| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Info |
|---|
This article is about activating this module as an implementation consultant. For more detailed information on how to manage or use the concepts in this module as an application manager or a user (for instance, details on how to create an object), see the related module in the application managers and/or Users part of this knowledge baseDit artikel gaat over het activeren van deze module als implementatieconsultant. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe je de concepten in deze module beheert of gebruikt als applicatiebeheerder of gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object aanmaakt), zie de gerelateerde module in het gedeelte Applicatiebeheer en/of Gebruikers van deze kennisbank: Application Managers / Users |
1. Compliance in
...
het algemeen
Compliance management involves establishing processes, policies, and controls to ensure that an organization operates within the legal and regulatory boundaries that apply to its operations.
This includes activities such as monitoring, reporting, and taking corrective actions to ensure that the organization and its employees are conducting their activities in accordance with the required rules and regulations.
Compliance is crucial for maintaining ethical practices, minimizing risks, and avoiding legal and financial penalties.
2. What is this module about
For more information on the content of this module, including detailed descriptions of some of the core components, see: Compliance module in the 'Application Managers' section.
3. Why use this module
There are multiple reasons for a customer to use this module next to the modules they already use, or even as a complete stand-alone solution:
Complex & changing regulations
Regulations can vary significantly and may change over time, making it difficult for stakeholders to keep track of the latest requirements.Lack of awareness
Building owners and managers might not be aware of the legislation that applies to their specific building or the latest updates in building codes, environmental standards, safety requirements, etc.Inadequate Documentation
Keeping track of all compliance-related documentation, permits, and certifications can be cumbersome, and failing to maintain accurate records may lead to compliance issues.
...
By using a workflow to track the status and control the actions for each document it is also possible to:
Specify in general, per building or even per asset which users will be able to upload, approve, or completely manage the documents
Make sure users get tasks and weekly e-mail overviews to notify them on time for the specific tasks they need to execute.
| Info |
|---|
Available and up-to-date legislation is currently only available for Dutch legislation. However, it is |
3.1 Choices to be made within the module
The most relevant choices that can be made when using this module are the following:
Does the customer want to use the available standard legislation, or do they want to create their own regulations?
In case the customer is not from a country that has available default legislation, or the customer wishes to keep track of different types of rules and legislations (for instance, only company-specific regulations), it is out of the box possible to create your own regulations and related document types via the legislation navigation menu option. This is also possible in combination with the default legislation).
In case the customer does want to use the default legislation, make sure to enable it for the required country(s). This can be enabled directly via the module activation process or later on via the Compliance settings:
Does the customer want to let every involved user manage their own tasks for the entire portfolio of assets and buildings, or do they want to split this up per (subset of) buildings or even assets?
If the customer only has a few users managing the complete compliance process for every building, the easiest option is to add the relevant user groups to one general profile, or make general profiles per role (upload documents and legislation document approval) and assign this profile to the users. Each user will have access to and will get all relevant tasks for every building and asset.
If the customer has many users each managing only a part of the entire portfolio of buildings and assets, or perhaps wants to give suppliers access to upload documentation for some specific legislation(s), buildings or even assets, it is possible to assign certain compliance related systemgroups in the context of legislation, buildings or even specific assets. For more information on this, see User groups down below.
4. How to activate this module
...
There are two options to activate the Compliance module:
As a complete solution (Complete solutions can only be rolled out initially if no other module has been activated yet).
As a module (The compliance module is rolled out as an additional module next to other already activated solutions or modules).
In a new environment both the solution and individual module can be activated. If another solution or module is already activated, the compliance module can only be activated.
4.1 Prerequisites before enabling this module
The following prerequisites only apply to enabling the module and not to the complete solution, since the solution activation already takes all prerequisites into account.
The following modules need to be activated before the Compliance module can be activated:
Masterdata: Buildings and areas
Masterdata: Assets
4.2 Module activation
For this specific module activation, only one setting applies:
Enable default legislation. This is used to enable country-specific legislation. It is always possible to create your own regulations apart from or next to country-specific legislation.
