Een nieuw rapport maken

1. Navigeer naar de module Rapporten in het navigatiemenu.

2. Klik op 'Map

3. Klik op de map waarin je het rapport wilt maken. De naam van die map wordt nu gemarkeerd. Het rapport kan later eenvoudig naar een andere map worden verplaatst.

4. Klik: nieuw rapport

5. Wat je nu hebt gemaakt is een leeg rapport. We moeten het eerst een naam geven met Languages and translation strings. Daarna kunnen we de filters bepalen, wat zal worden uitgelegd aan de hand van een voorbeeld.

Opmerking: Je kunt ook REPORTS > Reports > new report gebruiken. We raden dit niet aan omdat het rapport dan niet is gekoppeld aan een map, waardoor het moeilijker terug te vinden is.

Voorbeeld: maak een rapport dat zoekt naar alle auto's

In dit voorbeeld willen we het aantal auto's per eigenschap zien. De auto wordt het hoofdobject en omdat auto's worden toegevoegd als activa, voegen we velden van het Asset-object toe als filter.

Dit is het hoofdobject omdat 1 auto (1 Asset) slechts 1 eigenschap heeft die eraan gekoppeld is. Terwijl 1 eigenschap meerdere auto's heeft die eraan gekoppeld kunnen zijn. Dus door de asset als hoofdobject te gebruiken, zorgen we ervoor dat we voor elke auto weten welke eigenschap eraan gekoppeld is (in het veld propertyId).

Filterpagina maken

1. Klik op Filter toevoegen om de filterpagina te maken:

   Open

   

2. Selecteer eerst het object waarop we willen filteren: "Activa" > Zoeken

   Open

   

3. Selecteer Activa in de lijst met resultaten > OK

4. Nu worden alle velden van het object 'Activa' getoond. Selecteer de velden die je wilt weergeven op de filterpagina. In dit voorbeeld selecteren we: categoryFolderId, propertyId, purchaseDate > klik nu op 'Ok' om de velden toe te voegen.
   
   

5. De filterpagina wordt nu automatisch aangemaakt (de naam van de pagina is gebaseerd op de rapportreferentie). De filtervelden worden onderaan het rapport weergegeven.

6. Wanneer u meer velden toevoegenherhaal de bovenstaande stappen.

7. Als je een veld verwijderen: selecteer het veld in de 'Velden filteren' onder > Selectie > Geselecteerde objecten verwijderen

    

Lijstpagina maken

Deze stappen zijn vrijwel hetzelfde als voor het maken van de filterpagina:

1. Klik op veld toevoegen om de lijstpagina te maken.

2. Selecteer eerst het object dat we willen tonen: "Activa" > Zoeken

3. Selecteer activa uit de lijst met resultaten > Ok

4. Nu worden alle velden van het object 'Activa' getoond. Selecteer de velden die je wilt weergeven op de filterpagina. In dit voorbeeld selecteren we: propertyId, reference, name, puchaseDate, originalValue en description > klik nu op 'Ok' om de velden toe te voegen.

5. De lijstpagina wordt dan automatisch aangemaakt na het toevoegen van de velden. De lijstvelden worden onderaan het rapport weergegeven.

6. Wanneer u meer velden toevoegenherhaal de bovenstaande stappen.

7. Als je een veld verwijderen: selecteer het veld in de 'Paginavelden' onder > Selectie > Geselecteerde objecten verwijderen

De volgorde van de velden wijzigen

• Nadat je alle filter- en lijstvelden hebt toegevoegd, kun je de volgorde van de velden wijzigen. Om dit te doen verander je gewoon de waarden in "row" en "Col" (zie schermafbeelding).

• We raden aan om tientallen te gebruiken (dus 10, 20, 30). Dit maakt het gemakkelijk om in een later stadium extra velden in te voegen.

Bekijk het rapport

Het rapport is nu gemaakt. Klik op om het te bekijken: "bekijken". Om alle auto's te zien, moeten we Auto invullen in het vervolgkeuzemenu Categorie.

Lees dit artikel om erachter te komen hoe je je rapport kunt optimaliseren.

Filter en toon velden van objecten dan het hoofdobject

Tot nu toe waren alle filtervelden die we hebben toegevoegd afkomstig van het hoofdobject (Asset). Het is echter ook mogelijk om andere objecten te filteren. De logica hierachter is vrij eenvoudig te begrijpen.

Voordat je velden van een ander object kunt toevoegen, moet je eerst de juiste link naar dat object instellen met behulp van een id-veld. Daarna kun je velden van andere objecten toevoegen. Dit is het makkelijkst te begrijpen door naar deze voorbeelden te kijken:

Voorbeeld 1 (filter):

• Het hoofdobject is 'Activa'.

• Na het toevoegen van het veld asset.propertyId wordt een link gemaakt naar het property-object.

• Nu kun je dus een filterveld toevoegen aan het property-object. In dit geval de eigenschap.ownerContactId.

• Met deze toegevoegde filters kun je nu niet alleen auto's vinden die gekoppeld zijn aan een bepaalde eigenschap. Maar je kunt ook filteren op eigendommen die eigendom zijn van een specifieke contactpersoon.

Voorbeeld 2 (lijstpagina):

• Dezelfde logica die geldt voor de filterpagina's, geldt ook voor je lijstpagina

• Het hoofdobject is 'Aanvraag'.

• Na het toevoegen van het veld request.fromContactId bestaat er een link naar het Contactobject. Je kunt nu dus een veld van het Contactobject toevoegen.

