DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents

minLevel	1
maxLevel	1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

Understand how a Brain Rule works

Define which Brain Rules fit your

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Begrijpen hoe een Brain Rule werkt
Definieer welke Brain Rules passen bij uw use-case

Info

What is the BrainWat zijn de hersenen?
The Met Workplace Brain enables you to define conditions (for example "IF temperature is higher than kun je voorwaarden (bijvoorbeeld "ALS de temperatuur hoger is dan 25°C") and actions (for exampleen acties (bijvoorbeeld: "Send an Stuur een e-mail to naar John Doe") which you can link together. If a condition is met, an action is triggered.
The Brain does not have a user interface. This means you cannot login to a Workplace touch point and start creating conditions and actions. For now, only a fixed set of rules is available (you find that list below). Reach out to your Spacewell Account Manager to have a Brain Rule implemented.

If you are a creative person and want to create rules which are in the same trend as the rules below, but which are not exactly the same: we also have a solution for you. Please use the template below and send send in a product request via your Spacewell Account Manager.

Image Removed

How does the Brain work?

Some people might say the Workplace Brain is a simple IFTTT engine

definiëren die je aan elkaar kunt koppelen. Als aan een voorwaarde wordt voldaan, wordt een actie geactiveerd.
Het Brein heeft geen gebruikersinterface. Dit betekent dat je niet kunt inloggen op een Workplace touchpoint en beginnen met het maken van voorwaarden en acties. Voorlopig is alleen een vaste set regels beschikbaar (u vindt die lijst hieronder). Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain Rule te laten implementeren.

Als u een creatief persoon bent en regels wilt maken die in dezelfde trend liggen als de regels hieronder, maar die niet precies hetzelfde zijn: dan hebben we ook een oplossing voor u. Gebruik het onderstaande sjabloon en stuur een productaanvraag in via uw Spacewell Account Manager.

Image Added

Om te zien welke Brain Rules actief zijn in uw omgeving, raadpleegt u Brain Rules visualization

Hoe werken de hersenen?

Sommige mensen zullen zeggen dat The Workplace Brain een eenvoudige IFTTT-machine is (IF-This-Then-That). That's OK if it helps you understanding the brain basics, it's however not exactly what The Brain is all about. The strength of the Workplace brain is that it continuously scans all incoming (streaming) data from any data source that flows into the Workplace Platform. That means it scans all sensor data & BMS data, but it also scans the IWMS data available in Workplace. Thus, the brain is not a simple IFTTT engine: it's a complex event processing tool.For die hard fans: in the Workplace architecture, The Brain is identified as "Backchat" and exists out of the Drools Engine, the AKKA concurrent application framework and the actual self-created Backchat architecture code. More detailed info can be found hereDat is OK als het je helpt de basisprincipes van het brein te begrijpen, maar het is niet precies waar het Brein om draait. De kracht van het Workplace brein is dat het continu alle inkomende (streaming) gegevens scant van elke gegevensbron die naar het Workplace platform stroomt. Dat betekent dat het alle sensorgegevens en BMS-gegevens scant, maar ook de IWMS-gegevens die beschikbaar zijn in Workplace. Het brein is dus geen eenvoudige IFTTT-engine: het is een complexe gebeurtenisverwerkingstool.

Voor de die hard fans: in de Workplace architectuur wordt Het Brein geïdentificeerd als "Backchat" en bestaat het uit de Drools Engine, het AKKA concurrent applicatie framework en de eigenlijke zelfgemaakte Backchat architectuurcode. Meer gedetailleerde informatie is hier te vinden: /wiki/spaces/SUM/pages/492052

Brain rules deep-links: confirmation by clicking button instead of just clicking the bevestiging door op knop te klikken in plaats van alleen op de deep-link
In most cases, the Brain can send notifications te klikken
In de meeste gevallen kan het Brein meldingen versturen (via e-mail or SMS) that include a deep-link. There are two possible actions that can be triggered by clicking a deep-link from a notification generated by the brain:

Request to keep a reservation
Request to cancel a reservation

Standard Brain rules

Decide which brain rules you want to implement, depending on your use case and situation (kind of devices installed).

Possible Brain rules for locations where occupancy or utilization sensors are installed:

Expand

title	Automatically cancel reservations when no occupancy detected (and send a message)

Rule description

Automatically sends a message to cancel in case no occupancy has been detected in during the first X minutes after the start of the reservation.
Sends a message to the meeting organizer containing a deep-link. When clicked, the meeting will not be cancelled, independently on the detection of presence.
The system will auto-cancel the meeting Y minutes after the message has been send (and in case no occupancy has been detected in the meanwhile).

Rule exceptions

If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.
If no presence signal (of any kind) has been received for 24 hours, the rule will not be executed.

Components

Time before message is triggered X
- Default = 15 minutes (*)
Time after the message has been send and canceling the reservation Y
- Default = 15 minutes
Message type
- Options = Mail or SMS
- Default = e-mail
Message subject for e-mail
- Default = “Your reservation is about to be cancelled"
Message text
- Default = “We noticed your booked space (<NAME>) is empty. We’ll cancel it in 10 minutes. If you’re running late, click this link and we’ll keep it alive: <deep link>”
Locations
- Options = All locations (where presence is measured) or a selection of locations (for example only meeting rooms)

Requirements

Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.
In case of SMS message: A Clicksend account (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.
The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured
Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):
- provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

Info

Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

Additional comments

(*) When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" cannot be lower than 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using Pointgrab sensors, the "time before the message is triggered" can be as low as 1 minute.

Spacewell Workplace Team will require the ID of each location to link the Brain Rule (and Floor ID if locations are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "reaction time" ("after X minutes") for eg meeting rooms and workplaces.

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) have a stand-alone grace period functionality. If this is used in combination with the described brain rule, it will cause a conflict. If the user clicks on “confirm” in the email or SMS, they still need to “confirm” on the display too. If this is unwanted behavior, the grace period for the display can be disabled.

Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Time before message is triggered X (see additional comments for minimal time per sensor type)
Time after the message has been send Y
Message type: e-mail or SMS
Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected
Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<NAME> and <deep link>)
Time between sending a message and canceling the reservation
Location scope
Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

Expand

title	Automatically end reservations when no occupancy detected (and send a message)

Rule description

Automatically ends (= changes the meeting end-time) a meeting in case no occupancy has been detected in a meeting room for X minutes.
- The no occupancy timer starts running as soon as no occupancy is detected, it doesn't necessarily starts counting at the start of a reservation.
Sends a message to the meeting organizer containing a deep-link. When clicked/confirmed not to touch the reservation, the meeting will not be shortened, independently on the detection of presence.
The system will auto-end/shorten (not cancel!) the meeting Y minutes after the message has been send (and in case no occupancy has been detected in the meanwhile).

Rule exceptions

If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.
If no presence signal (of any kind) has been received for 24 hours, the rule will not be executed.
Due to the integration method of Bosch Parking Sensor into Workplace: this brain rule is not compatible in combination with Bosch Parking sensor

Components

Time before rule becomes active
- Default = 15 minutes (*)
Time before message is triggered
- Default = 15 minutes (**)
Message type
- Options = Mail or SMS
- Default = e-mail
Message subject for e-mail
- Default = “Your reservation is about to be stopped"
Message text
- Default = “We noticed your booked space (<NAME>) is empty. We’ll end your reservation in 10 minutes. Click this link to keep it alive: <deep link>”
Time between sending a message and ending the reservation
- Default = 10 minutes
Rooms
- Options = All rooms or a selection of rooms (only rooms where presence is measured)

Requirements

Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.
In case of SMS message: A Clicksend account (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.
The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured
Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):
- provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

Info

Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

Additional comments

(*) When used in combination with the auto-cancel rule, you want the auto-end rule only to kick-in after a while. For example: when in the first 15 minutes no presence was detected, you want the meeting to be cancelled. If no presence is detected afterwards, you want the meeting to be made shorter automatically.

(**) When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" cannot be lower than 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using Pointgrab sensors, the "time before the message is triggered" can be as low as 1 minute.

The Workplace Team requires the ID of each room to link the Brain Rule (and Floor ID if rooms are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "reaction time" ("after X minutes") for eg meeting rooms and workplaces.

Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Time X before message is triggered: The timer starts counting as soon as no-occupancy is detected (see additional comments for minimal time per sensor type)
Message type: e-mail or SMS
Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected
Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<NAME> and <deep link>)
Time between sending a message and ending the reservation
Location scope
Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

Expand

title	Send a message when occupancy detected in an out of use location

Rule description

When occupancy was measured on a meeting room or workplace that has been set to inactive status, a social breach is detected a message will be sent to a dedicated group of user(s)
The message is sent after detection
This message is sent every X minutes per location to avoid too much notifications to be triggered for the same event
- Default: 1 hour

Rule exceptions

If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

Components

Message type
- Mail or SMS
- Default = e-mail
Message subject for e-mail: "Occupancy detected ${location.name}"
Message text
- Default: "We have detected occupancy in ${room/workplace name} of ${building name} building while this location should not be used"
Phone or email addresses of the receivers
Location scope
- Only locations where occupancy is monitored
- Options: all locations in scope or a selection of locations in scope

Requirements

Occupancy is measured for locations out of use/set to Disabled status
In case of SMS message: A Clicksend account (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available.
The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured
Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):
- provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

Info

Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

Additional comments

When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" could be 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using headcount sensors, the "time before the message is triggered" will be 1 minute.

The Workplace Team requires the ID of each location to link the Brain Rule (and Floor ID if locations are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "notifications to be triggered for the same event in time" ("message is sent every X minutes per location") for eg meeting rooms and workplaces.

Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Duration “X” for repeated messages
Message type: e-mail or SMS
Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (${location.name})
Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (${room/workplace name} and ${building name})
Location scope

Expand

title	Send a message when utilization exceeds the maximum capacity

Rule description

When the utilization threshold is exceeded, and a social breach is detected, a message will be sent to a dedicated (group of) user(s)
The message is sent after detection
This message is sent every X minutes per location to avoid too much notifications to be triggered for the same event
- Default: 1 hour

Rule exceptions

If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

Components

Message type
- Mail or SMS
- Default = mail
Message subject: Capacity limit exceeded <room/workplace name>
Message text
- Default: “We have detected <headcount for room or workplace> in <room/workplace name> of <building name>, while the maximum utilization should not exceed <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >”
Phone or email addresses of the receivers
Location scope
- Only locations where headcount is monitored can be in scope
- Options: all (headcount) rooms in scope or a selection of (headcount) rooms in scope

Requirements

In Workplace back-end Studio: room capacity thresholds for utilization must be enabled
In case of SMS message: A Clicksend account (https://www.clicksend.com/eu/) with sufficient budget needs to be made available
The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured
Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):
- provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

Info

Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Duration “X” for repeated messages
Message type: e-mail or SMS
Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<room/workplace name>)
Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> and <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >)
Location scope

Info

Remember that Brain Rules are not compatible with Exchange that have a room-centric approach, as reservations can only be changed/canceled in the system they are created in (e.g. either in Outlook or in Workplace). So a reservation created via Outlook, cannot be changed in any way in a Spacewell Workplace touchpoint (hence also not by the Brain Rule).

For more information see High level features, prerequisites and current limitations

Possible Brain rules for Status lights :

Expand

title	Status Lights Occupancy Scenario

This Brain Rule / Scenario can be set up for Status lights

Rule description

For location Y, if no occupancy is detected, light is green*
When occupancy is detected, Status Light with device ID X will turn red
- it will stay red as long as occupancy is detected + 15minutes*

Components

Location scope
- locations where occupancy is monitored can be in scope
- Options: all rooms/workplaces in scope or a selection of rooms/workplaces in scope
Status Lights scope

→ fill in the excel template based on a Basic Export from Studio Devices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name

of sms) die een deeplink bevatten. Er zijn twee mogelijke acties die kunnen worden geactiveerd door te klikken op een deeplink van een melding die door het Brein is gegenereerd:

Melding van een reservering
Melding maken van een reservering

Toch wordt er soms anti-malware geïnstalleerd die automatisch op links klikt om te controleren of ze veilig zijn, waardoor er onbedoeld acties worden gestart.