...
After starting the module activation, the 'compliance assets' import is available to download in the next step. For more details, see further down (Data imports).
Starting the module activation will also enable the relevant user groups and these can be assigned to user profiles via the User profile management dashboard which can be found on the admins startboard. For more details, see further down (User groups and profile suggestions).
As a complete solution
If compliance is activated as a complete solution (instead of a module), the following additional actions are automatically executed:
In Dutch, the word ‘Inventaris' is translated to ‘Assets' (as that is the general term in Dutch for compliance as well)
Masterdata: Buildings and Areas module is activated
Masterdata: Assets module is activated
If no custom corporate identity is set (can be set in the initialization wizard), the ‘Compliance' logo will be set via the corporate identity (instead of the default ‘Workplace’ logo)
3 user profiles are generated:
Compliance manager: Users with this profile can view master data (Buildings and Assets), view legislations and manage their own regulations, view all compliance documents, view task lists and graphs, and assign suggested legislations. Users with this profile can also upload and approve documents.
Compliance document uploader: Users with this profile receive a task in the workflow to upload the actual document.
Compliance document approver: Users with this profile will get a task in the workflow to review the uploaded document if the document requires approval.
The ‘Compliance manager' profile is sufficient to manage the whole compliance module. The ‘Compliance document uploader’ and the 'Compliance document approver’ profiles can be assigned to users if you want to separate the tasks given to users in the legislation document workflow.
These profiles can be assigned to users (per user or via the user profile management dashboard).
Workflow Emails
There are no emails sent via the workflow. Only a weekly automatic email with a list of open tasks related to compliance is automatically sent to users with the system group FMB-G149 'Compliance tasks via email'. See down below in part 4.4 User groups.
4.3 Data imports
When activating this module, some data imports become available, which can be used to quickly import relevant data into the system (as opposed to manually entering this data, which is also possible).
Relevant data imports become available in the module activation after the activation has been started. Default data imports can also be found on the admins startboard (only for level 2 and level 3 administrators).
...
If compliance is activated as a module, the following default import connectors become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
FMB-F-200
...
Import compliance assets
...
This import can be used to import assets. This import is very similar to the regular asset import, but a bit more focused (also in the examples) towards building elements.
This import also has the 'Compliance applicable' setting, such that it can be indicated if compliance is applicable for the asset.
If all relevant assets where already imported via the default 'asset import', this compliance import is not necessary any more.
Available data imports for compliance as a complete solution
...
Reference
...
Name
...
Description
...
FMB-F-021
...
Import buildings
...
This (by default available import) can be used to import buildings of the customer.
...
FMB-F-022
...
Import areas
...
This (by default available import) can be used to import the areas of the building of the customer.
Areas are functionally not needed for compliance. It is adviced to only import areas which are actually relevant, for example to register where a certain asset is located.
...
FMB-F-200
...
Import compliance assets
...
This import can be used to import assets. This import is very similair to the regular asset import, but a bit more focused (also in the examples) towards building elements.
This import also has the 'Compliance applicable' setting, such that it can be indicated if compliance is applicable for the asset.
If all relevant assets where already imported via the default 'asset import', this compliance import is not necesarry any more.
4.4 User groups
When a module is activated, user groups become available that can be assigned to user profiles. These user groups will give users access to (a subset of) navigation menu options, startboard tabs, and tasks in the relevant workflow(s).
...
For the Compliance module, the following user groups become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
License needed
...
FMB-G137
...
View Compliance
...
Group gives view rights to the Compliance module. Group can be given to users overall (to gain access to the entire Compliance module) or in the context of legislation, buildings or assets, giving specific access to the Compliance (documents) within that context
...
Limited user
...
FMB-G139
...
Compliance manage legislation
...
Group gives access to view the default (country specific) legislation and manage client specific regulations and the codes.
...
Full user
...
FMB-G145
...
Compliance manage documents
...
Group gives the rights to manage the Compliance documents. Also linking the legislation objects to buildings and assets, generating the documents needed per building or asset, indicating whether a document is applicable and whether approval is required. This role can be given to users in general or in the context of specific buildings or assets.
