1. What is this module about

The Corrective work orders module in Workplace Management helps service teams create and manage work orders based on user requests. These work orders can be assigned to either internal or external contractors to fix the issues.

For instance, if a toilet is broken and leaking, the facility service group might be unable to fix it. In this case, a work order can be created for an external contractor, like a plumber, to handle the repair or install a new toilet. The contractor can register the costs, and the work orders can be reviewed internally afterward.

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module:

1.1 Service groups

Like requests, the service groups also apply in the corrective work orders. The requests service group and the internal responsible user are automatically taken over to the corrective work order. The responsible user can plan and manually forward the work order to the applicable contractor.

More information about service groups can be found via Requests module.

1.2 Problem types

The problem type selected in the request can also influence the corrective work order behavior. Per problem type, it is possible to determine if a corrective work order is automatically created, assigned, and sent to the relevant contractor based on the preferred supplier role.

...

For example:

• Building: Spacewell Arnhem

• Supplier X is the preferred supplier for Spacewell Arnhem with the role of‘ Access Control’

Problem type: 'Front gate defect'

• Automatically create corrective work order: Yes

• Work order service group: Facility

• Role: 'Access Control'

• Automatically send work order: Yes

Once a request with building ‘Spacewell Arnhem’ and the problem type ‘Front gate defect' is submitted, a corrective work order is automatically created, assigned to the service group ‘Facility’, assigned to the contractor 'Supplier X’, and automatically sent to the contractor.

Because there are no manual actions involved, if a work order is automatically created via this path, a remark can be pre-defined, and a default cost item (catalog item) can be set in the problem type, which will also be automatically added to the work order. A default cost item can be relevant if price agreements are negotiated for specific types of work (e.g., ‘Empty a container’), and the default (planned) price can automatically be included.

More information about problem types can be found via Requests module.

1.3 Cost items

Unlike in requests, it is possible to register cost items in corrective work orders. Cost items (work order items) can be generic or based on catalog items (this needs to be enabled via ‘Modules settings' → ‘Corrective work orders’ → ‘Use catalog items in corrective work orders’). Adding cost items based on inventory items is also possible, but the 'Inventory management’ module needs to be enabled in this case. More information about inventory management see: Inventory management module .

Before the work order is assigned to a contractor, the work order items can be added to register the estimated costs for handling the work order. If the user creates a generic work order item, the description, planned quantity, price, and VAT rate can be entered manually. If the user adds a work order item based on a catalog item, the catalog item name, supplier reference, and purchase price are automatically taken over to the work order item. Catalog items used in work orders can be tools or equipment that must be purchased first, such as rubber gloves, nails, etc.

The work order items' planned quantity and price are used to determine the estimated costs. Once the work order is in progress by the contractor, the actual quantity and price might differ and can be registered. The actual quantity and price eventually determine the actual costs of the work order. Insights on the planned and actual work order costs might affect the planned cost estimations or the contractors used in the future if the planned costs are, for example, much lower than the actual costs.

...

1.4 Preferred suppliers

Via the use of preferred suppliers, requests and corrective work orders can automatically be assigned to a preferred supplier based on the role specified in the problem type linked to the request.

For more information about preferred suppliers, see: Preferred suppliers.

For more information about requests and problem types, see: Requests module.

1.5 Tendering process (quotations)

If it is unclear which contractor should be assigned to the corrective work order, a tendering process can be created to find the right contractor. Via a tendering process, quotations can be requested from multiple suppliers.

Tendering processes are used if there are no preferred suppliers or many suppliers to choose from. A tendering process is a good way to find the supplier with the best price, the quickest response to execute the work at the earliest time, etc. Which supplier fits best for the work that needs to be done in the corrective work order.

A tendering process can be created in Workplace Management directly from a corrective work order, or a tendering process can be done completely outside of the application.