• In dit voorbeeld worden de kostenplaats en het telefoonnummer van de contactpersoon van het verzoek weergegeven

Een bestaand rapport kopiëren en wijzigen

Bij het maken van rapporten kun je gebruik maken van bestaande rapporten. We kiezen vaak een rapport dat gedeeltelijk laat zien wat we al willen zien en voegen daar iets aan toe.

• Zowel klantspecifieke als basisrapporten kunnen worden gekopieerd.

• Baseline rapporten moeten altijd gekopieerd worden om er wijzigingen in aan te kunnen brengen.

Om een bestaand rapport te wijzigen, moeten we er eerst een kopie van maken. Klik op de knop Kopiëren rechtsboven om het rapport te kopiëren.

Bedieningspersoneel

Voor elk filter dat aan het rapport wordt toegevoegd, kunnen we de operator wijzigen. Operatoren zijn Tekens die een specifieke actie of proces vertegenwoordigen. In Werkplekbeheer worden operators voornamelijk gebruikt voor rapportagedoeleinden.

De meeste operatoren zoals =, >, <, zijn vrij eenvoudig. We kunnen twee datums of tekens vergelijken. De operatoren die meer uitleg nodig hebben, worden in deze sectie besproken

!= Leiding operator

Dit geeft alle verzoeken terug die ofwel problemtype 1.0, 1.1 zijn en elk ander problemtype dat 1.0 als bovenliggend problemtype heeft.

Hetzelfde filterveld twee keer toevoegen

Operatoren gebruiken op datumvelden: In de schermafbeelding hieronder is het veld startDate twee keer toegevoegd als filter, maar met verschillende operatoren. Hierdoor kan een gebruiker bijvoorbeeld zoeken naar reserveringen die binnen een bepaalde tijdspanne zijn begonnen.

Bevat, bevat niet, begint, eindigt, komt overeen

Bij het gebruik van de operatoren Contains, not contains, Starts, Ends of Matches gaan we ervan uit dat we een set tekens vergelijken. Contains kan worden vergeleken met de operator =. Bij het zoeken naar namen zal het intypen van "Spacew" resulteren in het vinden van de organisatie "Spacewell".

Dit werkt bij het gebruik van contains, =, Starts en Matches.

Operator verbergen

Een operator kan verborgen worden als je niet wilt dat gebruikers de operator kunnen wijzigen.

1. klik op het vergrootglas van het filterveld in het 'Filterveld' omvatten

2. Wijzig de instelling "Zichtbaar = nee

AND / OR-logica

Standaard is de operator AND ingesteld bij het toevoegen van een filterveld. Dit zorgt ervoor dat aan alle filterwaarden wordt voldaan wanneer het rapport wordt uitgevoerd.

Bij gebruik van de optie 'Of' zijn meerdere waarden in hetzelfde veld toegestaan. In het onderstaande voorbeeld zijn standaardwaarden ingesteld op het veld categoryFolderId (standaardwaarden worden ook uitgelegd in dit artikel).

• Dus wanneer dit rapport wordt uitgevoerd, worden activa met de categorie 'Auto' (rij 10) of met de categorie 'Autotraining' (rij 20) geretourneerd.

• Als de operator 'En' zou zijn gebruikt op rij 20, zou het rapport geen resultaten opleveren, omdat een bedrijfsmiddel niet de categorie 'Auto' EN de categorie 'Autotraining' kan hebben. Een bedrijfsmiddel heeft slechts één waarde in het veld 'categoryFolderId'.

Standaardwaarden instellen

In rapporten kunnen we standaardwaarden instellen:

• Om je rapporten gemakkelijker uit te voeren

• Een rapport als lijst op een pagina gebruiken

Vaste waarde

Wanneer we zoeken naar activa binnen een specifieke categorie, kunnen we de categorie standaard instellen:

1. Navigeer naar het filter 'categoryFolderId' door op het vergrootglas in het 'Filterveld' te klikken onder andere
   
   

2. Klik: Standaard instellen

3. Selecteer de standaardwaarde in het vervolgkeuzemenu

4. Opslaan en terugkeren

5. Om te verwijderen klik je op ''Standaard verwijderen. Als je het veld 'Waarde' leeg maakt, wordt de standaardwaarde niet verwijderd en kan dit leiden tot onverwachte rapportresultaten! Gebruik dus altijd 'Standaard verwijderen'.

Initialisatiewaarde

Als we standaard dynamische waarden willen instellen, zoals datums of gebruikerscontacten, gebruiken we initialisatiescripts. Dit werkt op dezelfde manier. We gebruiken deze bijvoorbeeld om alle verzoeken te zoeken die vandaag zijn aangemaakt.

1. Navigeer naar het categoriefilter

2. Klik: Standaard instellen

3. Selecteer de standaardwaarde in het vervolgkeuzemenu

    

4. Selecteer de waarde, 0 betekent vandaag +/- 0 dagen (dus de datum van vandaag om 00:00). Als je de waarde verandert in 1, wordt de datum veranderd in morgen om 00:00.

5. Opslaan en terugkeren

6. Om te verwijderen klik je op ''Standaard verwijderen. Als je het veld 'Waarde' leeg maakt, wordt de standaardwaarde niet verwijderd en kan dit leiden tot onverwachte rapportresultaten! Gebruik dus altijd 'Standaard verwijderen'.

Over de initialisatiescripts

• De beschikbare initialisatiescripts spreken voor zich.

• Alle scripts zijn selecteerbaar voor alle velden, maar niet alle scripts zullen natuurlijk werken. Je kunt bijvoorbeeld het script 'Vandaag (+/- dagen) toepassen op het veld categoryFolderId, maar dat zal niet werken. Initialisatiescripts met betrekking tot datum/tijd werken alleen voor datum/tijd velden zoals startdatum, goedkeuringsdatum en annuleringsdatum.