...
Full user
...
FMB-G144
...
Upload Compliance document
...
Group gives the task to upload the Compliance documents. This role can be given to users in general or in the context of specific legislations, buildings or even assets.
...
Limited user
...
FMB-G142
...
Compliance approve document
...
Group gives the task of approving the Compliance documents, after a new version has been uploaded and approval is applicable. This role can be given to users in general or in the context of specific buildings or assets.
...
Full user
...
FMB-G149
...
Compliance tasks via email
...
The users assigned to this group receive the tasks they have regarding Compliance in a total overview by email once a week. This is useful if users do not login regularly to check if they have open tasks related to compliance.
...
limited user
...
FMB-G146
...
View compliance navigationmenu
...
Group gives access to the navigation menu options surrounding the Compliance module and to the (country specific) legislation data. Other data surrounding the compliance module is made visible via the user groups mentioned above.
...
Limited user
...
FMB-G161
...
View compliance startboard
...
This group only provides access to the startboard tab 'Compliance dashboard' and all legislation. This group can be given to users who do not need a navigation menu, but want to be able to search all compliance documents to which they are authorized, without needing to wait until they receive a task in the workflow.
This is relevant in case a user is only authorized in the context of specific legislation(s) or building(s) and does not have any general access to compliance-related options (for instance suppliers)
...
Limited user
Via the 'User profile management' option on the administrator startboard, these user groups can be assigned to existing user profiles or add them to newly created user profiles.
If the Compliance module is activated as a complete solution, user profiles which contain the relevant compliance user groups, are automatically generated in the Module activation. Use the 'User profile management' option on the administrator startboard to assign these profiles to users.
4.4.1 Relevant user groups from other modules:
For some modules, other (masterdata) modules might be of importance, in order to be able to fully use this module.
For Compliance, the Masterdata modules ‘Buildings and areas’ and ‘Assets' are needed, therefore the following user groups also need to be assigned to users (If not already done in the past), to be able to create and edit (including linking legislation to buildings and Assets as well as marking assets as ‘Applicable’ for compliance:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
License needed
...
GOB-G007
...
Edit buildings and areas
...
Group gives create and edit rights on buildings and areas
...
Full user
...
GOB-G008
...
Edit assets
...
Group gives create and edit rights on assets
...
Full user
When generating the user profiles, it is advised to also include these groups in the profiles or have dedicated profiles (and users) for these modules.
4.5 Navigation menu and startboard options
When a module is activated, the relevant navigation menu options become available to users with the correct authorizations (based on the user groups). Next to that, a module specific key user startboard tab becomes available for that particular module and is visible depending on the user's authorizations. This tab gives users insights and day-to-day work overviews relevant to the specific module.
For more general information on the navigation menu and startboard, seeCompliance beheer omvat het vaststellen van processen, beleid en controles om ervoor te zorgen dat een de organisatie opereert binnen de grenzen van wet- en regelgeving die van toepassing zijn op haar activiteiten.
Dit omvat activiteiten zoals bewaking, rapportageen corrigerende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de organisatie en zijn werknemers voeren hun activiteiten in overeenstemming met de vereiste regels en voorschriften.
Compliance is cruciaal voor het handhaven van ethische praktijken, het minimaliseren van risico's en het vermijden van juridische en financiële straffen.
2. Waar gaat deze module over
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Compliance module in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
3. Waarom deze module gebruiken
Er zijn meerdere redenen voor een klant om deze module te gebruiken naast de modules die ze al gebruiken, of zelfs als een complete stand-alone oplossing:
Complexe en veranderende regelgeving
Regelgeving kan sterk variëren en kan na verloop van tijd veranderen, waardoor het voor belanghebbenden moeilijk is om de meest recente vereisten bij te houden.Gebrek aan bewustzijn
Eigenaars en beheerders van gebouwen zijn misschien niet op de hoogte van de wetgeving die van toepassing is op hun specifieke gebouw of van de laatste updates in bouwvoorschriften, milieunormen, veiligheidsvereisten, enz.Ontoereikende documentatie
Het bijhouden van alle compliance-gerelateerde documentatie, vergunningen en certificeringen kan omslachtig zijn en het niet bijhouden van nauwkeurige gegevens kan leiden tot complianceproblemen.