Om dit probleem op te lossen, kan een extra bevestigingsstap worden ingevoerd op de webpagina achter de deeplink.

Wanneer "Brain rules deep-links" is geconfigureerd, wordt er niet onmiddellijk een actie uitgevoerd wanneer op de link in de e-mail wordt geklikt. De eindgebruiker moet de actie op de webpagina bevestigen door op een knop te klikken.

Image Added

Standaard Brain rules

Bepaal welke brain rules je wilt implementeren, afhankelijk van je gebruikssituatie en situatie (soort geïnstalleerde apparaten).

Mogelijke Brain rules voor locaties waar bezettings- of gebruikssensoren zijn geïnstalleerd:

Expand

title	Reserveringen automatisch annuleren als er geen bezetting is (en een bericht sturen)

Regel Beschrijving

Stuurt automatisch een bericht om te annuleren als er geen bezetting is gedetecteerd tijdens de eerste X minuten na de start van de reservering.
- Het is ook mogelijk om een bufferperiode (Z minuten) te definiëren voordat de reservering start: als aanwezigheid wordt gedetecteerd tijdens deze aflossingsvrije periode, wordt de brain rule niet uitgevoerd.
Stuurt een bericht naar de organisator van de vergadering met een deeplink. Als hierop wordt geklikt, wordt de vergadering niet geannuleerd, onafhankelijk van de detectie van aanwezigheid.
Het systeem zal de vergadering automatisch annuleren Y minuten nadat het bericht is verzonden (en als er in de tussentijd geen bezetting is gedetecteerd).

Image Added

Info
De beste werkwijze is om alleen de Buffertijd/Grasperiode te definiëren voor Workplaces, omdat je het gebruik van vergaderruimtes wilt optimaliseren.

Regel uitzonderingen

Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.
Als er gedurende 24 uur geen aanwezigheidssignaal (van welke aard dan ook) is ontvangen, wordt de regel niet uitgevoerd.
Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.

Onderdelen

Buffertijd (respijtperiode) voordat het bericht wordt geactiveerd Z
- Standaard = 0 minuten (gedefinieerd in milliseconden)
Tijd voordat bericht wordt geactiveerd X
- Standaard = 15 minuten (*)
Tijd nadat het bericht is verzonden en de reservering is geannuleerd Y
- Standaard = 15 minuten
Type bericht
- Opties = Mail of SMS
- Standaard = e-mail
Berichtonderwerp voor e-mail
- Standaard = "Uw reservering wordt geannuleerd".
Tekst bericht
- Standaard = "We hebben gemerkt dat je geboekte ruimte (<NAME>) leeg is. We zullen het over 10 minuten annuleren. Als je te laat bent, klik dan op deze link en we houden hem in leven: <dieplink>"
Locaties
- Opties = Alle locaties (waar aanwezigheid wordt gemeten) of een selectie van locaties (bijvoorbeeld alleen vergaderruimten)

Vereisten

Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.
Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het toepassingsgebied vallen voor dit Brain rule verzoek

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Idealiter worden brain rules via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Aanvullende opmerkingen

(*) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet lager zijn dan 15 minuten. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 - 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met Pointgrab sensoren kan de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" zo laag zijn als 1 minuut.

Spacewell Workplace Team heeft het ID van elke locatie nodig om de Brain Rule te koppelen (en Floor ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderzalen en werkplekken.

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) hebben een op zichzelf staande aflossingsvrije periode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven brain rule, zal dit een conflict veroorzaken. Als de gebruiker op "bevestigen" klikt in de e-mail of sms, moet hij nog steeds "bevestigen" op het scherm. Als dit ongewenst gedrag is, kan de respijtperiode voor het scherm worden uitgeschakeld.

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Tijd voordat bericht wordt geactiveerd X (zie aanvullende opmerkingen voor minimale tijd per sensortype)
Tijd nadat het bericht is verzonden Y
Type bericht: e-mail of SMS
Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>).
Tijd tussen het verzenden van een bericht en het annuleren van de reservering
Omvang locatie
Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Expand

title	Reserveringen automatisch beëindigen als er geen bezetting wordt gedetecteerd (en een bericht versturen)

Regel Beschrijving

Beëindigt automatisch (= wijzigt de eindtijd van de vergadering) een vergadering als er gedurende X minuten geen bezetting is gedetecteerd in een vergaderruimte.
- De timer voor geen bezetting begint te lopen zodra er geen bezetting wordt gedetecteerd, hij begint niet noodzakelijk te tellen bij het begin van een reservering.
Stuurt een bericht naar de organisator van de vergadering met een deeplink. Als erop wordt geklikt/bevestigd dat de reservering niet wordt aangeraakt, wordt de vergadering niet ingekort, onafhankelijk van de detectie van aanwezigheid.
Het systeem zal de vergadering automatisch beëindigen/verkorten (niet annuleren!) Y minuten nadat het bericht is verzonden (en als er in de tussentijd geen bezetting is gedetecteerd).

Regel uitzonderingen

Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.
Als er gedurende 24 uur geen aanwezigheidssignaal (van welke aard dan ook) is ontvangen, wordt de regel niet uitgevoerd.
Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.
Door de integratiemethode van Bosch Parking Sensor naar Workplace: deze brain rule is niet compatibel in combinatie met Bosch parkeersensor

Onderdelen

Tijd voordat regel actief wordt
- Standaard = 15 minuten (*)
Tijd voordat bericht wordt geactiveerd
- Standaard = 15 minuten (**)
Type bericht
- Opties = Mail of SMS
- Standaard = e-mail
Berichtonderwerp voor e-mail
- Standaard = "Uw reservering wordt gestopt".
Tekst bericht
- Standaard = "We hebben gemerkt dat uw geboekte ruimte (<NAME>) leeg is. We beëindigen uw reservering over 10 minuten. Klik op deze link om hem in leven te houden: <deep link>"
Tijd tussen het verzenden van een bericht en het beëindigen van de reservering
- Standaard = 10 minuten
Kamers
- Opties = Alle kamers of een selectie van kamers (alleen kamers waar aanwezigheid wordt gemeten)

Vereisten

Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.
Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Idealiter worden brain rules via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Aanvullende opmerkingen

(*) Wanneer je deze regel gebruikt in combinatie met de auto-cancel regel, wil je dat de auto-einde regel pas na een bepaalde tijd ingaat. Bijvoorbeeld: als er in de eerste 15 minuten geen aanwezigheid werd gedetecteerd, wil je dat de vergadering wordt geannuleerd. Als er daarna geen aanwezigheid meer wordt gedetecteerd, wil je dat de vergadering automatisch wordt ingekort.

