Administrator startboard
As an administrator, the startboard you get is a bit different from the startboard a regular user has. This administrator startboard is aimed towards providing the administrator with the most relevant options for his or her (daily) tasks.
The exact options on the startboard depend on the administrator level of your user. For more information on administrator levels, see Administrator levels. This article is focused on the option for a level 1 administrator.
This startboard contains the following default* options in the different button bars:
*It is possible additional options are shown, based on certain enabled integrations, for instance when using Workplace Experience. These additional option are explained in those articles.
Translations: Search for translations used in the system and per translation, it is possible to override the existing translation (per language) in a custom translation. For more information on translations, see: Languages and translation strings in the ‘Day-to-day admin tools’ part
Module settings: Open the setting overviews. Via this menu option, the settings available for each enabled module can be changed. For more information on the module settings, see: Module settings in the ‘Day-to-day admin tools’ part
Find object via reference: Use this search option to quickly find a specific object (for instance a specific reservation or request) by inputting the exact reference (e.g. ‘RES-240032’). This is a quick and easy way to open a specific object, without first needing to navigate the the specific menu option (for instance ‘reservations’ to search for this type of object via the regular search option. You can only use the reference in this search and it has to be the complete reference.
Custom imports: If there are any custom-made /wiki/spaces/KB/pages/210239617imports available (for instance an active directory import based on SFTP), these will show up via this option. both the import results as well as error logs can be looked into per custom import. For more information on custom SFTP imports, see: /wiki/spaces/KB/pages/210239617
...
Login log: This will give the option to search all logins (and attempts) into the system, including via which IP address a user logged in. For more information on this option, see Login log
Groups: This gives an overview of all the available system groups. For more information, see System groups in the ‘Authorizing users’ part.
Profiles: This gives an overview of all the available user profiles. For more information, see User profiles in the ‘Authorizing users’ part.
Users: This gives an overview of all the users in the system. For more information, see: Managing users
Authorization matrix: The authorization matrix shows an overview of all the client's user profiles with all system groups included. Via this matrix, you always have an up-to-date authorization matrix available to see which profile has which access rights (based on the assigned system groups)
User profile matrix: For more information on the user profile matrix, see: User profile matrix in the Authorizing users part.
Apart from the above-described function buttons, the startboard also contains multiple overviews:
Failed script schedulers: Certain background tasks are executed periodically via scheduled scripts. For instance, the anonymization of certain data is done this way (if this feature is enabled). These script schedulers can also contain custom scripts (for instance a custom script that automatically archives users with a login date more than x weeks ago and runs every night).
Since it is always possible that for some reason such a script runs into a problem and stops running, the administrator startboard has an overview of failed script schedulers. If there are no failed script schedulers, this overview is not shown.
In case of a failed script scheduler, it is possible to open the script scheduler and see the error log. After the cause of the problem is fixed, the script scheduler can be put back to active and the status back to scheduled. If in doubt, contact customer support for assistance. For more technical information on script schedulers, see: /wiki/spaces/KB/pages/604176438
Deactivated users: Any user that is currently deactivated is shown in this overview. This can help the administrator with quickly activating users who, for instance, are deactivated because of the use of a wrong password. If a user is deliberately deactivated, these also show up in this overview and can be used as a reminder to archive the user, to free up the user license. For more information, see: Activating and deactivating users
License use: This graph directly shows the total user licenses versus the still available user licenses. For more information on user licenses, see: User licenses
...
Authorization check: This overview shows all the user profiles and per profile if and to how many users it is assigned. This can be used to make sure all the user profiles are assigned to users
...
Administrator navigation menu
As an administrator, the navigation menu you get has all of the same options each regular user has (for instance, the options to search in organizations and persons) and also has some administrator-specific options. These options are aimed towards providing the administrator with the most relevant options for his or her (daily) tasks. Some of the navigation menu option are also available as function buttons on the administrator startboard.
The exact options navigation menu depends on the administrator level of your user. For more information on administrator levels, see Administrator levels. This article is focused on the option for a level 1 administrator.
Users: The same option as on the startboard, see above
Profiles: The same option as on the startboard, see above
Bin: Objects that have been removed can be found back in (and if needed, restored from) the bin. For more information on the bin and archive, see: Bin - Archive
Archive: Objects that have been archived (similar to removing, but these are stored in the archive instead of the bin) can be found back in (and if needed, restored from) the archive. For more information on the bin and archive, see: Bin - Archive
Module settings: The same option as on the startboard, see above
...
