Gebruikerslicenties
Elke gebruiker moet een gebruikerslicentie hebben om toegang te krijgen tot het systeem, en een klant wordt gefactureerd per gebruikerslicentie. De kosten variëren afhankelijk van het type licentie. Neem voor prijsinformatie contact op met je accountmanager of de verkoopafdeling.
Elke huurder van Workplace Management krijgt in eerste instantie een vast aantal gebruikerslicenties per type toegewezen op basis van het contract. Extra gebruikerslicenties kunnen worden aangeschaft via de verkoopafdeling of uw accountmanager.
Om de beschikbare gebruikerslicenties te bekijken, is er een overzicht beschikbaar op het startpaneel van de beheerder:
Het toewijzen van een gebruikerslicentie is eenvoudig. Selecteer gewoon de gewenste "gebruikerslicentie" uit het dropdownmenu in het veld "gebruikerslicentie" op de gebruikerspagina. Een gebruiker kan echter alleen een gebruikerslicentie toegewezen krijgen als deze nog beschikbaar is, anders treedt er een fout op.
Als een bepaald type gebruikerslicentie niet meer beschikbaar is, zijn er twee opties om deze weer beschikbaar te maken:
Zelfmanagement: Wijzig de gebruikerslicenties van andere gebruikers naar een ander (beschikbaar) type, waardoor het gewenste licentietype vrijkomt.
Gebruikers archiveren: Archiveer gebruikers die het niet-beschikbare licentietype bezitten. Gearchiveerde gebruikers tellen niet mee voor de gebruikte gebruikerslicenties, waardoor de licentie beschikbaar is om opnieuw toe te wijzen.
Als geen van deze opties haalbaar is, neem dan contact op met je accountmanager of de verkoopafdeling om extra gebruikerslicenties toe te voegen.
Verschillende licentietypen
Er zijn verschillende soorten gebruikerslicenties. Een gebruikerslicentie bepaalt de maximale opties die een gebruiker heeft in het systeem. De daadwerkelijke opties (bijv. modules, opties om te maken of te bekijken) worden altijd bepaald op basis van de specifieke autorisatie (Via systeemgroepen of gebruikersprofielen. Zie: Authorizations) die een gebruiker krijgt.
Een gebruiker kan bijvoorbeeld de gebruikersgroep 'Beheerder' krijgen, maar zonder een volledige gebruikerslicentie kan hij alleen alle objecten bekijken, niet maken of bewerken.
Alle typen gebruikerslicenties kunnen in de volgende drie categorieën worden onderverdeeld:
Verzoeker: Gebruikers met dit licentietype kunnen hun eigen reserveringen, aanvragen, bezoekers en inkooporders maken en bewerken (als ze daar ook per module toestemming voor hebben). Maar kunnen geen andere objecten bewerken.
Beperkte gebruiker: Gebruikers met dit licentietype kunnen reserveringen, aanvragen, bezoekers en inkooporders bewerken die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld servicedeskmedewerkers die aanvragen behandelen of receptionisten die binnenkomende bezoekers beheren. Maar kunnen geen andere objecten bewerken.
Volledige gebruiker: Dit licentietype geeft gebruikers onbeperkte rechten om alle objecten in het systeem te maken en te wijzigen. Het is noodzakelijk voor het bewerken van alle andere objecten, zoals stamgegevens.
Naast de hierboven vermelde basislicentietypes zijn er nog andere types beschikbaar. Deze licenties hebben geen beperkingen die vergelijkbaar zijn met de volledige gebruikerslicenties. Ze zijn in de eerste plaats ontworpen om specifieke gebruikers afzonderlijk van andere gebruikers te beheren. Bijvoorbeeld:
Beheerder: Dit licentietype wordt meestal gebruikt voor geautomatiseerde gebruikers, zoals webservicegebruikers, en soms voor administratieve gebruikers. Het helpt deze gebruikers te onderscheiden van normale gebruikers, maar geeft op zichzelf geen beheerdersrechten.
Speciale gebruiker: Dit licentietype is gereserveerd voor specifieke gevallen, vaak gerelateerd aan klantspecifieke vereisten.
Systeembeheerder: Gebruikers met dit licentietype kunnen niet inloggen. Ze zijn alleen aangewezen voor de gebruiker die is ingesteld in het veld "client.adminSystemUserId", dat automatisch wordt geconfigureerd wanneer de implementatieconsultant voor de eerste keer inlogt om de tenant in te stellen.