Moeilijkheidsgraad: expert

Heb je gelezen: What are imports and exports in Workplace?archived? Het onderstaande artikel herhaalt een deel van de informatie uit dat artikel en gaat er dieper op in.

Basis

Met de importfunctionaliteit kunnen grote datasets snel worden geüpload naar Workplace. Door gebruik te maken van een import connector met import mappings is het mogelijk om aan te geven in welke gegevenstabel de verschillende gegevens moeten worden opgeslagen.

Standaardimport is beschikbaar voor het importeren van stamgegevens bij het opzetten van een omgeving. Hiermee kun je de omgeving vullen met bijvoorbeeld: contactpersonen, eigenschappen en gebieden. Bestanden worden geïmporteerd in csv-formaat.

Waar vind ik import?

De standaard imports worden in detail uitgelegd in de artikelen die beschrijven hoe je een nieuwe Workplace omgeving opzet met behulp van de Solution-Based Rollout (SBR) Step by step implementation guide. Als je een import wilt uitvoeren, anders dan in de context van een SBR, kunnen imports worden geopend door:

1. Druk op de knop 'Standaardimporten'/'Aangepaste importen' op het startpaneel.

2. Open de import connector door op de "referentie" te klikken. Nadat je op de referentie hebt geklikt, wordt het algemene tabblad van de import geopend;

   1. Als de import die je zoekt nog niet beschikbaar is in de lijst, klik je op: Standaard import genereren onderaan de importlijst.

Open

Algemeen tabblad van de eigenschappenimport

Stappen om gegevens te importeren (en foutmeldingen te debuggen)

Volg deze stappen om gegevens te importeren:

1. Genereer een importsjabloon door te klikken op "Genereer importsjabloon".

   • Er komt een bestand beschikbaar in de include onderaan met de naam "Template import xxx".

   • Klik op het downloadpictogram om het bestand te downloaden.

2. Dit is het Excel-bestand dat we naar de klant sturen en waarin we hem vragen het in te vullen.

3. Nadat u het bestand hebt teruggekregen van de klant, kunt u de gegevens verifiëren:

   1. Vergelijk met de sjabloon als de klant geen kolommen heeft verwijderd/toegevoegd of kolomkoppen heeft gewijzigd;

   2. Zijn alle kolommen ingevuld?

   3. Controleer of de gegevens geldig zijn, vooral voor velden die een selectie vereisen (een aantal waarden) of een vast formaat (datums). Afwijkende/geen waarden zullen NIET resulteren in een fout. Het resultaat zal gewoon zijn dat de waarde niet geïmporteerd wordt;. Bijvoorbeeld:

      1. als een kolombeschrijving vraagt "Is het mogelijk om gebieden van deze accommodatie te reserveren (1 = ja)" > zorg ervoor dat er een '1' wordt ingevuld.

      2. als een kolombeschrijving vraagt "De bouwdatum van het pand (dd-mm-jjjj)" > controleer of de datumnotatie correct is.

      3. als een kolombeschrijving vraagt "De status van het pand, kies tussen: in gebruik, onderhandeling, renovatie, bouw, verkocht" > zorg ervoor dat de invoer precies overeenkomt met een van deze waarden.

4. Sla het bestand nu op als CSV UTF-8.

   1. Tip voor het omzetten van je .xlsx naar CSV: open het importbestand in Excel > Bestand > Exporteren > Bestandstype wijzigen > selecteer 'CSV'> Opslaan als.

5. Het veldscheidingsteken dat in het CSV-bestand wordt gebruikt (een komma of puntkomma) moet overeenkomen met de instelling voor het veldscheidingsteken van de gebruiker die het bestand importeert.

   1. Om de instelling voor veldscheidingstekens van je gebruiker te wijzigen, kun je navigeren naar: je profiel (rechtsboven in je scherm) > Instellingen > tabblad Instellingen > veld "Veldscheidingsteken".

6. Importeer het bestand door op Bestand importeren te klikken.

7. Selecteer een bestand door op Bestanden selecteren te klikken.

8. Het importeren van de bestanden gaat door op de achtergrond. Wanneer we klikken op: Ok, keren we terug naar de importpagina.

9. In de rechterbovenhoek verschijnt het pictogram van de achtergrondtaak. Als je erop klikt, kunnen we de importstatus zien.

   1. Tip: als de achtergrondtaak niet verschijnt, ververs dan de pagina door op het Spacewell-logo linksboven op de pagina te klikken (of klik op F5 om je browser te verversen).

      Open

      

10. Als het importeren klaar is, kun je de resultaten vinden door op het documentpictogram in de rechterbovenhoek te klikken.

11. Selecteer op de documentpagina Geavanceerd zoeken.

12. Vul in het veld Data > "Gekoppeld van/tot" de datum van vandaag in of druk meteen op 'ok' om alle documenten te vinden die bij deze import horen.

