1. Waar gaat deze module over

De reserveringsmodule in Workplace Management is ontworpen om gebruikers de mogelijkheid te bieden om ruimtes (bijv. vergaderzalen, werkplekken), bedrijfsmiddelen (ook wel 'apparatuur' genoemd) (bijv. beamers, auto's, fietsen, flip-overs) en catalogusitems (ook wel 'catering' of 'diensten' genoemd) (bijv. broodjes, koffie, lunch) te reserveren (of te reserveren, welke term je ook kiest).

Als een object eenmaal is gereserveerd, kunnen andere gebruikers het standaard niet opnieuw reserveren binnen hetzelfde tijdsbestek. De module ondersteunt ook meerdere instellingen om beperkingen toe te voegen (in het algemeen of per object) aan hoe vaak, hoe ver van tevoren en hoe dichtbij in de toekomst je een bepaald object kunt reserveren. Catering moet bijvoorbeeld besteld en klaargemaakt worden, dus je wilt niet dat een gebruiker over vijf minuten een lunch kan reserveren.

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:

1.1 Reserveerbare objecten

Om een object (gebied, asset of catalogusitem) te kunnen reserveren, moet het object bestaan voordat het reserveerbaar kan worden gemaakt. Zie de relevante 'Masterdata' modules voor meer informatie over gebieden , activa en catalogusitems. Om een object reserveerbaar te maken, zet je het veld 'Reserveerbaar' op Ja op de hoofdpagina van het object. Hierdoor wordt ook het tabblad 'Reserveringsinstellingen' geactiveerd:

Open

Een gebied reserveerbaar maken

Open

Een bedrijfsmiddel reserveerbaar maken

De relevante reserveringsinstellingen voor dit object kunnen worden ingesteld via het tabblad 'Reserveringsinstellingen'.

Als een object reserveerbaar is gemaakt, kan het worden toegevoegd aan een reservering (afhankelijk van of het object nog niet is gereserveerd en relevante beperkingen van het object (meer over beperkingen zie hieronder)). Er kunnen meerdere objecten aan dezelfde reservering worden toegevoegd. Voor elk reserveerbaar object dat aan een reservering wordt toegevoegd, wordt een 'reserveringsitem' aangemaakt (dat het reserveerbare object koppelt aan de reservering):

De meeste instellingen voor reserveringen spreken voor zich (gebruik ook de hover over helpteksten). Meer informatie over de velden onder de kop 'Timing' wordt beschreven in het volgende deel, 'Reserveringsbeperkingen'. Enkele extra opties zijn:

Beschikbaarheid (Regimes)

Het koppelen van een 'regime' kan via de knop 'Beschikbaarheid' op de pagina met reserveringsinstellingen. Door een regime te koppelen aan een reserveerbaar object, kan de beschikbaarheid van het object worden beperkt. Een regime dat alleen beschikbaar is op werkdagen van 9 tot 5 zou dus gekoppeld kunnen worden aan reserveerbare catalogusitems. Dit zorgt ervoor dat gebruikers dit object niet kunnen selecteren als ze een reservering maken die buiten deze beschikbare uren plaatsvindt.
Zie voor meer informatie over regimes: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/edit-v2/105152618

Via de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, zelfs als het buiten de beschikbaarheid valt die door het regime is bepaald. Dit is standaard ingesteld op de systeemgroep 'Reserveringscoördinator'. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding als ze buiten een regime reserveren.

Blok data

Waar regimes kunnen worden gebruikt om algemene beschikbaarheid in te stellen (bijv. elke werkdag tussen 9 en 5), kunnen blokdatums worden aangemaakt om een specifieke periode te blokkeren voor het te reserveren object. Als een kamer bijvoorbeeld wordt gerenoveerd, kan deze periode worden geblokkeerd, waardoor gebruikers de kamer niet kunnen reserveren tijdens die periode.