Met deze module wordt de standaardwetgeving voor je up-to-date gehouden en wordt ook precies aangegeven welke documenten vereist zijn en met welke interval.
Het biedt ook duidelijke overzichten en inzichten in je huidige staat van 'compliance' in de vorm van grafieken en exporteerbare gegevensoverzichten:
...
Door een workflow te gebruiken om de status bij te houden en de acties voor elk document te beheren, is het ook mogelijk om:
Geef in het algemeen, per gebouw of zelfs per bedrijfsmiddel aan welke gebruikers de documenten kunnen uploaden, goedkeuren of volledig beheren
Zorg ervoor dat gebruikers taken en wekelijkse e-mailoverzichten krijgen om ze op tijd te waarschuwen voor de specifieke taken die ze moeten uitvoeren.
| Info |
|---|
Beschikbare en bijgewerkte wetgeving is momenteel alleen beschikbaar voor Nederlandse wetgeving. Het is echter |
3.1 Binnen de module te maken keuzes
De meest relevante keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module zijn de volgende:
Wil de klant gebruikmaken van de beschikbare standaardwetgeving of wil hij zijn eigen regels opstellen?
Als de klant niet uit een land komt waar standaardwetgeving beschikbaar is, of als de klant verschillende soorten regels en wetten wil bijhouden (bijvoorbeeld alleen bedrijfsspecifieke regels), dan is het out of the box mogelijk om je eigen regels en gerelateerde documenttypes aan te maken via de menuoptie Wetgeving. Dit is ook mogelijk in combinatie met de standaardwetgeving).
Als de klant de standaardwetgeving wil gebruiken, zorg er dan voor dat je deze inschakelt voor de gewenste landen. Dit kan direct worden ingeschakeld tijdens het activeringsproces van de module of later via de instellingen voor Compliance:
Wil de klant elke betrokken gebruiker zijn eigen taken laten beheren voor de hele portefeuille van bedrijfsmiddelen en gebouwen, of wil hij dit opsplitsen per (subset van) gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen?
Als de klant slechts een paar gebruikers heeft die het volledige complianceproces voor elk gebouw beheren, is de eenvoudigste optie om de relevante gebruikersgroepen toe te voegen aan één algemeen profiel, of algemene profielen per rol te maken (documenten uploaden en goedkeuring van wetgevingsdocumenten) en dit profiel toe te wijzen aan de gebruikers. Elke gebruiker heeft toegang tot en krijgt alle relevante taken voor elk gebouw en bedrijfsmiddel.
Als de klant veel gebruikers heeft die elk slechts een deel van de volledige portefeuille van gebouwen en bedrijfsmiddelen beheren, of misschien leveranciers toegang wil geven tot het uploaden van documentatie voor bepaalde specifieke wetgeving(en), gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen, dan is het mogelijk om bepaalde compliance gerelateerde systeemgroepen toe te wijzen in de context van wetgeving, gebouwen of zelfs specifieke bedrijfsmiddelen. Voor meer informatie hierover, zie Gebruikersgroepen hieronder.
4. Hoe deze module activeren
Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module activation
Er zijn twee opties om de module Compliance te activeren:
Als een complete oplossing (Complete oplossingen kunnen alleen in eerste instantie worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd).
Als module (De compliance module wordt uitgerold als een extra module naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules).
In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de individuele module worden geactiveerd. Als een andere oplossing of module al is geactiveerd, kan alleen de compliance module worden geactiveerd.
4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt
De volgende vereisten zijn alleen van toepassing op het inschakelen van de module en niet op de volledige oplossing, omdat de activering van de oplossing al rekening houdt met alle vereisten.
