Handmatig gebruikers aanmaken
Naast het importeren van gebruikers of het instellen van automatische gebruikersvoorziening (meer daarover hieronder), kunnen gebruikers ook handmatig worden aangemaakt. In tegenstelling tot andere objecten zoals Activa, Verzoeken of Contacten, worden gebruikers (Systeemgebruikers genoemd) niet onafhankelijk aangemaakt. In plaats daarvan worden ze altijd aangemaakt op basis van bestaande contactpersonen, die personen of organisaties kunnen zijn.
Niet elk contact wordt automatisch een gebruiker, aangezien gebruikers licentiekosten hebben, en niet elk contact heeft toegang tot het systeem nodig. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld alleen bestaan als contactpersonen voor het toewijzen van werkorders, zonder dat ze toegang tot het systeem nodig hebben. In dergelijke gevallen ontvangt de leverancier alleen meldingen via e-mail, terwijl de systeemtaken worden beheerd door servicedeskmedewerkers.
Om handmatig een gebruiker aan te maken, begin je altijd met een contactpersoon en schakel je de toegang voor die contactpersoon in. Deze actie genereert een systeemgebruiker op de achtergrond en koppelt deze aan de contactpersoon. De gegevens van de contactpersoon, zoals het e-mailadres, worden gebruikt voor het verzenden van aanmeldingsgegevens.
Wanneer je een contactpersoon opent, of het nu een persoon of een organisatie is, zie je een van de volgende twee opties: "Toegang inschakelen" of "Gebruiker openen" (als de contactpersoon al een gekoppelde gebruiker heeft):
Houd er rekening mee dat u deze opties alleen ziet als u beheerders- of gebruikersbeheerdersrechten hebt.
Basisgebruikersinstellingen
Bij het inschakelen van toegang tot een contact wordt de automatisch aangemaakte systeemgebruiker weergegeven:
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker worden verschillende instellingen automatisch geconfigureerd:
Gebruikersnaam: Het systeem genereert een gebruikersnaam op basis van de instelling "Gebruikersnaam formaat", die je kunt vinden op de interface tab van de client instellingen. Je hebt echter de optie om de gebruikersnaam en het wachtwoord te wijzigen via de knop "Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen".
Standaard gebruikersgroep en profiel: Als er standaard gebruikersgroepen en/of standaard gebruikersprofielen zijn ingesteld in de clientinstellingen, wordt de nieuw aangemaakte gebruiker automatisch hieraan toegewezen. Gebruikersgroepen en profielen bepalen de toegang van de gebruiker tot specifieke modules van het systeem. Zonder deze gebruikersgroepen kan de gebruiker niet inloggen. Meer informatie over gebruikersgroepen en profielen en hoe deze kunnen worden toegewezen, is te vinden in het gedeelte "Autorisaties". zie Authorizations.
Gebruikerslicentie: Er wordt automatisch een gebruikerslicentie toegewezen aan de nieuwe gebruiker op basis van de standaardinstellingen in de algemene instellingen. Je kunt deze waarde ook rechtstreeks wijzigen via het vervolgkeuzemenu "Gebruikerslicenties" op de gebruikerspagina. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over gebruikerslicenties de User licences sectie.
Zie voor meer informatie over de andere gebruikersinstellingen: Personal settings
Inloggegevens e-mailen
Zodra de systeemgebruiker correct is ingesteld, kunnen de aanmeldingsgegevens worden verzonden. Deze gegevens zijn onder andere:
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam die wordt weergegeven op de gebruikerspagina van het systeem.
Wachtwoord: Een automatisch gegenereerd wachtwoord. Een standaard standaardwachtwoord (bijvoorbeeld welkom2024) kan niet worden opgegeven. Wachtwoordvereisten en of de gebruiker zijn wachtwoord moet wijzigen na de eerste aanmelding, worden bepaald door de algemene wachtwoordinstelling. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie de Password requirements sectie.
URL inloggen: De klantspecifieke URL die is aangegeven in de clientinstellingen, tabblad Authenticatie, aanmeldveld.