Via ‘Module settings' → ‘Maintenance’ → ‘General work order settings’ → ‘Quotation process via separate workflow’ can be set to Yes if the tendering process is done in Workplace Management. In this case, when creating a tendering process from the corrective work order, the corrective work order will go to a 'Quotation process’ status and will automatically continue once one of the quotations is accepted. The supplier of the accepted quotation is automatically assigned to the corrective work order.

If the quotation process is done outside Workplace Management, the corrective work order is also moved to a 'Request quotation(s)' status. The corrective work order needs to be manually forwarded to the contractor of choice based on the tendering process executed outside of the application (for instance, done only via email)

Tendering processes can also be created separately and not only within a corrective work order. For more information about the process, see: Tendering process (quotations) module.

1.6 Mandate approval

In the corrective work order process, adding a mandate approval step is possible. A mandate approval is a step in the workflow where a specific authorized user or user with a specific system group needs to review the work order's total amount and can approve or reject the work order before it is forwarded to a contractor. The mandate approval step prevents work orders from being made and sent to contractors with a (unauthorized) large total amount.

Mandate approval can be enabled via ‘Module settings' → ‘Maintenance’ → 'Corrective work orders' → 'Mandate approval corrective work orders’:

...

Mandate approval options:

By manager (based on personal mandate amount):

If the mandate approval is executed based on a personal (maximum) mandate amount, the mandate approval option ‘by manager’ is used. Every user creating corrective work orders has a personal mandate amount and can approve the corrective work orders up to the maximum total amount similar to the personal mandate amount.

...

To use the mandate approval by manager, all applicable users creating corrective work orders need to have the manager and personal mandate amount registered. Also, register the same information for every manager. The manager and personal mandate amount can be registered on the user's contact page.

If the corrective work order total amount exceeds the personal amount of the user, the user's manager is the next user to approve the corrective work order until the approver's mandate amount exceeds the corrective work order total amount.

By a specific group (from a specific amount):

If the mandate approval is always executed by specific users or a specific department, a system group can be added to handle the mandate approval and approve the corrective work order total amount. If the corrective work order total amount only needs to be approved if it exceeds a certain amount, it is also possible to register the amount from which the mandate approval by the specific system group applies.

To use mandate approval by a specific system group, register this system group in ‘Module settings' → ‘Maintenance’ → ‘Corrective work orders’ → 'Mandate approval group’.

To specify an amount from which the mandate approval applies, register this in ‘Module settings' → ‘Maintenance’ → ‘Corrective work orders’ → 'Mandate approval from amount’. If this setting is set to 0, the mandate approval always applies.

...

Depending on problem type:

If the mandate approval is determined per problem type, the mandate approval can be configured in each problem type separately, where it applies.

Both mandate approval options mentioned above can also be configured at the problem type level.

...

1.7 Planboard

The corrective work orders module also has a planboard option. Already planned corrective work orders can be consulted in a calendar view (daily, weekly, and monthly), and not yet assigned corrective work orders can be assigned via the planboard to contractors. F more information about the planboard see: Work order Planboard.

1.8 Supplier access

After the corrective work order is forwarded to the (internal or external) contractor, the work order needs to be handled by the internal or external contractor. If the contractor does not have a user account in Workplace Management to handle the work order, the responsible service group or the work order is assigned to handle the work order on behalf of the contractor.

If the contractor has a user in the application, the contractor must handle the work order themselves. Supplier access can be enabled to provide the contractors a user friendly overview with all work orders to be handled.

For more information about supplier access see: Supplier access.

1.9 Corrective work order workflow process

The following part describes the workflow of a corrective work order from a high-over point of view. For a detailed description, see the user manual Corrective work order module for (end)users.

Create a corrective work order
A new corrective work order can either be created manually from a request (if corrective work orders in general or for this problem type are enabled), or the corrective work order can be created automatically, determined by the problem type settings. Many fields are automatically taken over from the request (subject, description, service group, internal responsible, etc.). The user can add generic-, catalog- and/or inventory items (depending on the settings) with planned quantities and prices.