De volgende modules moeten worden geactiveerd voordat de module Compliance kan worden geactiveerd:
Masterdata: Gebouwen en gebieden
Masterdata: Activa
4.2 Activering van module
Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:
Standaardwetgeving inschakelen. Dit wordt gebruikt om landspecifieke wetgeving in te schakelen. Het is altijd mogelijk om je eigen regels te maken naast de landspecifieke wetgeving.
...
Na het starten van de activering van de module is de import van 'compliance assets' beschikbaar om te downloaden in de volgende stap. Voor meer details, zie verderop (Gegevensimporten).
Door de module te activeren worden ook de relevante gebruikersgroepen ingeschakeld en deze kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer dat te vinden is op het startbord van de admins. Voor meer details, zie verderop (Gebruikersgroepen en profielsuggesties).
Als complete oplossing
Als Compliance is geactiveerd als een complete oplossing (in plaats van een module), worden de volgende extra acties automatisch uitgevoerd:
In het Nederlands wordt het woord 'Inventaris' vertaald naar 'Activa' (aangezien dat in het Nederlands ook de algemene term is voor Compliance).
Masterdata: Module Gebouwen en gebieden is geactiveerd
Masterdata: Module Activa is geactiveerd
Als er geen aangepaste huisstijl is ingesteld (kan worden ingesteld in de initialisatiewizard), wordt het logo 'Compliance' ingesteld via de huisstijl (in plaats van het standaardlogo 'Workplace').
Er worden 3 gebruikersprofielen aangemaakt:
Compliance manager: Gebruikers met dit profiel kunnen master data (Gebouwen en Activa) bekijken, wetgeving bekijken en hun eigen regelgeving beheren, alle compliancedocumenten bekijken, takenlijsten en grafieken bekijken en voorgestelde wetgeving toewijzen. Gebruikers met dit profiel kunnen ook documenten uploaden en goedkeuren.
Compliance document uploader: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het eigenlijke document te uploaden.
Compliance document goedkeurder: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het geüploade document te bekijken als het document moet worden goedgekeurd.
Het profiel 'Compliance manager' is voldoende om de hele compliancemodule te beheren. De profielen 'Compliance document uploader' en 'Compliance document goedkeurder' kunnen worden toegewezen aan gebruikers als je de taken van gebruikers in de workflow voor wetgevingsdocumenten wilt scheiden.
Deze profielen kunnen worden toegewezen aan gebruikers (per gebruiker of via het beheerdashboard voor gebruikersprofielen).
Workflow e-mails
Er worden geen e-mails verzonden via de workflow. Alleen een wekelijkse automatische e-mail met een lijst van openstaande Compliance-taken wordt automatisch verzonden naar gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 'Compliance-taken via e-mail'. Zie verderop in deel 4.4 Gebruikersgroepen.
4.3 Gegevensimport
Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).
Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).
Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport
Beschikbare gegevensimport voor compliance als module
Als Compliance als module is geactiveerd, zijn de volgende standaard importconnectors beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-200 | Compliance activa importeren | Deze import kan worden gebruikt om assets te importeren. Deze import lijkt erg op de gewone asset import, maar is iets meer gericht (ook in de voorbeelden) op bouwelementen. Als alle relevante bedrijfsmiddelen al zijn geïmporteerd via de standaard 'bedrijfsmiddelenimport', dan is deze compliance import niet meer nodig. |
Beschikbare gegevensimport voor compliance als complete oplossing
Referentie | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-021 | Gebouwen importeren | Deze (standaard beschikbare import) kan worden gebruikt om gebouwen van de klant te importeren. |
FMB-F-022 | Importgebieden | Deze (standaard beschikbare import) kan worden gebruikt om de gebieden van het gebouw van de klant te importeren. Gebieden zijn functioneel niet nodig voor compliance. Het is raadzaam om alleen gebieden te importeren die daadwerkelijk relevant zijn, bijvoorbeeld om te registreren waar een bepaald bedrijfsmiddel zich bevindt. |
FMB-F-200 | Compliance activa importeren | Deze import kan worden gebruikt om assets te importeren. Deze import lijkt erg op de gewone asset import, maar is iets meer gericht (ook in de voorbeelden) op het bouwen van elementen. Als alle relevante bedrijfsmiddelen al zijn geïmporteerd via de standaard 'bedrijfsmiddelenimport', dan is deze compliance import niet meer nodig. |
4.4 Gebruikersgroepen
Wanneer een module is geactiveerd, worden gebruikersgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze gebruikersgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).
Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, gebruikersgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen:Authorizing users
Voor de module Compliance zijn de volgende gebruikersgroepen beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
FMB-G137 | Bekijk Compliance | Groep geeft zichtrechten op de Compliance module. Groepen kunnen worden gegeven aan gebruikers in het algemeen (om toegang te krijgen tot de gehele Compliance module) of in de context van wetgeving, gebouwen of bedrijfsmiddelen, waardoor specifieke toegang wordt gegeven tot de Compliance (documenten) binnen die context. | Beperkte gebruiker |
FMB-G139 | Compliance wetgeving beheren | Groep geeft toegang tot de standaard (landspecifieke) wetgeving en beheert klantspecifieke regelgeving en codes. | Volledige gebruiker |
FMB-G145 | Compliance documenten beheren | Groep geeft de rechten om de Compliance documenten te beheren. Ook het koppelen van de wetgevingsobjecten aan gebouwen en bedrijfsmiddelen, het genereren van de benodigde documenten per gebouw of bedrijfsmiddel, het aangeven of een document van toepassing is en of goedkeuring vereist is. Deze rol kan worden gegeven aan gebruikers in het algemeen of in de context van specifieke gebouwen of bedrijfsmiddelen. | Volledige gebruiker |
FMB-G144 | Compliance document uploaden | Groep geeft de taak om de Compliance documenten te uploaden. Deze rol kan worden gegeven aan gebruikers in het algemeen of in de context van specifieke wetgevingen, gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen. | Beperkte gebruiker |
FMB-G142 | Compliance document goedkeuren | Groep geeft de taak om de Compliance documenten goed te keuren, nadat een nieuwe versie is geüpload en goedkeuring van toepassing is. Deze rol kan worden gegeven aan gebruikers in het algemeen of in de context van specifieke gebouwen of bedrijfsmiddelen. | Volledige gebruiker |
FMB-G149 | Compliance taken via e-mail | De gebruikers die aan deze groep zijn toegewezen, ontvangen eenmaal per week de taken die ze hebben met betrekking tot Compliance in een totaaloverzicht per e-mail. Dit is handig als gebruikers niet regelmatig inloggen om te controleren of ze openstaande taken hebben met betrekking tot Compliance. | beperkte gebruiker |
FMB-G146 | Compliance navigatiemenu weergeven | Groep geeft toegang tot de navigatiemenuopties rond de Compliance module en tot de (landspecifieke) wetgevingsgegevens. Andere gegevens rondom de Compliance module worden zichtbaar gemaakt via de hierboven genoemde gebruikersgroepen. | Beperkte gebruiker |
FMB-G161 | Compliance startbord bekijken | Deze groep geeft alleen toegang tot het startschermtabblad 'Compliance dashboard' en alle wetgeving. Deze groep kan worden gegeven aan gebruikers die geen navigatiemenu nodig hebben, maar wel alle compliancedocumenten willen kunnen doorzoeken waarvoor ze geautoriseerd zijn, zonder te hoeven wachten tot ze een taak in de workflow krijgen. Dit is relevant als een gebruiker alleen geautoriseerd is in de context van specifieke wetgeving(en) of gebouw(en) en geen algemene toegang heeft tot compliance-gerelateerde opties (bijvoorbeeld leveranciers). | Beperkte gebruiker |
Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze gebruikersgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.
Als de Compliance module als complete oplossing wordt geactiveerd, worden automatisch gebruikersprofielen gegenereerd die de relevante compliance gebruikersgroepen bevatten. Gebruik de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startboard van de beheerder om deze profielen aan gebruikers toe te wijzen.
