Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Een instroom/mutatie/uitstroom creëren
Een takenlijst maken
Functiebepalingen maken

Instroom, mutaties en uitstroom

Het instroom/mutatie/uitstroom (IMO) proces wordt gebruikt voor het registreren en beheren van alle taken en (het uitdelen van) faciliteiten die samenhangen met de instroom (onboarding) van nieuwe medewerkers, functiewijzigingen (mutaties) van medewerkers en de uitstroom van medewerkers. Afhankelijk van de specifieke taak of voorziening kunnen verschillende afdelingen deze activiteiten uitvoeren.

Deze taken kunnen elke taak zijn en kunnen worden aangemaakt en beheerd door de klant.

Voorbeelden van deze taken zijn:

Uitdelen van een laptop aan een nieuwe medewerker door de IT-afdeling
De toegangscodes wijzigen voor een medewerker die van functie verandert door de facilitaire desk
Breng de manager op de hoogte van de eerste werkdag van de nieuwe werknemer.
De laptop weer innemen als een werknemer vertrekt

Functions

Functies

Functies worden gemaakt via de menuoptie: "Medewerkers" > "Functies".
Hier maak je een lijst van alle functies die op een werknemer kunnen worden ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld een directeur, HR-manager, officemanager of consultant zijn).
De functies die je hier definieert, kunnen worden ingesteld op de medewerkerskaart in het veld 'Functie'.
In de volgende hoofdstukken van deze beschrijving vertellen we je hoe je intaketaken voor een (nieuwe) medewerker kunt definiëren op basis van hun functie.

Function provisions

Functie bepalingen

Door de functiebepalingen te configureren, definieer je welke taken worden gegenereerd bij het starten van een instroom of uitstroom. Je kunt algemene bepalingen instellen voor elke nieuwe medewerker (Bloemen op hun eerste dag) en functiespecifieke bepalingen (specifieke toegangsbadge voor Technici).

Via functievoorzieningen, de menuoptie onder "Medewerkers", kun je de volgende functievoorzieningstypes definiëren:

Voorzieningen - het is verplicht om een actief te koppelen aan een voorziening. Een voorziening wordt uitgedeeld tijdens het instroomproces en ingenomen tijdens het uitstroomproces. Bijvoorbeeld een laptop, telefoon of toegangsbadge. Deze items worden in en uit gebruik geregistreerd.
Instroomtaken. Bijvoorbeeld bloemen op de eerste werkdag of voor de manager een taak om de nieuwe medewerker in te schrijven voor een verplicht trainingsprogramma.
Uitstroomtaken. Bijvoorbeeld: het organiseren van een afscheidsfeest.

Per functiebepaling zijn de volgende velden en opties beschikbaar:

Veld	Beschrijving
Type	Voorziening, instroomtaak of uitstroomtaak. Deze keuze bepaalt enkele extra opties. Als het een VoorzieningU kunt de activacategorie en het specifieke activum van de voorziening opgeven. Als het een instroomtaak, het is alleen beschikbaar in het instroomproces. Als het een uitstroomtaak, het is alleen beschikbaar in het uitstroomproces.
Functie-afhankelijk	Ja of Nee. Als dit is ingesteld op geenDe voorziening is beschikbaar om toe te voegen aan elk instroomproces. Als dit is ingesteld op jaVoeg de werknemersfuncties toe waarvoor deze taak of voorziening nodig is. De functies waarop de voorziening van toepassing is, worden onderaan de pagina toegevoegd in de 'Functies voorzieningen'.
Basiskwestie/opname	Ja of Nee. Als dit is ingesteld op jawordt de taak/voorziening automatisch toegevoegd aan een instroom/uitstroom/mutatie als deze relevant is voor de functie van de werknemer. Als dit is ingesteld op nee, dan is het toevoegen van deze bepaling aan een instroom/mutatie/uitstroom optioneel. Een e-mailaccount is bijvoorbeeld altijd vereist, wat wordt beschouwd als een basisvoorziening. Een smartphone kan optioneel zijn (zelfs voor werknemers met dezelfde functies). Wanneer ingesteld op geenkan de voorziening als een optionele post aan de instroom worden toegevoegd.
Servicegroep	Welke groep krijgt de taak om deze taak/voorziening af te handelen. Bijvoorbeeld IT of Facility.
Approver groep	Als deze taak/voorziening eerst moet worden goedgekeurd. Hier kan een groep worden gedefinieerd. Als deze leeg wordt gelaten, slaat het proces van de intaketaak de goedkeuringsstap over.
Afhankelijk van	Het is mogelijk om hier een andere functievoorziening op te geven. De intaketaak zal dan wachten met het afhandelen van deze andere intaketaak voordat een taak wordt gegenereerd voor de servicegroep om deze taak/voorziening af te handelen. De taak om alle relevante software op de nieuwe laptop te installeren door de IT-afdeling kan bijvoorbeeld pas worden uitgevoerd nadat de laptop is besteld en ontvangen door de facilitaire afdeling.
Takenlijst	is het mogelijk om takenlijsten toe te voegen aan een taak/provisie. Je kunt verderop in het artikel meer lezen over takenlijsten.
Activacategorie	Alleen beschikbaar als "Type" is ingesteld op "Voorziening". In dit veld wordt de specifieke activacategorie gedefinieerd. In de intaketaak die op basis van deze voorziening wordt gegenereerd, kan de servicegroep de (beschikbare) middelen in deze categorie kiezen.
Activa	Het is mogelijk om één specifiek bedrijfsmiddel op te geven. Als dit wordt gedaan, wordt dit bedrijfsmiddel automatisch toegevoegd aan de intaketaak voor deze specifieke voorziening; de servicegroep hoeft niet te kiezen tussen alle bedrijfsmiddelen van een bepaalde categorie. Dit is alleen relevant voor activa die niet uniek geregistreerd zijn, maar slechts één keer met een grote hoeveelheid. Een voorbeeld is een gebruikersaccount voor een bepaald softwaresysteem. Je wilt weten wie een account heeft, dus je moet het uitdelen en registreren dat het in gebruik is door de medewerker, maar alle medewerkers die het gebruiken, kunnen aan hetzelfde bedrijfsmiddel worden gekoppeld. Als je individuele activa wilt volgen. Als je bijvoorbeeld precies wilt weten welke laptop door wie wordt gebruikt en hoe oud die laptop is, moet je dit veld leeg laten zodat er voor elke intaketaak een unieke asset kan worden uitgedeeld.