Submit or directly forward corrective work order
After the corrective work order has been completely filled in, the work order can either be submitted or directly forwarded to the contractor.

• If the contractor is not yet determined when creating the work order, the work order can be submitted. The contractor can be linked to the work order manually or via a tendering process during the next step.

• If the contractor is automatically determined via preferred suppliers when creating the work order, the work order can be directly forwarded to the contractor.

Optional: Start tendering process
A tendering process can be started if a contractor needs to be selected from a list of potential contractors. The tendering process can either be a new process in Workplace Management or completely outside of the application. The contractor with the best quotation can be selected and assigned to the work order.

Optional: Mandate approval
If mandate approval is applicable, the mandate approver needs to approve or reject the work orders' total amount before the work order is sent to the contractor.

Corrective work order in progress
The corrective work order is in progress, and the contractor needs to handle the work specified in the work order. If the contractor has a user account, the contractor can directly handle the work order in the application. If the contractor does not have a user account, then the internal responsible need to handle the work order on behalf of the contractor. The actual quantity and prices used during the handling of the corrective work order can be registered.

Optional: Retract or reschedule

If a corrective work order is in progress but needs to be rescheduled to another date, the internal responsible can reschedule the work order and forward it to the contractor again. If the corrective work order needs to be assigned to another internal responsible, the corrective work order can be retracted and is again assigned to the whole service group, ready to be picked up and assigned to a contractor.

End work and review

After the work order has been handled, the internal responsible can review the work executed. The review can also be done automatically (via a setting). If the internal responsible rejects the work, the work order will return to the contractor with additional information about the rejection. The contractor needs to handle the work in the order again.

Optional: Financial administration
If the executed work is approved, the financial administration surrounding this work order can be executed as a task in the workflow (depending on the setting). The contractor might send an invoice that must be registered and paid.

...

1.10 Other relevant options

Financial administration

Adding a' Financial administration' step in the workflow is possible via a general work order setting (which applies to corrective, preventive, and LTMP work orders). As soon as the invoices from the contractor have been handled (checked and paid), the corrective work order can be manually closed. Incoming invoices can also be automatically matched, and the corrective work order can automatically be closed as soon as the corresponding incoming invoices are handled. For more about incoming invoices, see: Incoming invoices

2. Automatic emails send in the workflow(s)

Workflows can automatically send emails after a certain task is executed or a workflow has been in a status for a certain amount of time. The default emails need to be activated per workflow. For more information on enabling the default workflow emails, see Workflow emails.

For the corrective work order module, the following default workflow emails are available:

3. Additional information on this module

More information on the Corrective work order module can be found in the following related articles:

...

For an (end) user manual, see: Corrective work orders module for (end)users

...

1. Waar gaat deze module over

De module Correctieve werkorders in Workplace Management helpt serviceteams bij het maken en beheren van werkorders op basis van verzoeken van gebruikers. Deze werkorders kunnen worden toegewezen aan interne of externe aannemers om de problemen op te lossen.

Als bijvoorbeeld een toilet kapot is en lekt, kan het zijn dat de facilitaire dienst het niet kan repareren. In dit geval kan een werkorder worden aangemaakt voor een externe aannemer, zoals een loodgieter, om de reparatie uit te voeren of een nieuw toilet te installeren. De aannemer kan de kosten registreren en de werkorders kunnen daarna intern worden beoordeeld.

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:

1.1 Servicegroepen

Net als verzoeken zijn de servicegroepen ook van toepassing op correctieve werkorders. De servicegroep voor verzoeken en de interne verantwoordelijke gebruiker worden automatisch overgenomen in de correctieve werkorder. De verantwoordelijke gebruiker kan de werkorder plannen en handmatig doorsturen naar de betreffende aannemer.

Meer informatie over servicegroepen is te vinden via Module Aanvragen.

