Een opslag maken

Voordat we "Voorraadbeheer" kunnen gebruiken, hebben we ten minste één opslagruimte opslag nodig. We kunnen "Opslag" vinden in het menu onder "ActivaInventaris".

Volg de volgende stappen om een nieuwe opslag aan te maken.

1. Open de module "Opslag" via de optie onder "ActivaInventaris" in het menu.

2. Druk op de knop "Nieuw".

3. Vul de velden in. De grijze velden worden automatisch ingevuld.

4. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om het aanmaken van een opslag te voltooien.

Tabblad 'Instellingen

Op het tabblad Instellingen kun je een paar instellingen wijzigen:

• Organisatie
  Je kunt een organisatie instellen als extra informatie over de locatie.

• Standaardlocatie
  Je kunt een standaardlocatie instellen in de opslag instellen, zodat je die niet hoeft in te stellen als je nieuwe items toevoegt.

• Voorraadwaardering
  Je kunt ook instellen hoe de voorraadwaarde wordt berekend met betrekking tot prijsveranderingen.

Opslaglocaties

In de vorige schermafbeelding zie je dat de opslagmodule drie verschillende tabbladen heeft. Op het tabblad "Locaties" kun je locaties in de opslag aanmaken. De opslagruimte moet ten minste één opslagruimte hebben; de hele opslagruimte kan één locatie zijn. Als de opslagruimte bijvoorbeeld een relatief kleine ruimte is, heb je niet meer plaatsen om de locatie van een item op te geven.

De opslaglocaties zijn de feitelijke locaties binnen een opslag waar het inventarisitem wordt geplaatst. Dit kan in een hiërarchisch niveau worden gezet, bijvoorbeeld: Hal B → Rek 3 → Onderste schap Rek 3

Hoe opslaglocaties maken?

1. Navigeer naar het tabblad "Locaties" van een opslag.

2. Druk op "Nieuw".

3. Vul de velden in

4. Klik op het pictogram 'Nieuw subitem maken' (rechtsboven) om een sublocatie te maken. Als je deze methode gebruikt, wordt de huidige locatie automatisch ingesteld als ouder van de locatie die wordt aangemaakt.

5. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om terug te keren naar het vorige scherm.

Catalogusitem maken

Een inventarisitem is gekoppeld aan een catalogusitem. Controleer altijd of het catalogusitem bestaat voordat je een nieuw item toevoegt aan een opslag. Als het catalogusitem niet bestaat, volg dan de stappen hier beschreven (sectie bestelbare items) om een nieuwe te maken.

Hoeveel voorraad is er?

Volg deze stappen om te zien wat de voorraad van een opslag is:

1. Navigeer naar je uw opslag met de optie "Opslag" in het menu onder "ActivaInventaris".

2. Selecteer je opslag.

3. Onderaan vind je de knop "InventarisVoorraad".

4. Gebruik in het volgende scherm het veld "Trefwoorden" (of laat leeg) > druk op "Zoeken".

5. Je krijgt een scherm te zien dat lijkt op de schermafbeelding hieronder

Hoe voeg je een nieuw item toe aan de

voorraad?

1. Er zijn meer manieren om een item toe te voegen aan de inventaris toe te voegen. Gebruik een van deze opties:

   1. Gebruik de optie "OpslagplaatsenOpslag" in het menu onder "ActivaInventaris" > open een opslagplaats Opslag > klik op de knop "InventarisVoorraad" > klik op 'Zoeken' >nieuw (Opmerking: de knop 'nieuw' kan ook al beschikbaar zijn rechtsboven in het zoekscherm). Dit is de voorkeursmanier bij het toevoegen van meerdere items omdat de Opslag automatisch wordt ingevuld.

   2. Navigeer naar "InventarisVoorraad" via de optie in het menu onder "ActivaInventaris" en druk op de knop "Nieuw".

2. Vul de gegevens van het inventarisitem Voorraad item in.

3. Gebruik het tabblad Locaties om een "Opslaglocatie" toe te wijzen.

4. Druk op "Opslaan en terugkeren" om het item op te slaan.

Werkelijke voorraad (hoeveelheid)

& transacties

Automatische transactie

Transacties worden automatisch aangemaakt wanneer er een interne of uitgaande aankooporder is. Op deze manier kunnen de wijzigingen in de hoeveelheid artikelen in detail worden bijgehouden.

Handmatige transacties

Het is ook mogelijk om deze transacties handmatig aan te maken (bijvoorbeeld als correctie), om de beginvoorraad te registreren of om de verplaatsing van (een deel van de) voorraad naar een andere opslag of naar een andere locatie in dezelfde opslag (andere legborden bijvoorbeeld) te registreren.

Volg de volgende stappen om een handmatige transactie aan te maken:

1. Navigeer naar je inventarisitem:

   1. Gebruik de optie "Inventaris" in het menu onder "Activa" en zoek naar het inventarisitem dat je wilt bewerken.

   2. Als je weet waar het item zich bevindt, open dan de opslag met de optie "Opslag" en druk vervolgens op de knop "InventarisVoorraad", zoek naar je item en open het item dat je wilt bewerken.

2. Nadat je het item hebt geopend, zie je het tabblad "Algemeen". Druk op het tabblad "Transacties".

3. Je ziet drie knoppen:

   1. Uitgaande transactie aanmaken, voor het aanmaken van uitgaande overschrijvingen.

   2. Aanmaken in transactie, voor het aanmaken van inkomende overboekingen.

   3. Exporteren naar Excel, voor het exporteren van een lijst in Excel van alle transfers.

4. Druk op "Maak transactie uit" of "Maak transactie in" om een transactie aan te maken.

5. Vul de gegevens in en de hoeveelheid (in de lijst onderaan) die je wilt overmaken.

6. In één transactie is het mogelijk om meerdere inventarisitems over te dragen. Klik op 'Inventarisitem toevoegen' om nog een transactie-item toe te voegen

7. Druk op de knop "Verwerken".

Automatisch inkooporders genereren

Door de minimale en maximale voorraad op een voorraaditem aan te geven, wordt het mogelijk om het systeem uitgaande inkooporders te laten genereren op basis van de gewenste voorraad. Dit wordt uitgelegd in het artikel over inkooporders

• Om het inventarisbeheersysteem voorraadbeheersysteem te gebruiken, heb je minstens één opslagruimte nodig.

• De voorraad van een item wordt automatisch berekend via transacties en kan niet handmatig worden gewijzigd

• Elk inventarisitem is altijd gekoppeld aan een catalogusitem