(**) Wanneer de bezetting wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" niet lager zijn dan 15 minuten. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 - 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met Pointgrab sensoren kan de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" zo laag zijn als 1 minuut.

Het Workplace Team heeft de ID van elke kamer nodig om de Brain Rule te koppelen (en de Floor ID als kamers zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "reactietijd" ("na X minuten") voor bijvoorbeeld vergaderruimtes en werkplekken.

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Tijd X voordat bericht wordt geactiveerd: De timer begint te tellen zodra er geen bezetting wordt gedetecteerd (zie aanvullende opmerkingen voor minimale tijd per sensortype)
Type bericht: e-mail of SMS
Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<NAME> en <deep link>).
Tijd tussen het verzenden van een bericht en het beëindigen van de reservering
Omvang locatie
Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Expand

title	Stuur een bericht wanneer bezetting wordt gedetecteerd op een locatie die niet wordt gebruikt

Regel Beschrijving

Wanneer de bezettingsgraad is gemeten van een vergaderruimte of werkplek die is ingesteld op inactieve status, wordt er een sociale inbreuk gedetecteerd en wordt er een bericht verzonden naar een specifieke groep gebruikers.
Het bericht wordt verzonden na detectie
Dit bericht wordt om de X minuten per locatie verzonden om te voorkomen dat er te veel meldingen worden gedaan voor dezelfde gebeurtenis.
- Standaard: 1 uur

Regel uitzonderingen

Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

Type bericht
- Mail of SMS
- Standaard = e-mail
Onderwerp van bericht voor e-mail: "Bezetting gedetecteerd ${locatie.naam}"
Tekst bericht
- Standaard: "We hebben een bezetting gedetecteerd in ${kamer/werkpleknaam} van ${gebouwnaam} gebouw terwijl deze locatie niet gebruikt mag worden".
Telefoon- of e-mailadressen van de ontvangers
Omvang locatie
- Alleen locaties waar de bezetting wordt gecontroleerd
- Opties: alle locaties in het bereik of een selectie van locaties in het bereik

Vereisten

De bezettingsgraad wordt gemeten voor locaties die buiten gebruik zijn/op uitgeschakeld staan
In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) met voldoende budget beschikbaar moet worden gesteld.
Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Idealiter worden brain rules via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Aanvullende opmerkingen

Wanneer de bezettingsgraad wordt gemeten met Tracknet PIR-sensoren, kan de "tijd voordat het bericht wordt geactiveerd" 15 minuten zijn. Aangezien Tracknet PIR-sensoren slechts om de 8 tot 12 minuten een nieuw "bezet"-signaal verzenden, zou elke waarde lager dan 15 minuten leiden tot de verspreiding van foutieve berichten. Bij het meten van de bezetting met behulp van headcountsensoren is de "tijd voordat het bericht wordt getriggerd" 1 minuut.

Het Workplace Team heeft de ID van elke locatie nodig om de Brain Rule te koppelen (en Floor ID als locaties zich op verschillende verdiepingen bevinden). Hierdoor kun je in detail aangeven of er een verschil is in "meldingen die moeten worden geactiveerd voor dezelfde gebeurtenis in de tijd" ("bericht wordt elke X minuten verzonden per locatie") voor bijvoorbeeld vergaderruimten en werkplekken.

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Duur "X" voor herhaalde berichten
Type bericht: e-mail of SMS
Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${locatie.naam})
Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (${kamer/werkpleknaam} en ${gebouwnaam}).
Omvang locatie

Expand

title	Stuur een bericht wanneer het gebruik de maximale capaciteit overschrijdt

Regel Beschrijving

Als de gebruiksdrempel wordt overschreden en er een sociale inbreuk wordt gedetecteerd, wordt er een bericht verzonden naar een specifieke (groep) gebruiker(s).
Het bericht wordt verzonden na detectie
Dit bericht wordt om de X minuten per locatie verzonden om te voorkomen dat er te veel meldingen worden gedaan voor dezelfde gebeurtenis.
- Standaard: 1 uur

Regel uitzonderingen

Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

Type bericht
- Mail of SMS
- Standaard = mail
Onderwerp bericht: Capaciteitslimiet overschreden <kamer/werkpleknaam>
Tekst bericht
- Standaard: "We hebben <headcount voor kamer of werkplek> gedetecteerd in <kamer/werkpleknaam> van <gebouwnaam>, terwijl de maximale bezetting niet hoger mag zijn dan <bovengrens bezettingsdrempel voor kamer of 1 in geval van werkplek>".
Telefoon- of e-mailadressen van de ontvangers
Omvang locatie
- Alleen locaties waar het personeelsbestand wordt gecontroleerd, kunnen binnen het bereik vallen
- Opties: alle (aantal) kamers in het bereik of een selectie van (aantal) kamers in het bereik

Vereisten

In Workplace back-end Studio: drempelwaarden voor kamercapaciteit voor gebruik moeten zijn ingeschakeld
In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/) met voldoende budget beschikbaar moet worden gesteld
Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Idealiter worden brain rules via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Duur "X" voor herhaalde berichten
Type bericht: e-mail of SMS
Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<kamer/werkpleknaam>)
Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<headcount voor kamer of werkplek>, <kamer/werkpleknaam>, <gebouwnaam> en <bovengrens bezettingsgraad voor kamer of 1 in geval van werkplek >)
Omvang locatie

Info

Onthoud dat Brain Rules niet compatibel zijn met Exchange die een ruimtegerichte aanpak hebben, aangezien reserveringen alleen kunnen worden gewijzigd/geannuleerd in het systeem waarin ze zijn gemaakt (bijvoorbeeld in Outlook of in Workplace). Zodat een reservering die is aangemaakt via Outlook op geen enkele manier kan worden gewijzigd in een Spacewell Workplace touchpoint (dus ook niet door de Brain Rule).