1.2 Typen problemen

Het probleemtype dat is geselecteerd in de aanvraag kan ook het gedrag van de corrigerende werkorders beïnvloeden. Per probleemtype kan worden bepaald of er automatisch een corrigerende werkorder wordt aangemaakt, toegewezen en verzonden naar de relevante aannemer op basis van de voorkeursrol van de leverancier.

...

Bijvoorbeeld:

• Gebouw: Ruimtevaartcentrum Arnhem

• Leverancier X is de voorkeursleverancier voor Spacewell Arnhem met de rol van 'Toegangscontrole'.

Probleemtype: 'defect fronthek'.

• Automatisch correctieve werkorders maken: Ja

• Servicegroep werkorders: Faciliteit

• Rol: 'Toegangscontrole

• Werkorders automatisch verzenden: Ja

Zodra een aanvraag met gebouw 'Spacewell Arnhem' en het probleemtype 'Voorpoort defect' is ingediend, wordt automatisch een correctieve werkorder aangemaakt, toegewezen aan de servicegroep 'Facility', toegewezen aan de aannemer 'Leverancier X' en automatisch verzonden naar de aannemer.

Omdat er geen handmatige handelingen nodig zijn, kan als een werkorder automatisch wordt aangemaakt via dit pad, een opmerking vooraf worden gedefinieerd en kan een standaardkostenpost (cataloguspost) worden ingesteld in het probleemtype, die ook automatisch wordt toegevoegd aan de werkorder. Een standaard kostenpost kan relevant zijn als er prijsafspraken zijn gemaakt voor specifieke soorten werk (bijv. 'Leeg een container') en de standaard (geplande) prijs kan automatisch worden opgenomen.

Meer informatie over probleemtypen is te vinden via Module Aanvragen.

1.3 Kostenposten

Anders dan bij aanvragen is het mogelijk om kostenitems te registreren in correctieve werkorders. Kostenposten (werkorderitems) kunnen generiek zijn of gebaseerd op catalogusitems (dit moet ingeschakeld worden via 'Modules instellingen' → 'Correctieve werkorders' → 'Gebruik catalogusitems in correctieve werkorders'). Kostenposten toevoegen op basis van inventarisitems is ook mogelijk, maar dan moet de module 'Voorraadbeheer' ingeschakeld zijn. Meer informatie over voorraadbeheer zie: Module voorraadbeheer .

Voordat de werkorder aan een aannemer wordt toegewezen, kunnen de werkorderitems worden toegevoegd om de geschatte kosten voor het afhandelen van de werkorder te registreren. Als de gebruiker een generiek werkorderitem aanmaakt, kunnen de omschrijving, de geplande hoeveelheid, de prijs en het BTW-tarief handmatig worden ingevoerd. Als de gebruiker een werkorderitem toevoegt op basis van een catalogusitem, worden de catalogusitemnaam, leveranciersreferentie en aankoopprijs automatisch overgenomen in het werkorderitem. Catalogusitems die worden gebruikt in werkorders kunnen gereedschappen of apparatuur zijn die eerst moeten worden aangeschaft, zoals rubberen handschoenen, spijkers, enz.

De geplande hoeveelheid en prijs van de werkorders worden gebruikt om de geschatte kosten te bepalen. Zodra de werkorder door de aannemer wordt uitgevoerd, kunnen de werkelijke hoeveelheid en prijs afwijken en worden geregistreerd. De werkelijke hoeveelheid en prijs bepalen uiteindelijk de werkelijke kosten van de werkorder. Inzicht in de geplande en werkelijke kosten van werkorders kan van invloed zijn op de geplande kostenramingen of de aannemers die in de toekomst worden gebruikt als de geplande kosten bijvoorbeeld veel lager zijn dan de werkelijke kosten.

...

1.4 Voorkeursleveranciers

Via het gebruik van voorkeursleveranciers kunnen verzoeken en correctieve werkorders automatisch worden toegewezen aan een voorkeursleverancier op basis van de rol die is opgegeven in het probleemtype dat aan het verzoek is gekoppeld.