Zitopstellingen

Zitplaatsarrangementen zijn alleen van toepassing op reserveerbare gebieden en zijn alleen zichtbaar als de algemene instelling hiervoor is ingeschakeld ('Module-instellingen' → 'Reserveringen' → 'Zitplaatsarrangementen gebruiken').
Aangezien bepaalde (vaak grotere) vergaderzalen meerdere zitopstellingen kunnen bieden, kan de capaciteit ook verschillen op basis van de gewenste zitopstelling, aangezien een 'klaslokaal'-opstelling meer zitplaatsen kan ondersteunen dan een 'U-vorm'-opstelling.
Via het onderdeel 'Zitopstellingen' bij de reserveringsinstellingen van een reserveerbare ruimte kan de capaciteit per relevante zitopstelling worden toegevoegd. De volgende zitopstellingen kunnen worden toegevoegd:

• Klaslokaal

• Conferentie

• Theater

• U-vorm

De capaciteit, opbouw en opruimtijd kunnen per opstelling worden bepaald. Als deze instellingen zijn bepaald en de opstelling wordt gekozen in een reservering*, dan worden de instellingen voor de opstelling toegepast in plaats van de algemene reserveringsinstellingen (capaciteit, opstelling en opruimen).

*Als zitplaatsopstellingen zijn ingeschakeld (in het algemeen en voor het specifieke reserveringstype dat de gebruiker selecteert bij een nieuwe reservering), krijgt de gebruiker de optie om een gewenste zitplaatsopstelling te kiezen bij het zoeken naar beschikbare ruimtes.
Als de gebruiker een specifieke zitopstelling selecteert, wordt de capaciteit op basis van de specifieke zitopstelling alleen gebruikt om de gebruiker de beschikbare kamers te geven die deze optie voor zitopstelling hebben en waarvan de capaciteit ten minste gelijk is aan of groter is dan het aantal personen waarvoor de reservering is gemaakt:

Via de algemene reserveringsinstellingen is het ook mogelijk om een foto van de opstelling te koppelen (in het algemeen, niet per zaal). Als de gebruiker een specifieke opstelling selecteert in een nieuwe reservering, wordt deze foto ook getoond, zodat de gebruiker kan zien hoe deze opstelling eruit ziet.

Prijzen en tarieven

Als gebruikers moeten betalen voor bepaalde te reserveren catalogusitems*, dan moeten er prijzen worden opgegeven. Standaard heeft alleen een catalogusitem een prijsveld dat gebruikt kan worden in een reservering, maar het is ook mogelijk om tarieven toe te voegen aan catalogusitems*.
De prijs en de periode waarin deze prijs geldt, kunnen worden opgegeven in een tarief. Dit maakt het mogelijk om toekomstige prijzen op te geven (bijv. de prijs van een broodje verandert vanaf volgende maand van 4 euro naar 4,5 euro).

Als er tarieven zijn toegevoegd aan een reserveerbaar object en het reserveerbare object wordt toegevoegd aan een reservering, wordt het van toepassing zijnde tarief bepaald door de reserveringsdatum en automatisch ingesteld in het reserveringsitem. In het geval van catalogusitems, als er geen tarieven zijn gespecificeerd, maar het catalogusitem wel een prijs heeft, wordt deze gebruikt om de prijs van het reserveringsitem in te stellen. Als het tarief geen begin- en einddatum heeft, geldt het tarief altijd.

1.2 Reserveringsbeperkingen

Standaard worden bij het reserveren van objecten altijd enkele beperkingen toegepast en aanvullende beperkingen kunnen worden toegevoegd op basis van specifieke behoeften.

1.2.1 Standaardbeperkingen:

De volgende controles worden altijd uitgevoerd bij het zoeken naar objecten om te reserveren in een nieuwe reservering:

Het object is al gereserveerd

Een reserveerbaar object (ruimtes en middelen) kan alleen worden gereserveerd als het nog niet is gereserveerd in dezelfde periode. Catalogusitems kunnen altijd worden gereserveerd omdat ze altijd beschikbaar zijn (tenminste als deze items (bijv. koffie of lunch) op voorraad zijn).

Via 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' is het mogelijk om een systeemgroep te definiëren die een reserveerbaar object kan reserveren, zelfs als het al gereserveerd is. Dit is standaard ingesteld op de systeemgroep 'Reserveringscoördinator'. Gebruikers in deze groep krijgen nog steeds een waarschuwing, maar geen foutmelding, wanneer ze een reserveerbaar gebied of object reserveren dat al is gereserveerd.

Beschikbare hoeveelheid

Als een reserveerbaar object wordt weergegeven als reserveerbaar in een nieuwe reservering, hangt dit ook af van de beschikbare hoeveelheid. Deze controle is afhankelijk van het type object;

Gebied: Gebieden kunnen alleen worden gereserveerd als het aangevraagde aantal personen de capaciteit van het gebied niet overschrijdt (ook aangegeven in een 'Personen'-veld op het gebied).