Zie voor meer informatie High level features, prerequisites and current limitations

Mogelijke Brain rules voor locaties waar deur-tellingssensoren zijn geïnstalleerd:

Expand

title	Impulsteller automatisch resetten en ticket aanmaken

Regel Beschrijving

Wanneer de waarde van de pulstelling voor een locatie de geconfigureerde hoge drempel voor die locatie bereikt
Er wordt een ticket aangemaakt in Workplace Management.
De Huidige graafwaarde voor die locatie wordt op nul (0) gezet.

Onderdelen

Omvang locatie
- Alleen locaties waar pulstelling wordt gecontroleerd
- Opties: alle locaties in het bereik of een selectie van locaties in het bereik

Vereisten

Configuratie van drempels en resetfunctionaliteit
Configuratie van externe app in Workplace Management
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Werkplek/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch)):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Idealiter worden brain rules via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Mogelijke Brain rules voor Status lights :

Expand

title	Statuslampjes Bezettingsscenario

Deze Brain Rule / Scenario kan worden ingesteld voor Status lights

Regel Beschrijving

Voor locatie Y, als er geen bezetting wordt gedetecteerd, is het licht groen*.
Wanneer bezetting wordt gedetecteerd, wordt het statuslampje met apparaat-ID X rood
- het blijft rood zolang bezetting wordt gedetecteerd + 15minuten*

Onderdelen

Omvang locatie
- locaties waar de bezetting wordt bewaakt, kunnen binnen het bereik vallen
- Opties: alle kamers/werkplekken in het bereik of een selectie van kamers/werkplekken in het bereik
Statuslampjes reikwijdte

→ vul de excelsjabloon in op basis van een Basisexport van Studio Devices: de eerste rij is een voorbeeld; zorg ervoor dat je Status Light ID, locatie-ID en scenarionaam opneemt

View file

name	Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

Additional Comments

Aanvullende opmerkingen

There Er is only maar 1 scenario/brain rule per light possible.

Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

Possible customization of this rule

breinregel per licht mogelijk.

Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain rule aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing is. De kleuren zijn afgeleid van de plattegrondinstellingen zoals hierboven vermeld.

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

This

Expand

title	Status Lights Reservations Scenario

Statuslampjes reserveringsscenario

Deze Brain Rule / Scenario can be set up for kan worden ingesteld voor Status lights

Rule description

For location Y, depending on Reservation made and Occupancy detected, following outcomes might be possible:
- no reservation = Status Light with device ID X will turn green*
- no reservation, but occupied = Status Light with device ID X will be blinking green
  - it will continue to blink as long as occupancy is detected + 15minutes*
- reservation = Status Light with device ID X will turn red
  - it will stay red as long as occupancy is detected + 15minutes*
- reservation, but not occupied = Status Light with device ID X will turn orange

Components

Location scope
- locations where occupancy is monitored can be in scope
- locations where reservations can be made can be in scope
- Options: all rooms/workplaces in scope or a selection of rooms/workplaces in scope
Status Lights scope

→ fill in the excel template based on a Basic Export from Studio Devices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name

Regel Beschrijving

Voor locatie Y kunnen, afhankelijk van de gemaakte reservering en de gedetecteerde bezetting, de volgende resultaten mogelijk zijn:
- geen reservering = statuslampje met apparaat-ID X wordt groen*
- geen reservering, maar bezet = statuslampje met apparaat-ID X knippert groen
  - het blijft knipperen zolang bezetting wordt gedetecteerd + 15minuten*
- reservering = statuslampje met apparaat-ID X wordt rood
  - het blijft rood zolang bezetting wordt gedetecteerd + 15minuten*
- gereserveerd, maar niet bezet = statuslampje met apparaat-ID X wordt oranje

Regel uitzonderingen

Meerdaagse reserveringen zijn niet compatibel met deze brain rule. Daarom worden meerdaagse reserveringen uitgefilterd en niet in aanmerking genomen voor deze brain rule.

Onderdelen

Omvang locatie
- locaties waar de bezetting wordt bewaakt, kunnen binnen het bereik vallen
- locaties waar reserveringen kunnen worden gemaakt, kunnen in omvang zijn
- Opties: alle kamers/werkplekken in het bereik of een selectie van kamers/werkplekken in het bereik
Statuslampjes reikwijdte

→ vul de excelsjabloon in op basis van een Basisexport van Studio Devices: de eerste rij is een voorbeeld; zorg ervoor dat je Status Light ID, locatie-ID en scenarionaam opneemt

View file

name	Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

Additional Comments

Aanvullende opmerkingen

There Er is only maar 1 scenario/brain rule per light possible.

Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

Possible customization of this rule

breinregel per licht mogelijk.

Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain rule aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing is. De kleuren zijn afgeleid van de plattegrondinstellingen zoals hierboven vermeld.

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

This

Expand

title	Status Lights Statuslampjes CO2 Scenario; no longer supported

-scenario; niet langer ondersteund

Deze Brain Rule / Scenario can be set up for kan worden ingesteld voor Status lights

Rule description

For location Y, depending on CO2 value detected:

if value = "excellent" (as defined

Regel Beschrijving

Voor locatie Y, afhankelijk van de gedetecteerde CO2-waarde:
- als waarde = "uitstekend" (zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > General Algemeen > PlanPlattegrond)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*If value krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.
- Als waarde = "fair" (as defined zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > General Algemeen > PlanPlattegrond)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*If value = "bad" (as defined krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.
- Als waarde = "slecht" (zoals gedefinieerd in Setup Studio settings (Studio > General Algemeen > PlanPlattegrond)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*

Components

Location scope
- locations where CO2 is monitored can be in scope
Status Lights scope

→ fill in the excel template based on a Basic Export from Studio DeviDevices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name

- krijgt het statuslampje met apparaat-ID X de kleur zoals gedefinieerd in de plattegrondinstellingen*.

