Gebruikers aanmaken
- Lango: Language and translation manager
Inhoud
Handmatig gebruikers aanmaken
Naast het importeren van gebruikers of het instellen van automatische gebruikers provisioning (meer daarover hieronder), kunnen gebruikers ook handmatig worden aangemaakt. In tegenstelling tot andere objecten (zoals activa, aanvragen of contactpersonen) worden gebruikers (systeemgebruikers genoemd) niet onafhankelijk aangemaakt. In plaats daarvan worden ze altijd aangemaakt op basis van bestaande contacten, die personen of organisaties kunnen zijn.
Niet elk contact wordt automatisch een gebruiker, omdat gebruikers licentiekosten hebben, en niet elk contact heeft toegang tot het systeem nodig. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld alleen bestaan als contactpersonen voor het toewijzen van werkorders, zonder dat ze toegang tot het systeem nodig hebben. In dergelijke gevallen ontvangt de leverancier alleen meldingen via e-mail, terwijl de systeemtaken worden beheerd door servicedeskmedewerkers.
Om handmatig een gebruiker aan te maken, eerst een contactpersoon (persoon of organisatie) maken en de toegang voor die contactpersoon inschakelen. Deze actie genereert een systeemgebruiker op de achtergrond en koppelt deze aan de contactpersoon. De gegevens van de contactpersoon, zoals het e-mailadres, worden gebruikt voor het verzenden van de aanmeldingsgegevens.
Wanneer je een contact opent, of het nu een persoon of een organisatie is, kom je een van de volgende twee opties tegen: 'Toegang inschakelen' of 'Gebruiker openen' (als het contact al een gekoppelde gebruiker heeft):
Houd er rekening mee dat u deze opties alleen ziet als u beheerders- of gebruikersbeheerdersrechten hebt.
Basisgebruikersinstellingen
Bij het inschakelen van toegang tot een contact wordt de automatisch aangemaakte systeemgebruiker weergegeven:
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker worden verschillende instellingen automatisch geconfigureerd:
Gebruikersnaam: Het systeem genereert een gebruikersnaam op basis van de instelling 'Gebruikersnaamformaat', die je kunt vinden via Module-instellingen → Masterdata → tabblad Gebruikers. Je hebt echter de mogelijkheid om de gebruikersnaam en het wachtwoord te wijzigen via de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen'.
Standaard gebruikersgroep en profiel: Als er een standaard gebruikersgroep en/of standaard gebruikersprofiel is ingesteld op het tabblad Module-instellingen → 'Gebruikers', wordt de gebruikersgroep en/of het gebruikersprofiel automatisch toegewezen aan de nieuw aangemaakte gebruiker. Gebruikersgroepen en gebruikersprofielen bepalen de toegang van de gebruiker tot specifieke modules van het systeem. Zonder deze groepen en profielen kan de gebruiker niet inloggen. Meer informatie over gebruikersgroepen en gebruikersprofielen en hoe u deze kunt toewijzen, vindt u in het gedeelte 'Autorisaties'. zie Authorizing users.
Gebruikerslicentie: Er wordt automatisch een gebruikerslicentie toegewezen aan de nieuwe gebruiker op basis van de standaardinstelling op het tabblad Module-instellingen → 'Gebruikers'. Je kunt deze waarde ook rechtstreeks wijzigen via het vervolgkeuzemenu 'Gebruikerslicenties' op de gebruikerspagina. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over gebruikerslicenties de User licenses sectie.
Voor meer informatie over de andere basisgebruikersinstellingen, zie: Personal settings
Extra gebruikersinstellingen
Een gebruiker heeft ook enkele extra instellingen naast de basisgebruikersinstellingen. Deze extra instellingen zijn te vinden via het tabblad 'Instellingen' op de gebruikerspagina. De extra gebruikersinstellingen bepalen specifiek gedrag bij het exporteren van gegevens naar CSV/PDF, verschillende gebruikersinterface-elementen en verschillende debug-/beveiligingselementen.
Standaard worden sommige van deze extra gebruikersinstellingen automatisch bepaald door een overeenkomstige clientinstelling. Bijvoorbeeld, de 'Field delimiter' die gebruikt wordt voor een CSV export wordt standaard bepaald op clientniveau en wordt automatisch overgenomen door de nieuw aangemaakte gebruiker. De gebruiker kan deze waarde naar keuze wijzigen.
Enkele relevante extra gebruikersinstellingen die genoemd moeten worden zijn de instellingen 'Debugtoegang' en 'Debug'. Uiteraard kunnen deze instellingen worden gebruikt voor debugging-doeleinden.
Debug-toegangAls deze instelling is ingeschakeld, is de knop Toegangslog beschikbaar in de rechterbovenhoek van elk scherm. Met deze optie kunnen de toegangsrechten van alle elementen (functies, paginafuncties, objecten, pagina-inclusies) die momenteel op het scherm worden weergegeven, worden geëvalueerd.
DebugAls deze instelling is ingeschakeld, worden de uitgevoerde scripts weergegeven in een logboeksectie. De gebruiker kan zien of scripts correct worden uitgevoerd (informatie van scripts kan worden getoond via echo's*).