4.4.1 Relevante gebruikersgroepen van andere modules:
Voor sommige modules kunnen andere (masterdata) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Compliance zijn de Masterdatamodules 'Gebouwen en gebieden' en 'Activa' nodig, daarom moeten ook de volgende gebruikersgroepen worden toegewezen aan gebruikers (als dit nog niet eerder is gedaan), om te kunnen creëren en bewerken (inclusief het koppelen van wetgeving aan gebouwen en Activa en het markeren van activa als 'Van toepassing' voor compliance:
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G007 | Gebouwen en gebieden bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van gebouwen en gebieden | Volledige gebruiker |
GOB-G008 | Activa bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van bedrijfsmiddelen | Volledige gebruiker |
Bij het genereren van de gebruikersprofielen is het aan te raden om ook deze groepen in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.
4.5 Navigatiemenu en startbordopties
Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de gebruikersgroepen). Daarnaast is er een module-specifiek startpaneel voor key users beschikbaar voor die specifieke module, dat zichtbaar is afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.
Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard
For the Compliance module, the following navigation menu options become availableVoor de module Compliance zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
...
Navigation menu option | Available to user groups | Description | ||
|---|---|---|---|---|
Compliance overview |
| The complete compliance dashboard, showing multiple overviews with regards to expired documents, reminders and other relevant information in one Optie navigatiemenu | Beschikbaar voor gebruikersgroepen | Beschrijving |
Overzicht Compliance |
| Het complete compliance dashboard, met meerdere overzichten van verlopen documenten, herinneringen en andere relevante informatie in één dashboard. | ||
Compliance graphs |
| A dashboard in the form of graphs, directly showing the compliance score on different levels (per building, per asset, per legislation objectgrafieken |
| Een dashboard in de vorm van grafieken, waarin de compliance score op verschillende niveaus (per gebouw, per bedrijfsmiddel, per wetgevingsobject, etc.) direct wordt weergegeven. |
Compliance taskstaken |
| An overview of open tasks related to compliance, users can also filter on tasks for other users. | ||
Legislations |
| The default (and custom) legislation can be found here and custom regulations can be managed via this option as well. | ||
Compliance assets |
| An overview of all the assets that are indicated as ‘Compliance applicable’. | ||
Legislation suggestions |
| This can be used to generate an overview of suggested legislations per assets, based on the code linked to the assets. | ||
Compliance documents |
| An overview of all legislation documents with some filter options. | ||
Compliance codes |
| This gives an overview of all the Codes and also gives the option to generated default codes based on supported standard lists (currently only the Dutch NL-SfB) |
For the Compliance module, the following starboard tab becomes available:
This tab is available for the following user groups:
Compliance approve document
Compliance manage documents
Compliance manage legislation
Upload Compliance document
View Compliance navigation menu
View compliance startboard
This startboard tab has some buttons that are similar to the navigation menu options with the same names. Next to that, this tab has the following includes:
Expired documents: An overview of expired legislation documents, so user can directly see where to take immediate action.
Compliance tasks: An overview of all relevant compliance tasks for the user.
Recently updated legislation: An overview of recently updated (country specific legislation objects, so the user is aware of any changes.
5. Additional reports
For some modules, additional reports can be available via the ‘Report’ navigation menu option.
For Compliance, there are currently no additional reports.
6. Additional settings and options after enabling
For some modules, additional settings can be configured after the initial module activation via the 'Module settings' option on the administrator startboard. A module is always activated with the most used settings pre-defined. After the module is activated, the module may have more advanced settings available, which can be managed via the Module settings as well.
To navigate to all Compliance settings, go to Modules settings → tab Compliance. Hover over the available settings to get more information:
...
7. Additional information
This module was added in the September release of 2023. The ‘What’s new' page can be found here: Compliance What's new
The default Dutch legislation is updated once every quarter and recently updated legislation is shown in the compliance dashboard (the tab on the general startboard).