Activa: Activa hebben een hoeveelheidsveld. De hoeveelheid is standaard 1 en kan worden gewijzigd in een hoger getal. Assets met een hoeveelheid van 1 worden vaak gebruikt voor unieke items met een uniek (serie)nummer (bijv. een auto of laptop). Assets met een hogere hoeveelheid worden vaak gebruikt voor items die in Workplace Management kunnen worden geregistreerd als één object (waar geen uniek nummer van toepassing is), maar er zijn meerdere fysieke objecten die kunnen worden gereserveerd (bijvoorbeeld 10x flip-overs of 5x partytafels). Bij het controleren van de beschikbaarheid van een dergelijk object controleert de applicatie of ten minste één van de reserveerbare hoeveelheden beschikbaar is om het object aan een reservering toe te voegen.

Catalogusitems: Hoeveelheden zijn niet relevant voor beschikbaarheidscontroles. Zoals hierboven vermeld, wordt een catalogusitem geacht altijd beschikbaar te zijn.

Gekoppeld eigendom

In een reservering moet de gebruiker altijd het gebouw* specificeren waarvoor de reservering geldt. Dit bepaalt welke objecten gereserveerd kunnen worden. Alleen gebieden, objecten en catalogusitems die zijn gekoppeld aan hetzelfde gebouw (via het 'eigenschap'-veld op het object) en catalogusitems die niet zijn gekoppeld aan een gebouw kunnen worden gereserveerd.

1.2.2 Extra beperkingen

Naast de standaard beperkingscontroles die hierboven vermeld zijn, kunnen ook bijkomende beperkingen worden toegepast in het algemeen of op bepaalde reserveerbare objecten.

In het algemeen

Via de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' kunnen veel algemene beperkingen worden ingesteld om gebruikers te beperken in het reserveren van alle of bepaalde reserveerbare objecten binnen bepaalde tijdsbestekken of aantallen. De hover-over helpteksten leggen alle instellingen uit. De meest relevante voorbeelden worden hier ook beschreven:

Reserveer vooraf bij: Dit bepaalt hoeveel tijd voordat de reservering begint een gebruiker een reservering moet maken. Het instellen van 'Reserveer vooraf van' op '1 dag' kan bijvoorbeeld worden gebruikt om gebruikers altijd te dwingen om minstens één dag van tevoren te reserveren voor alle reserveerbare objecten.
Reserveer vooraf tot: Dit bepaalt hoe ver in de toekomst een gebruiker een reservering kan maken. Door bijvoorbeeld 'Reserveer vooraf tot' in te stellen op '2 weken', kan dit worden gebruikt om gebruikers altijd te dwingen niet meer dan 2 weken van tevoren te reserveren voor elk reserveerbaar object.

Een vergelijkbare instelling om objecten vooraf te reserveren van en tot is ook beschikbaar per reserveerbaar object. De algemene instellingen worden gebruikt om dit te beperken voor alle reserveerbare objecten waarvoor de specifieke instellingen op het reserveerbare object leeg zijn. De instelling op een reserveerbaar object wordt gebruikt om de reserveringsperiode voor het specifieke reserveerbare object te beperken. Het instellen van vooraf reserveren van/tot op een specifiek reserveerbaar object, zal altijd worden afgedwongen in plaats van de algemene instelling voor dat object (dus zelfs als in het algemeen het vooraf reserveren is ingesteld op 3 dagen, is het nog steeds mogelijk om dit in te stellen op 10 dagen op een specifiek object, of in plaats daarvan het restrictiever te maken voor een bepaald object dan de algemene instelling).

Bewaar in het verleden tot: Het is standaard niet mogelijk om een reservering in het verleden te maken (om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een datum instellen, wordt normaal gesproken een foutmelding gegeven). Het komt echter vaak voor dat een gebruiker een reservering maakt voor de huidige dag (bijvoorbeeld een werkplek) en dat de standaard starttijd (bijvoorbeeld 08:00) al is verstreken. Om te voorkomen dat er een ongewenste fout optreedt en de gebruiker de starttijd moet wijzigen in de huidige tijd (bijvoorbeeld 08:30), kan deze instelling worden gebruikt om te bepalen hoe ver in het verleden een reservering nog kan worden gemaakt. Standaard (om het beschreven probleem te voorkomen) is dit ingesteld op '2 uur'.