Zie voor meer informatie over voorkeursleveranciers: Voorkeursleveranciers.

Zie voor meer informatie over verzoeken en probleemtypen: Module Aanvragen.

1.5 Aanbestedingsproces (offertes)

Als het onduidelijk is welke aannemer moet worden toegewezen aan de correctieve werkorder, kan een aanbestedingsproces worden gecreëerd om de juiste aannemer te vinden. Via een aanbestedingsproces kunnen offertes worden aangevraagd bij meerdere leveranciers.

Aanbestedingsprocedures worden gebruikt als er geen voorkeursleveranciers zijn of als er veel leveranciers zijn om uit te kiezen. Een aanbestedingsprocedure is een goede manier om de leverancier te vinden met de beste prijs, de snelste reactie om het werk zo snel mogelijk uit te voeren, enz. Welke leverancier past het beste bij het werk dat moet worden uitgevoerd in de correctieve werkorder.

Een aanbestedingsproces kan direct vanuit een correctieve werkorder worden aangemaakt in Workplace Management, of een aanbestedingsproces kan volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd.

Via 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Algemene werkorderinstellingen' → 'Offerteproces via aparte workflow' kan op Ja worden gezet als het offerteproces in Workplace Management wordt gedaan. In dit geval zal bij het aanmaken van een aanbestedingsproces vanuit de correctieve werkorder, de correctieve werkorder naar een 'Offerteproces' status gaan en automatisch doorgaan zodra een van de offertes wordt geaccepteerd. De leverancier van de geaccepteerde offerte wordt automatisch toegewezen aan de corrigerende werkorder.

Als het offerteproces buiten Workplace Management wordt uitgevoerd, wordt de correctieve werkorder ook verplaatst naar een status 'Offerte(s) aanvragen'. De correctieve werkorder moet handmatig worden doorgestuurd naar de gewenste aannemer op basis van het aanbestedingsproces dat buiten de applicatie is uitgevoerd (bijvoorbeeld alleen via e-mail).

Aanbestedingsprocessen kunnen ook afzonderlijk worden gemaakt en niet alleen binnen een correctieve werkorder. Zie voor meer informatie over het proces: Module Aanbestedingsproces (offertes).

1.6 Goedkeuring mandaat

In het proces voor correctieve werkorders is het mogelijk om een stap voor goedkeuring van een mandaat toe te voegen. Een goedkeuring van een mandaat is een stap in de workflow waarbij een specifieke geautoriseerde gebruiker of gebruiker met een specifieke systeemgroep het totaalbedrag van de werkorder moet bekijken en de werkorder kan goedkeuren of afkeuren voordat deze wordt doorgestuurd naar een aannemer. De mandaat goedkeuringsstap voorkomt dat werkorders met een (ongeautoriseerd) groot totaalbedrag worden gemaakt en naar aannemers worden gestuurd.

Goedkeuring verplichten kan worden ingeschakeld via 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Goedkeuring correctieve werkorders verplichten':

...

Goedkeuringsopties voor mandaten:

Door manager (gebaseerd op bedrag persoonlijk mandaat):

Als de mandaatgoedkeuring wordt uitgevoerd op basis van een persoonlijk (maximum) mandaatbedrag, wordt de mandaatgoedkeuringsoptie 'door manager' gebruikt. Elke gebruiker die correctieve werkorders aanmaakt, heeft een persoonlijk mandaatbedrag en kan de correctieve werkorders goedkeuren tot het maximale totaalbedrag gelijk aan het persoonlijke mandaatbedrag.

...

Als het totaalbedrag van de werkorder het persoonlijke mandaatbedrag van de gebruiker overschrijdt, moet de manager van de gebruiker de werkorder goedkeuren. Als het totaalbedrag van de corrigerende werkorder ook hoger is dan het persoonlijke mandaatbedrag van de manager, moet de volgende manager de corrigerende werkorder goedkeuren totdat het persoonlijke mandaatbedrag voldoende is.