Onderdelen

Omvang locatie
- locaties waar CO2 wordt gemonitord kunnen binnen het toepassingsgebied vallen
Statuslampjes reikwijdte

→ vul het excelsjabloon in op basis van een basisexport van Studio DeviDevices: de eerste rij is een voorbeeld; zorg ervoor dat je Status Light ID, locatie-ID en scenarionaam opneemt

View file

name	Workplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

Additional Comments

Aanvullende opmerkingen

There Er is only maar 1 scenario/brain rule per light possible.

Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

Possible customization of this rule

breinregel per licht mogelijk.

Neem contact op met uw Spacewell Account Manager om een Brain rule aan te vragen en beschrijf welke van de 3 scenario's van toepassing is. De kleuren zijn afgeleid van de plattegrondinstellingen zoals hierboven vermeld.

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

Info
* Status light changes that are steered by a brain rule might take time to visualize on the devices. Latency up to 15min might be experienced.

Possible Brain rule when no devices are installed

Statuslichtveranderingen die worden gestuurd door een brain rule kunnen tijd nodig hebben om zichtbaar te worden op de apparaten. Vertraging tot 15 minuten kan worden ervaren.

Mogelijke Brain rule als er geen apparaten zijn geïnstalleerd:

Rule description

Send a message to the meeting organizer X minutes before the start of a meeting
The meeting organizer has the option to confirm or cancel the meeting
The system automatically cancels the meeting in case no confirmation has been received for location during the first X minutes after the start of the reservation (grace period Y).

Rule exceptions

If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

Components

Timings:
- Confirmation period X
  - Default = 15 minutes (*)
  - The message will be sent at the start of the confirmation period (hence x minutes before the planned start time of the reservation).
- Grace period Y: 10 minutes (*)
  - The meeting will be cancelled x minutes after the planned start time of the reservation, in case no “keep” trigger has been received via mail or SMS.
Message type
- Options = Mail or SMS
- Default = e-mail
Message subject for e-mail
- Default = “Please confirm upcoming meeting, otherwise reservation will be cancelled"
Message text
- Default: “Your reservation at <ROOM NAME> will start in <CONFIRMATION PERIOD> minutes. Confirm your reservation to keep it alive: <DEEP LINK>. If you don’t confirm, we’ll cancel your booking <GRACE PERIOD> minutes after the planned start time. To cancel your booking immediately, click this link: <DEEP LINK>.”
Locations
- Options = All locations or a selection of locations (eg only meeting rooms)
Label for deep-link
- Default for confirmation: confirm

Requirements

Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.

In case of SMS message: A Clicksend

- geef een lijst van welke categorie (Kamer/Werkplek/Parkeren) voor welk specifiek gebouw of welke specifieke verdieping binnen het bereik vallen voor dit Brain rule verzoek

Expand

title	Send a confirmation message for an upcoming reservation (and cancel if ignored)

Een bevestigingsbericht sturen voor een aanstaande reservering (en annuleren indien genegeerd)

Regel Beschrijving

X minuten voor het begin van een vergadering een bericht sturen naar de organisator van de vergadering
De organisator van de vergadering heeft de optie om de vergadering te bevestigen of te annuleren
Het systeem annuleert de vergadering automatisch als er geen bevestiging is ontvangen voor locatie gedurende de eerste X minuten na de start van de reservering (aflossingsvrije periode Y).

Regel uitzonderingen

Als er geen telefoonnummer/e-mailadres beschikbaar is, wordt de regel niet uitgevoerd.

Onderdelen

Openingstijden:
- Bevestigingsperiode X
  - Standaard = 15 minuten (*)
  - Het bericht wordt verstuurd aan het begin van de bevestigingsperiode (dus x minuten voor de geplande starttijd van de reservering).
  - Het bericht kan maximaal 24 uur voor de start van de reservering worden verzonden.
- Respijtperiode Y: 10 minuten (*)
  - De vergadering wordt x minuten na de geplande starttijd van de reservering geannuleerd als er geen "keep"-trigger is ontvangen via e-mail of sms.
Type bericht
- Opties = Mail of SMS
- Standaard = e-mail
Berichtonderwerp voor e-mail
- Standaard = "Bevestig aanstaande vergadering, anders wordt reservering geannuleerd".
Tekst bericht
- Standaard: "Uw reservering in <KAMERNAAM> start over <CONFIRMATIEPERIODE> minuten. Bevestig uw reservering om deze actief te houden: <DIEPE LINK>. Als u niet bevestigt, annuleren we uw reservering <BEGIN PERIODE> minuten na de geplande starttijd. Klik op deze link om je reservering onmiddellijk te annuleren: <DEEP LINK>."
Locaties
- Opties = Alle locaties of een selectie van locaties (bijvoorbeeld alleen vergaderzalen)
Label voor deep-link
- Standaard voor bevestiging: bevestigen

Vereisten

Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your

Speciale gebruiker nodig: Voor het wijzigen van reserveringsgegevens zijn een specifieke medewerker (die kan worden gebruikt als Reserveringsverantwoordelijke) en account (die uitsluitend door de hersenen moet worden gebruikt) nodig. Stel idealiter een systeemaccount in die de vereiste bewerkingen kan uitvoeren.
In het geval van SMS-berichten: Een Clicksend-account (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.
The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured
Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic):
provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template
met voldoende budget moet beschikbaar worden gesteld door de klant.
Het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd
Locatiebereik (kies een specifieke locatieset (= statische lijst) of pas de regel toe op alle locaties die zijn gecategoriseerd als Kamer/Workplace/Parkeren in hetzelfde gebouw/op dezelfde verdieping (dynamisch):
- Geef een lijst van alle locaties (gebaseerd op Spacewell locatie-ID) waarop deze regel van toepassing moet zijn met behulp van de volgende sjabloon.
  View file
  name Workplace Brain Rule Request.xlsx
- provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

Info

Elke Brain Rule heeft zijn eigen kosten. Neem dit op met uw Spacewell Account Manager.