8. User manual
For the user manual with a more step-by-step explanation of the process itself, see: Compliance user manual
9. Q&A
...
| Een overzicht van openstaande taken met betrekking tot compliance, gebruikers kunnen ook filteren op taken voor andere gebruikers. | |
Wetgeving |
| De standaard (en aangepaste) wetgeving kan hier worden gevonden en aangepaste regelgeving kan ook via deze optie worden beheerd. |
Compliance middelen |
| Een overzicht van alle activa die zijn aangegeven als 'Compliance van toepassing'. |
Suggesties voor wetgeving |
| Dit kan worden gebruikt om een overzicht te genereren van voorgestelde wetgeving per bedrijfsmiddel, gebaseerd op de code die aan het bedrijfsmiddel is gekoppeld. |
Compliance documenten |
| Een overzicht van alle wetgevingsdocumenten met enkele filteropties. |
Compliance codes |
| Dit geeft een overzicht van alle codes en biedt ook de optie om standaardcodes te genereren op basis van ondersteunde standaardlijsten (momenteel alleen de Nederlandse NL-SfB). |
Voor de module Compliance is het volgende tabblad aan stuurboordzijde beschikbaar:
Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende gebruikersgroepen:
Compliance document goedkeuren
Compliance documenten beheren
Compliance wetgeving beheren
Compliance document uploaden
Navigatiemenu Compliance weergeven
Compliance startbord bekijken
Dit tabblad startboard heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast heeft dit tabblad de volgende onderdelen:
Vervallen documenten: Een overzicht van verlopen wetgevingsdocumenten, zodat de gebruiker direct kan zien waar hij onmiddellijk actie moet ondernemen.
Compliance taken: Een overzicht van alle relevante Compliance-taken voor de gebruiker.
Recent bijgewerkte wetgeving: Een overzicht van recent bijgewerkte (landspecifieke) wetgevingsobjecten, zodat de gebruiker op de hoogte is van eventuele wijzigingen.
5. Aanvullende rapporten
Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapport'.
Voor Compliance zijn er momenteel geen extra rapporten.
6. Extra instellingen en opties na inschakelen
Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.
Om naar alle Compliance instellingen te gaan, ga naar Modules instellingen → tab Compliance. Beweeg over de beschikbare instellingen voor meer informatie:
...
7. Aanvullende informatie
Deze module is toegevoegd in de septemberversie van 2023. De 'Wat is nieuw'-pagina vind je hier: Compliance Wat is er nieuw?
De Nederlandse wetgeving wordt standaard eenmaal per kwartaal bijgewerkt en recentelijk bijgewerkte wetgeving wordt getoond in het compliance dashboard (het tabblad op het algemene startbord).
8. Gebruikershandleiding
Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zie: Compliance gebruikershandleiding
9. VRAAG EN ANTWOORD
V: Is het ook mogelijk om gebruikers alleen voor specifieke wetgeving te autoriseren? Bijvoorbeeld: geef een gebruiker de taak om de nalevingsdocumenten te uploaden voor alleen de 'Brandgevaarlijke wetgeving'.
A: Ja, vanaf release 24.3 [01/06/2024] release, this is possible. You will find an include on the legislation to assign the ‘upload documents’ system group to users in the context of the legislation. This will give that user the tasks to upload new documents related to that specific legislationQ: Is there an import available for customer-specific legislation?
A: No, there is currently no default import available. Customer-specific legislation can be added manually. Via customization, it is possible to create a custom legislation import (See dit mogelijk. U vindt een opname bij de wetgeving om de systeemgroep 'documenten uploaden' toe te wijzen aan gebruikers in de context van de wetgeving. Dit geeft die gebruiker de taken om nieuwe documenten te uploaden die gerelateerd zijn aan die specifieke wetgeving.V: Is er een import beschikbaar voor klantspecifieke wetgeving?
A: Nee, er is momenteel geen standaard import beschikbaar. Klantspecifieke wetgeving kan handmatig worden toegevoegd. Via maatwerk is het mogelijk om een aangepaste import van wetgeving te maken (Zie /wiki/spaces/KB/pages/224428166)