Task lists provisions

Takenlijsten bepalingen

N.B: Takenlijsten zijn optioneel en niet nodig voor een correct instroomproces.

Elke functiebepaling in het vorige deel genereert een aparte intaketaak die moet worden afgehandeld door de servicegroep. Om veel stappen en klikken te voorkomen, is het mogelijk om takenlijsten te configureren.

Een voorbeeld van een takenlijst:
- Maak kopieën van het paspoort van de werknemer
- Meld de medewerker aan voor het introductieprogramma
- Registreer de namen en telefoonnummers van de noodcontacten van de werknemers".

Door een takenlijst te maken, ziet HR één taak in hun takenlijst in plaats van drie afzonderlijke taken.

Stap 1: maak een nieuwe voorziening voor een takenlijst

Navigeer naar "Takenlijsten voorzieningen" in het menu links onder "Medewerker".
Klik op de knop "Toevoegen" naast Pivot.
Klik op de knop "Toevoegen" om een (extra) taak toe te voegen.
U kunt de weergavevolgorde wijzigen door het volgnummer te wijzigen.
Voeg een beschrijving van de taak toe in het veld "Taak".

Nu heb je een takenlijst gemaakt en de taak met de lijst erin zal verschijnen op het startbord van de gebruiker die verantwoordelijk is voor de taak na het starten van een instroomproces.

Stap 2: de takenlijstvoorziening toevoegen als een functievoorziening

Een takenlijst kan worden toegevoegd aan een "Functiebepaling" en getoond in een intaketaak die wordt gegenereerd op basis van deze functiebepaling.

Volg de volgende stappen om een takenlijst toe te voegen aan een functievoorziening:

Navigeer naar "functie voorzieningen" onder de menuoptie "Medewerkers".
Selecteer de functie waarvoor je een takenlijst wilt toevoegen en druk op de knop "Zoeken".
Druk op de knop "Toevoegen" om een nieuwe functievoorziening te maken
Vul de velden in; als je extra informatie over een veld nodig hebt, ga er dan met de muis over en er verschijnt een helptekst.
Let erop dat je de "Servicegroep" kiest die past bij de takenlijst die je toevoegt aan de voorziening.

Dit maakt het mogelijk om slechts één hoofdtaak te hebben; bijvoorbeeld: "Inflow HR Task List," een lijst met taken die aan de servicegroep kan worden getoond als herinnering om al die taken te doen.

Inflow

Instroom

Stap 1: De instroom starten

Je kunt op twee manieren een nieuwe instroom starten:

Open een werknemerskaart > navigeer naar het tabblad "Afgifte/invoer" > klik op de knop 'Nieuw' > kies instroom > Ok. De geplande datum wordt automatisch ingesteld op basis van de aanstellingsdatum van de werknemer.
Opmerking: dit heeft de voorkeur
Een instroom kan ook worden aangemaakt via de linker menuoptie "Uitgifte/invoer". Druk op de knop "nieuw". Volgende,
kies de optie instroom en druk op de knop "Aanmaken". In dit geval moeten de werknemer en de geplande datum (aanstellingsdatum) al zijn ingesteld tijdens het aanmaken van een werknemer.