Ideally, Idealiter worden brain rules are requested through separate requests (and documents).

Additional comments

via aparte Meldingen (en documenten) aangevraagd.

Aanvullende opmerkingen

Spacewell Meeting Room Displays (MRD) have a stand-alone grace period functionality. If this is used in combination with the described brain rule, it will cause a conflict. If the user clicks on “confirm” in the email or SMS, they still need to “confirm” on the display too. If this is unwanted behavior, the grace period for the display can be disabled.

Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Comfort parameter(s) in scope: Temperature and/or CO2 and/or TVOC and/or Humidity and/or Radon

Timing confirmation period

Timing grace period

Message type: e-mail or SMS

Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

hebben een op zichzelf staande aflossingsvrije periode. Als deze wordt gebruikt in combinatie met de beschreven brain rule, zal dit een conflict veroorzaken. Als de gebruiker op "bevestigen" klikt in de e-mail of sms, moet hij nog steeds "bevestigen" op het scherm. Als dit ongewenst gedrag is, kan de respijtperiode voor het scherm worden uitgeschakeld.

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Comfortparameter(s) binnen bereik: Temperatuur en/of CO2 en/of TVOC en/of Vochtigheid en/of Radon
Bevestigingstijd (max. 24 uur voor aanvang van de reservering)
Aflossingsvrije periode
Type bericht: e-mail of SMS
Berichtonderwerp voor e-mail: je kunt een alternatieve tekst opgeven, zolang de standaardtags worden gerespecteerd
Berichttekst: je kunt een alternatieve tekst leveren, zolang de standaardtags worden gerespecteerd (<ROOM NAME>, <CONFIRMATION PERIOD>, <DEEP LINK>, <GRACE PERIOD> and en <DEEP LINK>).
Location scope
Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

Custom brain rule

If you are a creative person and want to create rules which are in the same trend as the rules above, but which are not exactly the same; we also have a solution for you. Please use the template below and send send in a product request via your Spacewell Account Manager. Budget and implementation timing will vary based on your request.

Rule description

Describe your rule in words.
Make sure you think about all cases that occur.
Only describe rules & triggers for events that are currently already captured in Workplace (if we don't have the info in the system, we can't make a rule).

Rule exceptions

When will the rule not work?

Components

Define the rule variables and their contents

Requirements

What is needed from the system (configuration) to make this happen?

Info
Verify which Brain Rules are set up for your tenant through Brain Rules visualization

Quality Assurance

After implementing 1 or more Brain Rules for your environment, make sure to test if everything is working as it should. Visit page Quality Assurance Occupancy and Utilization Sensor for tips & tricks on how to test this

Omvang locatie
Extra bevestiging door op een knop te klikken in plaats van alleen te bevestigen door op de deeplink te klikken (zie beschrijving in bovenstaand hoofdstuk "Hoe werkt het")

Aangepaste brain rule

Als u een creatief persoon bent en regels wilt maken die in dezelfde trend liggen als de regels hierboven, maar die niet precies hetzelfde zijn; dan hebben we ook een oplossing voor u. Gebruik het onderstaande sjabloon en stuur een productaanvraag in via uw Spacewell Account Manager. Het budget en de timing van de implementatie zijn afhankelijk van uw aanvraag.

Regel Beschrijving

Beschrijf je regel in woorden.
Zorg ervoor dat je nadenkt over alle gevallen die zich voordoen.
Beschrijf alleen regels en triggers voor gebeurtenissen die al zijn vastgelegd in Workplace (als we de informatie niet in het systeem hebben, kunnen we geen regel maken).

Regel uitzonderingen

Wanneer werkt de regel niet?

Onderdelen

Definieer de regelvariabelen en hun inhoud

Vereisten

Wat is er nodig van het systeem (configuratie) om dit te laten gebeuren?

Info
Controleer welke Brain Rules zijn ingesteld voor je huurder via Brain Rules visualization

Kwaliteit

Nadat je 1 of meer Brain Rules voor je omgeving hebt geïmplementeerd, moet je testen of alles naar behoren werkt. Bezoek pagina Quality Assurance Occupancy and Utilization Sensor voor tips en trucs om dit te testen.

https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=492317 take action based on the sensor values from the sensor that is linked to the same location, so to do Quality Assurance on the sensor installation, please see above.To do Quality Assurance on the different actie ondernemen op basis van de sensorwaarden van de sensor die aan dezelfde locatie is gekoppeld, dus om kwaliteitscontrole uit te voeren op de sensorinstallatie, zie hierboven.

Kwaliteitscontrole uitvoeren op de verschillende https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=492317 configured for the tenant, create some test scenarios:

Auto release Reservation when no occupancy is detected (and send a message) :
1. Select a location for which the above Brain Rule is configured
2. Make sure that
  1. the motion sensor for that location cannot be triggered in the upcoming time (best practice is to close the door in case of a closed meeting room, and keep an eye on the door to make sure a colleague does not go in/triggers the sensor)
  2. if there is a Meeting Room Display configured to this location, make sure the Auto-Release functionality has been disabled
3. Make a reservation at this time for the selected location on any of the Workplace touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)
4. If the Brain Rule is working, you should get a message + the location will be cancelled (reservation object receives flag "cancelled")
Auto-end Reservation when no occupancy is detected (and send a message) :
1. Select a location for which the above Brain Rule is configured
2. Make a reservation for the selected location on any of the Workplace touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)
3. Enter the location at the meeting start time and make sure the motion sensor is triggered. After some time, go away from the location. Make sure the sensor cannot be triggered (best practice is to close the door in case of a closed meeting room, and keep an eye on the door to make sure no-one goes in/triggers the sensor)
4. If the Brain Rule is working, you should get a message + the location should be freed up/end (reservation end time is changed)
Send a message when utilization exceeds maximum capacity :
1. Select a location for which the above Brain Rule is configured
2. Make sure that
  1. utilization is measured correctly in this room/location (see Quality Assurance on motion & headcount sensors)
  2. Setting the capacity & thresholds of spaces is configured in Workplace back-end Studio
3. Make a reservation for the selected room/location on any of the touch points
4. Enter the location with more people than are allowed as per the Setting the capacity & thresholds of spaces configuration
5. If the Brain Rule is working, dedicated (group of) user(s)) (as defined in the Brain Rule) should get a message
Send a message to confirm an upcoming meeting (and cancel if ignored) :
1. Select a location for which the above Brain Rule is configured
2. Make a reservation for the near future for the selected location on any of the touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)
3. If the Brain Rule is working, you should get a message
  1. upon confirmation, the reservation continues to exist
  2. upon cancellation, the location should be cancelled (reservation object receives flag "cancelled")