*An echo is tekst die kan worden toegevoegd aan een uitvoerbaar script en die zal worden weergegeven aan de debugger wanneer het script wordt uitgevoerd. Deze tekst kan nuttig zijn om de debugger te laten zien wat er werkelijk gebeurt in het script of welk deel van een script wordt uitgevoerd.
Inloggegevens e-mailen
Inloggegevens kunnen worden verzonden zodra de systeemgebruiker correct is ingesteld. Deze inloggegevens omvatten:
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam die wordt weergegeven op de gebruikerspagina van het systeem.
Wachtwoord: Een automatisch gegenereerd wachtwoord. Een standaard standaardwachtwoord (bijvoorbeeld welkom2024) kan niet worden opgegeven. Wachtwoordvereisten en of de gebruiker zijn wachtwoord moet wijzigen na de eerste aanmelding, worden bepaald door de algemene wachtwoordinstelling. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie de General password requirements sectie.
URL inloggen: De klantspecifieke URL die is aangegeven in Clientinstellingen → tabblad 'Authenticatie' → veld 'Inloggen'.
Er zijn drie opties om deze referenties te versturen:
E-mail naar gebruiker: Stuur de aanmeldingsgegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van de contactpersoon die aan de gebruiker is gekoppeld. Gebruik hiervoor de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' op de gebruikerspagina en selecteer 'E-mail nieuw wachtwoord naar gebruiker' op het volgende scherm.
E-mail naar jezelf (ingelogde gebruiker): Stuur de aanmeldingsgegevens naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan je eigen (ingelogde) gebruiker. Deze optie is relevant als je het wachtwoord moet wijzigen (omdat het automatisch gegenereerde wachtwoord nodig is). Gebruik hiervoor de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' op de gebruikerspagina en selecteer 'Nieuw wachtwoord naar mezelf e-mailen' op het volgende scherm.
Geplande e-mail: Plan het verzenden van inloggegevens voor één of meerdere gebruikers op een specifiek moment. Als de klant bijvoorbeeld live gaat op een specifieke datum in de toekomst, dan wil je misschien dat de inloggegevens op die datum worden verzonden. Om deze functie te gebruiken, ga je naar het gebruikersoverzicht via de knop 'Gebruikers' op het startpaneel voor beheerders. Zoek naar de relevante gebruikers en selecteer ze in de lijst. Gebruik vervolgens de optie 'Verzenddatum wachtwoord instellen voor geselecteerde gebruikers' en registreer een datum in de toekomst.
Eenmalige aanmelding
Als de klant Single Sign-On (SSO) gebruikt, is het niet nodig om de inloggegevens naar de gebruiker te sturen, omdat deze zijn eigen identiteitsprovider gebruikt om in te loggen (bijv. Office 365). In dit geval zijn andere instellingen van toepassing. Raadpleeg de SSO configuration for WPM voor meer informatie.
Automatisch gebruikers aanmaken
Vaak is het handmatig aanmaken van alle gebruikers veel werk, daarom zijn er meerdere opties om de gebruikers (en zelfs de gerelateerde contactpersonen) automatisch aan te maken. De meest voorkomende opties worden hieronder beschreven:
Standaard importeren via Excel-sjabloon
Net als bij de andere bladen voor het importeren van gegevens, is het ook mogelijk om gebruikers te importeren op basis van een Excel-sjabloon. Zie voor meer informatie over de standaardgegevensimport: Default imports.
Standaard werknemersinterfaces
Wanneer een grote klant toegang tot Workplace Management nodig heeft voor alle of de meeste van zijn werknemers, wordt het handmatig beheren van gebruikersaccounts omslachtig vanwege frequente personeelswisselingen. Om dit proces te stroomlijnen, kan een standaard werknemersinterface worden ingesteld.
Deze interface verbindt Workplace Management met de applicatie voor personeelsbeheer van de klant, zoals Okta of Azure. Door de integratie met deze applicatie kunnen gebruikersaccounts automatisch worden aangemaakt en gearchiveerd op basis van gegevens uit de actieve directory. Voor gedetailleerde instructies over het opzetten van deze integratie, raadpleeg de documentatie over Standard Employee Interfaces hier: User authentication
Aangepaste werknemersinterfaces
Als alternatief kan een SFTP (Secure File Transfer Protocol) interface een meer aangepaste aanpak implementeren. Hierbij worden automatisch bestanden van een FTP-server geïmporteerd om werknemersgegevens te beheren. Raadpleeg voor meer informatie over het instellen van een aangepaste werknemersinterface de beschikbare documentatie https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/210239617
Via Workplace Experience
Als de klant ook Workplace Experience gebruikt, is het mogelijk om automatisch een contactpersoon en gerelateerde systeemgebruiker aan te maken op basis van een login in de Workplace app.
Raadpleeg voor meer informatie over deze integratie en het aanmaken van gebruikers binnen Workplace Experience de uitgebreide handleiding in het algemene artikel over het aanmaken van gebruikers in Workplace Experience: Users and Groups