Stap 2: Dien de instroom in

Nadat de werknemer en de geplande datum zijn ingesteld (beide verplichte velden), kan de instroom worden ingediend.
De status verandert in "Ingediend" en Werkplekbeheer genereert alle basisintaketaken voor deze instroom op basis van de instellingen voor de functievoorziening (in relatie tot de functie van deze werknemer).

Stap 3: inflow samenstellen (instellingen controleren en extra taken/faciliteiten toevoegen)

In deze status kan de instroom-/uitstroommanager extra instroomtaken toevoegen en instroomtaken verwijderen.
Ook kan de servicegroep van een specifieke intaketaak worden gewijzigd (zodat gebruikers kunnen afwijken van de standaardinstellingen).
Nadat alle relevante taken voor deze instroom zijn toegevoegd, kan de instroom worden doorgestuurd via de functie "Samenstelling voltooid."

Stap 4: Goedkeuring van samengestelde instroom (optioneel)

Als dit is ingeschakeld in de module-instellingen, ontvangt de manager van de nieuwe medewerker een taak om de instroom goed te keuren (of wijzigt hij een aantal van de intaketaken, taken toevoegen of verwijderen) als deze instelling op "Ja" staat.
Als de instelling is uitgeschakeld of als de manager de instroom goedkeurt, krijgt de instroom de status "In behandeling" en wordt de subworkflow voor alle instroomtaken gestart.

Stap 5: de instroomtaken afhandelen

Elk van de intaketaken volgt ook een workflow. Deze workflow heeft de volgende opties:

Wachten:
Als de intaketaak afhankelijk is van een andere intaketaak (op basis van de instellingen in de gerelateerde functiebepaling), start deze in de status "Wachten". Na afhandeling van de afhankelijke intaketaak gaat deze automatisch door naar de volgende status.
Beoordelen:
Als de intaketaak moet worden goedgekeurd (op basis van de instellingen in de gerelateerde functiebepaling), krijgt hij deze status en wordt er een taak voor de groep "Goedkeuren door" gegenereerd.
Uitvoeren:
In deze status kan de intaketaak direct worden afgehandeld of worden toegewezen aan een specifieke persoon in de servicegroep (de intaketaak krijgt dan de status "Uitvoering" met dezelfde opties).

Stap 6: instroom voltooid (incl. optionele goedkeuring van de instroom-uitstroombeheerder)

Als alle taken klaar zijn, wordt de instroomworkflow automatisch gesloten. Of als de instelling 'Afhandeling beoordelen' is ingeschakeld in de module-instelling, krijgt de uitstroommanager nog een laatste taak om de instroom te beoordelen.

Mutation

Mutatie

Mutatie wordt gebruikt wanneer een werknemer van functie verandert.

Een mutatie maken

Om een mutatie aan te maken, volg je de stappen die in het vorige hoofdstuk over 'Instroom' zijn uitgelegd. Zorg ervoor dat in stap 1selecteer je 'Mutatie' in plaats van 'Instroom'.

Instroom vs. mutatie

Het mutatieproces is bijna identiek aan het instroomproces. Het verschil is dat het mutatieproces kijkt naar de voorzieningen die al zijn uitgedeeld en deze vergelijkt met de voorzieningen die nodig zijn voor de nieuwe functie. De werknemer verandert bijvoorbeeld naar een functie waarbij de werknemer geen mobiel apparaat meer nodig heeft.

Uitgiftetaken en intaketaken

In het geval van een mutatie zal het systeem

Genereer de uitgiftetaken op basis van de nieuwe functie van de werknemer. Deze werken hetzelfde als instroomtaken en;
Controleert welke faciliteiten de medewerker op dit moment heeft om te zien of deze niet meer relevant zijn voor de nieuwe functie. Voor die faciliteiten worden intaketaken gegenereerd (dus innemen in plaats van uitdelen).

Outflow

Uitstroom

Een uitstroom creëren

Om een uitstroom te maken, volgt u dezelfde stappen als voor een instroom; alleen kiest u "uitstroom" in plaats van "instroom" in stap 1.

Uitstroom vs. mutatie

Het uitstroomproces is vergelijkbaar met het instroomproces, met als enige verschil hoe de intaketaken (automatisch) worden gegenereerd en de mogelijkheid dat de intaketaken voor het type "Voorziening" de inname (in plaats van het uitdelen) van een goed vereisen.

Als de uitstroom wordt ingediend, worden alle taken met betrekking tot de functie van de werknemer of zonder functie (geldt voor iedereen) met het type "Uitstroomtaak" gegenereerd. Intake taken worden gegenereerd om alle activa in te nemen. Deze taken worden toegewezen aan dezelfde groep die het goed in eerste instantie aan de werknemer heeft gegeven.

Samenvatting

Zoek op