Search geconfigureerd voor de huurder, maak een aantal testscenario's:

Reservering automatisch vrijgeven wanneer geen bezetting wordt gedetecteerd (en een bericht verzenden) :
1. Selecteer een locatie waarvoor de bovenstaande Brain Rule is geconfigureerd
2. Zorg ervoor dat
  1. de bewegingssensor voor die locatie kan de komende tijd niet worden geactiveerd (de beste manier is om de deur te sluiten in het geval van een gesloten vergaderruimte en de deur in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat een collega niet naar binnen gaat en de sensor activeert)
  2. als er een vergaderzaaldisplay is geconfigureerd voor deze locatie, controleer dan of de functie voor automatisch vrijgeven is uitgeschakeld
3. Maak op dit moment een reservering voor de geselecteerde locatie op een van de Workplace touchpoints, met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Brain Rule-vereisten (bijvoorbeeld het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd)
4. Als de Brain Rule werkt, zou je een bericht moeten krijgen + de locatie wordt geannuleerd (reserveringsobject krijgt vlag "cancelled")
Reservering automatisch beëindigen wanneer geen bezetting wordt gedetecteerd (en een bericht verzenden) :
1. Selecteer een locatie waarvoor de bovenstaande Brain Rule is geconfigureerd
2. Maak een reservering voor de geselecteerde locatie op een van de Workplace touchpoints, met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Brain Rule-vereisten (bijvoorbeeld het telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd)
3. Ga de locatie binnen op de begintijd van de vergadering en zorg ervoor dat de bewegingssensor geactiveerd wordt. Ga na enige tijd weg van de locatie. Zorg ervoor dat de sensor niet kan worden geactiveerd (de beste manier is om de deur te sluiten in het geval van een gesloten vergaderruimte en de deur in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat niemand naar binnen gaat of de sensor activeert).
4. Als de Brain Rule werkt, zou je een bericht moeten krijgen + de locatie zou vrijgemaakt/beëindigd moeten zijn (eindtijd reservering is gewijzigd)
Stuur een bericht wanneer het gebruik de maximale capaciteit overschrijdt :
1. Selecteer een locatie waarvoor de bovenstaande Brain Rule is geconfigureerd
2. Zorg ervoor dat
  1. bezettingsgraad wordt correct gemeten in deze ruimte/locatie (zie Kwaliteitscontrole op bewegings- en tellingssensoren)
  2. Setting the capacity and thresholds of spaces wordt geconfigureerd in Workplace back-end Studio
3. Maak een reservering voor de geselecteerde kamer/locatie op een van de touchpoints
4. Betreed de locatie met meer mensen dan is toegestaan volgens de Setting the capacity and thresholds of spaces configuratie
5. Als de Brain Rule werkt, zou (een) specifieke (groep) gebruiker(s) (zoals gedefinieerd in de Brain Rule) een bericht moeten krijgen
Een bericht sturen om een aanstaande vergadering te bevestigen (en annuleren indien genegeerd) :
1. Selecteer een locatie waarvoor de bovenstaande Brain Rule is geconfigureerd
2. Maak een reservering voor de nabije toekomst voor de geselecteerde locatie op een van de contactpunten, met een gebruiker die is geconfigureerd volgens de Brain Rule-vereisten (bijvoorbeeld telefoonnummer en/of e-mailadres van de reserveringsverantwoordelijke moet worden geconfigureerd)
3. Als de Brain Rule werkt, zou je het volgende bericht moeten krijgen
  1. na bevestiging blijft de reservering bestaan
  2. bij annulering moet de locatie worden geannuleerd (reserveringsobject ontvangt vlag "geannuleerd")

Zoek op

Live Search

Version	Old Version 5	New Version Current
Changes made by	Lango: Language and translation manager	Lango: Language and translation manager
Saved on	May 22, 2024	Oct 10, 2024

Content Comparison

Versions Compared

Key

Inhoud

Learning Objectives

Leerdoelen

How does the Brain work?

Hoe werken de hersenen?

Standard Brain rules

Rule description

Rule exceptions

Components

Requirements

Additional comments

Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Rule description

Rule exceptions

Components

Requirements

Additional comments

Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Rule description

Rule exceptions

Components

Requirements

Additional comments

Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Rule description

Rule exceptions

Components

Requirements

Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

Rule description

Components

Standaard Brain rules

Regel Beschrijving

Regel uitzonderingen

Onderdelen

Vereisten

Aanvullende opmerkingen

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Regel Beschrijving

Regel uitzonderingen

Onderdelen

Vereisten

Aanvullende opmerkingen

Mogelijke aanpassingen van deze regel terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Regel Beschrijving

Regel uitzonderingen

Onderdelen

Vereisten

Aanvullende opmerkingen

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Regel Beschrijving

Regel uitzonderingen

Onderdelen

Vereisten

Mogelijkheid om deze regel aan te passen terwijl je binnen het opzetten van een standaardregel blijft (per huurder per regel)

Regel Beschrijving

Onderdelen

Vereisten

Regel Beschrijving

Onderdelen

Aanvullende opmerkingen

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

Rule description

Components

Regel Beschrijving

Regel uitzonderingen

Onderdelen

Aanvullende opmerkingen

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

Rule description

Regel Beschrijving

Components

Onderdelen

Aanvullende opmerkingen

Mogelijke aanpassing van deze regel : NA

Rule description

Rule exceptions