Om de goedkeuring van het mandaat door de manager te gebruiken, moeten voor alle gebruikers die correctieve werkorders aanmaken de manager en het persoonlijke mandaatbedrag geregistreerd zijn. Registreer ook dezelfde informatie voor elke manager. De manager en het persoonlijke mandaatbedrag kunnen worden geregistreerd op de contactpagina van de gebruiker.

Als het totale bedrag van de corrigerende werkorder het persoonlijke bedrag van de gebruiker overschrijdt, is de manager van de gebruiker de volgende gebruiker die de corrigerende werkorder goedkeurt totdat het mandaatbedrag van de goedkeurder het totale bedrag van de corrigerende werkorder overschrijdt.

Door een specifieke groep (vanaf een specifiek bedrag):

Als de goedkeuring van het mandaat altijd door specifieke gebruikers of een specifieke afdeling wordt uitgevoerd, kan een systeemgroep worden toegevoegd die de goedkeuring van het mandaat afhandelt en het totale bedrag van de correctieve werkorder goedkeurt. Als het totale bedrag van de correctieve werkorder alleen moet worden goedgekeurd als het een bepaald bedrag overschrijdt, is het ook mogelijk om het bedrag te registreren vanaf wanneer de goedkeuring van het mandaat door de specifieke systeemgroep van toepassing is.

Om goedkeuring via een mandaat door een specifieke systeemgroep te gebruiken, registreer je deze systeemgroep in 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Mandaat goedkeuringsgroep'.

Om een bedrag op te geven vanaf waar de mandaatgoedkeuring geldt, registreer je dit in 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Mandaatgoedkeuring vanaf bedrag'. Als deze instelling op 0 staat, is de mandaatgoedkeuring altijd van toepassing.

...

Afhankelijk van het type probleem:

Als de goedkeuring van het mandaat per probleemtype wordt bepaald, kan de goedkeuring van het mandaat in elk probleemtype afzonderlijk worden geconfigureerd, waar het van toepassing is.

Beide hierboven genoemde opties voor mandaatgoedkeuring kunnen ook worden geconfigureerd op het niveau van het probleemtype.

...

1.7 Planbord

De module voor correctieve werkorders heeft ook een planningsbord. Reeds geplande correctieve werkorders kunnen worden geraadpleegd in een kalenderweergave (dagelijks, wekelijks en maandelijks) en nog niet toegewezen correctieve werkorders kunnen via het planbord worden toegewezen aan aannemers. Voor meer informatie over het planbord zie: Werkorders Planbord.

1.8 Toegang leveranciers

Nadat de correctieve werkorder is doorgestuurd naar de (interne of externe) aannemer, moet de werkorder worden afgehandeld door de interne of externe aannemer. Als de aannemer geen gebruikersaccount in Workplace Management heeft om de werkorder af te handelen, wordt de verantwoordelijke servicegroep of de werkorder toegewezen om de werkorder namens de aannemer af te handelen.

Als de aannemer een gebruiker in de applicatie heeft, moet de aannemer de werkorders zelf afhandelen. Toegang voor leveranciers kan worden ingeschakeld om de aannemers een gebruikersvriendelijk overzicht te geven van alle werkorders die moeten worden afgehandeld.

Zie voor meer informatie over toegang voor leveranciers: Toegang leverancier.

1.9 Proces voor correctieve werkorders

Het volgende deel beschrijft de workflow van een correctieve werkorder vanuit een high-over oogpunt. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Module voor correctieve werkorders voor (eind)gebruikers.