13. Afhankelijk van de connectorinstelling kun je de volgende drie documenten vinden

    1. (csv) bestand dat je hebt geüpload, bijv. Bestanden[]-Template importeigenschappen. De bestanden worden alleen opgeslagen als de importconnector de instelling 'Documenten opslaan = ja' heeft;

    2. Verwerkingslogboek - bijv. FMB-F-021-[Manual upload]-import. Dit laat zien welke nieuwe records zijn aangemaakt en of bestaande records zijn bijgewerkt;

    3. Verwerkingsfouten - bijv. FMB-F-021-[Handmatige upload]-fout. Een lijst met blokkeerfouten die zijn opgetreden.

       1. Als het importbestand correct is ingevuld en in het juiste formaat is geüpload, zullen er geen fouten optreden. Wanneer er toch een fout optreedt, kan het vrij lastig zijn om te achterhalen wat het exacte probleem van het importbestand is. Hieronder worden enkele tips en aanwijzingen gegeven over mogelijke oorzaken

Hoe wordt het importbestand in Workplace in kaart gebracht?

Een importeermapping openen

1. Druk op de knop 'Standaardimporten'/'Aangepaste importen' op je startpaneel;

2. Open een ftp-connector, bijvoorbeeld FMB-F-021;

3. Navigeer naar het tabblad 'Details' (hier vind je de algemene importinstellingen);

4. Scroll naar beneden naar 'Mapping';

5. Open de mapping die je wilt bekijken door op het vergrootglas achter de kolom 'Mapping' te drukken (niet op het blauwe vergrootglas aan het begin van de rij!!).
   
   

Bij het invullen van de importbestanden zijn er een paar dingen waar we rekening mee moeten houden.

• Elk importbestand heeft verschillende velden die moeten worden ingevuld. Welke velden dat zijn, hangt af van de configuratie van de mappings die aan de importconnector zijn gekoppeld.

• Door een mapping te openen kunnen we zien om welk object het gaat (veld 'Objecten') en welke velden erbij betrokken zijn ('Mapping' opnemen).

Kolommen in een mapping

Zie bovenstaande schermafbeelding.

• Volgorde: bepaalt in welke volgorde de mapping wordt afgehandeld.

• Naam: de naam komt hier overeen met een van de kolomkoppen in het importbestand (xlsx/ csv).

• Type/ Veld/ Lookup: deze bepalen in welk veld in Workplace de geïmporteerde waarde moet worden opgeslagen.

  • Voorbeeld: kijk naar regel 80 van de schermafbeelding hierboven. Met deze instelling wordt de waarde in de kolom 'Stad' van het importbestand wordt opgeslagen in het veld adres.stad (het object is Adres ) in Workplace.

Belangrijke waarden

• De sleutelwaarden van een mapping staan in de kolom 'Key'. De waarde 'Ja' betekent dat dit veld een sleutelwaarde is.

• Sleutelwaarden zijn verplichte velden om een import te laten werken. Dit betekent dat het importeren niet goed verloopt als er sleutelwaarden ontbreken.

• Sleutelwaarden worden gebruikt om te bepalen of een nieuw object moet worden gemaakt OF dat een bestaand object wordt bijgewerkt. Om dit te bepalen, controleert Workplace of er al een object bestaat dat ALLE sleutelwaarden bevat.

• Hoe werkt dit? In de Adrestoewijzing (zie bovenstaande schermafbeelding) zijn de Straat, Nr en Postcode de sleutelwaarden. De waarden in het importbestand kunnen bijvoorbeeld zijn: Second Street, 55, 1234AB. De mapping controleert of er een adres met deze kenmerken bestaat. Een van de volgende acties zal plaatsvinden:

  • Als het adres bestaat, worden de niet-sleutelwaarden bijgewerkt.

  • Als het adres nog niet bestaat, wordt een nieuw adres aangemaakt waar de sleutel- en niet-sleutelwaarden worden opgeslagen.

Achtergrondinformatie over connectors en mappings importeren

Bijna alle beschikbare importconnectors bestaan uit meerdere importkoppelingen. Voor elk object dat we willen importeren is een aparte mapping nodig. Dit is echter niet de enige reden waarom we verschillende mappings gebruiken. We zouden ook één specifieke mapping kunnen gebruiken om alleen de hiërarchie van een object in te stellen, dus voor eigenschappen zou dit de hiërarchie binnen de geïmporteerde eigenschappen kunnen zijn.

Een mapping uitvoeren in plaats van de importconnector

We kunnen mappings afzonderlijk van hun connector uitvoeren:

1. Open de importconnector;

2. Navigeer naar het tabblad Details;

3. Selecteer een mapping door op het vergrootglas naast de naam van de mapping te klikken;

4. Klik op importeren;

5. Selecteer je bestand.

De import wordt dan uitgevoerd en de resultaten worden op de pagina weergegeven.

Connector-instellingen

Alleen partnergebruikers kunnen de instellingen van de connectors wijzigen. Houd er rekening mee dat als het om een standaardimport gaat, ook de partnergebruikers geen toegang hebben, omdat de importdefinitie wordt geërfd van de basislijn. In de tabel hieronder zullen we een aantal belangrijke instellingen bespreken. Beweeg met de muis over een instelling in Workplace om de helptekst van andere instellingen te zien.

Een import of export automatiseren

• Het is ook mogelijk om imports zo in te stellen dat ze periodiek worden uitgevoerd vanaf een FTP-server.

• Automatische export kan worden ingesteld om datum te exporteren naar: FTP-servers en e-mail.

Samenvatting

Zoek op