Beheerder startbord
Als beheerder kan de startboard die je krijgt is een beetje anders dan het startbord dat een gewone gebruiker heeft. Dit startpaneel voor beheerders is erop gericht om de beheerder de meest relevante opties te bieden voor zijn of haar (dagelijkse) taken.
De exacte opties op het startbord hangen af van het beheerdersniveau van de gebruiker. Voor meer informatie over beheerdersniveaus, zie Beheerdersniveaus. Dit artikel richt zich op de optie voor een niveau 1-beheerder.
Dit startbord bevat de volgende standaard* opties in de verschillende knoppenbalken:
*Het is mogelijk dat er extra opties worden weergegeven op basis van bepaalde ingeschakelde integraties, bijvoorbeeld wanneer Workplace Experience wordt gebruikt. Deze extra opties worden in die artikelen uitgelegd.
Vertalingen: Zoeken naar vertalingen die in het systeem worden gebruikt en per vertaling is het mogelijk om de bestaande vertaling (per taal) te overschrijven in een aangepaste vertaling. Voor meer informatie over vertalingen, zie: Talen en vertaalreeksen in het gedeelte 'Dag-tot-dag beheertools
Module-instellingen: De instellingsoverzichten openen. Via deze menuoptie kunnen de beschikbare instellingen voor elke ingeschakelde module worden gewijzigd. Zie voor meer informatie over de module-instellingen: Module-instellingen in het gedeelte 'Dag-tot-dag beheertools
Object zoeken via referentie: Gebruik deze zoekoptie om snel een specifiek object te vinden (bijvoorbeeld een specifieke reservering of aanvraag) door de exacte referentie in te voeren (bijvoorbeeld 'RES-240032'). Dit is een snelle en gemakkelijke manier om een specifiek object te openen, zonder eerst naar de specifieke menuoptie te hoeven navigeren (bijvoorbeeld 'reserveringen' om naar dit type object te zoeken via de gewone zoekoptie. Je kunt alleen de referentie gebruiken in deze zoekopdracht en het moet de volledige referentie zijn.
Aangepaste invoer: Als er op maat gemaakte SFTP imports beschikbaar zijn (bijvoorbeeld een active directory import op basis van SFTP), worden deze via deze optie weergegeven. Zowel de importresultaten als de foutlogs kunnen per aangepaste import worden bekeken. Voor meer informatie over aangepaste SFTP imports, zie: SFTP importeren en exporteren instellen
Logboek e-mail: Via dit overzicht kunnen de (automatische) e-mails worden gevolgd die via het systeem worden verzonden (bijv. e-mails met aanmeldingsgegevens en e-mails van workflowprocessen). Zie voor meer informatie over deze optie Logboek e-mail
Log in: Dit geeft de optie om alle aanmeldingen (en pogingen) op het systeem te doorzoeken, inclusief via welk IP-adres een gebruiker inlogde. Voor meer informatie over deze optie, zie Inloggen
Groepen: Dit geeft een overzicht van alle beschikbare systeemgroepen. Zie voor meer informatie Systeemgroepen in het gedeelte 'Gebruikers machtigen'.
Profielen: Dit geeft een overzicht van alle beschikbare gebruikersprofielen. Zie voor meer informatie Gebruikersprofielen in het gedeelte 'Gebruikers machtigen'.
Gebruikers: Dit geeft een overzicht van alle gebruikers in het systeem. Zie voor meer informatie: Gebruikers beheren
Machtigingsmatrix: De autorisatiematrix toont een overzicht van alle gebruikersprofielen van de klant, inclusief alle systeemgroepen. Via deze matrix heb je altijd een up-to-date autorisatiematrix beschikbaar om te zien welk profiel welke toegangsrechten heeft (gebaseerd op de toegewezen systeemgroepen).
Matrix gebruikersprofiel: Zie voor meer informatie over de gebruikersprofielmatrix: Matrix gebruikersprofiel in het gedeelte Gebruikers autoriseren.