Meerdere Workplaces tegelijk reserveren: Als gebruikers maar één werkplek tegelijk mogen reserveren, moet deze instelling op Nee worden gezet. Als de gebruiker een tweede reservering probeert in te dienen met een werkplek die de eerste overlapt, wordt er een foutmelding getoond. Vooral als het aantal Workplaces beperkt is, is het gewenst dat gebruikers niet meer dan één werkplek kunnen reserveren (per ongeluk of expres). In andere situaties kan het echter nodig zijn om meer dan één werkplek tegelijk te reserveren als medewerkers ook voor externe bezoekers moeten reserveren.

Maximaal aantal werkplekreserveringen: Via deze instelling kan het maximum aantal werkplekreserveringen per week of maand per gebruiker worden bepaald. Als een gebruiker in de opgegeven periode meer werkplekken probeert te reserveren dan is toegestaan, krijgt de gebruiker een foutmelding wanneer hij de reservering probeert in te dienen.

Specifieke beperkingen voor te reserveren objecten:

Zoals hierboven vermeld, kunnen er ook enkele beperkingen worden ingesteld op een specifiek reserveerbaar object. Deze zijn:

• Regimes (zie hierboven)

• Geblokkeerde data (zie hierboven)

• Reserveer vooraf/tot tijden (vergelijkbaar met de algemene reserveringsinstellingen, maar dan voor een specifiek reserveerbaar object).
  Het instellen van vooraf reserveren van/tot op een specifiek reserveerbaar object, zal altijd worden afgedwongen in plaats van de algemene instelling voor dat object (dus zelfs als in het algemeen de vooraf reserveren is ingesteld op 3 dagen, is het nog steeds mogelijk om dit in te stellen op 10 dagen op een specifiek object, of in plaats daarvan het restrictiever te maken voor een bepaald object dan de algemene instelling).

• Op een reserveerbaar gebied: Is het toegestaan om cateringitems toe te voegen aan een reservering in een specifiek gebied.

• Opzet- en opruimtijden: Het is mogelijk om opbouw- en/of opruimtijden toe te voegen voor afzonderlijke te reserveren ruimtes. De opbouw- en opruimtijden worden toegevoegd aan de reservering (voor en/of na) zodat de ruimte tijdens deze tijden niet beschikbaar is om op te ruimen voor de volgende reservering. Grotere vergaderruimten kunnen bijvoorbeeld voorbereidingstijd nodig hebben om een specifieke opstelling te maken of meer tijd nodig hebben om op te ruimen.

Wijzig en annuleer beperkingen op basis van vooraf reserveren instellingen

De beperkingen voor het vooraf maken van reserveringen (zoals het minstens 3 dagen van tevoren moeten reserveren) gelden ook wanneer een gebruiker een reservering wil wijzigen of annuleren. Als het niet toegestaan zou zijn om de reservering op het huidige tijdstip te maken omdat het te dicht bij de starttijd is, dan kan de gebruiker deze ook niet wijzigen of annuleren.
De reden hiervoor is dat het proberen te wijzigen tot problemen kan leiden bij het opnieuw indienen van de reservering, en het is moeilijk te voorspellen welke wijzigingen worden toegestaan. Want als wijzigingen niet zijn toegestaan, zijn annuleringen dat ook niet. Bij deze wijzigings- en annuleringsbeperkingen wordt ervan uitgegaan dat reserveringsbeperkingen vooraf zijn ingesteld om last-minute reserveringen of wijzigingen voor bepaalde bronnen te voorkomen.

Conflict- en beperkingsuitzonderingen

Via de instellingen van de (reserverings)module is het mogelijk om te bepalen welke systeemgroepen (bijvoorbeeld de reserveringscoördinator) conflicterende reserveringen mogen maken (conflicterend met andere reserveringen, regimes of met de instellingen Reserveer vooraf/tot):

1.3 Soorten reserveringen

Reserveringstypen kunnen worden gebruikt om de opties (velden en te reserveren objecttypen) te bepalen die beschikbaar zijn bij het maken van een reservering. Bij het maken van een reservering is een van de eerste velden die de gebruiker moet invoeren* het reserveringstype. Het gebruik van verschillende reserveringstypen kan handig zijn als er veel verschillende typen objecten te reserveren zijn die niet allemaal relevant zijn binnen één reservering.