Een correctieve werkorder maken
Een nieuwe corrigerende werkorder kan handmatig worden aangemaakt vanuit een verzoek (als corrigerende werkorders in het algemeen of voor dit probleemtype zijn ingeschakeld), of de corrigerende werkorder kan automatisch worden aangemaakt, afhankelijk van de instellingen van het probleemtype. Veel velden worden automatisch overgenomen van het verzoek (onderwerp, beschrijving, servicegroep, interne verantwoordelijke, enz.) De gebruiker kan generieke-, catalogus- en/of inventarisartikelen toevoegen (afhankelijk van de instellingen) met geplande hoeveelheden en prijzen.

Corrigerende werkorders indienen of direct doorsturen
Nadat de werkorder voor correctieve werkzaamheden volledig is ingevuld, kan de werkorder worden ingediend of rechtstreeks worden doorgestuurd naar de aannemer.

• Als de aannemer nog niet is bepaald bij het aanmaken van de werkorder, kan de werkorder worden ingediend. De aannemer kan handmatig aan de werkorder worden gekoppeld of via een aanbestedingsproces tijdens de volgende stap.

• Als de aannemer automatisch wordt bepaald via voorkeursleveranciers bij het aanmaken van de werkorder, kan de werkorder direct worden doorgestuurd naar de aannemer.

Optioneel: Start aanbestedingsprocedure
Een aanbestedingsproces kan worden gestart als een aannemer moet worden geselecteerd uit een lijst met potentiële aannemers. Het aanbestedingsproces kan een nieuw proces in Workplace Management zijn of volledig buiten de applicatie plaatsvinden. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkorder worden toegewezen.

Optioneel: Goedkeuring mandaat
Als mandaatgoedkeuring van toepassing is, moet de mandaatgoedkeurder het totaalbedrag van de werkorders goedkeuren of afkeuren voordat de werkorder naar de aannemer wordt gestuurd.

Correctieve werkorder in uitvoering
De correctieve werkorder is in uitvoering en de aannemer moet het werk afhandelen dat in de werkorder is gespecificeerd. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkorder rechtstreeks in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, dan moet de intern verantwoordelijke de werkorder namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die worden gebruikt tijdens de afhandeling van de correctieve werkorder kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: Intrekken of verzetten

Als een corrigerende werkorder in uitvoering is maar moet worden verplaatst naar een andere datum, kan de interne verantwoordelijke de werkorder opnieuw inplannen en doorsturen naar de aannemer. Als de corrigerende werkorder moet worden toegewezen aan een andere interne verantwoordelijke, kan de corrigerende werkorder worden ingetrokken en opnieuw worden toegewezen aan de hele servicegroep, klaar om te worden opgepakt en toegewezen aan een aannemer.

Einde werk en beoordeling

Nadat de werkorder is afgehandeld, kan de intern verantwoordelijke het uitgevoerde werk bekijken. De controle kan ook automatisch gebeuren (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afkeurt, gaat de werkorder terug naar de aannemer met extra informatie over de afkeuring. De aannemer moet het werk in de order opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rond deze werkorder worden uitgevoerd als een taak in de workflow (afhankelijk van de instelling). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

...

1.10 Andere relevante opties

Financiële administratie

Het toevoegen van een stap "Financiële administratie" in de workflow is mogelijk via een algemene werkorderinstelling (die van toepassing is op correctieve, preventieve en LTMP werkorders). Zodra de facturen van de aannemer zijn afgehandeld (gecontroleerd en betaald), kan de correctieve werkorder handmatig worden gesloten. Inkomende facturen kunnen ook automatisch worden gematcht en de corrigerende werkorder kan automatisch worden gesloten zodra de overeenkomstige inkomende facturen zijn afgehandeld. Zie voor meer informatie over inkomende facturen: Inkomende facturen

2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)

Workflows kunnen automatisch e-mails versturen nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of een workflow een bepaalde tijd in een status heeft gestaan. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow e-mails, zie Workflow e-mails.

Voor de module correctieve werkorders zijn de volgende standaard workflow e-mails beschikbaar:

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Correctieve werkorders is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Module met correctieve werkorders voor (eind)gebruikers

• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): Activering en informatie van de module correctieve werkorders