Naast de hierboven beschreven functieknoppen bevat het startpaneel ook meerdere overzichten:
Mislukte scriptplanners: Bepaalde achtergrondtaken worden periodiek uitgevoerd via geplande scripts. Het anonimiseren van bepaalde gegevens gebeurt bijvoorbeeld op deze manier (als deze functie is ingeschakeld). Deze scriptplanners kunnen ook aangepaste scripts bevatten (bijvoorbeeld een aangepast script dat gebruikers met een aanmeldingsdatum van meer dan x weken geleden automatisch archiveert en elke nacht uitvoert).
Omdat het altijd mogelijk is dat zo'n script om de een of andere reden een probleem krijgt en stopt met draaien, heeft het beheerderstartbord een overzicht van mislukte scriptplanners. Als er geen mislukte scriptplanners zijn, wordt dit overzicht niet weergegeven.
In het geval van een mislukte scriptplanner, is het mogelijk om de scriptplanner te openen en het foutenlogboek te bekijken. Nadat de oorzaak van het probleem is verholpen, kan de scriptplanner weer actief worden gemaakt en kan de status worden teruggezet naar gepland. Neem bij twijfel contact op met de klantenservice voor assistentie. Voor meer technische informatie over scriptplanners, zie: Script planners
Gedeactiveerde gebruikers: Elke gebruiker die momenteel gedeactiveerd is, wordt in dit overzicht weergegeven. Dit kan de beheerder helpen bij het snel activeren van gebruikers die bijvoorbeeld gedeactiveerd zijn door het gebruik van een verkeerd wachtwoord. Als een gebruiker opzettelijk gedeactiveerd is, wordt dit ook weergegeven in dit overzicht en kan het gebruikt worden als herinnering om de gebruiker te archiveren om de gebruikerslicentie vrij te maken. Zie voor meer informatie: Gebruikers activeren en deactiveren
Licentie gebruiken: Deze grafiek toont direct het totale aantal gebruikerslicenties versus de nog beschikbare gebruikerslicenties. Zie voor meer informatie over gebruikerslicenties: Gebruikerslicenties
...
Autorisatiecontrole: Dit overzicht toont alle gebruikersprofielen en per profiel of en aan hoeveel gebruikers het is toegewezen. Dit kan worden gebruikt om te controleren of alle gebruikersprofielen aan gebruikers zijn toegewezen.
...
Beheerder navigatiemenu
Als beheerder heb je in het navigatiemenu dezelfde opties als een gewone gebruiker (bijvoorbeeld de opties om te zoeken in organisaties en personen) en daarnaast een aantal beheerdersspecifieke opties. Deze opties zijn bedoeld om de beheerder te voorzien van de meest relevante opties voor zijn of haar (dagelijkse) taken. Sommige opties van het navigatiemenu zijn ook beschikbaar als functieknoppen op het startpaneel van de beheerder.
Het exacte opties navigatiemenu hangt af van het beheerdersniveau van uw gebruiker. Voor meer informatie over beheerderniveaus, zie Beheerdersniveaus. Dit artikel richt zich op de optie voor een niveau 1-beheerder.
Gebruikers: Dezelfde optie als op het startbord, zie hierboven
Profielen: Dezelfde optie als op het startbord, zie hierboven
Bak: Objecten die verwijderd zijn kunnen teruggevonden worden in (en indien nodig hersteld worden van) de prullenbak. Voor meer informatie over de prullenbak en het archief, zie: Bak - Archief
Archief: Objecten die gearchiveerd zijn (vergelijkbaar met verwijderen, maar deze worden opgeslagen in het archief in plaats van de prullenbak) kunnen teruggevonden worden in (en indien nodig hersteld worden uit) het archief. Voor meer informatie over de prullenbak en het archief, zie: Bak - Archief
Module-instellingen: Dezelfde optie als op het startbord, zie hierboven
Release-opmerkingen: Dit is een directe link naar de release notes pagina van deze kennisbank. met alle recente release notes per release. https://support.spacewell.com/space/ReleaseNotes
Translations: The same option as on the startboard, see above
Announcements: Via this overview, the announcements can be created and managed. For more information about the announcements, see: Announcements Vertalingen: Dezelfde optie als op het startbord, zie hierboven
Aankondigingen: Via dit overzicht kunnen de aankondigingen worden aangemaakt en beheerd. Voor meer informatie over de aankondigingen, zie: Aankondigingen