Als een gebruiker bijvoorbeeld een bedrijfsauto wil reserveren, is het niet logisch om ook een vergaderruimte of catering te kunnen reserveren. Technisch gezien zou elk reserveerbaar object in een nieuwe reservering kunnen worden getoond en de logische selectie aan de gebruiker kunnen worden overgelaten. Het gebruik van verschillende reserveringstypen (bijvoorbeeld een type dat alleen reserveerbare objecten in de categorie 'Auto' toont en een ander type dat reserveerbare ruimtes en catering toont) zal echter de ervaring van de eindgebruiker verbeteren, omdat hij beter door het reserveringsproces wordt geleid. Nadat de gebruiker het gewenste reserveringstype uit een lijst heeft geselecteerd (bijvoorbeeld 'Bedrijfsauto' of 'Vergaderruimte'), worden automatisch de bijbehorende velden en reserveerbare objecten bepaald waaruit kan worden gekozen.

*Als er maar één reserveringstype bestaat (ten minste één is verplicht), krijgt de gebruiker niet de optie om het reserveringstype te selecteren dat van toepassing is en wordt het reserveringstype automatisch ingesteld in elke nieuwe reservering (en ook niet getoond).

Reserveringstypen maken

Reserveringstypen kunnen (alleen) worden beheerd door beheerders. De reserveringstypen zijn te vinden via het navigatiemenu 'Reserveringen' → 'Reserveringstypen' of via de 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' (als bijlage).

Per reserveringstype kunnen de volgende instellingen worden bepaald:

1.4 Reserveringsworkflow

In het volgende gedeelte wordt de workflow voor een reservering op hoofdlijnen beschreven. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

De reservering maken en verzenden
Een gebruiker kan een nieuwe reservering maken en ten minste één reserveerbaar object toevoegen.

Eventuele goedkeuringstaken (indien van toepassing) worden gegenereerd en afgehandeld

Als de reservering als geheel moet worden goedgekeurd, wordt de taak voor de reserveringscoördinator(en) gegenereerd. Als een specifiek gereserveerd object ook moet worden goedgekeurd, wordt voor elk van de van toepassing zijnde gereserveerde objecten een aparte goedkeuringstaak gegenereerd.

Alle taken voor het uitdelen/voorbereiden van gereserveerde objecten worden gegenereerd en afgehandeld

Als de reservering volledig is goedgekeurd (of als er geen goedkeuring nodig was) en het genereren van taken voor het afgeven/voorbereiden van gereserveerde objecten van toepassing is, worden deze taken gegenereerd voor de relevante gebruikers.

De reservering vindt plaats

De reservering vindt plaats en eindigt automatisch na het verstrijken van de eindtijd van de reservering.

Alle taken voor het innemen/opruimen van gereserveerde objecten worden gegenereerd en afgehandeld

Als het genereren van taken voor het innemen/opruimen van een van de gereserveerde objecten van toepassing is, worden deze taken gegenereerd voor de relevante gebruikers.

De reservering is gesloten

Als de eindtijd van de reservering is verstreken, wordt deze automatisch gesloten. De reserveringscoördinator kan echter nog aanvullende wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld de daadwerkelijk gebruikte hoeveelheid van bepaalde cateringproducten wijzigen).

1.5 Terugkerende reserveringen

Een terugkerende reservering is een reservering die meerdere keren plaatsvindt (bijvoorbeeld elke week voor de komende 10 weken). Terugkerende reserveringen worden gegenereerd vanuit een reserveringsschema, en een reserveringsschema wordt altijd gemaakt op basis van een enkele reservering. Een terugkerende reservering kan worden aangemaakt:

• Tijdens de laatste stap van het maken van een nieuwe reservering met de knop 'Reserveringsschema maken

• Je kunt een bestaande reservering selecteren en deze omzetten naar een terugkerende reservering door op de knop 'Reserveringsschema maken' te klikken.

De optie om een terugkerende reservering te maken is alleen beschikbaar als een gebruiker de systeemgroep '1. Maak reserveringsschema' heeft. Zie https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705

Als de functie voor het maken van een reserveringsschema wordt gebruikt voor een reeds bestaande enkele reservering, wordt deze enkele reservering geannuleerd (of behouden als de workflow annulering niet meer toestaat vanwege beperkingen voor annuleringen) en wordt een kopie ervan gebruikt als sjabloon voor het reserveringsschema.