Er zijn drie opties om deze referenties te versturen:
Directe e-mail naar gebruiker: Stuur de aanmeldingsgegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van de contactpersoon die aan de gebruiker is gekoppeld. Gebruik hiervoor de knop "Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen" op de gebruikerspagina en selecteer "Nieuw wachtwoord naar gebruiker e-mailen" op het volgende scherm.
E-mail naar jezelf: Stuur de aanmeldingsgegevens naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan je eigen gebruiker. Deze optie is relevant als je het wachtwoord moet wijzigen (omdat het automatisch gegenereerde wachtwoord nodig is). Gebruik hiervoor de knop "Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen" op de gebruikerspagina en selecteer "Nieuw wachtwoord naar mezelf e-mailen" op het volgende scherm.
Geplande e-mail: Plan het verzenden van inloggegevens voor één of meerdere gebruikers op een specifiek moment. Als de klant bijvoorbeeld live gaat op een specifieke datum in de toekomst, dan wil je misschien dat de inloggegevens op die datum worden verzonden. Om deze functie te gebruiken, ga je naar het gebruikersoverzicht via de knop "Gebruikers" op het startpaneel van de beheerder. Zoek naar de relevante gebruikers en selecteer ze in de lijst. Gebruik vervolgens de optie "Verzenddatum wachtwoord instellen voor geselecteerde gebruikers".
Eenmalige aanmelding
Als de klant Single Sign-On (SSO) gebruikt, is het niet nodig om de inloggegevens naar de gebruiker te sturen, omdat hij zijn eigen identiteitsprovider gebruikt om in te loggen (bijvoorbeeld Office 365). In dit geval zijn andere instellingen van toepassing. Raadpleeg de SSO configuration for WPM voor meer informatie.
Automatisch gebruikers aanmaken
Vaak is het handmatig aanmaken van alle gebruikers veel te veel werk, daarom zijn er meerdere opties om de gebruikers (en zelfs de gerelateerde contactpersonen) automatisch aan te maken. De meest voorkomende opties worden hieronder beschreven:
Standaard importeren via Excel-sjabloon
Net als bij de andere bladen voor het importeren van gegevens, is het ook mogelijk om gebruikers te importeren op basis van een Excel-sjabloon. Zie voor meer informatie over de standaardgegevensimport: Imports
Standaard werknemersinterfaces
Wanneer een grote klant toegang tot Workplace Management nodig heeft voor alle of de meeste van zijn werknemers, wordt het handmatig beheren van gebruikersaccounts lastig vanwege de frequente personeelswisselingen. Om dit proces te stroomlijnen, kan een standaard werknemersinterface worden ingesteld.
Deze interface verbindt Workplace Management met de applicatie voor personeelsbeheer van de klant, zoals Okta of Azure. Door de integratie met deze applicatie kunnen gebruikersaccounts automatisch worden aangemaakt en gearchiveerd op basis van gegevens uit de actieve directory. Voor gedetailleerde instructies over het opzetten van deze integratie, raadpleeg de documentatie over Standard Employee Interfaces hier: Standard Employee interfaces
Aangepaste werknemersinterfaces
Als alternatief kan een meer aangepaste aanpak worden geïmplementeerd met behulp van een SFTP-interface (Secure File Transfer Protocol). Hierbij worden bestanden automatisch geïmporteerd van een FTP-server om werknemersgegevens te beheren. Raadpleeg voor meer informatie over het instellen van een aangepaste werknemersinterface de beschikbare documentatie SFTP import/export setup
Via Werkervaring
Als de klant ook Workplace Experience gebruikt, is het mogelijk om automatisch een contactpersoon en gerelateerde systeemgebruiker te maken op basis van een login in de workplace app.
Raadpleeg voor meer informatie over deze integratie en het aanmaken van gebruikers binnen Workplace Experience de uitgebreide handleiding in het algemene artikel over het aanmaken van gebruikers in Workplace Experience: Users & Groups