opruimen van gereserveerde objecten worden gegenereerd en afgehandeld

Als het genereren van taken voor het innemen/opruimen van een van de gereserveerde objecten van toepassing is, worden deze taken gegenereerd voor de relevante gebruikers.

De reservering is gesloten

Als de eindtijd van de reservering is verstreken, wordt deze automatisch gesloten. De reserveringscoördinator kan echter nog aanvullende wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld de daadwerkelijk gebruikte hoeveelheid van bepaalde cateringproducten wijzigen).

...

1.5 Terugkerende reserveringen

Een terugkerende reservering is een reservering die meerdere keren plaatsvindt (bijvoorbeeld elke week voor de komende 10 weken). Terugkerende reserveringen worden gegenereerd vanuit een reserveringsschema, en een reserveringsschema wordt altijd gemaakt op basis van een enkele reservering. Een terugkerende reservering kan worden aangemaakt:

• Tijdens de laatste stap van het maken van een nieuwe reservering met de knop 'Reserveringsschema maken

• Je kunt een bestaande reservering selecteren en deze omzetten naar een terugkerende reservering door op de knop 'Reserveringsschema maken' te klikken.

De optie om een terugkerende reservering te maken is alleen beschikbaar als een gebruiker de systeemgroep '1. Maak reserveringsschema' heeft. Zie Authorizing users

...

Als de functie voor het maken van een reserveringsschema wordt gebruikt voor een reeds bestaande enkele reservering, wordt deze enkele reservering geannuleerd (of behouden als de workflow annulering niet meer toestaat vanwege beperkingen voor annuleringen) en wordt een kopie ervan gebruikt als sjabloon voor het reserveringsschema.

Het reserveringsschema bepaalt de terugkerende cyclus en de einddatum of het maximale aantal reserveringen (voorvallen) dat uit het reserveringsschema wordt gegenereerd. Als het einde niet door de gebruiker wordt bepaald binnen de cyclus van het reserveringsschema, wordt het maximale aantal boekingen dat wordt gegenereerd uit het terugkerende schema bepaald door een algemene instelling. Deze instelling is te vinden via "Module-instellingen" → "Reserveringen" → "Maximaal aantal geplande gebeurtenissen". De maximale waarde van deze instelling is 1080 (de maximale waarde van 1080 is vergelijkbaar met de optie vooraf reserveren tot in Outlook).

...

Wanneer de reserveringen worden gegenereerd vanuit de reserveringsplanning, wordt elke reservering gemaakt op basis van de oorspronkelijke enkele reservering (die is geconverteerd naar de sjabloonreservering van de reserveringsplanning), met de begin- en eindtijden gebaseerd op de cyclus uit de reserveringsplanning.

Gedetailleerde informatie over het gebruik van het reserveringsschema is te vinden in de gebruikershandleiding: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

1.6 Reserveringskalender

De reserveringsmodule heeft ook een optie voor een reserveringskalender voor reserveringscoördinatoren. Gebruikers met deze autorisatie krijgen de optie voor de reserveringskalender via het navigatiemenu. De reserveringskalender kan worden gebruikt voor twee hoofdopties:

Bestaande reserveringen weergeven in een kalenderweergave

De reserveringskalender geeft een visueel overzicht (per dag, week of maand) van de reserveerbare objecten en de reserveringen die plaatsvinden voor deze reserveerbare objecten. De reserveringskalender heeft de optie om te filteren per object. Standaard worden catalogusitems niet getoond in de reserveringskalender (omdat elk item meerdere keren tegelijk gereserveerd kan worden, waardoor er veel reserveringen getoond moeten worden). Het tonen van catalogusitems in de reserveringskalender kan worden ingeschakeld via 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' → 'Toon catalogusitems in reserveringskalender'.

Het is ook mogelijk om direct een nieuwe reservering te maken via de reserveringskalender door een gewenste periode op een specifiek reserveerbaar object te slepen.

...

Info

De kleuren van de reserveringen in de reserveringskalender kunnen variëren. Reserveringen die zijn ingediend zijn groen, reserveringen die nog niet zijn ingediend zijn geel, reserveringen met een wijzigingsstatus zijn oranje. Als er opbouw- en/of opruimtijden gelden voor het gereserveerde object, worden deze tijden toegevoegd in de kalenderweergave en iets donkerder weergegeven voor en/of na de begin- en/of eindtijd van de reservering. Als er catalogusitems worden toegevoegd aan een (gebieds- of bedrijfs-) reservering, wordt er een rode lijn boven de reservering weergegeven: Image Added

Objecten tonen (en reserveren) die niet worden getoond via de normale optie om een nieuwe reservering te maken

Als een nieuwe reservering wordt gemaakt op de normale manier (via het startbord), toont de lijst met beschikbare reserveerbare objecten alleen objecten waarbij de optie 'Toon in shortlist' is ingesteld op Ja.

Als specifieke reserveerbare objecten (bijvoorbeeld een speciale ruimte zoals een auditorium) alleen mogen worden gereserveerd door reserveringscoördinatoren, dan moet de optie 'Toon op shortlist' worden ingesteld op Nee. Dit reserveerbare object wordt dan niet getoond bij het maken van een nieuwe reservering via het startboard. Vanuit de reserveringskalender kan de reserveringscoördinator ook filteren op objecten die niet op de shortlist staan en deze speciale ruimtes reserveren.

...

1.7 Andere relevante opties

Reserveringen anonimiseren

Het is mogelijk om reserveringen x periode na afloop van de reservering automatisch te anonimiseren. Zie voor meer informatie: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/451936369/Anonymizing+data#Reservations

Adding visitors to reservations

It is also possible to add visitors to a reservation, to simultaneously reserve a meeting room and register a visitor. The reservation type setting 'Register visitors' determines if it is possible to add visitors to the reservation. If the option is enabled, users with the authorization to create reservations will also be able to add visitors without extra authorizations needed.

For more information about registering visitors, see Visitor module

2. Automatic emails send in the workflow(s)

Workflows can automatically send emails after a certain task is executed or a workflow has been in a status for a certain amount of time. The default emails need to be activated per workflow. For more information on how to enabled the default workflow emails, see Workflow emails.

For the reservation module, the following default workflow emails are available:

Reservation process

Recurring reservation schedule

3. Additional information on this module

More information on the Reservation module can be found via the following related articles:

...

For an (end) user manual, see: Reservation module for (end)users

...

Bezoekers toevoegen aan reserveringen

Het is ook mogelijk om bezoekers toe te voegen aan een reservering, om tegelijkertijd een vergaderruimte te reserveren en een bezoeker te registreren. De reserveringstype-instelling 'Bezoekers registreren' bepaalt of het mogelijk is om bezoekers toe te voegen aan de reservering. Als de optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers met de autorisatie om reserveringen aan te maken ook bezoekers toevoegen zonder dat er extra autorisaties nodig zijn.

Voor meer informatie over het registreren van bezoekers, zie Visitor module

2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)

Workflows kunnen automatisch e-mails versturen nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of een workflow een bepaalde tijd in een status heeft gestaan. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow e-mails Workflow e-mails.

Voor de reserveringsmodule zijn de volgende standaard workflow-e-mails beschikbaar:

Reserveringsproces

Terugkerend reserveringsschema

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de reserveringsmodule is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): Reservations module activation and information