Het reserveringsschema bepaalt de terugkerende cyclus en de einddatum of het maximale aantal reserveringen (voorvallen) dat uit het reserveringsschema wordt gegenereerd. Als het einde niet door de gebruiker wordt bepaald binnen de cyclus van het reserveringsschema, wordt het maximale aantal boekingen dat wordt gegenereerd uit het terugkerende schema bepaald door een algemene instelling. Deze instelling is te vinden via "Module-instellingen" → "Reserveringen" → "Maximaal aantal geplande gebeurtenissen". De maximale waarde van deze instelling is 1080 (de maximale waarde van 1080 is vergelijkbaar met de optie vooraf reserveren tot in Outlook).

Wanneer de reserveringen worden gegenereerd vanuit de reserveringsplanning, wordt elke reservering gemaakt op basis van de oorspronkelijke enkele reservering (die is geconverteerd naar de sjabloonreservering van de reserveringsplanning), met de begin- en eindtijden gebaseerd op de cyclus uit de reserveringsplanning.

Gedetailleerde informatie over het gebruik van het reserveringsschema is te vinden in de gebruikershandleiding: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

1.6 Reserveringskalender

De reserveringsmodule heeft ook een optie voor een reserveringskalender voor reserveringscoördinatoren. Gebruikers met deze autorisatie krijgen de optie voor de reserveringskalender via het navigatiemenu. De reserveringskalender kan worden gebruikt voor twee hoofdopties:

Bestaande reserveringen weergeven in een kalenderweergave

De reserveringskalender geeft een visueel overzicht (per dag, week of maand) van de reserveerbare objecten en de reserveringen die plaatsvinden voor deze reserveerbare objecten. De reserveringskalender heeft de optie om te filteren per object. Standaard worden catalogusitems niet getoond in de reserveringskalender (omdat elk item meerdere keren tegelijk gereserveerd kan worden, waardoor er veel reserveringen getoond moeten worden). Het tonen van catalogusitems in de reserveringskalender kan worden ingeschakeld via 'Module-instellingen' → 'Reserveringen' → 'Toon catalogusitems in reserveringskalender'.

Het is ook mogelijk om direct een nieuwe reservering te maken via de reserveringskalender door een gewenste periode op een specifiek reserveerbaar object te slepen.

Objecten tonen (en reserveren) die niet worden getoond via de normale optie om een nieuwe reservering te maken

Als een nieuwe reservering wordt gemaakt op de normale manier (via het startbord), toont de lijst met beschikbare reserveerbare objecten alleen objecten waarbij de optie 'Toon in shortlist' is ingesteld op Ja.

Als specifieke reserveerbare objecten (bijvoorbeeld een speciale ruimte zoals een auditorium) alleen mogen worden gereserveerd door reserveringscoördinatoren, dan moet de optie 'Toon op shortlist' worden ingesteld op Nee. Dit reserveerbare object wordt dan niet getoond bij het maken van een nieuwe reservering via het startboard. Vanuit de reserveringskalender kan de reserveringscoördinator ook filteren op objecten die niet op de shortlist staan en deze speciale ruimtes reserveren.

1.7 Andere relevante opties

Reserveringen anonimiseren

Het is mogelijk om reserveringen x periode na afloop van de reservering automatisch te anonimiseren. Zie voor meer informatie: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/451936369/Anonymizing+data#Reservations

Bezoekers toevoegen aan reserveringen

Het is ook mogelijk om bezoekers toe te voegen aan een reservering, om tegelijkertijd een vergaderruimte te reserveren en een bezoeker te registreren. De reserveringstype-instelling 'Bezoekers registreren' bepaalt of het mogelijk is om bezoekers toe te voegen aan de reservering. Als de optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers met de autorisatie om reserveringen aan te maken ook bezoekers toevoegen zonder dat er extra autorisaties nodig zijn.

Voor meer informatie over het registreren van bezoekers, zie https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/510263317

2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)

Workflows kunnen automatisch e-mails versturen nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of een workflow een bepaalde tijd in een status heeft gestaan. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow e-mails Workflow e-mails.

Voor de reserveringsmodule zijn de volgende standaard workflow-e-mails beschikbaar:

Reserveringsproces

Terugkerend reserveringsschema

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de reserveringsmodule is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/81788929